Perencanaan Proses, Jasa, dan Perancangan Sistem Kerja

Artikel Manajemen Operasi

Materi 6 : Perencanaan Proses, Jasa dan Perancangan Sistem Kerja

UNIVERSITAS PAMULANG

Dosen Pengampu : Ibu Luh Nadi SE., MM

Yang disusun oleh :

KELOMPOK 3

1. Kalvin Bayu Adji Krisdiyanto (2016120887)

2. Liska Alifiya (171011250287)

3. Milda Tri Rahmawati (171011250439)

4. Minta Oktavia Laia (171011250455)

5. Yolanda Pebrianti (171011250443)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Semua organisasi/perusahaan mempunyai maksud dan tujuan. Mereka membuat dan menjual berbagai produk atau menawarkan jasa-jasa tertentu. Organisasi-organisasi perusahaan harus selalu menyesuaikan desain produk dan jenis jasa yang mereka tawarkan dengan apa yang dibutuhkan dan diinginkan para konsumen. 

Setiap waktu pasti akan banyak perusahaan-perusahaan berdiri, dan itu salah satunya sudah dipastikan akan menjadi kompetitor-kompetitor dari perusahaan yang kita jalani ini. Dengan akan adanya kompetitor yang bermunculan tentunya kita harus mencari cara agar dapat bersaing dengan kompetitor tersebut. Salah satu caranya adalah mencari inovasi-inovasi yang menarik agar dapat bertahan lama di industri tersebut. Inovasi yang dilakukan dapat berupa desain atau rancangan dari produk yang akan diciptakan serta melakukan seleksi proses jasa yang akan dihasilkan.

Dengan demikian, agar perusahaan tersebut dapat bersaing dengan perusahaan lainnya, maka perusahaan tersebut harus meningkatkan kualitas produk dan jasa yang dihasilkannya serta melakukan inovasi terhadap produk dan jasa yang dihasilkan tersebut dengan cara membuat desain/rancangan produk dan jasa serta seleksi proses jasa sehingga perusahaan tersebut dapat bersaing dan lebih unggul dari perusahaan lainnya.

BAB II PEMBAHASAN

1. Perancangan  Proses

    A. Seleksi Proses

Seleksi proses adalah serangkaian keputusan mengenai tipe atau jenis produksi dan peralatan yang digunakan untuk membuat suatu produk.

Terdapat 3 tipe aliran yang membedakan pada proses produksi yang berdasarkan pada produk atau urutan operasi, yaitu :

1) Aliran Garis

Pada aliran ini produk harus dibakukan dengan baik dan mengalir (berpindah) dari satu operasi ke operasi berikutnya dengan urutan yang telah ditetapkan. 

Aliran garis ini memiliki 2 tipe produksi, diantaranya :

a) Produksi massa (Mass production), yaitu memproduksi  kumpulan produk dalam jumlah besar dengan mengikuti serangkaian operasi yang sama dengan kumpulan produk sebelumnya (repetitive process). Tenaga kerja yang dipakai biasanya adalah tenaga berketerampilan rendah yang menangani lini produksi dalam pabrik otomatis. Produksinya biasanya menggunakan push system. Contoh : operasi lini perakitan seperti industri mobil.

b) Produksi Terus menerus (Continuous production), ditandai dengan waktu produksi yang relatif lama, biasanya operasi ini disebut industri proses. Fasilitas Produksi disusun sesuai dengan urutan operasi dari proses pertamanya hingga menjadi produk jadi dengan aliran material yang konstan. Jalur produksi (production line) biasanya dialokasikan hanya untuk satu jenis produk saja. Contoh : industri kimia, kertas, bir, listrik dan telepon.

2) Aliran Intermiten (terputus-putus)

Aliran intermiten merupakan proses produksi dalam kelompok interval yang terputus-putus. Peralatan dan tenaga kerja diatur dalam stasiun kerja dengan jenis peralatan dan keterampilan yang sama. Suatu produk atau pekerjaan mengalir hanya pada stasiun kerja yang diperlukan, sehingga membentuk suatu pola aliran yang bercampur baur. Pola intermiten ini sangat fleksibel dalam perubahan volume atau produk, karena operasinya menggunakan peralatan serba guna dan tenaga kerja berketerampilan tinggi. Fleksibilitas ini menimbulkan berbagai masalah dalam pengendalian persediaan, skedul dan kualitas, di samping juga agak tidak efisien. Contoh : Produksi furniture dan kerajinan lainnya.

3) Aliran Proyek

Digunakan untuk memproduksi produk yang khusus atau unik. Dalam proyek tidak terdapat aliran produk tetapi terdapat suatu urutan/rangkaian operasi. Masalah signifikannya adalah perencanaan, sceduling dan pengawasan kegiatan-kegiatan individual yang mengarahkan penyelesaian proyek secara keseluruhan. Bentuk operasi proyek ini digunakan bila ada kebutuhan akan kreatifitas dan kekhususan dalam pembuatan suatu produk. Contoh : seni, konser, bangunan atau film, Pesawat, kapal, kereta api, jembatan dan lainnya.

Terdapat 2 tipe pada proses produksi yang berdasarkan pada tipe langganan, yaitu :

1) Proses Produksi untuk Pesanan

Produknya ditentukan oleh pemesan jadi variasi produk pun tinggi karena mengikuti kemauan pemesan, dan karena banyaknya variasi maka biaya yang dibutuhkan pun akan lebih mahal. Faktor terpenting dalam pelaksanaan proses produksi untuk pesanan adalah waktu penyelesaian. Sebelum pesanan dilakukan, harus dilakukan kesepakatan waktu penyelesaian terlebih dahulu. Contoh : penjualan case hp dengan sistem custom, pembuatan perahu, pembuatan bangunan dan lainnya.

2) Proses Produksi untuk Persediaan

Yang menjadi pembeda disini adalah pada proses produksi untuk persediaan produknya ditentukan oleh produsen jadi variasi produk pun rendah karena hanya mengikuti ketetapan dari pihak produsen, dan biaya yang dibutuhkan pun akan lebih murah. Faktor terpenting yang harus diperhatikan adalah tindakan penggunaan aktiva produksi (persediaan dan kapasitas) dan pelayanan langganan, yang mencakup perputaran persediaan, pemanfaatan kapasitas, penggunaan kerja lembur, dan persentase permintaan dapat dipenuhi dari persediaan. 

Contoh : industri konveksi, rumah makan siap santap, meubel dan lainnya.

B. Keputusan Seleksi Proses

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan seleksi proses secara ringkas dapat diperinci sebagai berikut :

1) Kebutuhan modal

Pada faktor ini memperkirakan banyaknya modal yang dibutuhkan untuk persediaan, mesin-mesin, peralatan dan fasilitas-fasilitas lainnya. Untuk aliran garis biasanya memerlukan modal yang lebih besar daripada aliran intermiten dan proyek.

2) Kondisi pasar

Mencari tahu apa yang menjadi kebutuhan dan keinginan pelanggan, membuat perkiraan volume penjualan pada harga yang direncanakan apakah akan menghasilkan laba yang diinginkan atau tidak serta melihat kondisi persaingan dimasa sekarang dan yang akn datang. 

3) Tenaga kerja

Apakah tenaga kerja yang ada sudah sesuai dengan kebutuhan suatu jenis proses pada biaya wajarnya? Dan bagaimana prospek tersedianya tenaga kerja diwaktu yang akan datang?

4) Bahan mentah

Memastikan bahwa bahan baku yang tersedia jumlahnya sudah memadai dan juga memastikan apakah ada perubahan-perubahan bahan baku dalam proses produksi yang sedang berjalan.

5) Teknologi

Perusahaan harus mempertimbangkan kemajuan teknologi baik untuk proses maupun produk. Dipastikan untuk teknologi dapat mendukung proses produksi selama periode tertentu.

6) Keterampilan manajemen

Pada faktor ini perusahaan diwajibkan untuk dapat menguasai dan dapat memelihara tipe keterampilan-keterampilan manajemen yang dibutuhkan.

C. Strategi Proses Produk

Dalam beberapa hal, strategi perusahaan dikembangkan hanya dari sudut pandang produk dan pasar. Hal ini membatasi perusahaan dalam suatu pilihan hanya pada dimensi matrik. Dengan mengetahui dimensi proses, perusahaan dapat mengungguli persaingan dalam proses operasi, sehingga memperluas pilihan strategi yang tersedia dan memungkinkan untuk menggunakan operasi sebagai senjata strategi perusahaan. Strategi proses produk adalah sebuah keputusan penting yang dilakukan oleh manajer operasi dalam menemukan cara produksi yang terbaik mengubah bahan mentah menjadi barang jadi. Tujuan strategi proses adalah menemukan suatu cara memproduksi barang dan jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan spesifikasi produk yang berada dalam batasan biaya dan manajerial lain. 

Strategi proses produk memiliki 4 strategi proses, diantaranya :

1) Fokus pada Proses (Process Focus)

Adalah sebuah fasilitas produksi yang diorganisasikan di sekitar proses-proses untuk memfasilitasi produksi bervolume rendah, tetapi keragamannya tinggi pada tempat yang disebut . Contoh : Dalam sebuah pabrik, proses yang ada mungkin berupa departemen yang menangani pengelasan, penghalusan, dan pengecatan.

2) Fokus Berulang (Repetitive Focus)

Adalah proses produksi yang menggunakan modul yang berorientasi pada produk. Modul adalah bagian atau komponen yang telah dipersiapkan sebelumnya yang sering berada dalamproses yang kontinu. Contoh : perakitan mobil dan peralatan rumah tangga

3) Fokus pada Produk (Product Focus)

Sebuah proses berorientasi produk bervolume tinggi, tetapi berkeragaman rendah. Contoh : Produk seperti kaca, kertas, lembaran timah, bola lampu.

4) Fokus Kustomisasi Massal (Mass Customization)

Kustomisasimassal merupakan pembuatan produk dan jasa yang dapat memenuhi keinginan pelanggan yang semakin unik secara cepat dan murah. Namun, kustomisasi massal bukan hanya mengenai keragaman produk, tetapi juga bagaimana secara ekonomis mengetahui apa yang diinginkan pelanggan dan kapan pelanggan menginginkannya dengan tepat. 

Contoh : Jasa penjahit pakaian.

2. Perancangan Jasa

     A. Pengertian Jasa

         Jasa adalah suatu yang tidak bisa diraba seperti barang, namun jasa disini adalah berupa suatu layanan yang dapat dinikmati oleh konsumen. Dalam perancangan jasa produk yang diberikan itu berupa pelayanan.

Berikut Faktor-faktor keputusan yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perancangan Jasa :

1) Lini pelayanan yang ditawarkan

Organisasi jasa harus memutuskan seberapa luas lini pelayanan yang akan ditawarkan. Sebagai contoh, perusahaan asuransi harus memutuskan apakah akan menawarkan asuransi kehidupan atau kekayaan, atau keduanya.

2) Ketersediaan pelayanan

Perusahaan harus menentukan lokasi fasilitas-fasilitas untuk memberikan pelayanan yang baik, apakah satu lokasi terpusat atau tersebar di berbagai daerah.

3) Tingkat pelayanan

Organisasi harus menyeimbangkan antara tingkat pelayanan yang diberikan kepada para langganannya dengan kebutuhan untuk beroperasi secara ekonomik pada saaat yang sama.

4) Garis tunggu dan kapasitas pelayanan

Salah satu pertimbangan yang paling penting desain jasa adalah keputusan-keputusan yang menyangkut antara biaya waktu yang dikeluarkan konsumen untuk menunggu dan dilayani dengan biaya penyediaan kapasitas pelayanan yang lebih besar untuk mengurangi waktu menunggu.

B. Kerangka Rancangan Jasa

          Terdapat empat unsur yang perlu diperhatikan dalam memproduksi jasa. Unsur-unsur itu adalah :

a. Pelanggan, dalam pelayanan jasa tentunya adanya pelanggan menjadi hal yang paling penting

b. Strategi, dipakai untuk mengarahkan segala aspek dari penyerahan jasa

c. Manusia, karyawan yang bersangkutan dari perusahaan jasa tersebut

d. Sistem, sistem fisik dan prosedur yang akan dipakai

C. Menetapkan Strategi dan Produk Jasa

          Strategi jasa diperlukan untuk menentukan bidang apa yang ingin dijalankan pada perusahaan tersebut. Strategi ini memberikan pedoman untuk merancang produk, sistem penyerahan dan pengukuran. Strategi jasa memberikan suatu pandangan tentang macam dan jenis jasa apa yang akan disajikan oleh perusahaan.

D. Sistem Penyerahan Jasa

         Sistem penyerahan jasa terdiri dari unsur-unsur fisik dan tenaga kerja yang digunakan untuk memproduksi jasa tersebut. Biasanya kelima unsur berikut ini dipertimbangkan sebagai bagian dari sistem penyerahan jasa :

• Teknologi, Tingkat otomasi, peralatan, tingkat integrasi vertikal.
• Aliran proses, Urutan kejadian yang digunakan untuk memproduksi jasa.
• Jenis proses, Jumlah kontak yang terlibat, tingkat pelayanan dan integrasi.
• Lokasi dan ukuran, Tempat dimana proses jasa dialokasikan, ukuran dari masing-masing tempat.
• Tenaga kerja, adanya keterampilan, jenis organisasi, sistem imbalan, tingkat partisipasi.

E. Analisis Aliran Proses

Sebagian besar proses untuk jasa atau manufaktur, dapat diperbaiki dengan membuat diagram alurnya. Ide dasarnya adalah menentukan setiap langkah proses dan menggambarkan diagram alur dari seluruh tahap dan hubungannya. Sebagai hasil dari diagram ini, proses dapat dianalisis untuk meningkatkan efisiensi dan pelayanan pelanggan.

3. Perancangan Sistem Kerja

          Keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan produksinya dapat ditinjau dari beberapa hal seperti besarnya keuntungan yang diperoleh dari hasil produksi, jumlah produksi yang stabil atau semakin meningkat yang menyatakan kepuasan konsumen terhadap produk yang dihasilkan, maupun kinerja yang optimal dari para pekerja yang menandakan kepuasan karena adanya proses timbal balik yang saling menguntungkan antara perusahaan dengan pekerja. Untuk mencapai keberhasilan tersebut, hal penting yang harus diperhatikan adalah sistem kerja dari perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu perancangan sistem kerja yang dapat mendukung keefektifan dan keefisienan dalam pelaksanaan proses kerja, sehingga dapat dicapai hasil yang optimal dan berkesinambungan.

          Salah satu sasaran penting dalam perancangan sistem kerja adalah layout kerja. Dari perancangan layout kerja, dapat dianalisis beberapa aspek kerja seperti tata letak workstation yang dirancang dengan mempertimbangkan hubungan antara operator dengan proses kerja yang dilakukannya (operasi, pemeriksaan, tansportasi,dll). Misalnya dengan memperhatikan jarak jangkau operator maupun kenyamanan dan keamanannya saat melakukan kerja sehingga dapat mengurangi kelelahan dan dapat meningkatkan produktivitas kerja. Selain itu dengan perancangan workstation, dapat diatur pemerataan beban kerja berdasarkan tingkat kesulitannya (untuk menjaga kestabilan kerja operator dan meminimalisir delay), atau untuk mengatur waktu proses produksi yang lebih singkat sehingga dapat mengoptimalkan jumlah produk yang dihasilkan.

          Oleh karena itu, perancangan sistem kerja merupakan bagian yang sangat penting dan harus diperhatikan untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.

          Dalam perancangan sistem kerja, sangat sulit untuk mendapatkan suatu sistem kerja yang sempurna, tetapi kita dapat mencari sistem kerja yang lebih baik serta terbaik dari sistem kerja yang ada dengan melakukan penganalisaan terhadap masalah-masalah yang mungkin muncul, untuk kemudian mencari solusi terbaik dalam perbaikan suatu sistem kerja.

A. Perancangan Sistem Kerja

          Untuk mencari sistem kerja terbaik, kita harus menganalisa masalah-masalah yang mungkin muncul. Langkah-langkah penyelesaian masalah tersebut adalah sebagai berikut:

a. Mendefinisikan masalah

b. Menganalisa masalah

c. Mencari alternatif solusi

d. Mengevaluasi alternatif solusi

e. Mengimplementasikan solusi

B. Penganalisaan Sistem Kerja

          Komponen pembentuk sistem kerja antara lain :

a. Manusia

b. Bahan

c. Mesin

d. Lingkungan Kerja

e. Ergonomi

Dalam melakukan analisa terhadap suatu rancangan kerja,diterapkan prinsip-prinsip studi waktu dan gerakan ("Time and Motion Study" ). Tujuan dari penerapan prinsip-prinsip studi waktu dan gerakan ini adalah untuk menghilangkan waktu menunggu, melakukan minimasi terhadap waktu proses dan inspeksi, dengan memperhatikan efektivitas proses yang terjadi.

C. Studi Waktu

          Studi waktu dilakukan untuk memperoleh suatu pembakuan sistem kerja. Untuk mendapatkan suatu sistem kerja yang baku, informasi yang sangat diperlukan adalah mengenai waktu baku. Sistem kerja yang baik ditandai dengan waktu proses pembuatan produk yang singkat (efisien). Untuk mendapatkan informasi mengenai waktu, kita dapat melakukan pengukuran waktu secara langsung maupun tidak langsung.

BAB III PENUTUP

Kesimpulan

          Dari ulasan diatas dapat disimpulkan bahwa rancangan proses dibuat untuk memudahkan proses produksi itu sendiri. Selain itu dengan adanya rancangan proses juga memudahkan untuk mengelompokkan dari tipe-tipe proses produksi yang ada, dan juga dapat lebih mudah dalam memperkirakan setiap biaya yang dikeluarkan dan peralatan yang akan digunakan sesuai tipenya nanti tersebut.

          Proses produksi memiliki 3 tipe aliran berdasarkan produk atau urutan operasi yaitu aliran garis(terdiri dari produksi masal dan produksi terus-menerus), aliran intermiten dan aliran proyek. Proses produksi juga memiliki 2 tipe proses yang berdasarkan pada tipe langganan yaitu produksi untuk pesanan dan produksi untuk persediaan.

          Keputusan seleksi proses memiliki faktor-faktor yang harus diperhatikan diantaranya kebutuhan modal, kondisi pasar, tenaga kerja, bahan mentah/bahan baku, teknologi dan keterampilan manajemen.Strategi proses produk memiliki 4 strategi proses yaitu fokus pada proses, fokus berulang, fokus pada produk dan fokus kustomisasi massal.

          Perancangan jasa dibutuhkan untuk menentukan layanan seperti apa yang ingin dijalani oleh perusahaan dan dapat menentukan sistem pelayanan yang sekiranya sejalan dengan jasa yang akan dilakukan.

          Perancangan sistem kerja dapat digunakan untuk mendukung keefektifan dan keefisienan dalam pelaksanaan proses kerja, sehingga dapat dicapai hasil yang optimal dari kegiatan yang dilakukan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

http://ekonominator.blogspot.com/2016/10/manajemen-operasional-perancangan.html

http://ilhamrespati.blogspot.com/2017/07/perancangan-proses-jasa-dan-perancangan.html

http://kamusbisnis.com/arti/mass-production/

https://ilmumanajemenindustri.com/sistem-produksi-menurut-aliran-proses-produksi/

http://kumpulanmeterikuliah.blogspot.com/2016/10/manajemen-operasional.html?m=1

http://ana_dwi_pertiwi.staff.gunadarma.ac.id