Bagaimana Perusahaan Bisa Bertahan dan Tumbuh Selama COVID-19?

Business Continuity Plan dan Strategic Team Alignment

Dampak pada sektor bisnis selama pandemi di antaranya adalah sulitnya rantai pasokan, pembatasan karyawan untuk beraktivitas, daya beli masyarakat yang menurun, hingga kebangkrutan terjadi pada banyak perusahaan akibat COVID-19 ini. Banyak produksi terhenti karena bahan baku tidak tersedia dan uang tunai yang tersedia terbatas.

Dari aspek operasional perusahaan, pandemi ini akan mendorong perusahaan memberikan perhatian untuk memeriksa dan memantau kesehatan karyawan dan mengurangi interaksi antar manusia. Banyak upaya-upaya untuk melindungi kesehatan berupa pembatasan pergerakan berakhir pada kemerosotan ekonomi.

Apa yang harus dilakukan perusahaan?

Pertama adalah business continuity plan. Business continuity plan ini dikembangkan banyak perusahaan dalam rangka meminimalkan operasional, meningkatkan efisiensi, dan mengamankan pemasukan.

Kedua adalah strategic team alignment. Perusahaan perlu menyelaraskan semua gerak perusahaan dalam mendukung berbagai upaya perusahaan untuk bertahan selama krisis.

Business continuity plan ini akan menjadi rujukan perencanaan perusahaan dalam berbagai skenario yang dihadapi. Strategic team alignment sangat penting untuk perusahaan memastikan semua tim dan sumber daya bergerak dalam persepsi yang sama untuk mencapai tujuan jangka pendek bersama.

Resiliensi dan Efisiensi

Budaya perusahaan menjadi sangat penting selama krisis. Dua value yang harus diinternalisasi perusahaan adalah resiliensi dan efisiensi.

Resiliensi adalah kemampuan untuk beradaptasi dan tetap teguh dalam situasi sulit. Tiga kunci untuk membangun resiliensi dalam mempersiapkan hari esok adalah memahami perilaku baru pelanggan, investasi dalam transformasi digital, lincah dalam eksekusi.

Dalam konteks investasi, Investor akan sangat memperhatikan resiliensi dan menyusun secara strategis bagaimana mereka mengevaluasi resiliensi perusahaan. Dengan demikian, banyak perusahaan akan memasukkan resiliensi sebagai prioritas mereka.

Perusahaan harus mampu mengembangkan dan mentransformasi model bisnisnya menjadi model bisnis baru yang benar-benar efisien. Model bisnis yang mampu memanfaatkan semua sumber daya dengan sangat efektif dan efisien. Tekanan selama krisis akan membuat perusahaan berada dalam mode bertahan hidup untuk tetap survive selama krisis. Mereka akan meminimalkan sumber daya dan menghasilkan lebih banyak output.

Fokus pada Inovasi dan R&D

Fokus investasi pada inovasi dan R&D adalah salah satu kunci keberhasilan. Saat yang lain menurunkan anggaran R&D selama resesi, seratus perusahaan paling inovatif menghabiskan lebih banyak dana untuk R&D. Dalam jangka panjang, investasi pada R&D ini menghasilkan keuntungan & pertumbuhan.

Gartner mengamati perusahaan-perusahaan yang mengalami percepatan selama krisis tahun 2008. Semua dari mereka berinvestasi pada kemungkinkan pertumbuhan baru dibanding sekedar memotong biaya operasional.

Bain & Company juga mencapai kesimpulan yang sama setelah menganalisis 5000 perusahaan selama 10 tahun.

Selain fokus investasi pada inovasi dan R&D, berkembang di luar core business disebut sebagai salah satu strategi untuk menang.

Keseimbangan Tujuan Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Selama pandemi COVID-19 terjadi banyak perubahan situasi dan kondisi yang berlangsung sangat cepat. Dalam perubahan yang cepat ini, kita harus mampu menyeimbangkan tujuan jangka pendek dan tujuang jangka panjang.

Pertama, Solving The Now, yaitu menumbuhkan bisnis yang ada, memaksimalkan keuntungan, dan merespon tantangan langsung yang dihadapi.

Kedua, Exploring The Next, merespons tantangan dan peluang jangka menengah, fokus pada terobosan di sektor Anda, dan melakukan pengembangan pada core business utama Anda.

Imaging the beyond. Merespon untuk transformasi, memanfaatkan peluang dan memulai penyelesaian tantangan jangka panjang dari global, serta mengantisipasi megatrend lintas sektor.

Megatrend adalah suatu perubahan besar dalam sosial, ekonomi, politik dan teknologi yang lambat terbentuk dan setelah terjadi perubahan tersebut dapat berpengaruh dalam jangka waktu yang lama.

Dalam melalui krisis ini perusahaan harus menyelesaikan masalah jangka pendek dan berinovasi untuk nilai jangka panjang.

Namun, perusahaan harus berhati-hati dalam melakukan respon jangka pendek terhadap krisis. Kerap kali respon jangka pendek perusahaan adalah mengejar peluang untuk mendapatkan keuntungan paling besar dan paling cepat. Hal ini kerap kali mengorbankan keberlanjutan jangka panjang dan nilai yang diberikan perusahaan.

Secara sederhana saya menyarankan, pertama cobalah berinovasi pada inti dari organisasi Anda, lalu eksplorasi peluang yang dekat dengan area perusahaan Anda, kemudian bergeser ke peluang lain yang lebih besar di luar bisnis anda. Kondisi krisis menjadi peluang bagi wirausaha untuk menghadirkan pengembangan inovasi baru yang solutif dengan lebih efisien.

Respon Perusahaan Terhadap COVID-19

1. Perlindungan yang Tepat Untuk Karyawan

-Ikuti panduan dari organisasi kesehatan nasional dan internasional, khususnya otoritas kesehatan, terkait pencegahan penularan COVID-19 di lingkungan kerja
-Buat himbauan untuk pengelolaan internal perusahaan dalam rangka pencegahan penularan COVID-19 di lingkungan kerja.
-Lakukan komunikasi kepada karyawan untuk membangun kesadaran dan kemauan dalam melakukan pencegahan kepada karyawan.
-Buat analisis risiko penularan untuk setiap aktivitas perusahaan dan lakukan mitigasi terhadap risiko-risiko penularan tersebut.

2. Buat Rencana Darurat

-Definisikan skenario, identifikasi rencana skenario, sesuaikan dengan kondisi perusahaan
-Identifikasi variabel yang mempengaruhi proses produksi, marketing, dan pembiayaan.
-Identifikasi variabel yang mempengaruhi pemasukan dan pengeluaran
-Buat berbagai skenario yang mungkin terjadi dan cara perusahaan merespon dengan tepat.
-Buat rencana berdasarkan skenario yang relevan berdasarkan pandangan ekonom dan epidemiolog yang terbaru dan kredibel

3.Lakukan Analisis Produk dan Bisnis sebagai akibat krisis pandemi COVID-19

-Buat detail analisis untuk masing-masing produk. Selama krisis COVID-19 ada produk yang meningkat penjualannya, ada produk yang menurun penjualannya, ada produk yang bertahan, ada pula produk yang tidak bisa berjalan.
-Putuskan status masing-masing produk atau bisnis, apakah didorong tumbuh, apakah dipertahankan seperti biasa, apakah diperlambat, apakah diberhentikan sementara.
-Demonstrasikan rencana pengembangan masing-masing produk

4.Penyesuaian sistem manajemen dan operasional

-Buat alur kerja baru yang relevan dengan situasi pandemi
-Pastikan sistem manajemen dan operasional perusahaan mampu begerak secara lincah
-Analisis tentang skema work from home di masing-masing bagian atau spesifik setiap SDM

5.Bentuk tim krisis

-Usahakan berisi pemimpin tertinggi dan satu tingkat di bawahnya, lintas bagian, berdedikasi untuk mempersiapkan perusahaan dalam memitigasi semua resiko selama pandemi, memastikan operasional terus berjalan, dan memosisikan perusahaan dalam posisi yang tepat.
-Pastikan sederhana, disiplin, dan responsif terhadap berbagai perubahan dan permasalahan yang dihadapi.
-Menyusun rencana perusahaan selama 6 bulan hingga 2 tahun mendatang.
-Menyusun dan menganalisis kelemahan dan ancaman yang dihadapi perusahaan secara detail dan mendalam. Kemudian menyusun rencana mitigasinya.
-Berikan kejelasan posisi pada tim, peran anggota dalam tim, berapa lama tim bertugas, apa tugas tim dalam memastikan perusahaan tetap bertahan dan tumbuh selama pandemi.
-Lakukan stabilisasi organisasi, aktivitas perusahaan, dan sumber daya manusia selama pandemi.

6.Manajemen SDM

-Pastikan kesehatan dan keselamatan SDM menjadi perhatian selama pandemi
-Lakukan penyesuaian tugas pokok dan fungsi SDM terkait perubahan skenario perusahaan
-Pastikan sistem manajemen tetap mampu mendorong dan mengevaluasi kinerja SDM yang menerapkan WFH
-Periksa dan susun ulang perencanaan penambahan SDM selama masa krisis. Tim yang kecil dan lincah lebih efektif.
-Melakukan komunikasi yang transparan kepada seluruh SDM terkait situasi yang dihadapi.

7.Optimalkan efisiensi

-Buat kebijakan pembiayaan dan pengelolaan keuangan yang lebih ketat
-Periksa semua pembiayaan perusahaan dengan detail dan mendalam
-Lakukan pemangkasan pembiayaan secara maksimal
-Tentukan prioritas pembiayaan

7.Stabilisasi rantai pasokan

-Lakukan stabilisasi pasokan jangka pendek/menengah / panjang
-Analisis kebutuhan pasokan selama pandemi dan kemampuan pemasok untuk memasok selama pandemi.
-Komunikasikan kemampuan dan kesanggupan pemasok untuk memastikan pasokan tetap stabil selama krisis dan pandemi
-Buat pembaharuan rencana permintaan sesuai dengan kondisi pandemi.
-Cari pemasok alternatif atau cadangan, sebagai antisipasi jika pemasok utama menghadapi masalah.
-Dorong ketahanan dalam rantai pasokan dengan membantu mitra pemasok untuk mampu menstabilisasi pasokan dan memulai produksi kembali
-Pastikan ketersediaan cash untuk membiayai pasokan, SDM,
-Jadikan pemasok utama sebagai prioritas dalam pembiayaan
-Kualifikasi untuk pemasok alternatif

9.Pastikan ketersediaan cash

-Cash is king. Oleh karena itu pastikan ketersediaan uang tunai di perusahaan selama masa krisis.
-Memeriksa tekanan finansial di semua bagian perusahaan
-Identifikasi variabel-variabel yang memengaruhi pemasukan, pengeluaran, dan pendapatan.
-Definisikan skenario-skenario yang dihadapi perusahaan
-Buat Model arus kas, P&L, dan neraca keuangan pada setiap skenario
-Siapkan rencana cadangan jika mengalami peristiwa likuiditas yang besar
-Identifikasi faktor-faktor dan variabel-variabel yang mempengaruhi neraca keuangan
-Rancang kebutuhan modal kerja pada berbagai skenario berbeda
-Pastikan likuiditas dan solvabilitas perusahaan aman

10.Tetap jaln hubungan dengan pelanggan

-Tetap bangun komunikasi yang proaktif dan transparan kepada pelanggan
-Pastikan pelanggan tetap merasakan kehadiran kita di saat masa-masa sulit selama krisis.

11.Komunikasi dengan stakeholder

-Jaga hubungan dan komunikasi dengan key partner dan komunikasikan berbagai masalah yang dihadapi.

12.Dukung upaya penanganan pandemi

-Lihat core business, business process, dan sumber daya perusahaan yang memungkinkan dipergunakan untuk membantu masyarakat menghadapi situasi sulit selama pandemi COVID-19.

13.Manajemen SDM

-Pastikan kesehatan dan keselamatan SDM menjadi perhatian selama pandemi
-Lakukan penyesuaian tugas pokok dan fungsi SDM terkait perubahan skenario perusahaan
-Pastikan sistem manajemen tetap mampu mendorong dan mengevaluasi kinerja SDM yang menerapkan WFH
-Periksa dan susun ulang perencanaan penambahan SDM selama masa krisis. Tim yang kecil dan lincah lebih efektif.

From Defense to Offense

Selama pandemi, kebanyakan perusahaan hanya fokus bertahan untuk survive selama pandemi.

Namun, seharusnya perusahaan tidak hanya berorientasi bertahan dan menunggu semuanya kembali normal. Perusahaan harus fokus bagaimana tumbuh dan berkembang lebih pesat dalam pandemi COVID-19. Contohnya adalah perusahaan kosmetik Lin Qingxuan dan Alibaba.

Perusahaan kosmetik Lin Qingxuan terpaksa menutup 40% tokonya karena COVID-19. Perusahaan ini mempekerjakan kembali lebih dari 100 penasihat kecantikan dari toko-tokonya untuk menjadi influencer online yang memanfaatkan teknologi digital, seperti WeChat, untuk melibatkan pelanggan secara virtual dan mendorong penjualan online.

Mereka berhasil, penjualannya di Wuhan mencapai pertumbuhan 200% dibandingkan dengan penjualan tahun sebelumnya. Kesuksesan ditengah krisis juga pernah dialami alibaba ketika terjadi epidemi SARS. Pecahnya SARS adalah momen penting yang menempatkan Alibaba sebagai raksasa e-commerce senilai 470 miliar USD.

Dari kedua perusahaan itu kita bisa belajar, bagaimana mereka bukan hanya berorientasi bertahan, tapi berfokus untuk tumbuh dan berkembang lebih cepat. Memitigasi risiko memang sangat penting, namun perusahaan harus segera bersiap pada fase selanjutnya. Tumbuh lebih cepat dan berdampak lebih luas.

Saya yakin, industri yang sustainable adalah yang sangat terbuka dengan berbagai perubahan yang ada. Cepat dan tegas dalam bergerak adalah kunci kemenangan.