Audit Siklus Perolehan dan Pembayaran

A. Akun dan Kelompok Transaksi di Dalam Siklus Perolehan dan Pembayaran

Tujuan keselururhan di dalam audit siklus perolehan dan pembayaran yaitu untuk mengevaluasi apakah akun yang dipengaruhi oleh perolehan barang dan jasa dan apakah pengeluaran kas untuk perolehan tersebut secara wajar disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi  yang diterima umum.

1.      Perolehan barang dan jasa

2.      Pengeluaran kas

3.      Retur dan cadangan pembelian serta potongan pembelian

 

B. Fungsi-fungsi Bisnis beserta Dokumen dan Catatan Terkait

1. Fungsi pemrosesan order pembelian

Dokumen yang berhubungan:

• Permintaan pembelian (purchase requistion)

• Order pembelian (purchase order)

Pengendalian intern:

• Adanya otorisasi yang memadai untuk perolehan untuk menjamin bahwa barang dan jasa yang di beli sesuai dengan kepentingan perusahaan dan mencegah pembelian barang tidak diperlukan/ pembelian yang berlebihan.

• Adanya pengajuan order untuk membeli barang dan jasa.

• Order pembelian harus prenumbered dan harus mempunyai kolom dan ruang yang cukup untuk meminimumkan kemungkinan penghilangan yang tidak disengaja pada formulir tsb saat barang diorder.

• Tanggungjawab otorisasi perolehan dan penerimaan barang bukan dibagian pembelian.

2. Fungsi penerimaan barang dan jasa

Dokumen yang berhubungan:

• Laporan penerimaan barang (receiving report)

Pengendalian intern:

• Barang diawasi secara fisik sejak saat diterima sampai digunakan.

• Dilakukan penelitian atas deskripsi,jumlah, saat kedatangan serta kondisi barang saat diterima.

• Pegawai dibagian penerimaan harus independen dari bagian gudang dan akuntansi.

• Catatan akuntansi hendaknya memindahkan tanggungjawab barang tersebut dari bagian penerimaan ke gudang dan selanjutnya dari gudang ke pabrik.

3. Fungsi pengakuan kewajiban

Dokumen yang berhubungan:

• Jurnal perolehan (acquistion journal)

• Nota debet (debet note)

Laporan ikhtisar perolehan (summary acquistion report)

• Voucher

• Faktur pemasok (vendor invoice)

• Berkas induk hutang usaha (account payable master file)

• Neraca saldo hutang usaha (account payable trial balance)

Pengendalian intern:

• Adanya dokumen dan catata yang memadai prosedur penanganan catatan yang memadai.

• Adanya pengecekan yang independen atas pelaksanaan.

• Adanya persyaratan bahwa pegawai yang mencatat perolehan tidak mempunyai akses pada kas, efek-efek dan aktiva lainnya.

4. Fungsi pemrosesan dan pencatatan kas

Dokumen yang berhubungan:

• Cek

• Jurnal Pengeluaran kas (cash disbursements journal)

Pengendalian intern:

• Adanya penandatanganan setiap cek oleh orang dengan otorisasi yang memadai.

• Pemisahan tanggung jawab antara penandatangan cek dengan pelaksana fungsi hutang usaha.

• Adanya pemerikasaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatangan cek saat cek ditandatangani.

• Cek seharusnya prenumbered dan dicetak diatas kertas khusus sehingga sulit mengganti nama penerima dan jumlahnya.

• Adanya pengawasan fisik atas cek yang belum diisi, dibatalkan dan yang sudah ditandatangani.

• Setiap dokumen pendukung dibubuhi nomor cek untuk mencegah penggunaan ulang dokumen tersebut sebagai pendukung terhadap cek lain.

C. Pengujian Atas Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi

a. Pengujian atas Perolehan (test of acquisition)

Berkaitan dengan 3 fungsi yaitu :

- Fungsi pemrosesan order pembelian

- Fungsi penerimaan barang dan jasa

- Fungsi pengakuan kewajiban

b. Pengujian atas pembayaran

Berkaitan dengan fungsi pemrosesan dan pencatatan kas.

Ikhtisar tujuan audit, pengendalian intren kunci, Pengujian atas Pengendalian dan Pengujian Substantif atas perolehan

 

Substantif atas Transaksi atas perolehan

Tujuan Audit  Pengendalian Intern Kunci Pengujian atas Pengendalian Pengujian Substantif atas Transaksi

Perolehan yang dicatat adalah untuk barang dan jasa yang diterima, sesuai dengan kepentingan klien

 

(Existence) • Keberadaan permintaan pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur pembelian yg dilampirkan pada voucher.

• Persetujuan perolehan pada jenjang yang memadai.

• Pembatalan dokumen untuk mencegah penggunaan ulang. • Periksa dokumen dan voucher untuk keberadaannya.

 

• Periksa indikasi persetujuan.

 

• Periksa indikasi pembatalan.

 

• Periksa indikasi verifikasi intern. • Telah jurnal perolehan , buku besar dan berkas induk hutang uusaha untuk jumlah yang besar dan tidak biasa.

• Periksa dokumen pendukung untuk kelayakan dan autentisitas (faktur pembelian, lap.

• Penerimaan barang, order pembelian dan permintaan pembelian.

Transaksi perolehan yang ada telah dicatat

 

( Completeness) • Order pembelian prenumbered dan dipertanggungjawabkan.

• Lap. Penerimaan barang prenumbered dan dipertanggungjawabkan.

• Voucher prenumbered dan dipertanggungja- jawabkan. • Hitung urutan pesanan pembelian.

 

• Hitung urutan laporan penerimaan barang.

 

• Hitung urutan voucher  • Telusuri dari arsip laporan penerimaan barang ke jurnal perolehan.

• Telusuri dari arsip faktur pembelian ke jurnal perolehan.

Transaksi perolehan telah dicatat dengan benar

 

( Accuracy ) • Verifikasi intern atas perhitungan dan jumlah.

• Batch total dibandingkan dengan laporan ikhtisar.

• Persetujuan atas perolehan mengenai harga dan potongan. • periksa indikasi verifikasi intern

• periksa berkas batch total untuk adanya inisial klerk pengendali data; bandingkan totalnya ke lap. Ikhtisar.

• Periksa indikasi adanya persetujuan dari yang berwenang. • Bandingkan transaksi yang dicatat dalam jurnal perolehan dengan faktur pembelian, lap. Penerimaan barang dan dokumentasi pendukung lainnya.

• Hitung ulang akurasi klerikal dalam faktur pembelian, mencakup potongan dan ongkos angkut.

Transaksi perolehan diklasifikasi dengan memadai

 

( Classification ) • Bagan akun yang memadai.

• Verifikasi intern atas pengklasifikasian. • Periksa dokumen prosedur dan amati apakah terdapat faktur pembelian yang tidak dicatat.

• Periksa indikasi verifikasi intern. • Bandingkan klasifikasi dengan bagan akun dengan mengacu pada faktur pembelian.

Transaksi perolehan dicatat secara tepat waktu

 

( Timing ) • Prosedur yang mengharuskan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah barang dan jasa diterima.

• Verifikasi intern. • Periksa dokumen prosedur dan amati apakah terdapat faktur pembelian yang tidak dicatat.

• Periksa indikasi verifikasi intern. • Bandingkan tanggal dari lap. Penerimaan barang dan faktur pembelian dengan tanggal dalam jurnal perolehan.

Transaksi perolehan dimasukkan ke dalam berkas induk hutang usaha dan persediaan, dan diikhtisarkan dng. Memadai (Posting and Summarization ) • Verifikasi intern atas isi berkas induk hutang usaha.

• Perbandingan berkas induk hutang usaha atau total neraca saldo dengan saldo buku besar. • Periksa indikasi verifikasi intern.

 

• Periksa inisial dlam akun buku besar yang menunjukkan perbandingan. • Uji akurasi klerikal dengan memeriksa penjumlahan ke bawah dan menelusuri posting ke buku besar dan berkas induk hutang usaha dan persediaan.

 

Ikhtisar tujuan audit, pengendalian intren kunci, Pengujian atas Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi atas pembayaran

Tujuan Audit Pengendalian Intren Kunci Pengujian atas Pengendalian Pengujian Substantif atas Transaksi

 

Pengeluaran kas yang dicatat adalah untuk barang dan jasa yang secara aktual diterima.

 

(Existence) • Pemisahan tugas yang memadai antara hutang usaha dan pemegang cek yang sudah ditandatangani.

• Pemeriksaan dokumentasi pendukung sebelum menandatangani cek oleh orasng yg berwenang.

• Persetujuan pembayaran pada dokumen pendukung saat cek ditandatangani. • Bicarakan dengan pegawai dan amati aktivitas.

 

• Bicarakan dengan pegawai dan amati aktivitas.

 

• Periksa indikasi persetujuan. • Telah jurnal pengeluaran kas, buku besar dan berkas induk hutang usaha untuk jumlah yang besar dan tidak biasa.

• Telusuri cek yang dibatalkan ke ayat jurnal perolehan terkait dan periksa untuk nama penerima dan jumlah.

• Periksa cek yg dibatalkan untuk tandatangan yg berwenang, pemberian cap yang memadai, dan pembatalan oleh bank.

Transaksi pengeluaran kas yang ada telah dicatat.

 

( Completeness ) • Cek prenumbered dan dipertanggungjawabkan.

• Rekonsiliasi bank disiapkan bulanan oleh orang yang independen dari pencatatan pengeluaran kas atau pemegang aktiva. • Hitung urutan cek.

 

• Periksa rekonsiliasi bank dan amati penyiapannya. • Rekonsiliasi pengeluaran kas yang dicatat dengan pengeluaran kas dalam rekening koran.(pembuktian penerimaan kas).

Transaksi pengeluaran kas telah dicatat dengan benar.

 

( Accuracy ) • Verifikasi intern atas perhitungan dan jumlah.

• Penyiapan per bulan rekonsiliasi bank oleh orang yang independen. • Periksa indikasi verifikasi intern.

• Periksa rekonsiliasi bank dan amati penyiapannya. • Bandingkan cek yang dibatalkan dengan jurnal perolehan terkait dan ayat jurnal pengeluaran kas.

• Hitung ulang potongan tunai.

• Siapkan pembuktian pengeluaran kas.

Transaksi pengeluaran kas diklasifikasikan dengan semestinya.

 

( Classification ) • Bagan akun yang memadai.

• Verifikasi intern atas klasifikasi. • Periksa pedoman prosedur dan bagan akun.

• Periksa indikasi verifikasi intern. • Bandingkan klasifikasi dengan bagan akun dengan mengacu pada faktur pembelian dan jurnal perolehan.

Transaksi pengeluaran kas dicatat dengan tepat waktu.

 

( Timing ) • Prosedur yang mengharuskan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah cek ditandatangani.

 

• Verifikasi intern. • Prosedur yang mengharuskan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah cek ditandatangani.

 

• Verifikasi intern. • Bandingkan tanggal pada cek yang ditagih dengan jurnal pengeluaran kas.

• Bandingkan tanggal pada cek yang dibatalkan dengan tanggal pembatalan oleh bank.

Transaksi pengeluaran kas dimasukkan dalam berkas induk hutang usaha dan diikhtisarkan dg.semestinya. (Posting and Summarization ) • Verifikasi intern atas isi berkas induk hutang usaha.

• Perbandingan berkas induk hutang usaha atau total neraca saldo dg. saldo buku besar. • Periksa indikasi verifikasi intern.

• Periksa inisial dalam akun buku besar yang mengindikasikan perbandingan. • Uji akurasi klerikal dengan memeriksa penjumlahan ke bawah jurnal dan menelusuri postingnya ke buku besar dan berkas induk hutang usaha.

 

D. Hakekat Hutang Usaha

Hutang usaha adalah kewajiban yang belum dibayarkan untuk barang dan jasa yang diterima dalam kegiatan usaha normal perusahaan.

Hutang usaha sangat material sehingga mengandung risiko bawaan. Oleh karena itu, pengujian terinci atas saldo hutang usaha seringkali perlu diperluas.

Pengendalian Intern:

Jika SPI klien telah efektif atas pencatatan dan pembayaran untuk perolehan, maka verifikasi atas utang usaha hanya membutuhkan sedikit upaya audit.

Jika SPI klien kurang efektif, diperlukan pengujian terinci atas atas saldo hutang usaha yang ekstensif untuk menentukan apakah hutang usaha disajikan secara memadai pada tanggal neraca.

E. Prosedur Analitis

Prosedur Analitis untuk Siklus perolehan dan Pembayaran

Prosedur analitis Kekeliruan yang Mungkin Bandingkan saldo akun beban terkait dengan tahun lalu Salah saji hutang usaha dan beban

Telaah daftar hutang usaha untuk hutang yang tidak biasa, hutang ke bukan pemasok, dan hutang berbunga. Kekeliruan klasifikasi untuk kewajiban non dagang

Bandingkan hutang usaha individual dengan tahun lalu Hutang yang tidak dicatat atau hutang yang tidak absah, atau salah saji.

Hitung rasio seperti pembelian dibagi hutang usaha, dan hutang usaha dibagi kewajiban lancar Hutang yang tidak dicatat atau hutang yang tidak absah, atau salah saji.

 

 

F. Pengujian Kewajiaban Sudah Lewat Waktu

Prosedur audit untuk kewajiban yang sudah lewat waktu :

a. Memeriksa dokumentasi yang mendasari setiap pengeluaran kas setelah tanggal neraca.

b. Memeriksa dokumen yg mendasari tiap tagihan yg belum dibayarkan beberapa minggu setelah akhir tahun.

c. Menelusuri laporan penerimaan barang yang dibuat sebelum akhit tahun ke faktur pemasoknya.

d. Menelusuri rekening tagihan pemasok yg menunjukkan saldo terhutang ke neraca saldo hutang usaha.

e. Mengirim konfirmasi ke pemasok yang melakukan bisnis dengan klien.

Pengujian Pisah Batas ( cut off tests )

Bertujuan untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat beberapa hari sebelum dan sesudah tanggal neraca telah dimasukkan ke periode yang sesuai.

G. Keandalan Bahan Bukti

Jenis bahan bukti yang biasa untuk memverifikasi hutang usaha adalah faktur pemasok, laporan pemasok, dan konfirmasi.

Ukuran Sampel

Kondisi dimana uji petik variabel secara praktis dapat digunakan untuk menguji hutang usaha:

Auditor merasa puas bahwa seluruh nama pemasok telah dimasukkan kedalam daftar hutang usaha walaupun kemungkinan ada yang dimasukkan dalam jumlah yang salah.penekanan dalam pengujian ini adalah keabsahan, penilaian dan klasifikasi.