Workforce Planning dan Business Strategy In Human Capital Management

Selain pertimbangan, teknik pengambilan keputusan juga sangat penting untuk dirancang dalam forecasting demand. Berikut beberapa teknik dalam forecasting demand:

• Ratio-Trend Analysis : analisis yang dilakukan dengan menganalisis rasio antara tingkat aktivitas dengan jumlah karyawan yang mengerjakan aktivitas. Rasio ini dilakukan untuk memperkirakan tingkat aktivitas guna menentukan jumlah orang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
• Managerial Estimates : Pendekatan terbaik dalam melakukan estimasi manajerial melibatkan perencanaan yang berjalan seiring melalui dua pendekatan utama: bottom-up dan top-down. Pendekatan bottom-up mengharuskan manajer lini untuk mengajukan proposal perkiraan, yang kemudian harus disetujui oleh manajer senior. Sementara itu, pendekatan top-down melibatkan perencanaan yang diprakirakan oleh manajer puncak, dengan mempertimbangkan masukan dari departemen personalia. Kedua rangkaian prakiraan tersebut kemudian diperiksa oleh komite perencanaan sumber daya manusia, yang terdiri dari kepala fungsional. Jika ada perbedaan antara perkiraan yang diajukan oleh manajer lini dan perkiraan yang dibuat oleh manajer puncak, komite akan melakukan rekonsiliasi. Hasil akhir dari proses ini, yaitu perkiraan yang telah disetujui, kemudian diajukan kepada manajemen puncak untuk persetujuan akhir. Pendekatan ini juga sering disebut sebagai right-angle method.
• Delphi Techniques : sebuah pendekatan sistematis yang digunakan untuk mengumpulkan pendapat dari sekelompok pakar melalui serangkaian kuesioner. Proses ini melibatkan beberapa putaran pertanyaan, dan terdapat mekanisme umpan balik (feedback) di antara putaran-putaran tersebut. Selama proses ini, identitas responden para ahli adalah anonim. Metode Delphi sangat berguna dalam situasi di mana tidak ada kriteria standar yang jelas untuk mengevaluasi suatu masalah atau mengambil keputusan.

Supply in Forecasting Sourcing Strategic

Forecasting supply (penawaran) adalah proses memperkirakan jumlah karyawan yang mungkin tersedia, baik dari dalam maupun luar organisasi untuk memenuhi permintaan. Perkiraan pasokan adalah cara kita mengukur berapa banyak orang yang akan tersedia baik dari dalam maupun luar organisasi. Sama halnya dengan forecasting demand, forecasting supply-pun memiliki beberapa pertimbangan:

• Demographic changes: mencakup faktor-faktor seperti pertumbuhan penduduk, perubahan usia rata-rata, dan perubahan dalam komposisi demografis tenaga kerja.
• Education of workforce: Organisasi perlu memperhitungkan tingkat pendidikan dan keterampilan yang dimiliki oleh calon karyawan. Pertimbangan ini membantu menentukan apakah tenaga kerja yang tersedia memenuhi kebutuhan organisasi.
• Labor Mobility: Jika tenaga kerja cenderung bersifat mobilitas tinggi, organisasi dapat lebih mudah menarik calon karyawan dari berbagai daerah.
• Government Policy: Kebijakan pemerintah, termasuk peraturan ketenagakerjaan, visa kerja, dan regulasi lainnya, dapat memengaruhi ketersediaan tenaga kerja.
• Unemployment rate: Tingkat pengangguran yang tinggi dapat berarti lebih banyak karyawan yang mencari pekerjaan, sementara tingkat pengangguran yang rendah dapat membuat rekrutmen lebih sulit.

Di samping pertimbangan, ada beberapa teknik yang dapat dilakukan dalam forecasting supply, antara lain :

• Staffing Table : merupakan alat representasi grafis yang digunakan untuk menggambarkan secara terperinci seluruh pekerjaan dalam organisasi. Tabel ini mencakup jumlah karyawan yang saat ini mengisi setiap pekerjaan, serta kebutuhan pekerjaan yang diharapkan di masa depan, yang dapat berbasis bulanan atau tahunan. Perkiraan kebutuhan pekerjaan ini biasanya didasarkan pada proses perkiraan permintaan. Teknik ini memungkinkan pemantauan tingkat pengisian pekerjaan di berbagai departemen, cabang, atau proyek. Selain itu, staffing table juga membantu dalam pemahaman tentang jenis-jenis karyawan yang diperlukan di berbagai tingkatan dalam organisasi, serta kombinasi karyawan dalam berbagai kategori pekerjaan.
• Markov Analysis :  proses yang membantu organisasi memprediksi pergerakan bagaimana karyawan akan berpindah dari satu posisi ke posisi lain dalam satu periode tahunan ke tahun berikutnya. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi berapa persentase karyawan yang akan tetap pada pekerjaan mereka saat ini, dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi, diturunkan ke posisi yang lebih rendah, dipindahkan ke posisi lain, atau meninggalkan organisasi sepenuhnya.
• Skill Inventories : daftar komprehensif dari pengalaman kerja, keterampilan profesional, dan kualifikasi pendidikan karyawan di perusahaan. Daftar tersebut digunakan perusahaan untuk menciptakan basis data yang dapat mencatat dan melacak kompetensi karyawan secara otomatis.
• Replacement Charts: alat manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk memperkirakan lowongan pekerjaan tingkat yang lebih tinggi dan mengidentifikasi potensi karyawan internal yang dapat mengisi posisi tersebut melalui promosi atau pergerakan internal. Bagan ini mencakup informasi tentang kinerja karyawan, kesiapan mereka untuk posisi yang lebih tinggi, dan pendidikan mereka.
• Succession Planning : bertujuan untuk memastikan organisasi memiliki pasokan tenaga kerja internal yang memadai untuk mengisi peran-peran kunci di masa depan. Proses ini melibatkan analisis yang rinci tentang berapa banyak karyawan yang saat ini berada dalam berbagai posisi pekerjaan atau memiliki keterampilan khusus dalam organisasi. Teknik ini melibatkan modifikasi analisis ini untuk mencerminkan perubahan yang diperkirakan akan terjadi dalam waktu dekat. Perubahan ini bisa termasuk pensiunnya karyawan senior, promosi, mutasi, pergantian sukarela, atau bahkan pemutusan hubungan kerja.

RESOURCING STRATEGY: Resource Plans

Resourcing Plan (definition, how to recruit people): Strategic resourcing plan adalah pendekatan untuk merekrut dan mempertahankan individu yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa sumber daya manusia memiliki kualifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan.  Selain itu,  pendekatan ini juga memastikan bahwa organisasi mencapai keunggulan kompetitif dengan merekrut, memilih, dan mengembangkan kandidat yang paling sesuai (Armstrong & Taylor, 2014) yang akan memberikan kontribusi signifikan dalam pencapaian tujuan dan sasaran yang diinginkan.

• Employee referral: program rekomendasi karyawan oleh pegawai internal suatu perusahaan. Konsep rekrutmen ini memiliki daya tarik tersendiri, strategi dimana perusahaan akan lebih banyak menarik kandidat yang memenuhi kualifikasi untuk menghemat biaya.
• Internship: program di mana seseorang, bekerja untuk sementara waktu di sebuah organisasi atau perusahaan untuk mendapatkan pengalaman dan pelatihan praktis. Melalui program internship, perusahaan dapat mengidentifikasi bakat potensial seorang pemagang yang dapat direkrut, sehingga perusahaan dapat meminimalkan waktu dalam merekrut karyawan.
• Advertising: Iklan rekrutmen ini biasanya dipublikasikan di berbagai saluran media dan platform online untuk mencapai audiens yang lebih luas, seperti melalui situs web, koran atau surat kabar dan majalah, dan sebagainya. Pemilihan saluran iklan yang tepat juga penting untuk mencapai audiens yang relevan dengan posisi yang sedang dibuka.
• Open recruitment: suatu metode perekrutan karyawan baru di mana peluang kerja dalam suatu organisasi tersedia bagi masyarakat umum, tanpa batasan atau batasan tertentu.  Dalam rekrutmen terbuka, siapa pun yang memenuhi kualifikasi dan persyaratan minimum untuk suatu posisi pekerjaan dapat melamar, terlepas dari apakah mereka memiliki koneksi sebelumnya dengan organisasi tersebut. Namun, open recruitment dapat memakan banyak waktu untuk proses perekrutan dan seleksi, mengeluarkan banyak biaya untuk membuka rekrutmen, dan risiko penipuan, seperti beberapa pelamar mungkin mengirimkan informasi palsu atau tidak akurat.
• Online recruitment: : proses perekrutan karyawan atau pencarian calon karyawan yang menggunakan teknologi internet dan platform online. Ini merupakan metode yang umum digunakan oleh organisasi untuk menarik, menilai, dan mempekerjakan calon karyawan. Online recruitment menawarkan beberapa keuntungan, termasuk jangkauan yang lebih luas, efektivitas biaya, proses perekrutan yang lebih cepat, dan kemampuan untuk mencapai kelompok calon karyawan yang beragam. Namun, juga memiliki tantangan seperti mengelola volume pelamar yang besar, memastikan privasi dan keamanan data, dan menjaga citra perusahaan yang positif secara online. 

Flexibility Plan (adaptable and effective Workforce): Merencanakan peningkatan fleksibilitas dalam penggunaan sumber daya manusia yang bertujuan untuk membantu organisasi dalam mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja dan menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dengan lebih efisien.

Beberapa teknik dalam flexibility plan ini adalah mencakup jadwal kerja yang fleksibel, rotasi pekerjaan, pelatihan dan pengembangan karyawan, penggunaan sumber daya eksternal, dan penggunaan teknologi. Semua teknik ini bertujuan untuk memungkinkan organisasi beradaptasi dengan perubahan, meningkatkan produktivitas, dan memastikan tenaga kerja yang lebih fleksibel.

Retention Plan (how to reduce people): Strategi yang bertujuan untuk mempertahankan karyawan yang berkontribusi tinggi dalam organisasi. Hal ini berfokus pada menciptakan lingkungan kerja yang mendukung karyawan untuk tetap setia dalam jangka panjang.

Retention plan mencakup penciptaan kondisi lingkungan kerja yang ramah dan menyenangkan, menyediakan infrastruktur dan fasilitas umum, menyediakan teknologi dan material untuk kinerja pekerjaan yang efektif, tunjangan dan penghargaan, fasilitas konseling dan bimbingan, dan mendorong komunikasi yang efektif. Ketika faktor-faktor ini dipertimbangkan dengan tepat, tenaga kerja tidak hanya merasa termotivasi dalam melaksanakan tugas pekerjaan, tetapi mereka juga dapat dipertahankan. Strategi retensi dengan melihat peforma tenaga kerja:

Top Performers: