Yang tak kalah penting lagi, tahap ini juga wajib dilaksanakan pada bidang-bidang sesuai bagian-bagiannya masing-masing.
Atau dalam artian ketika surat sudah tercatat secara jelas pada pihak yang pertama kali menerima seperti sekuriti misalnya, dan ketika sudah diteruskan pada bidang Set atau Humas, maka Set atau Humas wajib mencatat dalam buku agenda dan buku ekspedisi atau dengan kata lain serah terimanya harus tercatat.
Begitu juga setelahnya akan diteruskan lagi ke bagian yang dituju sesuai isi surat, bukti serah terimanya haruslah tercatat.
2. Tahap pengolahan arsip.
Pada tahap ini pada umumnya surat sudah terdistribusikan kepada siapa yang berhak menerima surat sesuai tugas pokoknya masing-masing.
Biasanya juga sudah ada konsep naskah yang saling berkaitan dari surat yang sudah diterima tersebut, baik itu jawaban surat, tanggapan surat, atau mungkin saran dan bisa lainnya.
Nah, pada tahap ini jugalah autentifikasi surat, kontrol paraf sampai nantinya ditandatangani oleh yang berhak dan dicap basah wajib dilaksanakan.
Setelahnya kembali lagi kepada tahap awal, tercatat dan tertulis dengan jelas, serah terimanya juga haruslah jelas pada buku agenda dan buku ekspedisi surat untuk kedepan sebagai bukti otentik kronologis surat.
3. Tahap pengarsipan.
Nah, ditahap ini, surat masuk yang sudah selesai diolah dikembalikan ke Set atau Humas dengan bukti serah terima yang jelas sesuai tahap pertama, setelahnya Set ataupun Humas yang menyimpan surat dalam bendel map sesuai klasifikasi surat sebagai arsip.
