Mohon tunggu...
Sigit Eka Pribadi
Sigit Eka Pribadi Mohon Tunggu... Administrasi - #Juara Best In Specific Interest Kompasiana Award 2023#Nominee Best In Specific Interest Kompasiana Award 2022#Kompasianer Terpopuler 2020#

#Juara Best In Specific Interest Kompasiana Award 2023#Nominee Best In Specific Interest Kompasiana Award 2022#Kompasianer Terpopuler 2020#Menulis sesuai suara hati#Kebebasan berpendapat dijamin Konstitusi#

Selanjutnya

Tutup

Worklife Artikel Utama

Jangan Sepelekan Pengelolaan Arsip! Kenapa?

28 Juni 2022   14:51 Diperbarui: 28 Juni 2022   19:24 1128
+
Laporkan Konten
Laporkan Akun
Kompasiana adalah platform blog. Konten ini menjadi tanggung jawab bloger dan tidak mewakili pandangan redaksi Kompas.
Lihat foto
Bagikan ide kreativitasmu dalam bentuk konten di Kompasiana | Sumber gambar: Freepik

Ilustrasi gambar serah terima surat dan tahap pencatatan surat | Dokumentasi Pribadi
Ilustrasi gambar serah terima surat dan tahap pencatatan surat | Dokumentasi Pribadi

Yang tak kalah penting lagi, tahap ini juga wajib dilaksanakan pada bidang-bidang sesuai bagian-bagiannya masing-masing.

Atau dalam artian ketika surat sudah tercatat secara jelas pada pihak yang pertama kali menerima seperti sekuriti misalnya, dan ketika sudah diteruskan pada bidang Set atau Humas, maka Set atau Humas wajib mencatat dalam buku agenda dan buku ekspedisi atau dengan kata lain serah terimanya harus tercatat.

Begitu juga setelahnya akan diteruskan lagi ke bagian yang dituju sesuai isi surat, bukti serah terimanya haruslah tercatat.

2. Tahap pengolahan arsip.

Pada tahap ini pada umumnya surat sudah terdistribusikan kepada siapa yang berhak menerima surat sesuai tugas pokoknya masing-masing.

Biasanya juga sudah ada konsep naskah yang saling berkaitan dari surat yang sudah diterima tersebut, baik itu jawaban surat, tanggapan surat, atau mungkin saran dan bisa lainnya.

Nah, pada tahap ini jugalah autentifikasi surat, kontrol paraf sampai nantinya ditandatangani oleh yang berhak dan dicap basah wajib dilaksanakan.

Setelahnya kembali lagi kepada tahap awal, tercatat dan tertulis dengan jelas, serah terimanya juga haruslah jelas pada buku agenda dan buku ekspedisi surat untuk kedepan sebagai bukti otentik kronologis surat.

3. Tahap pengarsipan.

Nah, ditahap ini, surat masuk yang sudah selesai diolah dikembalikan ke Set atau Humas dengan bukti serah terima yang jelas sesuai tahap pertama, setelahnya Set ataupun Humas yang menyimpan surat dalam bendel map sesuai klasifikasi surat sebagai arsip.

HALAMAN :
  1. 1
  2. 2
  3. 3
  4. 4
  5. 5
  6. 6
Mohon tunggu...

Lihat Konten Worklife Selengkapnya
Lihat Worklife Selengkapnya
Beri Komentar
Berkomentarlah secara bijaksana dan bertanggung jawab. Komentar sepenuhnya menjadi tanggung jawab komentator seperti diatur dalam UU ITE

Belum ada komentar. Jadilah yang pertama untuk memberikan komentar!
LAPORKAN KONTEN
Alasan
Laporkan Konten
Laporkan Akun