Staffing: Kegiatan Pendukung dan Kegiatan Utama Staffing

Staffing merupakan fungsi manajemen untuk menyediakan SDM yang dibutuhkan melaksanakan tugas yang sudah ditetapkan agar tujuan organisasi tercapai. 

Staffing merupakan kegiatan untuk mengisi orang yang tepat melaksanakan tugas-tugas dan pekerjaan yang sudah dirancang. Keefektifan suatu organisasi sangat tergantung pada kemampuan organisasi untuk menyediakan SDM potensial untuk mengerjakan pekerjaan organisasional. 

Dengan demikian staffing merupakan salah satu fungsi manajemen penting karena manusia sebagai aset paling penting dan dibutuhkan organisasi diisi melalui staffing. 

Koontz dan Weihrich menempatkan staffing sebagai salah satu fungsi manajemen yang berdiri sendiri setara dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Koontz dan Weihrich, mengemukakan empat alasan untuk menjadikan fungsi staffing sebagai satu fungsi manajemen yang berdiri sendiri:

1. Pengisian jabatan dalam peranan manajemen mencakup pengetahuan dan pendekatan yang biasanya tidak dikenal oleh para manajer praktisi yang seringkali berpikir, bahwa fungsi pengorganisasian adalah semata-mata penetapan struktur peran dan kurang memperhatikan pengisian peran itu.

2. Dengan memisahkan pengisian jabatan sebagai fungsi yang terpisah memungkinkan kita untuk memberikan penekanan lebih besar pada unsur manusia dalam pemilihan, penilaian dan pengembangan manajer.

3. Pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pengisian jabatan adalah penting karena para manajer sering mengabaikan kenyataan, bahwa pengisian jabatan adalah tanggung jawab mereka, bukan tanggung jawab bagian personalia. 

Meskipun bagian ini memberikan bantuan yang berguna, tetapi tugas dan tanggung jawab para manajer lah untuk mengisi jabatan dalam organisasinya dan menjaga agar tetap diisi oleh tenaga kerja yang memenuhi syarat.

4. Suatu badan pengetahuan dan pengalaman telah dikembangkan dalam wilayah staffing. Badan pengetahuan itu dinamakan manajemen personalia atau manajemen SDM.

Kegiatan-kegiatan Pendukung Staffing

Kegiatan-kegiatan staffing inti (core staffing activities) mencakup rekrutmen, seleksi dan penempatan. Kegiatan pendukung dari proses staffing ialah perencanaan SDM (human resources planning) dan analisis jabatan (job analysis).

Kegiatan-kegiatan Utama Staffing

Staffing meliputi tiga tahap kegiatan yaitu rekrutmen (recruitment), seleksi (Selection) serta penempatan (placement) atau mempekerjakan (employment).

1. Rekrutmen

Rekrutmen ini merupakan tanggung jawab dari Departemen Personalia, namun keputusan perekrutan secara langsung melibatkan departemen lini yang membutuhkannya. Tanggung jawab ini penting sebab kualitas SDM dari suatu organisasi tergantung pada kualitas yang direkrut.

Orang yang melakukan rekrutmen disebut recruiter. Tujuan rekrutmen adalah untuk menyediakan kelompok calon yang cukup banyak sehingga memungkinkan organisasi dapat memilih calon tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan, seperti kemampuan, keterampilan, kemauan, perilaku, dan motivasi. 

Ada dua cara rekrutmen yang dapat dilakukan untuk mengisi kekosongan personil dalam jabatan tertentu yaitu rekrutmen internal dan rekrutmen eksternal.

Rekrutmen internal: 

Terdapat tiga manfaat kebijakan perekrutan dari sumber internal. Pertama, lebih mudah untuk merekrut atau mempromosikan tenaga kerja dari dalam atau yang sudah dimiliki organisasi daripada mengambil dari luar. 

Kedua, kebijakan promosi dari dalam dapat menumpuk kesetiaan merangsang mendorong serta memotivasi para anggota organisasi untuk bekerja lebih efektif atau berorientasi pada prestasi agar mendapat peluang untuk dipromosikan. 

Ketiga, tenaga kerja yang berasal dari dalam lebih mudah menyesuaikan diri dengan iklim kerja dan Lingkungan organisasi.

Rekrutmen eksternal: 

Dalam proses rekrutmen eksternal perlu dipertimbangkan sifat pasar tenaga kerja, batas-batas pasar tenaga kerja, keterampilan yang ada, daya tarik dan wajah organisasi, serta keadaan ekonomi pasar tenaga kerja. 

Untuk melakukan rekrutmen tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi yang bersumber dari luar umumnya dilakukan melalui salah satu atau lebih dari: iklan, penyewaan, agen tenaga kerja publik atau swasta, asosiasi profesional, lembaga masyarakat, organisasi buruh, lembaga pendidikan, organisasi perusahaan ini atau lainnya open house, pelamar kebetulan, kontrak pribadi. 

Rekrutmen eksternal terbagi menjadi dua dua tipe, yaitu: rekrutmen massal dan rekrutmen khusus. 

Rekrutmen massal dilakukan untuk posisi-posisi tingkat bawah atau karyawan operasional seperti non skill atau semi skilled. Misalnya juru tik, klerikal, dan wiraniaga. 

Sedangkan Rekrutmen khusus ditunjukkan untuk posisi-posisi manajerial dan karyawan profesional titik misalnya, karyawan yang memiliki keterampilan khusus atau spesialis, seperti masinis dan operator.

2. Seleksi

Seleksi adalah pemilihan tenaga kerja dari  sekelompok calon tenaga kerja atau pelamar potensial atau yang terbaik untuk suatu jabatan atau posisi tertentu. 

Manajer Personalia melihat laporan kinerja pada kemampuan pengalaman maupun kepribadian Apakah sesuai dengan spesifikasi jabatan yang telah ditetapkan. Kualifikasi maupun kinerja calon pada masa lampau dapat dijadikan sebagai indikasi untuk memprediksi kinerja nya dalam jabatan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang.

Beberapa faktor yang cenderung  mempengaruhi tingkat kinerja kerja pegawai ialah:

a. Karakteristik biografi atau latar belakang personal, misalnya pendidikan, pengalaman kerja, usia

b. Kelakuan dan minat dapat digunakan untuk mengestimasi kapasitas dan minat orang

c. Sikap dan kebutuhan, untuk memprediksi kewenangan dan tanggung jawab

d. Kemampuan analisis dan manipulatif = untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan pengevaluasian

e. Keterampilan dan kemampuan teknikal = untuk menentukan keterampilan bekerja dan kemampuan  menampilkan aspek-aspek teknis

f. Kesehatan dan stamina = untuk  melihat kemampuan fisik dalam bekerja

Proses seleksi: 

Tahapan pertama adalah pemeriksaan lamaran (dimaksud untuk memeriksa apakah calon pelamar memenuhi syarakat untuk jabatan atau posisi yang ditawarkan). 

Tahapan kedua adalah ujian seleksi (dimaksud untuk mengukur tingkat kemampuan dan kesesuaian keterampilan pelampar untuk bekerja). 

Tahapan ketiga adalah wawancara (dimaksud untuk menggali secara lebih mendalam tentang sikap, minat, perilaku, kemampuan analisis, dan keterampilan pelamar). 

Tahap keempat adalah pengecekan referensi dan latar belakang (dimaksud untuk mengetahui apakah informasi tentang tipe pelamar, pengalaman kerja, titel dan latar belakang pendidikan pelamar relevan untuk jabatan yang akan dilaksanakan). 

Tahap kelima adalah pemeriksaan kesehatan (dimaksud untuk menentukan kondisi fisik dan psikis pelamar, apakah sesuai dengan tuntutan jabatan agar dapat bekerja secara efektif). Tahap keenam adalah keputusan diterima atau ditolak (dimaksud untuk menerima atau menolak calon pelamar).

Seleksi manajer: 

Merupakan seleksi  yang paling penting dalam organisasi adalah saksi manajer karena kelompok inilah yang memegang peranan penting dan strategis dalam menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi prestasi masa lampau umumnya lebih baik dijadikan indikator untuk diharapkan dapat menunjukkan prestasi yang sama atau lebih untuk jabatan yang akan datang. Sejumlah indikator untuk menemukan manajer potensial.

Seperti stabilitas emosi (ketenangan berpikir dan kemampuan bekerja efektif dalam situasi apapun), Rasa percaya diri (yakin dan penghargaan kepada diri sendiri), keterampilan pribadi (kemampuan menjalankan fungsi-fungsi manajerial), dan keterampilan antar pribadi (kemampuan bergaul berkomunikasi dan memotivasi orang lain).

3. Penempatan 

Orang-orang yang sesuai dengan spesifikasi jabatan kemudian ditempatkan ditempat pada jabatan yang membutuhkan titik tetap atau karyawan yang dibutuhkan oleh organisasi untuk melaksanakan satu jabatan tertentu berasal dari dua sumber yaitu dari luar atau dari dalam yang direkrut, diseleksi, dan disorientasi. penempatan dapat bermakna luas dan sempit. Dalam makna sempit, penempatan merupakan penempatan pegawai baru. Sedangkan dalam arti yang luas penempatan tidak hanya sekedar menempatkan pegawai baru melainkan juga menempatkan kembali (Replacement) pegawai melalui promosi transfer dan demosi. 

Program orientasi adalah kegiatan memperkenalkan pegawai baru dengan organisasi baik tugas dan fungsi pekerjaan dan kelompok kerjanya serta kebijakan-kebijakannya. Tujuan orientasi adalah a.) Memudahkan karyawan baru memasuki dan memahami organisasi.  b.)  Memberikan informasi tentang tugas-tugas dan harapan kinerja titik-titik. c.) Menciptakan impresi yang menguntungkan bagi karyawan baru tentang organisasi dan pekerjaannya. Selain pegawai atau karyawan baru, penempatan dapat juga dilakukan kepada karyawan lama, hal ini disebut dengan penempatan kembali (replacement). Tindakan penempatan kembali dilakukan melalui promosi, transfer, dan demosi.

Promosi: 

Promosi adalah pemindahan seorang pegawai dari satu jabatan tertentu ke jabatan yang lebih tinggi baik gaji, tanggungjawab maupun tingkatan organisasi titik misal perpindahan dari jabatan buruh menjadi penyelia dari penyelia menjadi manajer atau dari manajer menjadi CEO sebab itu prmosi disebut juga dengan pemindahan vertikal meningkat. 

Promosi juga merupakan hal penting karena untuk meningkatkan motivasi kerja para pegawai. Sehingga, dapat dikatakan bahwa promosi adalah perangsang utama bagi karyawan untuk meningkatkan motivasi kerja, tampilan kerja maupun kepuasan kerja jika promosi ini berlangsung benar dan adil. Jika, proses promosi berlangsung tidak benar dan tidak adil, maka akan terjadi penurunan motivasi kerja, unjuk kerja dan kepuasan kerja.

Transfer: 

Transfer (juga disebut rotasi) terjadi bila karyawan dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lain sehingga relatif seimbang dalam hal gaji, tanggung jawab, dan organisasi. Transfer merupakan cara yang ditempuh manajer untuk merelokasi SDM untuk memenuhi tantangan internal dan eksternal sehingga terwujud fleksibilitas SDM sebagai satu kunci untuk sukses organisasi. 

Transfer digunakan juga untuk memberikan pengalaman baru dalam bekerja lebih luas kepada karyawan sehingga bagian dari pengembangan sekaligus mengisi jabatan yang kosong dengan karyawan. Melalui transfer juga, dimaksud untuk memperbaiki motivasi, prestasi, dan kepuasan kerja karyawan. 

Namun, transfer juga seringkali dilakukan karena karyawan bekerja tidak efektif dan motivasi serta prestasi kerjanya rendah, tetapi manajer atau departemen personalia segan untuk menurunkan jabatannya apalagi mengeluarkannya.

Demosi: 

Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan tertentu ke jabatan yang lain yang lebih rendah baik upah tanggung jawab maupun tingkat organisasi titik karenanya demosi disebut pemindahan vertikal menurun. Tindakan ini dilakukan oleh manajer melalui departemen personalia karena karyawan tidak menunjukkan prestasi kerja sebagaimana diharapkan atau karena melakukan pelanggaran.