Arifin (1994) menawarkan definisi yang mudah tentang komunikasi organisasi sebagai pertukaran informasi di antara orang-orang di dalam organisasi. Proses ini biasanya melibatkan beberapa tahap: perhatian, pemahaman, penerimaan sebagai sesuatu yang benar, dan retensi.
Peranan Komunikasi Kepemimpinan
Dalam organisasi yang diarahkan pada tujuan bisnis dan komunitas, komunikasi di dalam organisasi atau perusahaan akan mencakup empat peran utama, khususnya:
Fungsi informatif
Anggaplah sebuah organisasi sebagai pusat informasi yang canggih di mana setiap anggotanya berusaha keras untuk mendapatkan data yang komprehensif, akurat, dan terkini. Masuknya informasi ini memberdayakan setiap individu untuk menjalankan peran mereka dengan tepat. Di berbagai lapisan hierarki, informasi berfungsi sebagai sumber daya yang sangat penting. Pada tingkat kepemimpinan, data sangat penting untuk menyusun strategi organisasi dan mengatasi perselisihan internal. Di sisi lain, karyawan garis depan (bawahan) mengandalkan informasi yang berkaitan dengan tunjangan mereka, termasuk keamanan, layanan sosial, asuransi kesehatan, dan kebijakan cuti.
Fungsi Regulatif
Fungsi pengaturan dalam sebuah organisasi diatur oleh aturan dan pedoman yang telah ditetapkan. Ada dua faktor utama yang mempengaruhi peran pengaturan ini: (1) Pemimpin dan Manajer: Individu di tingkat manajemen memiliki otoritas yang signifikan atas aliran informasi dalam organisasi. Mereka memiliki kekuatan untuk mengontrol dan menyebarkan informasi, serta mengeluarkan arahan dan perintah. Hal ini menempatkan mereka pada posisi otoritas di eselon atas, memastikan bahwa instruksi mereka diikuti dengan tekun. (2) Pesan yang Berorientasi pada Pekerjaan: Pesan-pesan ini sangat penting untuk memberikan kejelasan tentang protokol di tempat kerja. Bawahan membutuhkan pemahaman yang jelas tentang tindakan apa yang diperbolehkan dan mana yang tidak, memastikan bahwa semua kegiatan sesuai dengan standar dan harapan organisasi.
Fungsi PersuasifÂ
Dalam manajemen organisasi, kekuasaan dan otoritas saja tidak selalu memberikan hasil yang diinginkan. Oleh karena itu, banyak pemimpin yang memilih untuk membujuk bawahan mereka daripada mengeluarkan perintah. Keterlibatan sukarela dari karyawan cenderung menumbuhkan rasa komitmen dan tanggung jawab yang lebih dalam, yang sering kali melampaui hasil yang dicapai melalui penggunaan wewenang yang sering.
Fungsi Integratif
Organisasi berusaha untuk membangun jalur komunikasi yang memungkinkan karyawan untuk melakukan tugas mereka secara efisien dan efektif. Jalur-jalur ini mencakup sarana formal dan informal. Jalur formal mencakup publikasi resmi organisasi seperti buletin dan buletin, serta laporan kemajuan. Di sisi lain, jalur informal terdiri dari interaksi di tempat kerja yang bersifat santai, seperti percakapan saat istirahat, olahraga tim, atau tamasya sosial. Dengan mengintegrasikan aktivitas-aktivitas ini, organisasi dapat secara signifikan meningkatkan antusiasme dan rasa keterlibatan karyawan.
