Jangan Sepelekan Pengelolaan Arsip! Kenapa?

Pernahkah Anda mencari arsip surat di kantor Anda tapi arsip yang tersebut dicari enggak ketemu-ketemu?

Sampai keringat dingin bercucuran, kepala mumet, dan sakit perut karena dapat tekanan dari pimpinan arsip harus ada saat itu juga, tapi arsip surat yang dicari-cari enggak ketemu juga?

Parahnya lagi, ternyata arsip surat yang dicari tersebut ujung-ujungnya malah hilang entah ke mana rimbanya.

Baca juga: 3 Alasan Kenapa Surat Dinas Jangan Dibuat Asal-Asalan

Karena setelah dirunut-runut dan dicek-ricek secara kronologis dari pencatatan dan perjalanan ekspedisinya terkait siapa yang menerimanya justru yang terjadi adalah saling lempar tanggung jawab.

Katanya sudah diterima si A, tapi Si A katanya sudah menyerahkan pada si B, tapi Si B merasa tidak menerima arsip suratnya.

Saat di konfirmasi kepada pihak pencatat surat di buku agenda dan buku ekspedisi surat, tapi juga tidak pernah merasa menerima terkait arsip surat yang dimaksud.

Ketika dikonfirmasi lagi pada pihak pengirim surat tapi dari pihak pengirim surat sudah merasa mengirim dan bahwa surat sudah diterima oleh sekuriti.

Tapi sekuriti katanya sudah menyerahkan kepada bagian yang dituju yaitu kepada Si A, tapi kenyataannya Si A sudah merasa menyerahkannya kepada Si B.

Tapi si B merasa enggak pernah menerima surat yang dimaksud, dan muter-muter begitu terus, pada akhirnya ya jadi enggak tahu ke mana arsip surat tersebut. Arsip hilang entah kemana rimbanya.

Karena apa, mulai dari diterima hingga distribusinya tidak jelas terkait pencatatan tertulisnya, sehingga mau dibuktikan kebenarannya terkait siapa yang bertanggung jawab soal arsip surat yang dicari tersebut tapi tidak ada bukti catatan yang mendukung baik itu di buku agenda dan buku ekspedisi.

Padahal arsip surat yang sedang dicari tersebut adalah lagi genting-gentingnya dibutuhkan oleh pimpinan, tapi malahnya hilang.

Lalu, apa yang terjadi?

Tentu saja pimpinan bakal murka, dan wajar saja kalau pimpinan marah, karena memang ada yang tidak beres di kantornya terkait pengelolaan dan perawatan arsip surat.

Ada ketidak-profesionalan dalam hal pengelolaan dan perawatan Arsip, dan tentunya suatu kasus yang fatal bagi suatu kantor kalau arsip kantor akhirnya harus hilang entah dimana rimbanya.

Apalagi kalau klasifikasi arsip surat yang hilang tersebut adalah arsip surat rahasia, jelaslah sangat riskan bagi kantor, karena bisa terjadi kebocoran informasi soal kantor kepada pihak-pihak yang tidak diinginkan.

Jelas banget pimpinan bakal lebih murka kalau arsip surat yang hilang adalah klasifikasi arsip surat rahasia dan dalam hal ini pun pimpinan berhak memproses dan menginvestigasi semua pihak yang terlibat untuk mengusut arsip surat yang hilang tersebut.

Sehingga bisa saja berujung akan ada pihak-pihak yang bakal menerima sanksi, atau parahnya, bisa saja terjadi pemecatan.

Sebab, sudah seharusnya arsip surat tidaklah boleh dikelola dan dirawat secara sembarangan, pengelolaan dan perawatan arsip itu penting banget.

Harus jelas terkait siapa orang-orang yang bertanggung jawab mulai dari diterimanya surat sampai surat selesai pada tahap pengarsipan dan termasuk pemusnahan.

Mudahan saja kasus hilangnya arsip surat ini tidak terjadi di kantor Anda, namun kalaupun kasus ini terjadi di kantor Anda, maka belumlah terlambat untuk melakukan pembenahan agar kedepannya tidak lagi terulang.

Berkaitan dengan itu, penulis ingin berbagi wawasan, terkait bagaimana tahapan tata kelola dan perawatan arsip surat diterima dan dikeluarkan hingga tuntas pada tahap pengarsipan dan tahap pengakhiran.

Penulis, dkk saat studi banding soal pengelolaan di Badan Kearsipan Angkatan Darat./Dokumentasi Pribadi

Lantas, apa sajakah tahapan tersebut?

1. Tahap pencatatan wajib secara tertulis surat keluar-masuk pada buku ekspedisi surat dan buku agenda surat.

Tentunya setiap kantor haruslah memiliki sarana buku ekspedisi surat dan buku agenda surat, baik itu surat masuk dan surat keluar.

Nah, ditahap inilah yang seringkali malah yang disepelekan, kadang alasannya lupa lah, biar cepat lah, ribet lah, dan berbagai alasan pembenaran lainnya.

Padahal ditahap inilah yang paling penting terkait siapa-siapa yang bertanggung jawab soal surat keluar masuk milik kantor dan surat milik rekanan kantor.

Oleh karenanya, pada tahap pertama ini sifatnya wajib, tidak bisa ditawar-tawar lagi dengan berbagai alasan, sehingga harus dilaksanakan.

Pada tahap ini juga harus jelas siapa yang menerima dan mengirim, dan wajib tertulis, nomor dan tanggal surat, perihal surat, alamat yang dituju dan alamat tujuan, serta nama terang dan tanda tangan terkait siapa yang menerima dan mengirim, termasuk klasifikasi surat apakah surat biasa atau surat rahasia.

Dalam hal ini, pihak yang membidangi kesekretariatan ataupun humas wajib memberikan pedoman ini kepada pihak terkait yang pertama kali berhubungan dengan surat keluar masuk dan diberikan penekanan bahwa tahap ini adalah sifatnya wajib.

Hal ini bertujuan mencegah oknum yang ingin coba-coba lewat jalan belakang, ataupun dapat melacak terkait siapa yang bertanggung jawab bila kedepan terjadi kehilangan arsip surat.

Sehingga dapat dirunut secara kronologis sampai dimana dan kemana perjalanan surat keluar masuk tersebut, kalaupun hilang maka nama terakhirlah yang harus mempertanggung jawabkan sesuai catatan yang tertera pada buku agenda dan buku ekspedisi.

Ilustrasi gambar serah terima surat dan tahap pencatatan surat | Dokumentasi Pribadi

Yang tak kalah penting lagi, tahap ini juga wajib dilaksanakan pada bidang-bidang sesuai bagian-bagiannya masing-masing.

Atau dalam artian ketika surat sudah tercatat secara jelas pada pihak yang pertama kali menerima seperti sekuriti misalnya, dan ketika sudah diteruskan pada bidang Set atau Humas, maka Set atau Humas wajib mencatat dalam buku agenda dan buku ekspedisi atau dengan kata lain serah terimanya harus tercatat.

Begitu juga setelahnya akan diteruskan lagi ke bagian yang dituju sesuai isi surat, bukti serah terimanya haruslah tercatat.

2. Tahap pengolahan arsip.

Pada tahap ini pada umumnya surat sudah terdistribusikan kepada siapa yang berhak menerima surat sesuai tugas pokoknya masing-masing.

Biasanya juga sudah ada konsep naskah yang saling berkaitan dari surat yang sudah diterima tersebut, baik itu jawaban surat, tanggapan surat, atau mungkin saran dan bisa lainnya.

Nah, pada tahap ini jugalah autentifikasi surat, kontrol paraf sampai nantinya ditandatangani oleh yang berhak dan dicap basah wajib dilaksanakan.

Setelahnya kembali lagi kepada tahap awal, tercatat dan tertulis dengan jelas, serah terimanya juga haruslah jelas pada buku agenda dan buku ekspedisi surat untuk kedepan sebagai bukti otentik kronologis surat.

3. Tahap pengarsipan.

Nah, ditahap ini, surat masuk yang sudah selesai diolah dikembalikan ke Set atau Humas dengan bukti serah terima yang jelas sesuai tahap pertama, setelahnya Set ataupun Humas yang menyimpan surat dalam bendel map sesuai klasifikasi surat sebagai arsip.

Terkait surat keluar baik itu surat jawaban, tanggapan, saran, haruslah ada arsip pertinggal yang ada kontrol parafnya dan arsip pertinggal ini haruslah Set atau Humas yang menyimpannya sebagai Arsip disertai bukti serah terima pencatatan sesuai pada tahap pertama.

4. Tahap pemusnahan dan pemindahan arsip.

Tahap pemusnahan dan pemindahan arsip ini biasanya tergantung pada kebijakan dari kantor masing-masing.

Seperti di instansi pemerintahan misalnya, pada umumnya sebelum dimusnahkan atau dipindahkan, maka arsip ini dinilai terlebih dahulu.

Biasanya dimulai dari berapa tahun masa simpannya, apakah 5 tahun, apakah 10 tahun, apakah masuk kategori musnah atau pindah.

Sedikit tambahan juga, kalau di instansi pemerintahan biasanya ada arsip yang dipindahkan hingga ketingkat Badan Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI).

Biasanya arsip yang dipindahkan tersebut dinilai arsip sejarah, atau arsip yang penting banget, ataupun sejenis arsip abadi.

Nah, kalau di instansi swasta tentunya punya kebijakan masing-masing soal pemusnahan ataupun pemindahan arsip ini. 

Ada yang mungkin mengadopsi seperti yang dilaksanakan sesuai yang diterapkan oleh instansi pemerintah dan ada yang menerapkan kebijakan sendiri.

Tapi yang jelas, mulai dari tahap satu, dua, dan tiga adalah jadi pedoman wajib dalam pengelolaan arsip.

Nah, inilah kiranya yang mendasarinya kenapa pengelolaan arsip itu sangatlah penting sehingga sangatlah tidak boleh disepelekan.

Sebab, seperti tadi yang penulis uraikan soal kasus hilangnya arsip kantor, kalau tahapan-tahapan pengelolaan arsip dilaksanakan dengan bertanggung jawab akan sangat mudah menemukan siapa yang terakhir bertanggung jawab terkait arsip surat yang hilang tersebut.

Yang jelas juga, soal pengelolaan surat ini intinya adalah mempermudah penelusuran arsip, sehingga kalau sewaktu-waktu diperlukan akan sangat gampang banget ditemukan, serta jelas pertanggung jawabannya.

Nah, inilah kiranya sedikit banyaknya yang bisa penulis informasikan terkait betapa pentingnya terkait pengelolaan arsip surat kantor ini. Semoga kiranya dapat bermanfaat.

Salam literasi.
Sigit Eka Pribadi.