Peran pemimpin dalam komunikasi organisasi

PERAN PEMIMPIN DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

PENDAHULUAN

Sebagai makhluk sosial, manusia secara konsisten berinteraksi satu sama lain, sering kali membentuk kelompok atau organisasi untuk mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai dengan upaya sendiri. Interaksi dan kolaborasi ini berkembang dari waktu ke waktu, menciptakan entitas terstruktur yang dikenal sebagai organisasi. Dalam kerangka kerja ini, hubungan antara individu dan tim menumbuhkan serangkaian harapan. Harapan-harapan ini, pada gilirannya, mendefinisikan peran spesifik yang harus dipenuhi oleh setiap orang untuk menyelaraskan dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. Pada dasarnya, organisasi berfungsi sebagai platform terstruktur di mana orang-orang berkumpul untuk melakukan kegiatan terkoordinasi yang bertujuan untuk mewujudkan tujuan bersama. Dalam masyarakat kontemporer, kebutuhan untuk mengelola tidak hanya diri sendiri tetapi juga lingkungan sekitar, menjaga ketertiban, dan melakukan kontrol melalui proses yang sistematis-disebut sebagai manajemen dan organisasi-menjadi hal yang sangat penting. Fenomena ini, di mana individu-individu tertanam kuat dalam struktur organisasi, disebut sebagai “Manusia Organisasi” oleh William H. Whyte pada tahun 1956.

Dalam setiap tim yang penuh dengan talenta manusia, beberapa individu tertentu mengambil peran sebagai pemimpin, sementara sebagian besar lainnya berperan sebagai anggota atau karyawan. Komunikasi berkembang sebagai elemen yang sangat diperlukan dalam pengaturan ini, berfungsi sebagai saluran vital yang menghubungkan individu dan berbagai segmen organisasi. Komunikasi mengalir dengan lancar, mendorong kinerja dan kesuksesan semua peserta. Keberhasilan sebuah organisasi secara intrinsik terkait dengan kualitas komunikasinya, karena hal ini memastikan bahwa pesan-pesan disampaikan dan dipahami secara akurat oleh semua pemangku kepentingan, mulai dari manajemen puncak hingga ke garis depan. Selain itu, komunikasi merupakan landasan dalam mengembangkan budaya organisasi yang secara signifikan mempengaruhi efisiensi dan produktivitas kelompok secara keseluruhan.

Dalam dunia kepemimpinan, komunikasi yang efektif sangat penting bagi seorang pemimpin karena sangat penting untuk peran mereka dalam menginspirasi, membimbing, mengarahkan, dan memotivasi anggota tim untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi ini sangat penting untuk mencapai keberhasilan kepemimpinan, perencanaan, kontrol, koordinasi, pelatihan, resolusi konflik, dan fungsi-fungsi organisasi lainnya. Bagaimana komunikasi dapat berkembang jika seorang pemimpin menciptakan lingkungan yang menakutkan dan bukannya nyaman, sehingga membuat bawahan ragu untuk berbagi informasi dengan mereka.

METODE PENELITIAN

Artikel ini menggunakan metode deskriptif kualitatif untuk menjelaskan pentingnya komunikasi dalam kepemimpinan dalam sebuah organisasi. Untuk memastikan keakuratannya, pengumpulan data dilakukan melalui penelitian kepustakaan dan tinjauan literatur, yang diambil dari buku-buku, wawancara, majalah, dan artikel-artikel ilmiah. Setelah terkumpul, data dianalisis dan direkonstruksi untuk mendapatkan wawasan dan kesimpulan, mengatasi masalah yang teridentifikasi dan memberikan solusi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pengertian Komunikasi Organisasi

Memahami komunikasi organisasi sangat terkait dengan hubungannya dengan berbagai aspek perilaku organisasi, atau lebih luas lagi, dalam ranah studi interdisipliner, khususnya ilmu komunikasi. Bidang perilaku organisasi meneliti tindakan, pikiran, dan emosi individu dalam kerangka kerja organisasi (Sweeney & McFarlin, 2002). Untuk mencapai pemahaman yang lebih mendalam mengenai komunikasi organisasi, penting bagi peneliti untuk mempelajari beragam teori komunikasi dan organisasi, yang akan dibahas selanjutnya:

Komunikasi

Istilah “komunikasi” berasal dari kata Latin “communicatio”, yang berarti pemberitahuan, pertukaran, dan pengharapan akan adanya tanggapan dari pendengar. Kata sifat “communis” berarti umum atau dimiliki bersama, sedangkan kata kerja “communicare” merujuk pada dialog, berunding, atau bermusyawarah (Arifin, 1994). Komunikasi adalah proses yang dilakukan manusia dalam interaksi sosial untuk menyampaikan dan bertukar informasi.

Komunikasi mencakup berbagai macam makna, baik sebagai bidang studi yang berbeda maupun sebagai sebuah proses. Terdapat berbagai definisi, salah satunya diberikan oleh Carl I. Hovland: Komunikasi melibatkan tindakan pengirim atau komunikator yang menyampaikan rangsangan, biasanya dalam bentuk simbol seperti kata-kata, untuk memengaruhi tindakan penerima atau penerima (Effendy, 1993). Shimp (1993) menawarkan perspektif lain, yang menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses yang bertujuan untuk menciptakan pemahaman bersama antara pengirim dan penerima pesan. Definisi Shimp menggarisbawahi tujuan untuk mencapai kesamaan pemikiran atau kesepakatan melalui interaksi.

Menurut Pace & Faules (2002), komunikasi berbeda dengan perilaku manusia dan organisasi lainnya karena ketergantungannya pada proses mental untuk memahami individu, objek, dan peristiwa. Mereka menekankan dua aspek mendasar dari komunikasi: 1) penciptaan pesan, atau lebih tepatnya, penciptaan pertunjukan, dan 2) penguraian pesan, atau penafsiran pertunjukan.

Harold D. Lasswell mendefinisikan komunikasi sebagai jawaban atas pertanyaan: Siapa, Mengatakan Apa, Dengan Saluran Apa, Kepada Siapa, Dengan Efek Apa? Rumusan ini dikenal dengan formula Lasswell (Effendy, 1993). Menurut Lasswell, komunikasi mencakup beberapa elemen kunci: komunikator, pesan yang disampaikan, media yang digunakan, penerima atau khalayak, dan efek yang ditimbulkan. Pada intinya, komunikasi adalah proses penyampaian pesan dengan tujuan agar makna yang dimaksudkan oleh pengirim (komunikator) dipahami oleh penerima (khalayak).

Organisasi

Aspek penting dalam memahami komunikasi organisasi adalah mengenali pendekatan-pendekatan yang membentuk perspektif kita tentang organisasi. Sesuai dengan Robbins (2001), sebuah organisasi dicirikan sebagai sebuah entitas sosial yang terstruktur dengan sengaja yang terdiri dari dua atau lebih individu yang berkolaborasi secara konsisten untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama.

Pace & Faules (2002)menyarankan dua perspektif untuk memahami organisasi: pendekatan obyektif dan pendekatan subyektif. Istilah “obyektif” menunjukkan keyakinan bahwa objek, perilaku, dan peristiwa ada secara independen di dunia nyata, terpisah dari pengamatan. Sebaliknya, “subyektif” menyiratkan bahwa realitas adalah sebuah konstruksi sosial, sebuah proses di mana individu menciptakan persepsi mereka tentang apa yang ada “di luar sana.”

Menurut pendekatan obyektif, sebuah organisasi dipandang sebagai entitas fisik dan konkret dengan batas-batas yang jelas dan stabil. Istilah “organisasi” menunjukkan struktur nyata yang mencakup orang, hubungan, dan tujuan. Sebaliknya, pendekatan subjektif memandang organisasi sebagai aktivitas dinamis yang didorong oleh tindakan, interaksi, dan transaksi orang-orang. Organisasi dibentuk dan dipertahankan melalui interaksi yang berkembang di antara individu-individu dan tidak ada secara independen dari perilaku yang membentuknya.

Dari sudut pandang obyektif, sebuah organisasi dipandang sebagai sebuah entitas yang terstruktur; sedangkan dari sudut pandang subyektif, sebuah organisasi dipandang sebagai sebuah proses yang dinamis (perilaku pengorganisasian). Perbedaan ini menyiratkan bahwa, dalam pendekatan obyektif, mempelajari sebuah organisasi melibatkan pemeriksaan secara keseluruhan, dengan fokus pada bagaimana organisasi tersebut beradaptasi dengan lingkungannya untuk berkembang dan bertahan hidup. Sebaliknya, pendekatan subyektif menekankan pada pemahaman organisasi dengan menganalisis perilaku dan maknanya bagi mereka yang terlibat, mengenali struktur sambil memberikan penekanan yang signifikan pada tindakan manusia. Baik pendekatan objektif maupun subjektif tidak hanya mempengaruhi studi komunikasi organisasi, tetapi juga aspek-aspek yang lebih luas dari perilaku organisasi.

Komunikasi Organisasi

Berdasarkan uraian tersebut, komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pengarahan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi di dalam suatu organisasi. Definisi ini menyoroti aspek fungsional (obyektif) dari komunikasi. Atau, dari sudut pandang interpretatif (subjektif), komunikasi organisasi dipahami sebagai proses di mana makna dibangun dari interaksi yang membentuk organisasi. Hal ini mencakup perilaku pengorganisasian yang terjadi, termasuk bagaimana para partisipan terlibat dalam pertukaran dan memberikan makna pada interaksi tersebut.

Arifin (1994) menawarkan definisi yang mudah tentang komunikasi organisasi sebagai pertukaran informasi di antara orang-orang di dalam organisasi. Proses ini biasanya melibatkan beberapa tahap: perhatian, pemahaman, penerimaan sebagai sesuatu yang benar, dan retensi.

Peranan Komunikasi Kepemimpinan

Dalam organisasi yang diarahkan pada tujuan bisnis dan komunitas, komunikasi di dalam organisasi atau perusahaan akan mencakup empat peran utama, khususnya:

Fungsi informatif

Anggaplah sebuah organisasi sebagai pusat informasi yang canggih di mana setiap anggotanya berusaha keras untuk mendapatkan data yang komprehensif, akurat, dan terkini. Masuknya informasi ini memberdayakan setiap individu untuk menjalankan peran mereka dengan tepat. Di berbagai lapisan hierarki, informasi berfungsi sebagai sumber daya yang sangat penting. Pada tingkat kepemimpinan, data sangat penting untuk menyusun strategi organisasi dan mengatasi perselisihan internal. Di sisi lain, karyawan garis depan (bawahan) mengandalkan informasi yang berkaitan dengan tunjangan mereka, termasuk keamanan, layanan sosial, asuransi kesehatan, dan kebijakan cuti.

Fungsi Regulatif

Fungsi pengaturan dalam sebuah organisasi diatur oleh aturan dan pedoman yang telah ditetapkan. Ada dua faktor utama yang mempengaruhi peran pengaturan ini: (1) Pemimpin dan Manajer: Individu di tingkat manajemen memiliki otoritas yang signifikan atas aliran informasi dalam organisasi. Mereka memiliki kekuatan untuk mengontrol dan menyebarkan informasi, serta mengeluarkan arahan dan perintah. Hal ini menempatkan mereka pada posisi otoritas di eselon atas, memastikan bahwa instruksi mereka diikuti dengan tekun. (2) Pesan yang Berorientasi pada Pekerjaan: Pesan-pesan ini sangat penting untuk memberikan kejelasan tentang protokol di tempat kerja. Bawahan membutuhkan pemahaman yang jelas tentang tindakan apa yang diperbolehkan dan mana yang tidak, memastikan bahwa semua kegiatan sesuai dengan standar dan harapan organisasi.

Fungsi Persuasif 

Dalam manajemen organisasi, kekuasaan dan otoritas saja tidak selalu memberikan hasil yang diinginkan. Oleh karena itu, banyak pemimpin yang memilih untuk membujuk bawahan mereka daripada mengeluarkan perintah. Keterlibatan sukarela dari karyawan cenderung menumbuhkan rasa komitmen dan tanggung jawab yang lebih dalam, yang sering kali melampaui hasil yang dicapai melalui penggunaan wewenang yang sering.

Fungsi Integratif

Organisasi berusaha untuk membangun jalur komunikasi yang memungkinkan karyawan untuk melakukan tugas mereka secara efisien dan efektif. Jalur-jalur ini mencakup sarana formal dan informal. Jalur formal mencakup publikasi resmi organisasi seperti buletin dan buletin, serta laporan kemajuan. Di sisi lain, jalur informal terdiri dari interaksi di tempat kerja yang bersifat santai, seperti percakapan saat istirahat, olahraga tim, atau tamasya sosial. Dengan mengintegrasikan aktivitas-aktivitas ini, organisasi dapat secara signifikan meningkatkan antusiasme dan rasa keterlibatan karyawan.

Untuk memahami bagaimana individu dalam sebuah organisasi berbagi informasi dan ide, penting untuk memeriksa gaya komunikasi mereka. Gaya komunikasi adalah perpaduan unik dari perilaku interpersonal yang disesuaikan untuk situasi tertentu. Setiap gaya terdiri dari serangkaian tindakan dan kata-kata yang bertujuan untuk menimbulkan respons tertentu. Keefektifan gaya komunikasi bergantung pada niat pengirim dan harapan penerima.

Gaya Komunikasi Kepemimpinan

Gaya komunikasi yang mengendalikan, sering disebut sebagai Gaya Mengontrol, ditandai dengan kecenderungan yang kuat untuk membatasi, memengaruhi, dan mengelola tindakan, pikiran, dan reaksi orang lain. Individu yang menerapkan gaya ini biasanya adalah komunikator satu arah. Pendekatan ini dapat dibagi menjadi beberapa komponen utama, termasuk:

The Controlling style

Gaya komunikasi pengendali didefinisikan sebagai keinginan yang kuat untuk membatasi, memanipulasi, dan mengatur perilaku, pikiran, dan tanggapan orang lain. Individu yang menggunakan gaya ini sering kali merupakan komunikator satu arah. Alih-alih berusaha untuk terlibat dalam diskusi kolaboratif, mereka bertujuan untuk memberi tahu orang lain tentang tindakan dan keputusan mereka. Gaya ini sering digunakan untuk memotivasi dan mengarahkan orang lain secara efektif, sering kali melalui kritik. Namun, gaya ini dapat bersifat negatif, sehingga menimbulkan reaksi yang tidak menyenangkan dari pihak yang dikendalikan.

The Equalitarian style

Fitur utama dari gaya komunikasi yang setara adalah pembentukan pemahaman bersama atau kesamaan. Pendekatan ini melibatkan pertukaran pesan lisan dan tulisan dua arah, mendorong komunikasi yang terbuka dan transparan. Setiap anggota organisasi dapat dengan bebas mengekspresikan ide dan pendapat dalam suasana yang santai, kasual, dan informal. Lingkungan ini mendorong kesepakatan dan pemahaman bersama di antara anggota tim.

Individu yang mengadopsi gaya equalitarian ini biasanya memiliki rasa kepedulian yang kuat dan kemampuan untuk membangun hubungan yang positif baik secara pribadi maupun profesional. Gaya ini meningkatkan komunikasi dalam organisasi dengan mengedepankan empati dan kerja sama, terutama dalam menangani masalah yang kompleks. Gaya ini juga memastikan bahwa informasi dibagikan secara bebas di antara semua anggota, menumbuhkan budaya kerja yang kolaboratif dan inklusif.

The Structuring Style

Gaya komunikasi terstruktur menggunakan pesan tertulis dan lisan untuk menetapkan perintah yang jelas, jadwal tugas, dan kerangka kerja organisasi. Pengirim berfokus untuk memengaruhi orang lain dengan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan, dan prosedur. Menurut Stogdill dan Coons dari Biro Penelitian Bisnis di Ohio State University, pendekatan ini sejalan dengan dimensi kepemimpinan yang efektif yang dikenal sebagai Initiating Structure. Mereka mendefinisikan Initiating Structure sebagai kemampuan pemimpin untuk merencanakan dan mengomunikasikan pesan yang memperkuat tujuan organisasi, memperjelas penugasan, dan menjawab pertanyaan yang mungkin muncul.

The Dynamic Style

Gaya komunikasi dinamis ditandai dengan sifatnya yang agresif, karena pengirim menyadari perlunya tindakan dalam lingkungan kerja. Gaya ini biasanya digunakan oleh juru kampanye atau supervisor yang memotivasi tim penjualan. Tujuan utama dari pendekatan agresif ini adalah untuk menginspirasi dan mendorong karyawan untuk bekerja lebih efisien dan efektif. Meskipun gaya komunikasi ini sangat efektif dalam menangani masalah-masalah kritis, gaya ini mengharuskan karyawan atau bawahan untuk memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mengatasi tantangan-tantangan ini.

The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini mewujudkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat, dan ide dari orang lain, daripada memberikan perintah. Meskipun memiliki wewenang untuk memberikan perintah dan kontrol, pengirim memilih pendekatan yang lebih kolaboratif. Gaya ini paling efektif jika pengirim bekerja dengan individu yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti, dan bersedia bertanggung jawab penuh atas tugas yang diberikan.

The Withdrawal Style

Menggunakan gaya komunikasi ini dapat menyebabkan berkurangnya interaksi, karena individu yang mengadopsinya tidak memiliki keinginan untuk terlibat dengan orang lain karena masalah atau kesulitan interpersonal. Sebagai contoh, seseorang mungkin berkata, “Saya tidak ingin terlibat dalam masalah ini,” yang mengindikasikan upaya untuk menghindari tanggung jawab dan keengganan untuk berkomunikasi. Pendekatan ini tidak cocok untuk komunikasi organisasi.

Sebaliknya, gaya komunikasi yang setara dianggap ideal, mendorong interaksi yang terbuka dan kolaboratif. Sementara gaya penataan, dinamis, dan melepaskan dapat digunakan secara strategis untuk mencapai hasil yang positif, gaya mengendalikan dan menarik diri cenderung menghalangi interaksi yang bermanfaat dalam organisasi.

Peran pimpinan dalam peningkatan komunikasi

Miskomunikasi dapat menyebabkan masalah yang signifikan ketika pesan tidak tersampaikan secara efektif. Meskipun demikian, sering kali diabaikan bahwa manusia pada dasarnya bergantung pada komunikasi dalam kehidupan mereka. Kita membutuhkan orang lain dan membutuhkan interaksi dalam kelompok atau komunitas agar dapat berfungsi dan berkembang.

Komunikasi sering kali sangat bervariasi, dan perbedaan gaya dapat menimbulkan tantangan yang signifikan. Perbedaan ini sering kali memicu etnosentrisme, yang mengakibatkan konflik antar kelompok di dalam suatu negara ketika kata-kata atau maksud disalahartikan. Selain itu, komunikasi yang efektif sangat penting dalam kehidupan sehari-hari untuk interaksi yang harmonis antara individu dan masyarakat, sehingga dapat membantu mencegah konflik. Dalam skala yang lebih luas, komunikasi sangat penting bagi negara-negara untuk membangun dan memelihara hubungan bilateral satu sama lain.

Komunikasi dan kepemimpinan memiliki kaitan yang sangat erat. Seorang pemimpin yang sukses harus memiliki perspektif yang luas, kejujuran, tanggung jawab, keberanian dalam pengambilan keputusan, dan keterampilan komunikasi yang luar biasa. Komunikasi yang efektif sangat penting, karena dapat secara signifikan memengaruhi keberhasilan seorang pemimpin dalam memenuhi tanggung jawabnya. Setiap pemimpin memiliki bawahan yang menyumbangkan ide, yang kemudian digunakan oleh pemimpin untuk mengambil keputusan.

Kepemimpinan yang efektif yang memengaruhi orang lain sebagian besar bergantung pada keterampilan komunikasi yang kuat. Komunikasi yang baik dan efektif terkait erat dengan kepercayaan dan keyakinan yang ditanamkan oleh seorang pemimpin kepada bawahannya. Kepercayaan dan keyakinan terbangun ketika pemimpin membina lingkungan yang harmonis di mana komunikasi yang terbuka dan bermakna tumbuh subur, selaras dengan prinsip-prinsip inti komunikasi yang efektif.

Dalam sebuah organisasi, kerja sama yang efektif di antara semua anggota - baik pemimpin maupun staf - sangat penting untuk kelancaran dan keselarasan operasi untuk mencapai tujuan bersama. Lingkungan kerja sama ini secara alami menumbuhkan komunikasi, karena setiap instruksi, aliran informasi dari pimpinan, umpan balik dari bawahan, dan interaksi antar rekan kerja terjadi melalui proses komunikasi.

Peran pemimpin dalam meningkatkan komunikasi dalam sebuah organisasi membutuhkan tiga elemen kunci: pertama, baik pemimpin maupun anggota tim harus memiliki keterampilan yang tepat dan pemahaman yang mendalam tentang komunikasi yang efektif, karena proses ini lebih dari sekadar interaksi dasar; kedua, iklim organisasi yang mendukung sangat penting, mendorong kejujuran, keterbukaan, praktik yang baik, dan tanggung jawab; dan ketiga, komunikasi yang efektif menuntut perhatian dan upaya yang berkelanjutan dari staf dan manajemen.

KESIMPULAN

Berdasarkan artikel yang telah dipaparkan, komunikasi merupakan elemen fundamental dalam kepemimpinan organisasi yang efektif. Seorang pemimpin tidak hanya dituntut untuk memiliki visi dan kemampuan pengambilan keputusan yang baik, tetapi juga harus menguasai berbagai gaya komunikasi - dari gaya equalitarian yang mendorong keterbukaan hingga gaya struktural yang memperjelas tujuan organisasi. Keberhasilan komunikasi organisasi ditopang oleh tiga pilar utama: keterampilan komunikasi yang mumpuni dari seluruh anggota organisasi, iklim organisasi yang mendukung keterbukaan dan kejujuran, serta komitmen berkelanjutan dari manajemen dan staf dalam memelihara komunikasi yang efektif. Melalui empat fungsi utama komunikasi - informatif, regulatif, persuasif, dan integratif - pemimpin dapat menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan produktif. Kemampuan pemimpin dalam memilih dan menerapkan gaya komunikasi yang tepat sesuai situasi dan kondisi menjadi kunci dalam membangun kepercayaan, mengelola konflik, dan mengarahkan organisasi menuju pencapaian tujuan bersama.