Tujuannya bukan hanya untuk mengungkap masalah, tetapi juga menetapkan solusi yang memberi kesempatan kepada karyawan untuk sukses. Bersikaplah langsung dan jelas tentang apa yang ingin Anda capai, angkat masalah dengan karyawan secara profesional, non-pribadi.
Cory Colton , pelatih eksekutif utama di Inflection Point Coaching , memberikan contoh:
Katakanlah, "Saya perhatikan bahwa tugas X belum selesai sesuai dengan waktu yang kita setujui."
Jangan katakan, "Saya perhatikan Anda tidak menyelesaikan tugas tepat waktu."
Tindaklanjuti pernyataan tersebut dengan rasa ingin tahu. Misalnya, bisa bertanya, "Bisakah Anda membantu saya memahami apa yang terjadi yang menyebabkan tenggat terlewati?"
Pemimpin dan manajer harus terbuka terhadap umpan balik dari karyawan. Di akhir diskusi, kedua pihak harus menyepakati apa yang diperlukan agar karyawan tersebut berhasil dan membuat rencana tentang bagaimana mereka akan bergerak maju dan memeriksa kemajuan.
Young mengutip pendekatan verbal serupa yang dapat Anda lakukan untuk menyapa karyawan -metode FOSA (Fakta, Tujuan, Solusi, Tindakan). Dalam model peningkatan kinerja ini, manajer mengidentifikasi fakta-fakta kinerja yang buruk.
Kemudian kita menghubungkan kinerja yang diinginkan dengan tujuan organisasi dan menunggu karyawan menawarkan lebih dari dua solusi. Sangat penting bagi karyawan untuk mengembangkan solusi, karena siapa pun yang muncul dengan ide yang dimilikinya, dan manajer ingin karyawan mereka memiliki solusi mereka sendiri. Akhirnya, mereka semua menyetujui tindakan tertentu dan tanggal untuk meninjau kembali rencana tersebut.
2. Mendokumentasikan diskusi dan hasil yang diharapkan
Selain membahas masalah dan solusi tentang  kinerja karyawan, perlu juga mendokumentasikan proses tersebut secara formal. Perlu menyimpanan dokumen internal untuk referensi dan memberikan surat pemberitahuan kepada karyawan tentang kinerja yang tidak memuaskan.  Sertakan detail tentang kinerja karyawan, masalah (misalnya, kualitas, waktu, perilaku), langkah-langkah yang telah diambil, dan langkah-langkah yang disepakati yang akan diambil untuk ke depannya.
Mendokumentasikan informasi ini dapat membantu mengevaluasi kesuksesan karyawan di masa depan. Jika kinerja tidak membaik dan perlu memilih opsi untuk memberhentikan karyawan tersebut, dokumentasi dapat berfungsi sebagai perlindungan dan bukti mengapa manajemen membuat keputusan tersebut.
