Penggunaan akuntansi di zaman sekarang merupakan hal yang sangat mendasar dalam kehidupan sehari-hari bermasyarakat terutama dalam berbisnis. Akuntansi ini juga sering berkaitan dengan sistem hitung-menghitung, tapi secara garis besar, akuntansi adalah suatu proses yang diawali dengan mencatat, mengelompokkan, mengolah, menyajikan data, serta mencatat transaksi yang berhubungan dengan keuangan. Salah satu penggunaan dari akuntansi yang cukup banyak digunakan adalah akuntansi dana.
Akuntansi dana atau yang lebih dikenal dengan istilah fund accounting adalah sebuah sistem akuntansi yang digunakan pada organisasi nirlaba dan institusi sektor publik yang berhubungan dengan pembentukan dana-dana. Dana dalam pemahaman akuntansi dana berbeda dengan dana pada perusahaan bisnis atau komersial. Menurut Govermental Accounting Standard Board, dana adalah suatu kesatuan fiskal dan kesatuan akuntansi yang berdiri sendiri dan mempunyai seperangkat rekening yang saling berimbang untuk membukukan kas, sumber keuangan lainnya, kewajiban serta ekuitas, yang dipisahkan sesuai dengan tujuan dalam menjalankan kegiatan tertentu berdasarkan peraturan dan ketentuan khusus. Akuntansi dana juga dapat dilihat dalam akuntansi di universitas dimana universitas merupakan salah satu jenis organisasi nirlaba
Dalam pengaturan akuntansi dana, universitas dikelompokkan menjadi dua yaitu universitas yang dikelola pihak swasta dan universitas yang dikelola pihak pemerintah. Universitas yang dikelola pihak swasta atau yang lebih sering disebut dengan private university dilaksanakan berdasarkan standar akuntansi yang dikembangkan oleh Finansial Accounting Standard Board – FASB (Dewan Standar Akuntansi Keuangan) khususnya dalam pernyataan (FASB Statement) No. 117 tentang Laporan Keuangan untuk Organisasi Nirlaba. Sedangkan universitas yang dikelola pihak pemerintah atau yang lebih sering disebut dengan public university dilaksanakan berdasar standar akuntansi yang dikembangkan oleh Govermental Accounting Standards Board – GASB (Dewan Standar Akuntansi Pemerintahan) khususnya dalam pernyataan (GASB Statement) No. 15 tentang “Model Pelaporan Keuangan untuk Universitas”. Pada pembahasan di makalah ini akan lebih membahas mengenai jenis universitas yang dikelola oleh pemerintah.
Menurut GASB No 15, struktur dana untuk universitas terdiri dari dana lancar (current funds), dana pinjaman (loan funds), dana abadi (endowment funds), dana anuitas dan pensiun (annuity and life income funds), dan dana pembangunan (plant funds). Dana lancar (current funds) adalah dana yang didirikan oleh universitas dengan tujuan untuk mengelola kekayaan atau sumber daya (resources) yang akan digunakan dalam rangka untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari. Dana pinjaman (loan funds) adalah dana yang didirikan oleh universitas dengan tujuan untuk mengumpulkan dana-dana yang akan digunakan untuk memberikan pinjaman baik kepada pegawai universitas maupun pihak-pihak lain yang terkait dengan universitas. Dana abadi (endowment funds) adalah dana yang dikumpulkan dan kemudian dikelola oleh universitas tidak untuk penggunaan jangka pendek. Dana ini biasanya diabadikan dan kemudian akan dikelola dalam bentuk investasi yang hasilnya (return) bisa dimanfaatkan untuk penggunaan jangka pendek. Dana anuitas dan pensiun (annuity and life income funds) adalah dana pensiun yang dikelola oleh universitas. Dana pembangunan (plant funds) adalah dana yang dikumpulkan dengan tujuan pengguaan berupa pembangunan gedung, fasilitas, dan aktiva tetap lainnya.
Akuntansi dana pada universitas harus memisahkan antara dana terikat (restricted funds) dan dana tidak terikat (unrestricted funds). Pembatasan (restriction) yang dimaksud berasal dari pihak eksternal universitas. Secara ringkas, akuntansi dana dan pelaporannya untuk universitas dapat dilihat pada tabel berikut :
Kelompok Dana
Lancar
Pinjaman
Abadi
Anuitas dan
pensiun
Pembangunan
Tidak Terikat
Terikat
Dasar Akuntansi
Akrual
Pendapatan diakui saat dana dibelanjakan
Pemasukan dan sumbangan (contributions) dan transfer langsung dicatat sebagian kredit pada saldo dana
Dana yang dibelanjakan ditransfer ke Dana lancar kecuali untuk belanja modal dan pelunasan utang yang dicatat pada
Dana Pembangunan
Laporan Keuangan
Laporan pendapatan
Laporan Perubahan Saldo Dana
Neraca (kombinasi)
Seperti yang dapat dilihat pada tabel, ada 3 laporan yang harus dibuat oleh suatu universitas yaitu laporan pendapatan, belanja dan beban lainnya (statement of current funds revenues, expenditures, and other changes), laporan perubahan saldo dana (statement of changes in fund balance), dan neraca kombinasi (combined balance sheet).
Selain struktur dana yang ada, terdapat dana lancar tidak terikat (unrestricted current fund) yang mencatat dana yang dapat dibelanjakan untuk menjalankan aktivitas utama dari universitas dari yang penggunaannya tidak dibatasi untuk sebuah tujuan tertentu. Dasar akuntansi untuk Dana Lancar Tidak Terikat adalah dasar akrual, namun sebagai ganti dari laba bersih (net income), selisih antara pendapatan dan belanja dicatat sebagai perubahan bersih atas saldo dana (net change to fund balance).
Bagian keuangan dari universitas biasanya menyiapkan rincian anggaran menurut fungsi, objek, departemen, dan kelompok belanja. Format ayat jurnal anggaran adalah sebagai berikut :
Anggaran Pendapatan xxxxx
Estimasi Belanja xxxxx
Saldo Dana xxxxx
Ayat jurnal anggaran tersebut ditutup pada akhir periode. Selain itu, akuntansi dana untuk universitas juga menggunakan sistem pencadangan dana (encumbrances) untuk mencatat pesanan pembelian yang dilakukan. Dengan sistem ini, ketika dilakukan pesanan pembelian maka dicatatlah ayat jurnal berikut :
Beban Belanja xxxxx
Cadangan Beban Belanja xxxxx
Setelah pesanan diterima maka jurnal diatas dibalik senilai proporsi pesanan yang diterima dan dilakukan pencatatan atas nilai pesanan yang sebenarnya diterima :
Cadangan Beban Belanja xxxxx
Beban Belanja xxxxx
Belanja xxxxx
Kas xxxxx
Dalam akuntansi dana untuk universitas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu pendapatan dan belanja, transfer dan penyisihan dana, investasi, sumbangan, dan depresiasi. Sehubungan dengan pendapatan (revenue) dam belanja (expenditure), dalam akuntansi dana untuk universitas perlu memperhatikan remisi uang kuliah dan piutang tak tertagih, pengembalian uang kuliah, dan sesi perkuliahan yang berlangsung pada dua periode.
Dalam pembukuan dana universitas, ada beberapa syarat khusus untuk transfer yaitu, transfer wajib dan tidak wajib. Transfer wajib ditransfer dari dana saat ini ke dana lain untuk memenuhi persyaratan pihak luar kontrak. Transfer wajib serupa, tapi dapat dilakukan dari dana lainnya ke dalam dana lancar. Transfer wajib dan tidak wajib dilaporkan secara terpisah dalam laporan keuangan yang berhubungan dengan dana lancar serupa dengan transfer antar dana dalam akuntansi pemerintahan.
Investasi tersebut dicatat sebesar nilai wajar pada neraca lembaga publik. Pendapatan investasi, termasuk perubahan nilai wajar investasi untuk periode tersebut, dimasukkan sebagai pendapatan dalam laporan laba rugi entitas terafiliasi. Universitas mencari pendapatan dari lulusa n, bisnis dan lembaga eksternal untuk meningkatkan program dan kegiatan pendidikan mereka. Selain itu, universitas dapat mencari penghasilan tambahan dari fasilitas internalnya. Lembaga pendidikan yang merupakan bagian dari universitas juga memiliki dana lancar dan dana lainnya yang dimasukkan dalam laporan keuangan universitas. Ini perlu diingat bahwa ada perbedaan antara sumbangan yang ditunjuk dan sumbangan yang ditunjuk.
Sumbangan mengikat yang diterima akan dicatat dalam dana lancar yang ditentukan dan digunakan sesuai dengan batasan. Sumbangan yang tidak mengikat dicatat dalam dana tidak terikat saat ini dan digunakan sesuai dengan kebutuhan khusus universitas. Beberapa pendapatan dapat berbentuk dana yang memerlukan pengelolaan modal (pokok) untuk jangka waktu tertentu. Pendapatan ini diposting ke rekening dana lain. Semua organisasi nirlaba, termasuk universitas, diwajibkan untuk melaporkan depresiasi atau penurunan nilai untuk tujuan eksternal dalam laporan keuangan mereka. Penyusutan harus diakui sebagai biaya dana untuk menggunakan aktiva selama periode tersebut.
Selain dana lancar tidak terikat, terdapat dana lancar terikat dimana dana ini dapat digunakan untuk tujuan operasional dari universitas sesuai batasan yang ditetapkan pihak eksternal yang mensponsori dana tersebut. Penerimaan dana dengan pembatasan (restriction) tercatat sebagai peningkatan dalam kas dan saldo dana, namun tidak diakui sebagai pendapatan sampai ketentuan yang membatasi penggunaan dana tersebut dipenuhi dan dana dibelanjakan sesuai dengan cara yang telah ditentukan. Format ayat jurnal penerimaan dana dalam dana lancar terikat adalah :
Kas xxxxx
Saldo Dana xxxxx
Format ayat jurnal ketika dana tersebut dibelanjakan adalah sebagai berikut :
Belanja xxxxx
Saldo Dana xxxxx
Kas xxxxx
Pendapatan xxxxx
Jadi, di dalam dana lancar terikat, pendapatan tidak diakui sampai belanja yang sesuai dengan tujuan tertentu telah dilakukan.
Berikut ini adalah ilustrasi transaksi dari Universitas Impian selama tahun 20X6, Univers itas Impian memiliki tahun buku yang berakhir sama dengan akhir tahun ajarannya (30 Juni). Di bawah ini adalah saldo neraca Universitas Impian per 30 Juni 20X5 yang menjadi saldo awal untuk periode tahun 20X6 (dalam ribuan rupiah) :
Universitas Impian
Neraca - Dana Lancar (000)
Aktiva
Tidak Terikat :
Kas
55.000
Investasi pada nilai wajar
180.000
Piutang usaha
98.000
Dikurang penyisihan Piutang Tak Tertagih
(10.000)
Persediaan, pada mana yang lebih rendah, biaya atau pasar
40.000
Beban Dibayar di Muka
10.000
Total Aktiva Tidak Terikat
373.000
Terikat :
Kas
56.000
Investasi pada nilai wajar
83.000
Piutang usaha
84.000
Dikurang penyisihan Piutang Tak Tertagih
(4.000)
Total Aktiva Terikat
219.000
Total Dana Lancar
592.000
Kewajiban dan Saldo Dana :
Tidak Terikat :
Utang Usaha
50.000
Beban yang Masih Harus Dibayar
8.000
Deposit Mahasiswa
18.000
Utang pada Dana Lainnya
60.000
Beban yang ditangguhkan
10.000
Saldo Dana
Tidak Dialokasi
227.000
Diatur oleh Dewan
-
Total Tidak Terikat
373.000
Terikat :
Utang Usaha
3.000
Saldo Dana
216.000
Total Terikat
219.000
Total Dana Lancar
592.000
Dana Lancar Tidak Terikat
- Pendapatan (revenue)
Setelah dihitung, jika seluruh mahasiswa yang terdaftar di Universitas Impian membayar uang kuliahnya pada tarif standar, maka Universitas Impian akan memperole h pendapatan dari uang kuliah sebesar Rp 1.310.000. Dari jumlah tersebut, Univers itas Impian berencana memberikan remisi (potongan) uang kuliah total senilai Rp 45.000 sedangkan sisanya harus dibayar tunai oleh para mahasiswa. Tidak berapa lama kemudian, karena satu dan lain hal maka sebagian mahasiswa Universitas Impian mengundurkan diri dan menarik uang kuliah yang telah mereka bayarkan total senilai Rp 20.000. Ayat jurnalnya sebagai berikut:
1
Kas
1.265.000
Piutang
45.000
Pendapatan-Uang Kuliah
1.310.000
2
Pendapatan-Uang Kuliah
20.000
Kas
20.000
Karena berstatus badan hukum milik negara, maka Universitas Impian masih mendapatkan subsidi dari pemerintah senilai Rp 650.000. Selain itu, Universitas Impian juga mendapat tambahan dana dari pemerintah senilai Rp 20.000 yang berasal dari dana lancar terikat sehubungan dengan riset pengobatan kanker sebagai penggantian biaya overhead. Ayat jurnalnya sebagai berikut:
3
Kas
670.000
Pendapatan-Apropriasi Pemerintah
650.000
Pendapatan-Hibah dan Kontrak Pemerintah
20.000
Universitas Impian juga memperoleh pendapatan dari donasi alumninya senilai Rp 425.000, di samping juga memperoleh pendapatan dari pengelolaan Dana Abadi senilai Rp
255.000. Ayat jurnalnya sebagai berikut:
4
Kas
425.000
Pendapatan-sumbangan Hibah dan Kontrak Pribadi
425.000
5
Kas
255.000
Pendapatan-Dana Abadi dan Pendapatan Investasi
255.000
Setelah dihitung, investasi yang tercatat dalam Dana Lancar ternyata mengala mi kenaikan nilai wajar (fair value) senilai Rp 10.000. Ayat jurnalnya sebagai berikut :
6
Kas
10.000
Pendapatan-Dana Abadi dan Pendapatan Investasi
10.000
Unit-unit usaha tambahan/lainnya (auxiliary enterprises) milik universita s, diantaranya adalah kantin, memperoleh pendapatan senilai Rp 1.100.000. Dari jumlah itu, senilai Rp 123.000 masih dalam bentuk piutang, Rp 9.000 diperkirakan tidak tertagih, sedangkan sisanya telah diterima secara tunai. Ayat jurnalnya sebagai berikut:
7
Kas
977.000
Piutang
123.000
Belanja-Usaha Tambahan
9.000
Penyisihan Piutang Tak Tertagih
9.000
Pendapatan-Usaha Tambahan
1.100.000
Terakhir, pada tahun 20X6 terdapat pokok dari Dana Abadi yang sudah jatuh tempo senilai Rp 20.000 dan dapat digunakan dalam Dana Lancar Tidak Terikat. Ayat jurnalnya sebagai berikut:
8
Kas
20.000
Pendapatan-Dana Abadi Jatuh Tempo
- Belanja (expenditures)
Rincian belanja dari Universitas Impian dapat dilihat pada ayat jurnal di bawah. Dari jumlah belanja tersebut, Rp 2.003.000 dibayar tunai, Rp 73.000 secara kredit, senilai Rp
40.000 merupakan penggunaan dari persediaan dan perlengkapan yang ada, Rp 10.000 merupakan beban dibayar di muka yang jatuh tempo pada 20X6, dan Rp 79.000 merupakan belanja dari dana lainnya yang nantinya harus diganti oleh Dana Lancar. Sebagai catatan, termasuk dalam belanja yang dimaksud adalah penggantian biaya overhead untuk riset pengobatan kanker senilai Rp 20.000 [lihat jurnal (3)]. Ayat jurnalnya sebagai berikut:
9
Belanja-Pengajaran
1.480.000
Belanja-Riset
50.000
Belanja-Pelayanan Publik
65.000
Belanja-Dukungan Akademik
125.000
Belanja-Pelayanan Mahasiswa
100.000
Belanja-Dukungan Institusional
275.000
Belanja-Operasi dan Pemeliharaan Bangunan
110.000
Kas
2.003.000
Persediaan
40.000
Beban Dibayar Dimuka
10.000
Utang
63.000
Utang Dibayar Dimuka
Utang kepada Dana Lain
79.000
Remisi uang kuliah yang telah ditetapkan di awal total senilai Rp 45.000 akhirnya diberikan kepada beberapa mahasiswa pilihan dari Universitas Impian. Ayat jurnalnya sebagai berikut :
10
Belanja-Beasiswa
45.000
Piutang
45.000
Terakhir, belanja dari unit-unit usaha tambahan milik universitas dicatat pada ayat jurnal sebagai berikut :
11
Belanja-Usaha Tambahan
906.000
Kas
906.000
- Transfer
Berikut ini adalah data mengenai transfer antardana yang terjadi selama tahun 20X6 untuk Universitas Impian.
Transfer Wajib
Jumlah
Tujuan
Ke Dana Pembangunan
Rp 120.000
Pelunasan Utang
Ke Dana Pembangunan
Rp 85.000
Perbaikan dan penggantian aktiva
Ke Dana Pinjaman
Rp 1.000
Pemenuhan ketentuan kontrak
Transfer Tidak Wajib
Jumlah
Tujuan
Ke Dana Pinjaman
Rp 15.000
Penambahan jumlah dana
Ke Dana Abadi
Rp 275.000
Pembentukan dana abadi
Ke Dana Pembangunan
Rp 35.000
Penambahan jumlah dana
Dari Dana Abadi
Rp 30.000
Pembagian keuntungan investasi
Jumlah transfer wajib ke Dana Pembangunan sebesar Rp 120.000 dialokasikan senilai Rp 75.000 untuk unit-unit usaha tambahan milik universitas, demikian pula jumlah transfer wajib ke Dana Pembangunan sebesar Rp 85.000 dialokasikan senilai Rp 35.000 untuk unit- unit usaha tambahan tersebut, Adapun ayat jurnal untuk mencatat data-data transfer antar dana di atas adalah sebagai berikut:
12
Transfer Wajib - Pokok dan Bunga ke Dana Pembangunan
120.000
Transfer Wajib - Pembaruan dan Penggantian ke Dana Pembangunan
85.000
Transfer Wajib - Menyesuaikan Hibah ke Dana Pinjaman
1.000
Kas
206.000
13
Transfer Tidak Wajib ke Dana Pinjaman
15.000
Transfer Tidak Wajib ke Dana Abadi
275.000
Transfer Tidak Wajib ke Dana Pembangunan
35.000
Transfer Tidak Wajib dari Dana Abadi
30.000
Kas
295.000
- Transaksi Lain
Berikut adalah ayat-ayat jurnal untuk beberapa transaksi lainnya yang berhubungan dengan neraca Dana Lancar dari Universitas Impian :
14
Investasi
55.000
Kas
55.000
15
Kas
88.000
Penyisihan Piutang Tak Tertagih
10.000
Piutang Usaha
98.000
16
Persediaan
45.000
Kas
45.000
17
Beban Dibayar di muka
14.000
Kas
14.000
18
Utang
50.000
Utang dibayar dimuka
8.000
Utang kepada Dana Lain
60.000
Kas
118.000
19
Kas
5.000
Kredit yang ditangguhkan
5.000
20
Deposit Mahasiswa
3.000
Kas
3.000
Terakhir, manajemen Universitas Impian menyisihkan dana untuk riset di masa depan. Ayat jurnalnya sebagai berikut:
21
Saldo Dana
3.000
Cadangan untuk penelitian yang dialokaiskan oleh dewan
3.000
Dana Lancar Terikat
- Pendapatan dan Penambahan Saldo Dana Lainnya
Universitas Impian menerima dana untuk Dana Lancar Terikat dari pemerintah senila i Rp 300.000 yang penggunaannya dibatasi pada riset pengobatan kanker, jumlah ini termasuk Rp 20.000 sebagai penggantian biaya overhead yang dicatat dalam Dana Lancar Terikat [lihat jurnal (3)]. Selain itu Universitas Impian juga menerima dana dari sebuah lembaga swasta senilai Rp 250.000 yang penggunannya dibatasi pada pengembangan "Pusat Rekayasa Teknologi." Ayat jurnalnya sebagai berikut:
22
Kas
300.000
Saldo Dana
300.000
23
Kas
250.000
Saldo Dana
250.000
Selama tahun 20X6, Universitas Impian membelanjakan uang senilai Rp 212.000 untuk riset pengobatan kanker dan Rp 190.000 untuk pengembangan "Pusat Rekayasa Teknologi." Ayat jurnalnya sebagai berikut:
24
Saldo Dana
212.000
Pendapatan-Hibah dan Kontrak Pemerintah
212.000
25
Saldo Dana
190.000
Pendapatan-Sumbangan Hibah dan Kontrak Pribadi
190.000
- Belanja dan Pengurangan Saldo Dana Lainnya
Dari keterangan tentang pendapatan dalam Dana Lancar Terikat di atas juga dapat mengetahui bahwa belanja yang dilakukan dengan menggunakan Dana Lancar Terikat adalah total senilai Rp 507.000 (riset pengobatan kanker senilai Rp 212.000, pengembangan "Pusat Rekayasa Teknologi" senilai Rp 190.000, pengembangan program S-1 senilai Rp. 105.000). Dari jumlah total tersebut, Rp. 7.000 masih dapat berupa utang yang harus dilunasi kemudian. Rincian belanja tersebut dapat dilihat pada ayat jurnal berikut :
27
Belanja-Pengajaran
245.000
Belanja-Riset
200.000
Belanja-Pelayanan Publik
12.000
Belanja-Beasiswa
50.000
Kas
500.000
Utang
7.000
Setelah diteliti, senilai Rp. 14.000 dari Dana Lancar Terikat yang telah di-terima sebelumnya ternyata ketentuan yang membatasinya tidak dapat dipenuhi oleh Univers itas Impian sehingga harus dikembalikan. Ayat jurnalnya adalah sebagai berikut :
28
Saldo Dana
14.000
Kas
14.000
- Transaksi Lain
Berikut adalah ayat-ayat jurnal untuk beberapa transaksi lainnya yang berhubungan dengan neraca Dana Lancar dari Universitas Impian :
29
Investasi
41.000
Kas
41.000
30
Kas
46.000
Piutang
46.000
31
Utang
3.000
Kas
3.000
Adapun laporan keuangan dari hasil perhitungan di atas adalah sebagai berikut :
- Laporan Neraca
- Laporan Pendapatan, Belanja, dan Beban Lainnya-Dana Lancar
