Terkait surat keluar baik itu surat jawaban, tanggapan, saran, haruslah ada arsip pertinggal yang ada kontrol parafnya dan arsip pertinggal ini haruslah Set atau Humas yang menyimpannya sebagai Arsip disertai bukti serah terima pencatatan sesuai pada tahap pertama.
4. Tahap pemusnahan dan pemindahan arsip.
Tahap pemusnahan dan pemindahan arsip ini biasanya tergantung pada kebijakan dari kantor masing-masing.
Seperti di instansi pemerintahan misalnya, pada umumnya sebelum dimusnahkan atau dipindahkan, maka arsip ini dinilai terlebih dahulu.
Biasanya dimulai dari berapa tahun masa simpannya, apakah 5 tahun, apakah 10 tahun, apakah masuk kategori musnah atau pindah.
Sedikit tambahan juga, kalau di instansi pemerintahan biasanya ada arsip yang dipindahkan hingga ketingkat Badan Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI).
Biasanya arsip yang dipindahkan tersebut dinilai arsip sejarah, atau arsip yang penting banget, ataupun sejenis arsip abadi.
Nah, kalau di instansi swasta tentunya punya kebijakan masing-masing soal pemusnahan ataupun pemindahan arsip ini.Â
Ada yang mungkin mengadopsi seperti yang dilaksanakan sesuai yang diterapkan oleh instansi pemerintah dan ada yang menerapkan kebijakan sendiri.
Tapi yang jelas, mulai dari tahap satu, dua, dan tiga adalah jadi pedoman wajib dalam pengelolaan arsip.
Nah, inilah kiranya yang mendasarinya kenapa pengelolaan arsip itu sangatlah penting sehingga sangatlah tidak boleh disepelekan.
