Setidaknya ada beberapa komponen penting yang diperhatikan dan dipersiapkan dalam menyusun dokumen Borang Institusi dan Borang Prodi. Pertama; dokumen statuta perguruan tinggi yang hendak dibangun dan diajukan untuk mendapat ijop dari kementerian terkait. Kedua; dokumen struktur pimpinan perguruan tinggi non defenitif yang terdiri dari Ketua, Wakil Ketua I, Wakil Ketua II, Wakil Ketua II, Bagian Keuangan, LPM, LP2M, Ketua dan Sekretaris Prodi dan lainnya sebagainya. Ketiga; dokumen kurikulum pendidikan untuk masing-masing Prodi yang ditetapkan. Dokumen ini mengelaborasi beberapa unsur penting, harus sesuai dengan Prodi, standar Kurikulum, perkembangan zaman dan distingsi.
Mengacu pada UU Pendidikan Tinggi (Dikti) Pasal 52 ayat (2), semua dokumen mutu terkait dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) perguruan tinggi yang dipersiapkan berdasarkan dan atau mengacu secara langsung pada lima siklus Standar Operasional Prosedur (SOP) secara umum, yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP). Masing-masing siklus ini pun memiliki turuna yang tidak kalah banyak. Wajar saja oleh sebab semua dokumen mutu yang dibuat mengacu secara langsung padanya. Sehingga, sudah bareng tentu dalam semua dokumen mutu yang disiapkan mengandung siklus PPEPP. Karena, di sana ada penetapan, pelaksanaan, evaluasi dan lainnya.
Intinya, pada tahapan ini Tim harus benar-benar bekerja menyiapkan pelbagai dokumen mutu yang dibutuhkan dalam pengajuan pendirian perguruan tinggi. Sistemnya bisa dibentuk Tim kecil-kecil lagi untuk menangani satu per satu dokumen mutu yang dibutuhkan atau dibagi pada orang-orang yang telah bergabung dalam Tim Percepatan Pendirian Kampus. Bisa juga mencari moment-moment tertentu untuk berkumpul pada suatu tempat untuk mengerjakan secara bersama-sama. Bahasa lainnya perlu melakukan karantina untuk Tim yang menangani semua dokumen mutu. Kalau tidak bisa, karena sibuk dan lain hal, bisa dikerjakan secara nafsi-nafsi oleh masing-masing anggota Tim.
Mengadakan Workshop dan Training Penguatan Mutu
Â
Selain menyiapkan dokumen mutu seperti disebutkan sebelumnya di atas, Tim juga perlu mengadakan workshop dan training penguatan mutu. Biasanya kegiatan semacam ini dilakukan kalau-kalau struktur pimpinan kampus dan Prodi secara non defenitif sudah clear. Karena, sasaran utama pengadaan workshop dan training penguatan mutu pertama kali untuk kampus yang baru didirikan adalah semua unsur pimpinan kampus, mulai dari atas hingga ke bawah. Hal demikian dikarenakan pimpinan kampus itulah yang diberikan amanah untuk mengelola dan mengembangkan kampus. Olehnya, perlu ada kejelasan dan kepastian (sementara) terkait dengan pimpinan kampus secara defenitif.
Pengadaan workshop dan training penguatan mutu memiliki posisi dan peran yang sangat penting lagi strategis, bukan saja hanya untuk kampus yang baru saja didirikan, akan tetapi berlaku pula untuk kampus lama sekalipun. Sebab, kegiatan semacam itu akan meng-update dan meng-upgrade pengetahuan (teoretis dan praktis) terkait dengan pengelolaan, penyelenggaraan dan pengembangan kampus di tengah-tengah kemajuan zaman yang ditandai dengan kemajuan sains dan teknologi beserta pelbagai tantangan positif dan negatif yang berada di dalamnya, mulai dari tantangan globalisasi, disrupsi, post truth, dehumanisaai, digitalisasi dan lain sebagainya. Sehingga, pimpinan kampus selalu memiliki amunisi baru di dalamnya.
Olehnya, semua pimpinan kampus dan Prodi wajib hukumnya untuk mengikuti pelbagai kegiatan yang diadakan dalam rangka penguatan mutu kampus. Tidak ada alasan dan ceritanya senior yang sudah memiliki kompetensi dan pengalaman khusus di situ karena telah lama menjadi bagian dari warga perguruan tinggi, misalnya sebagai dosen PNS, non PNS dan lain sebagainya. Pengikut-sertaan mereka-mereka yang sudah punya pengalaman khusus dalam hal penguatan mutu kampus paling tidak dimaksudkan untuk memperkuat pengetahuan dan pengalaman di bidang penguatan mutu kampus plus menambah wawasan dan memberikan tauladan akademik bagi pimpinan kampus yang terbilang baru.
Misalnya kita ambil beberapa contoh terkait penguatan mutu kampus. Pertama; penyusunan Rencana Pembelajaran Semester (RPS). Hingga kini penyusunan RPS selalu mengalami modifikasi dan pengembangan, sehingga hampir semua kampus selalu pula menyelenggarakan workshop dan training penguatan mutu kampus di bidang penyusunan RPS. Di antara faktor penyebabnya adalah kemajuan teknologi, pemutakhiran kurikulum, penyesuaian dengan metode pembelajaran dan termasuk karena ada perubahan standar mutu pendidikan tinggi yang di antaranya direpresentasikan dengan perubahan nomenklatur Borang Institusi dan Prodi (misalnya pembelajaran dengan review jurnal).
Kedua; penyusunan Borang (Institusi maupun Prodi). Pasca perubahan nomenklatur pada Maret 2020 lalu, konten dan penyusunan Borang mengalam perubahan besar-besaran. Dari aspek nomenklatur, sebelum perubahan dikenal dengan istilah Borang, namun sekarang dirubah menjadi Laporan Kinerja Program Studi yang kemudian disingkat menjadi LKPS beserta Lembar Evaluasi Diri (LED). Perubahan nomenklatur ini menyertakan perubahan pada aspe lainnya, mulai dari kontennya hingga metode pengisiannya. Misalnya, kontennya bukan lagi 7 Standar tetapi bertambah menjadi 9 Kriteria. Sementara metode pengisiannya bersifat statistik, lebih dominan angka-angka dan kurang narasinya.
Ketika; pelatihan tata kelola jurnal. Sama dengan sebelumnya di atas, pelatihan tata kelola jurnal hingga kini terus diadakan di mana-mana. Nyaris banyak pihak yang mengikutinya. Bukan saja pihak pengelola jurnal pada masing-masing Prodi, Fakultas dan Kampus, akan tetapi juga diikuti oleh authornya. Yah, selain karena per-jurnal-an merupakan bagian integral dari Tridharma Perguruan Tinggi, khususnya terkait bidang penelitian, juga dikarenakan banyak faktor lainnya. Sebut saja nomenklatur Borang baru menghendaki sistem pembelajaran dan termasuk luaran harus membuat juga jurnal sebagai syarat penyelesaian studi. Meskipun, jurnal mahasiswa merupakan hasil penelitian skripsi, tesis dan disertasinya.
