Sumber Daya dan Pengalokasian

Alokasi Sumber Daya

Pengalokasian sumber daya dari siklus manajemen mencakup keputusan-keputusan tentang bagaimana sumber daya, baik finansial maupun sumber real lainnya diberdayakan dalam suatu periode waktu, yang biasanya satu tahun. Jelaslah bahwa, dalam rangka mencapai tujuan utama (core purpose) organisasi, sumber daya finansial seyogyanya dialih-wujudkan dalam bentuk sumber daya lain atau sumber daya yang real-aktual. Dengan kata lain, pada umumnya kita kenal dengan konsep estimasi anggaran pendapatan dan pengeluaran yang digunakan untuk belanja modal, sarana, material, dan lain-lain yang selalu dipakai dalam pelaksanaan kegiatan organisasi. Proses ini diawali dengan menyusun anggaran (budget setting). Tugas penyusunan anggaran mencakup menggambarkan secara bersama informasi tentang kondisi pengelolaan budget pada tahun anggaran sebelumnya atau yang sedang berjalan, maupun kebutuhan-kebutuhan dan harapan-harapan pada tahun mendatang. Hal ini penting bagi organisasi dan bagi manajer dalam menyusun anggaran dengan menggunakan pendekatan rasional yang didesain demi pencapaian outputs organisasi secara maksimal. Meskipun  demikian, penyusunan anggaran dalam pengembangan pendidikan sering tidak disertai pertimbangan-pertimbangan yang matang tentang cara dalam mana outcome pembelajaran yang spesifik akan dicapai melalui pemberdayaan sumber daya khusus (Levai, 2000: 12). Dengan kata lain, penerapan konsep yang dikembangkan oleh Weick (1976), dapat dikatakan bahwa keputusan pengalokasian finansial dan sumber daya lainnya yang diperoleh melalui biaya ini pada tingkat sekolah dan perguruan tinggi yang biasanya dibuat pada tingkat departemen, tidak secara terikat dipadukan.

Sifat dasar pembelajaran dan pengajaran dan cara dimana hal itu biasanya dilakukan mempunyai makna bahwa bidang pengalokasian kepegawaian merupakan urutan teratas dan terbesar dalam sistem penganggaran organisasi pendidikan. Dalam membuat alokasi ini (kepegawaian), manajer sekolah dan perguruan tinggi dan gubernur harus membuat sejumlah keputusan krusial (penting) sesuai dengan bobot otonomi yang diberikan kepada mereka. Keputusan tentang pemberdayaan sumber daya untuk mendukung implementasi kurikulum adalah penting namun bukan sesuatu yang mudah untuk mengembangkan link secara tepat dengan outcome pendidikan. Ada aneka cara lain untuk pengalokasian sumber daya dalam sekolah dan perguruan tinggi dideskripsikan dalam literatur (antara lain, Blandford, 1997; Knight, 1993; Simkins, 1986).

Pemanfaatan Sumber Daya

Tahap siklus manajemen sumber daya ini adalah tentang mengimplementasikan rencana anggaran ke dalam operasionalisasi program kegiatan organisasi, termasuk lembaga pendidikan. Tahap ini meliputi aktivitas, seperti: pengorganisasian staf, pengaturan waktu, order atau pemesanan, pemeliharaan, pengembangan, dan seterusnya. Selama pelaksanaan tugas pemanfaatan sumber daya ini, manager perlu memonitor secara regular sepanjang tahun supaya dapat membandingkan income aktual dan pengeluaran-pengeluaran dalam integrasinya dengan jenis anggaran lainnya. Bila perlu, keputusan-keputusan dan penyesuaian-penyesuaian harus dibuat dan kontrol finansial yang lebih baik harus dilakukan pada pemegang anggaran internal demi mencegah inefisiensi.

Proses ini diikuti dengan menggunakan atau memberdayakan sumber daya beserta biayanya yang perlu, atau seharusnya ada, yang dikelola dalam siklus manajemen sumber daya. Proses ini menyangkut sejumlah pertanyaan, seperti 'dapatkah kita mengusahakannya? Metode apa yang lebih baik? Apakah bernilai? Bagaimana kita dapat mengelola biaya? Apa saja yang harus dibiayai?. Simkins (2000) setiap pertanyaan ini dapat memberikan satu pandangan analisis biaya. Ia juga mengemukakan bahwa meskipun ada sejumlah alasan yang baik mengapa itu sangat penting, analisis biaya masih relatif jauh dari pemanfaatannya (lihat Simkins, 2000: 168). Ia membantah bahwa situasi ini mungkin membawa perubahan pada tahun-tahun yang akan datang, dan ia mengajukan tiga alasan pokok: Perubahan yang terus menerus berkenaan dengan pendelegasian tanggung jawab atas pengelolaan sumber daya dan meningkatnya tekanan tanggung jawab. Kebutuhan untuk mengidentifikasikan alternatif strategi-strategi pendidikan sebagai bagian gerakan umum untuk memperbaiki standar pendidikan;

Keprihatinan pemerintah untuk melaksanakan isu keadilan.

Evaluasi Penggunaan Sumber Daya

Proses keempat dan terakhir dari pengelolaan sumber daya adalah evaluasi pasca pemanfaatan sumber daya beserta suatu tinjauan tentang informasi pembuatan keputusan ke depan. Sangat penting untuk diperhatikan, bahwa pemanfaatan sumber daya dievaluasi bukan berdasarkan taraf keuntungan maksimal sebagaimana terjadi dalam kebanyakan organisasi komersial, melainkan pada kualitas output, outcome, benefit, dan impact dari pemanfaatan sumber daya tersebut. Maka, dalam proses evaluasi manager harus mengerti dan mempertanggungjawabkan konsep-konsep manajemen sumber daya. Konsep-konsep itu adalah: 

Efisiensi (efficiency); menunjuk pada korelasi antara output dan biaya dari input yang digunakan dalam pencapaian output. Dapat dicapai dengan dua cara, yaitu efisiensi penggunaan sumber daya yang menghasilkan sejumlah nilai output dengan biaya yang minimal (Levai, 2000: 13) atau manakala jumlah output yang maksimum yang dihasilkan dengan sejumlah biaya yang diberikan (Wyndham dan Chapman, 1990: ch. 7).

Efektivitas (effectiveness); konsep efektivitas adalah usaha mencocokkan hasil sasaran-sasaran yang biasanya diambil untuk memaknai keluasan dengan tujuan outcomes yang dicapai. Point penting di sini ialah bahwa evaluasi efektivitas tergantung pada penjabaran sasaran-sasaran organisasi dan percepsi evaluator terhadapnya.