Pengendalian dan Pengelolaan Kas Kecil dalam Efisiensi Penggunaan Dana Konsumsi Rapat

BAB II

KAJIAN LITERATUR

2.1       Sistem Pengendalian Internal

            Untuk memahami bagaimana pengendalian internal diterapkan dalam menjaga keamanan kas, termasuk kas kecil, diperlukan pemahaman yang mendalam mengenai konsep dasar pengendalian itu sendiri. Bab ini akan membahas secara mendetail mengenai apa itu sistem pengendalian internal, tujuan yang ingin dicapai oleh sistem tersebut,  aspek yang membentuknya, serta komponen-komponen yang berperan penting dalam pengendalian internal.

           Sistem pengendalian internal mencakup serangkaian kebijakan dan prosedur yang dirancang secara khusus untuk memberikan keyakinan kepada manajemen bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Pengendalian ini melibatkan berbagai mekanisme yang memastikan bahwa semua aktivitas operasional, termasuk pengelolaan kas, terutama kas kecil, berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

         Melalui penerapan pengendalian internal yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan keamanan asetnya, mencegah terjadinya penyalahgunaan atau kecurangan, serta memastikan bahwa semua transaksi, termasuk yang berkaitan dengan kas kecil, tercatat dengan akurat dan konsisten dalam sistem akuntansi. Dengan demikian, pengendalian internal tidak hanya berfungsi sebagai alat pengaman, tetapi juga sebagai instrumen penting dalam pencapaian tujuan perusahaan.

2.1.1    Definisi Sistem Pengendalian Internal

             Sistem pengendalian intern dapat didefinisikan sebagai serangkaian struktur organisasi, metode, dan ukuran yang dikoordinasikan untuk melindungi kekayaan organisasi, memastikan ketelitian dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, serta mendukung pelaksanaan kebijakan manajemen. Definisi ini lebih menitikberatkan pada tujuan yang ingin dicapai daripada pada komponen- komponen yang membentuk sistem tersebut. Oleh karena itu, pengertian pengendalian intern ini berlaku baik pada perusahaan yang mengolah informasi secara manual, menggunakan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. (Mulyadi,2016;163).

             Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 60 Tahun 2008 mengenai Sistem Pengendalian Internal Pemerintah (SPIP), pasal 1 ayat 1 mendefinisikan sistem pengendalian internal sebagai: “Proses sistematik untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti secara objektif terkait pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta menyampaikan hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan” (Perturan Pemerintah, n.d.)

             Menurut Hayes et al. (2017:260), pengendalian internal adalah suatu proses, bukan sekadar peristiwa atau kondisi. Ini melibatkan serangkaian tindakan yang menyatu dengan aktivitas-aktivitas entitas dan menyebar ke seluruh bagian, terintegrasi dalam cara manajemen menjalankan bisnis. Berdasarkan penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa Sistem pengendalian internal melibatkan beragam ketentuan dan tata cara yang dikembangkan untuk memastikan bagi manajemen bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai dengan efektif.

2.2       Pengendalian

2.2.1    Definisi Pengendalian

             Pengendalian berfungsi sebagai tahap keempat dan merupakan bagian akhir dari proses kegiatan manajerial. Menurut Griffin, pengendalian diartikan sebagai proses organisasi dalam memantau pencapaian tujuan perusahaan, dengan tujuan memastikan bahwa organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan (Olsuin, 2020).

             Pengendalian adalah fungsi dalam proses manajemen yang harus dilaksanakan seefektif mungkin karena perannya yang signifikan dalam menentukan keberlangsungan proses manajerial. Fungsi pengendalian dan perencanaan memiliki keterkaitan yang erat; keduanya sangat penting. Pengendalian tidak hanya berfungsi untuk mengidentifikasi masalah tetapi juga untuk mencegah dan memperbaiki kesalahan umum. Proses ini melibatkan penetapan standar, evaluasi kinerja aktual sebagai umpan balik, dan mengambil tindakan serta penilaian yang diperlukan ketika ada penyimpangan signifikan dari rencana awal (Mahiri, Lutfiah, Afifah, & Sodiq, 2023).

             Siswanto menjelaskan bahwa pengendalian manajemen adalah upaya Pendekatan sistematik diperlukan untuk mencapai standar kinerja yang ditetapkan dalam perencanaan. Proses ini melibatkan perancangan sistem umpan balik informasi, membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, menilai penyimpangan yang terjadi, dan mengukur signifikansi dari penyimpangan tersebut. Selanjutnya, tindakan perbaikan yang diperlukan diambil untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. (Maharani & Rosilawati, 2018).

              Mulyadi dan Setyawan menerangkan sistem pengendalian manajemen sebagai sebuah sistem yang dirancang untuk merencanakan dan mengelola berbagai aktivitas guna mencapai visi organisasi melalui misi yang telah ditetapkan. Sistem ini mencakup perencanaan kegiatan, implementasi rencana, dan pemantauan pelaksanaan kegiatan tersebut. Dengan kata lain, sistem pengendalian manajemen berfungsi untuk memastikan bahwa rencana dan kegiatan yang dirancang untuk mencapai tujuan organisasi dijalankan dengan baik, serta untuk mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaannya agar tetap sesuai dengan tujuan yang diinginkan (Taroreh, Sondakh, & Maradesa, 2023).

             Mengacu pada penjelasan diatas, dapat di simulkan bahwa pengendalian adalah tahap akhir dari proses manajerial yang penting untuk memastikan pencapaian tujuan perusahaan. Fungsi pengendalian melibatkan perancangan sistem umpan balik informasi, evaluasi kinerja, dan pengambilan tindakan perbaikan untuk memastikan efektivitas dan efisiensi aset perusahaan untuk mencapai sebuah tujuan. Sistem pengendalian manajemen dirancang untuk merencanakan, mengelola, dan memantau aktivitas guna mencapai visi organisasi melalui misi yang telah ditetapkan.

2.2.2    Jenis-Jenis Pengendalian

               Menurut (Anthony, R., & Govindrajan, 2018), sistem pengendalian manajemen dapat dibagi menjadi lima jenis:

1. Pengendalian pencegahan

    Pengendalian ini bertujuan untuk menghindari adanya kekeliruan. Dirumuskan untuk mencegah hasil yang tidak di harapakan sebelum terjadi, pengendalian pencegahan efektif bila fungsi atau personel melaksanakan perannya dengan benar.

2. Pengendalian deteksi

     Sesuai namanya, pengendalian ini dirancang untuk mengidentifikasi kesalahan yang telah terjadi. Contohnya adalah rekonsiliasi bank, di mana saldo pembukuan bank disesuaikan dengan catatan uang asosiasi.

3. Pengendalian koreksi

     Pengendalian ini memperbaiki masalah yang ditemukan oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah untuk mencegah terulangnya kesalahan yang sama. Kesalahan dapat diidentifikasi oleh manajemen atau auditor.

4.  Pengendalian pengarahan

      Pengendalian ini dilakukan saat kegiatan sedang berlangsung untuk memastikan kegiatan tersebut sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contohnya adalah supervisi langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja.

Pengendalian kompensatif

5.    Pengendalian ini bertujuan untuk memperkuat pengendalian lainnya dengan mengatasi kelemahan kontrol. Contohnya adalah pengawasan langsung oleh pengusaha atas pelaksanaan tugas perwakilannya dalam usaha independen karena tidak adanya pembagian kapasitas.

2.2.3    Peran Sistem Pengendalian

              Sistem pengendalian memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung organisasi dalam mencapai tujuannya. Perannya meliputi berbagai aspek yang penting, mulai dari perumusan perencanaan strategis hingga pemantauan dan evaluasi kinerja operasional secara terus-menerus. Sistem ini bertanggung jawab dalam mengoordinasikan aktivitas organisasi, mengalokasikan sumber daya dengan efisien, mengidentifikasi dan mengelola risiko, serta menjamin bahwa semua acara terlaksana selaras dengan rencana yang telah ditentukan. Dengan adanya sistem pengendalian yang efektif, organisasi dapat lebih mudah menyesuaikan strategi mereka, mengoptimalkan kinerja, dan meningkatkan hasil akhir secara konsisten. (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.21) Berikut adalah beberapa peran utama sistem pengendalian dalam pencapaian tujuan organisasi:

      1.    Perencanaan dan Penetapan Sasaran

             Sistem pengendalian kas kecil membantu organisasi dengan merumuskan rencana strategis, menetapkan sasaran terukur, dan merinci langkah-langkah untuk mencapai tujuan jangka panjang dan pendek terkait pengelolaan kas kecil. Ini menunjukkan peran kunci sistem tersebut dalam membantu organisasi mengelola dana kas kecil secara efektif dan efisien. Dengan melibatkan sistem pengendalian manajemen dalam proses perencanaan dan penetapan tujuan kas kecil, organisasi dapat memastikan bahwa setiap langkah pengelolaan dana terarah, terukur, dan sesuai dengan kebijakan keuangan yang telah ditetapkan. Sistem ini memberikan landasan untuk pemantauan, evaluasi, dan penyesuaian yang berkelanjutan dalam rangka mencapai tujuan pengelolaan kas kecil, memastikan semua transaksi dicatat dengan benar dan dilakukan sesuai prosedur. (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.22)

     2.    Pengukuran Kinerja

             Sistem pengendalian memberikan kerangka kerja untuk mengukur kinerja pengelolaan dana kas kecil secara menyeluruh. Ini mencakup penetapan indikator kinerja kunci (Key Performance Indicators/KPI) yang mencerminkan pencapaian tujuan pengelolaan kas kecil. Organisasi memerlukan metode sistematis untuk menilai sejauh mana tujuan mereka tercapai dalam hal pengelolaan dana kas kecil. Kerangka kerja ini mencakup proses pengukuran, pemantauan, dan pelaporan kinerja kas kecil secara terstruktur, memastikan bahwa semua transaksi sesuai dengan prosedur ditetapkan dan mendukung pencapaian tujuan keuangan organisasi. (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.24)

    3.     Evaluasi Risiko

            Sistem pengendalian kas berperan dalam mengidentifikasi, eveluasi, dan manajemen resiko yang memiliki prospek dalam menentukan tujuan pencapaian realisasi pengelolaan kas kecil, ini mencakup penentuan strategi pengelolaan risiko untuk mengurangi dampak dan probabilitas risiko yang mungkin terjadi. Sistem ini memainkan peran penting dalam mengelola risiko dengan mengidentifikasi potensi ancaman terhadap keamanan dan keakuratan pengelolaan kas kecil, mengevaluasi dampaknya, dan mengimplementasikan langkah-langkah mitigasi. Dengan demikian, sistem pengendalian kas kecil memastikan bahwa risiko-risiko ini diminimalkan, sehingga tujuan keuangan organisasi dapat dicapai dengan lebih aman dan efisien. (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.25) Berikut pembahasan dari Evaluasi Resiko:

             1.  Identifikasi Risiko

 Sistem pengendalian berperan penting dalam membantu organisasi mengidentifikasi risiko-risiko potensial yang dapat menghambat pencapaian tujuan. Rasionalnya, identifikasi risiko adalah langkah pertama dalam manajemen risiko, yang memungkinkan organisasi mengenali berbagai ancaman dan peluang yang mungkin timbul (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.25)

2. Evaluasi Risiko

Sistem pengendalian berfungsi untuk menilai dampak dan probabilitas risiko-risiko yang telah diidentifikasi. Rasionalnya, evaluasi risiko memungkinkan organisasi untuk memahami sejauh mana dampak suatu risiko terhadap tujuan dan keberlanjutan operasional mereka. Selain itu, sistem pengendalian membantu organisasi dalam merancang dan menerapkan strategi untuk mengelola risiko-risiko yang telah diidentifikasi. Manajemen risiko melibatkan serangkaian tindakan yang dirancang untuk mengelola maupun mengurangi dampaknya jika risiko tersebut terjadi. (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.25-26)

3. Menentukan Strategi Pengelolaan Risiko

Sistem pengendalian membantu dalam merumuskan strategi pengelolaan risiko yang sejalan dengan profil risiko dan toleransi yang dimiliki organisasi. Dengan demikian, strategi pengelolaan risiko mencakup pemilihan pendekatan yang paling sesuai untuk menangani risiko, seperti pencegahan, mitigasi, transfer, atau penerimaan risiko. (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.26)

4. Pelaporan dan Komunikasi

Sistem pengendalian berperan penting dalam komunikasi yang efektif dengan pemangku kepentingan. Ini mencakup dasar pengembangan sistem pelaporan yang menghasilkan data untuk laporan kinerja yang menyeluruh, serta menyediakan informasi yang jelas dan terstruktur tentang pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, sistem ini menyampaikan kondisi kinerja organisasi secara transparan melalui indikator kinerja kunci (KPI) dan memfasilitasi komunikasi tentang alur pemulihan yang didapat sesuai dengan evaluasi kinerja. Dengan demikian, organisasi dapat memastikan stakeholder dapat mengerti petunjuk, Lingkup perbaikan dan memberikan dukungan pada pengambilan keputusan strategis yang pada akhirnya membangun kepercayaan dan hubungan positif. (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.27)

5.  Pemantauan Kinerja berkelanjutan

Sistem pengendalian berperan penting dalam pemantauan dan evaluasi berkelanjutan terhadap kinerja organisasi Pemantauan kinerja secara berkala bertujuan untuk mengevaluasi kemajuan terhadap tujuan jangka panjang dan pendek, serta menyediakan informasi data aktual yang membantu manajer dalam mengidentifikasi ketidaksesuaian atau peluang untuk melakukan perbaikan. Dengan kemampuan ini, sistem pengendalian manajemen berfungsi sebagai alat penting bagi manajer dalam melakukan pengawasan, evaluasi, dan pengambilan keputusan, serta membantu organisasi dalam merespons dinamika pasar dan lingkungan bisnis dengan cepat, sehingga mendukung kesuksesan jangka panjang. (Fauzan, H. (2024). Sistem Pengendalian Manajemen.Hal.29)

2.2.4    Sistem Pengendalian Kas

              Perusahaan perlu mengelola kas kecil agar operasional berjalan lancar dan pembayaran utang yang jatuh tempo dapat dilakukan. Efektivitas dalam pengelolaan kas juga memerlukan pengendalian dan perlindungan terhadap kas untuk menghindari kerugian akibat pencurian serta penggunaan yang tidak tepat. Berdasarkan (Abubakar Arif, S.E.,M.M, Wibowo, S.E,.M.M, Akuntansi untuk Bisnisn Suaha Kecil Menengah, Hal. 20) Terdapat Karakteristik Sistem pengendalian kas antara lain tersebut dibawah ini :

1.     Secara khusus dibentuk pertanggungjawaban atas penerimaan kas.

2.    Dibuat pemisahan anatara bagian penerimaan kas dengan bagian pencatatan.

3.    Melakukan penyetoran ke bank terhadap hasil perolehan kas harian.

4.    Menggunakan sistem voucher dalam bentuk pembayaran – pembayaran

5.    Dilakukan verifikasi internal secara mendadak.

6.    Menyusun rekonsiliasi bank setiap akhir bulan.

             Pengelolaan kas yang efektif menjadi kunci utama dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan serta menjaga keseimbangan keuangan. Dengan menerapkan karakteristik sistem pengendalian kas yang telah disebutkan, perusahaan dapat mengoptimalkan proses penerimaan, pencatatan, dan penyetoran kas.

             Penyetoran kas ke bank secara teratur berdasarkan hasil perolehan harian akan membantu dalam menjaga likuiditas perusahaan serta memperkuat perlindungan terhadap aset kas. Penggunaan sistem voucher dalam pembayaran-pembayaran memberikan transparansi yang diperlukan dalam setiap transaksi keuangan, sementara verifikasi internal secara mendadak Mengawasi agar prosedur-prosedur yang telah ditetapkan dilaksanakan dengan baik. dan tidak terjadi penyimpangan.

 

2.3       Pengelolaan

2.3.1    Definisi Pengelolaan

              Kata 'pengelolaan' berasal dari kata dasar 'kelola' yang diberi awalan 'peng' dan akhiran 'an', sehingga menjadi 'pengelolaan' yang berarti pengurusan, perawatan, pengawasan, atau pengaturan. Secara mendasar, 'pengelolaan' berasal dari 'kelola', yang ditambahkan awalan 'pe' dan akhiran 'an'. Istilah lain yang dapat digunakan untuk 'pengelolaan' adalah 'manajemen'. Kata 'manajemen' berasal dari bahasa Inggris 'management', yang berarti pelaksanaan, pengaturan, atau pengelolaan. Menurut Suharismiarikunto, dalam pengertian umum, manajemen berarti pengadministrasian, pengaturan, atau penataan suatu kegiatan. Kata 'management' sendiri telah diserap ke dalam bahasa Indonesia menjadi 'manajemen', yang memiliki arti yang sama dengan 'pengelolaan', yaitu proses untuk mengoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan kerja agar dapat diselesaikan dengan efisien dan efektif. (W.J.S. Poerwadarminta (1996), Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka, 1996. Hal.211).

             Pengelolaan adalah terjemahan dari kata 'management' yang masuk ke dalam bahasa Indonesia sebagai 'manajemen' akibat pengaruh banyaknya serapan kata asing. 'Manajemen' berasal dari kata 'to manage' yang berarti mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses yang disusun berdasarkan urutan fungsi-fungsi manajemen. Dengan demikian, manajemen merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan yang diinginkan melalui berbagai aspek, seperti perencanaan. (planning), pengorganisasian (organising), pelaksanaan (actuating), dan pengendalian (controlling) (Suawa, Pioh, & Waworundeng, 2021). Dalam kamus Bahasa Indonesia lengkap, pengelolaan diartikan sebagai Proses ini adalah cara untuk melaksanakan suatu kegiatan dengan melibatkan tenaga orang lain. Proses ini membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi, serta memberikan pengawasan terhadap semua aspek yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. (Wijaya & Sudarmawan, 2019). Pengawasan memiliki peran penting dalam membandingkan kondisi aktual dengan rencana yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, pengawasan sebaiknya dilakukan tidak hanya di akhir proses, tetapi juga di setiap tahapan proses manajemen. Pengawasan ini meliputi pemantauan pembagian tugas dan tanggung jawab, pelaksanaan, serta evaluasi, sehingga kegiatan yang dilakukan dapat tetap sesuai dengan ketentuan yang berlaku E.Rahmawati., & R. Wijayanti,(2024)

2.3.2    Fungsi Pengelolaan

               Untuk mencapai tujuan, organisasi harus menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Menurut George R. Terry (Hamdi, 2020), fungsi-fungsi manajemen terdiri dari:

 1.       Perencanaan (Planning)

Proses menentukan tujuan yang ingin dicapai dan merumuskan langkah-langkah atau strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Ini melibatkan penentuan tindakan masa depan yang paling sesuai untuk mencapai tujuan organisasi.

 2.       Pengorganisasian (Organizing)

Proses pengaturan sumber daya, tugas, dan kegiatan dalam organisasi agar tujuan dapat dicapai dengan efisien. Ini termasuk penentuan struktur organisasi, pengalokasian sumber daya, dan pembagian tugas..

 3.       Penggerakan (Actuating)

Proses memotivasi dan mengarahkan anggota organisasi untuk menjalankan tugas yang telah direncanakan dan diorganisasikan. Ini melibatkan komunikasi, kepemimpinan, dan pemberian semangat kepada karyawan agar bekerja dengan baik.

4.       Pengawasan (Controlling)

Proses memonitor dan mengevaluasi kinerja organisasi untuk memastikan bahwa tujuan yang telah direncanakan dapat tercapai. Ini melibatkan penetapan standar kinerja, pengukuran kinerja aktual, dan tindakan korektif jika ada penyimpangan dari rencana.

2.3.3    Efektifitas Pengelolaan

              Dalam penggunaan dana kas kecil, terdapat banyak potensi kecurangan yang muncul akibat lemahnya pengendalian internal. Dokumen bukti pembayaran kas sering dimanipulasi oleh pihak-pihak tertentu dalam perusahaan demi keuntungan pribadi. Untuk mencegah hal ini, sangat penting untuk segera menandai dokumen tagihan yang telah dibayar dengan stempel “LUNAS” agar tidak digunakan kembali oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab. Berdasarkan (Margaretha Hutabarat, T., Purba, D. H., & Simanjuntak, G. Y. (2023).  untuk   menangani   masalah perlengkapan  dan  perbekalan  kantor  yang berskala  kecil  dapat dilakukan langkah-langkah berikut:

1. Untuk menghindari metode pembayaran yang tidak praktis dan tidak ekonomis untuk pengeluaran kecil dan mendadak. Dengan adanya kas kecil, perusahaan dapat melakukan transaksi lebih efisien.

2. Untuk meringankan beban staf dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan dan relasi bisnis pimpinan. Sebagai contoh, jika pimpinan perusahaan mengadakan pertemuan dengan mitra, menggunakan kas kecil untuk menjamu mereka akan lebih etis dibandingkan menggunakan cek.

3. Untuk mempercepat proses pengeluaran yang diperlukan atasan dalam situasi mendadak dan tidak terencana. Dengan adanya ketersediaan dana yang cepat, pengeluaran dapat dilakukan tanpa harus menunggu proses yang berlarut

2.3.4    Pengelolaan Kas Kecil

               Pengelolaan kas adalah sistem pengelolaan yang memastikan tersedianya cukup kas untuk keperluan operasional dan pembayaran kewajiban yang jatuh tempo. Kelebihan kas sebaiknya dialokas sementara untuk memberikan keuntungan  kepada para pemegang saham. Manajemen kas yang efisien memerlukan pengawasan yang ketat untuk melindungi kas dari kemungkinan kerugian akibat tindakan pencurian atau penipuan. (Skousen,2009;430).

              Menurut kasmir (2020) “pengelolaan atau manajemen kas adalah sistem yang diimplementasikan oleh suatu organisasi untuk memastikan ketersediaan kas berada pada skala yang memadai, tidak berlebihan (overcapacity) maupun terlalu sedikit (undercapacity), sehingga kelangsungan kas dapat terjamin. Manajemen kas melibatkan sistem pengelolaan dalam perusahaan yang mengatur aliran kas untuk menjaga likuiditas, memanfaatkan kas yang tidak terpakai, serta melakukan perencanaan kas yang efektif. Seorang manajer keuangan harus dapat mengelola pemasukan dan pengeluaran perusahaan dengan cara yang efisien.”

              Sedangkan, menurut Weston J.F. dan Hermanson R.H. dalam Arifin (2001:7), manajemen atau pengelolaan kas didefinisikan sebagai pengawasan terhadap investasi dalam bentuk harta paling likuid, yaitu uang tunai yang dimiliki oleh perusahaan.

             Berdasarkan paparan diatas, dengan demikian pengelolaan kas adalah sistem pengelolaan dan pengawasan kas yang bertujuan untuk menjamin ketersediaan kas yang cukup dan aliran dana yang lancar, melindungi aset dari kerugian, serta mengoptimalkan penggunaan kas surplus untuk meningkatkan keuntungan perusahaan.

2.4       Efisiensi

2.4.1    Definisi Efisiensi

              Efisiensi adalah kemampuan untuk mencapai hasil yang diinginkan (output) dengan meminimalkan penggunaan sumber daya (input). Suatu aktivitas dikatakan efisien jika hasil yang dicapai sesuai dengan target yang ditetapkan dengan pengorbanan sumber daya yang paling sedikit, sehingga efisiensi dapat diartikan sebagai upaya untuk menghindari pemborosan (Nicholson, 2002 dalam Rhama & Woyanti, 2023).

             Menurut Shone Ronald (1981) dalam (Fatmawati, Marlyana, & Atina, 2019), efisiensi adalah hubungan antara output dan input yang berkaitan dengan pencapaian hasil maksimal menggunakan input yang berarti. Aktivitas dianggap efisien jika sasaran (output) dapat dicapai dengan penggunaan input yang minimal, sehingga efisiensi dapat diartikan sebagai penghindaran terhadap pemborosan.

             Efisiensi menggambarkan sejauh mana seseorang atau organisasi berhasil dalam usaha yang dilakukan, dengan ukuran yang didasarkan pada jumlah sumber daya yang digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Selain itu, efisiensi juga dapat diartikan sebagai rasio antara input atau masukan dan output atau keluaran (Wiryatama, 2023).Efisiensi, dalam konteks ini, merujuk pada perbandingan optimal antara hasil yang dicapai dan usaha yang dikeluarkan. Ada dua aspek utama sebagaimana disebutkan dalam penelitian (Dua & Rumerung, 2022) yang perlu diperhatikan:Hasil

1.  Hasil

Sebuah kegiatan dianggap efisien jika hasil yang diperoleh adalah yang terbaik atau maksimum, baik dari segi kualitas (mutu) maupun kuantitas (jumlah satuan hasil). Ini berarti bahwa kegiatan tersebut mampu memberikan output yang mencapai hasil maksimal sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.

2.  Usaha

Efisiensi juga dinilai berdasarkan usaha yang diperlukan untuk mencapai hasil tersebut. Suatu kegiatan dikatakan efisien jika hasil yang dicapai dapat diperoleh dengan usaha yang minimal. Usaha ini mencakup berbagai faktor seperti pemikiran, tenaga fisik, ruang, waktu, dan benda (termasuk anggaran). Dengan kata lain, efisiensi yaitu mencapai hasil yang diinginkan dengan pengeluaran sumber daya yang serendah mungkin.

2.5       Kas

2.5.1    Definisi Kas

              Menurut (Karlina, et al. 2019), kas adalah elemen vital dalam pengelolaan keuangan perusahaan, mencakup uang kertas, logam, dan bentuk lain dari aset likuid seperti cek atau saldo akun bank. Kas berfungsi sebagai media pembayaran yang sah dan harus tersedia kapan saja tanpa mengurangi nilai nominalnya, memungkinkan perusahaan untuk melakukan transaksi langsung dan memenuhi kewajiban keuangan secara efisien.

             Menurut Baridwan dalam (Hutabarat, et al. 2023), kas memiliki dua fungsi utama dalam akuntansi. Pertama, kas berfungsi sebagai alat pertukaran, yakni digunakan dalam transaksi perdagangan atau pembayaran. Kedua, kas berfungsi sebagai ukuran dalam laporan keuangan, khususnya dalam neraca. Dalam neraca, kas dikategorikan sebagai aktiva paling likuid karena kemampuannya untuk berubah secara cepat dan sering. Setiap kali terjadi transaksi dengan pihak luar, baik itu penerimaan atau pengeluaran, saldo kas akan terpengaruh. Hal ini menunjukkan bahwa kas adalah komponen yang selalu diperbarui dan mengalami fluktuasi yang tinggi dalam proses akuntansi perusahaan.

           (Hutabarat, et al. 2023) juga menambahkan bahwa kas adalah aset yang dimiliki perusahaan, baik dalam bentuk uang tunai maupun yang ada di bank, dan dapat digunakan kapan saja untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang berisiko tinggi dan memerlukan manajemen yang hati-hati untuk menghindari masalah yang dapat menghambat pencapaian tujuan perusahaan.

2.5.2    Jenis-jenis Kas

             Menurut (Effendi, 2013), kas mencakup segala sesuatu (baik yang berbentuk uang maupun non-uang) yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran atau untuk memenuhi kewajiban. Kas dapat dikategorikan berdasarkan penggunaannya, dan beberapa jenis kas dalam perusahaan meliputi:

1.     Kas kecil (Kas Kecil)

Kas kecil adalah uang tunai yang disiapkan perusahaan untuk membayar pengeluaran kecil yang tidak memerlukan cek. Pencatatan kas kecil pada perusahaan umumnya menggunakan sistem dana tetap atau dana berubah-ubah.

2.     Cash in Bank (Kas di Bank)

Cash in Bank adalah uang yang ditempatkan perusahaan di rekening bank tertentu. Jumlahnya biasanya cukup besar, dan pengelolaannya memerlukan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Cash in bank selalu terkait dengan rekening koran perusahaan di bank.

2.6       Kas Kecil

2.6.1    Definisi Kas Kecil

             Menurut Erhans dikutip oleh (Karlina, et al. 2019), dana kas kecil (Kas kecil) adalah sejumlah uang yang disediakan untuk menutupi pengeluaran kecil, seperti pembelian alat tulis kantor, biaya konsumsi rapat, reimburse untuk karyawan, dan kebutuhan sejenis lainnya.

            Menurut Mardiasmo dikutip oleh (Simamora W.T dan Nurlaila, 2022), Kas kecil perusahaan adalah dana yang digunakan untuk menutupi pengeluaran yang tidak bisa dibayar dengan cek, seperti biaya pembelian perangko, perlengkapan kantor, listrik, tagihan telepon, langganan surat kabar atau majalah, biaya pengiriman, dan kebutuhan sejenis lainnya. Penanggung jawab kas kecil, yang sering disebut kasir, memiliki tugas untuk mengelola dana kas kecil ini.

            Berdasrakan Dwi Suratni (dikutip oleh (Wulandari Putri dan Yus Epi, 2021), kas kecil (kas kecil) adalah sejumlah dana yang diberikan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang nilainya relatif kecil dan tidak praktis jika menggunakan cek. Kas kecil dirancang untuk menangani transaksi kecil yang sering terjadi dan memudahkan proses pembayaran tanpa perlu melalui prosedur perbankan formal.

            Kesimpulan dari penjelasan tersebut adalah bahwa kas kecil (kas kecil) merupakan dana tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk menutupi pengeluaran kecil yang tidak praktis jika menggunakan cek, dan bertujuan untuk memudahkan proses pembayaran tanpa melalui prosedur perbankan formal. Kas kecil digunakan untuk transaksi kecil yang sering terjadi dan memerlukan pengeluaran kecil secara cepat dan langsung.

2.6.2    Akuntansi Kas Kecil

              Menurut  Kieso  et  al.  (2011),  pengelolaan dana kas kecil sering disebut sebagai sistem dana tetap yang melibatkan tiga langkah, yaitu:

1.   membentuk dana kas kecil perusahaan, seorang penjaga kas kecil ditunjuk untuk bertanggung jawab atas dana tersebut. Selanjutnya, ukuran dana ditentukan, biasanya perusahaan memperkirakan jumlah dana yang dibutuhkan untuk menutupi pengeluaran yang diantisipasi dalam periode tiga hingga empat minggu, sehingga jumlah dana kas kecil ditetapkan.

2.  melakukan pembayaran dari dana sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Manajemen juga membatasi jumlah pengeluaran dari kas kecil. Selain itu, mungkin ada beberapa jenis transaksi dengan nominal yang besar yang tidak diizinkan menggunakan dana tersebut.

3.   Melakukan Pengisian dana Ketika uang di dalam kas kecil mencapai tingkat minimum, perusahaan akan melakukan pengisian ulang dana. Proses pengisian ulang ini didasarkan pada perkiraan jumlah uang tunai yang dibutuhkan oleh kustodian kas kecil untuk operasional selanjutnya.

2.6.3    Karakteristik Kas Kecil

               Menurut (Hery, 2014), kas kecil memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1.   Jumlah terbatas berarti pihak perusahaan biasanya menetapkan batasan pada jumlah kas kecil yang tersedia. Pembatasan ini dilakukan untuk mengatur dan menyesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan. Dengan demikian, kas kecil hanya mencakup jumlah dana yang dianggap cukup untuk menutupi pengeluaran rutin yang kecil, memastikan bahwa dana tersebut digunakan secara efisien dan tidak berlebihan.

2.  Penggunaan sehari-hari berarti kas kecil digunakan untuk membiayai transaksi-transaksi kecil dan rutin yang sering terjadi dalam aktivitas sehari-hari perusahaan. Kas kecil memfasilitasi pembayaran untuk kebutuhan yang bersifat minor, seperti pembelian perlengkapan kantor, biaya konsumsi rapat, atau pengeluaran mendadak yang tidak memerlukan prosedur formal seperti cek. Dengan demikian, kas kecil membantu memastikan kelancaran operasional tanpa harus melalui proses pembayaran yang lebih kompleks untuk setiap transaksi kecil.

3.  Penanggung jawab kas kecil berarti kas kecil dikelola oleh seorang karyawan atau pihak yang ditunjuk secara khusus untuk menangani keuangan tersebut. Orang ini bertanggung jawab untuk mengelola, mencatat, dan memantau penggunaan dana kas kecil. Penanggung jawab kas kecil memastikan bahwa semua transaksi dicatat dengan benar, dana digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan, dan laporan kas kecil disiapkan secara teratur untuk audit dan evaluasi.

4.   Sumber pendanaan kas kecil umumnya berasal dari alokasi dana dari kas utama perusahaan. Setelah dana kas kecil digunakan, jumlahnya akan diisi ulang secara berkala. Proses ini dilakukan setelah dokumen-dokumen terkait pengeluaran diserahkan kepada petugas yang bertanggung jawab atas kas kecil.  

terkait pengeluaran diserahkan kepada petugas yang bertanggung jawab atas kas kecil. Menurut Wati & Kusumo dikutip oleh (Karlina, et al. 2019), karakteristik dasar dari kas kecil (kas kecil) meliputi:

1. Jumlah terbatas berarti kas kecil memiliki jumlah yang ditentukan dan tidak boleh melebihi atau kurang dari jumlah yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Besarnya kas kecil ditetapkan berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan.

2. Penggunaan untuk pengeluaran rutin berarti kas kecil dipakai untuk membiayai pengeluaran yang sering terjadi dan memiliki nilai kecil dalamoperasi sehari-hari perusahaan. Pengeluaran ini biasanya melibatkan biaya-biaya minor yang tidak memerlukan prosedur pembayaran formal seperti cek atau transfer bank.

3. Penyimpanan khusus berarti kas kecil biasanya disimpan di dalam wadah khusus yang disebut Kas kecil Box. Kotak ini dirancang untuk menjaga agar dana kas kecil tetap aman dan terorganisir. Kas kecil Box sering kali ditempatkan di lokasi yang mudah diakses oleh penanggung jawab kas kecil, namun tetap aman dari potensi kehilangan atau pencurian. Kotak ini biasanya dilengkapi dengan kunci untuk memastikan hanya pihak yang berwenang yang dapat mengaksesnya. Penyimpanan yang terpisah dan aman ini membantu mempermudah pengelolaan, pemantauan, dan pencatatan pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil.

2.6.4    Pengendalian Kas Kecil

               Menurut Mulyadi (2016:425) pengeluaran kas kecil yang dilakukan secara tunai, dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu dari dua metode, beriku:

1. Imprest Fund System (Metode Dana Tetap)

Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

1.Pembentukan dana kas kecil dilakukan melalui cek dan dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil.

2.Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.

3.Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan berdasarkan jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil

2. Fluctuating Fund System (Metode Dana Berubah)

Penyelenggaraan kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

1.Penyusunan anggarankas kecil dijurnal dengan mendebit akun dana kas kecil

2.Penggunaan kas kecil dicatat dengan mengkredit akun dana kas kecil.

3.Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan berdasarkan kebutuhan yang ada, dan dicatat dengan mendebit akun dana kas kecil.

2.7       Penelitian Terdahulu

Tabel 2. 1 

Penelitian Terdahulu

No.

Judul

Hasil

1.

Aladin, Febriani, Mardiana (2021)

Pengelolaan Kas Kecil Pada PT. PLN (Persero) Unit Pendidikan Dan Pelatihan Palembang

Penelitian ini berfokus pada dokumen dan prosedur pencatatan yang diterapkan dalam pengelolaan kas kecil di PT PLN (Persero) Unit Pendidikan dan Pelatihan Palembang. Pengelolaan kas kecil di PT PLN (Persero) UPDL Palembang berlangsung dengan cukup baik. Penggunaan dana kas kecil telah diklasifikasikan berdasarkan jenis pengeluaran dan jumlah yang digunakan. Setelah penyerahan uang dari pemegang kas kecil kepada pengguna, perlu disertakan dokumen tanda terima/verifikasi yang ditandatangani oleh kedua belah pihak untuk mencegah kesalahan.

2.

Naila Fitriyah dan Anita Handayani (2023)

Analisis Pengelolaan Dana Kas Kecil (Petty Cash) Pada Klinik Mata Kmu Lamongan

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan dana kas kecil di Klinik Mata KMU Lamongan. Klinik ini menerapkan metode fluctuation dalam pengelolaan dana kas kecil, di mana jumlah dana kas kecil berubah setiap periode sesuai dengan pengeluaran, namun tetap menetapkan batas jumlah dana untuk setiap periode. Pengelolaan dana kas kecil dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

3.

Bambang Haryono, Hardani Hardani, Pater Rajagukguk (2021)

Tinjauan Pengelolaan Petty Cash Pada Pt. Lintas Bangun Nusantara Jakarta

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pencatatan petty cash di PT Lintas Bangun Nusantara Jakarta menggunakan metode imprest system, di mana jumlah dana kas kecil tetap sebesar Rp 10.000.000,- setiap periode. Pencatatan ini diterapkan untuk mendukung kegiatan operasional melalui pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Proses pengajuan petty cash melibatkan karyawan, staf accounting, manajer keuangan, dan direktur. Pengelolaan petty cash diawasi dengan baik oleh staf accounting, dan setiap transaksi dicatat sesuai dengan data informasi yang diterima.

4.

Salsa Meida, Nadia Fathurrahmi Lawita (2023)

Analisis Sistem dan Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil pada PT. XYZ

Penelitian ini bertujuan untuk memahami sistem dan prosedur pencatatan kas kecil di PT. XYZ. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif, dengan pengumpulan data melalui wawancara, studi literatur, dokumentasi, dan observasi. PT. XYZ membentuk kas kecil dengan menerapkan sistem dana tetap. Meskipun prosedur pengelolaan kas kecil sudah ada, pelaksanaannya masih belum sepenuhnya terkendali.

5.

Febriyanti Rizqi Wulandari dan Nibras Anny Khabibah (2021)

Analisis Pengelolaan Dana Kas Kecil pada PT Bank Negara Indonesia(Persero) Tbk KCU Magelang

Metode yang digunakan adalah metode dana kas kecil imprest. Karena melibatkan Persekot, pembukuannya sedikit berbeda dari pengelolaan dana kas kecil pada umumnya. Dalam penggunaan Persekot, laporan pertanggungjawaban untuk penggunaannya (Reimbursement) harus disetujui oleh pihak berwenang di perusahaan agar tidak menimbulkan beban bagi perusahaan. Dengan kata lain, jika laporan pertanggungjawaban penggunaan Persekot (Reimbursement) tidak disetujui oleh otoritas, hal tersebut akan berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Ini menjadi dasar penting dalam pengendalian internal untuk mengurangi atau meminimalisir kerugian perusahaan akibat ketidaksetujuan atas laporan pertanggungjawaban penggunaan Persekot (Reimbursement).

6.

Heriyanto  dan Firda Oktaviani (2021)

Analisis Penerapan Pengendalian Kas Kecil di Pt. Pertamina Retail Spbu Coco Slamet Riyadi Samarinda

Berdasarkan hasil penelitian mengenai penerapan pengendalian kas kecil di PT. Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda, yang menggunakan kuesioner untuk menilai unsur-unsur pengendalian internal, ditemukan bahwa hasilnya sangat sesuai. Penelitian ini mencakup unsur lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Selain itu, sistem dan prosedur diagram alir kas kecil juga sudah sesuai dengan unsur-unsur pengendalian internal. Perhitungan pengendalian internal menggunakan rumus Dean J. Champion menghasilkan nilai sebesar 98,00%, yang menunjukkan kesesuaian yang sangat baik. Oleh karena itu, hipotesis yang diajukan, yaitu bahwa penerapan pengendalian kas kecil pada PT. Pertamina Retail SPBU COCO Slamet Riyadi Samarinda tidak sesuai dengan unsur-unsur pengendalian internal menurut teori, dinyatakan ditolak.