Dalam wikipedia dituliskan, Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
- Dengan cara menggunakan 'browser', sepertiInternet Explorer atauMozilla Firefox/Crome/Opera. Metode ini disebut sebagaiweb-based, artinya kita menggunakan mediaweb sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh:Yahoo! Mail danGmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaanonline. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
- Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti:Eudora Mail,Outlook Express,Windows Mail,Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secaraoffline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin 100%, dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai ke tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut. Oleh karenanya, surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi).
Email adalah salah satu produk internet yang powerful dan bermanfaat. Bukan hanya ditinjau dari sisi pemanfaatan di dunia internet melainkan juga untuk keperluan intranet perusahaan, sekolah, dan suatu organisasi. Email mengurangi biaya kertas, waktu dan pemanfaatan sumber daya dalam melakukan komunikasi diantara sesama.
Untuk mengundang rapat misalnya, kita tak perlu mencetak kertas undangan, dokumennya bisa langsung disisipkan secara online. Email bisa diset secara real time, hanya butuh beberapa detik untuk sampai ditujuan. Penerima juga tidak perlu online setiap saat, karena bisa melakukan penerimaan email pada waktu tertentu.
Menurut Masim Vavai Sugianto di Koran Sindo (Mei, 2012), dalam banyak kasus, cukup banyak staff perusahaan, dan sekolah yang kaget pada usability dari email. Kekagetan ini berujung pada pemanfaatan email untuk keperluan yang salah. Alih-alih digunakan untuk keperluan pekerjaan, email malah dimanfaatkan untuk gosip massal, ngerumpi online, menyebarkan berita palsu, bergunjing tentang perusahaan dan sebagian lagi untuk mengirimkan file, musik dan video yang tidak pantas. Hal ini disebut sebagai gegar budaya. Apa saja tipe-tipe orang yang gegar budaya menghadapi email? Berikut adalah ciri-cirinya :
1.   Memforward berita apapun, apalagi yang disertai dengan embel-embel sumber yang bisa dipercaya meski tidak ada verifikasi lebih lanjut. Contoh : memforward hoax mengenai obat-obatan yang dilarang yang diembel-embeli nama BPOM.
2.   Memforward cerita saru (tidak pantas), mengirim gambar sadis, foto kecelakaan, foto-foto memualkan yang tidak relevan dengan pekerjaan.
3.   Mengirim email dengan subject berisi : FW:FW:RE:FW yang tandanya sudah di forward sekian kali tanpa mengecek isi dan tanpa menghapus yang tidak perlu
4.   Mudah memforward email yang memberikan iming-iming hadiah/arisan berantai. Tak berpikir panjang saat diiming-imingi hadiah handphone atau gadget jika memforward email ke sekian puluh orang
Contoh diatas akan sangat fatal jika terkait dengan penggunaan email resmi suatu perusahaan. Ingatlah, penggunaan email resmi bisa berdampak pada citra sekolah atau lembaga antara lain bisa timbul kesan dan akibat :
