Model Komunikasi Organisasi dalam Manajemen Kantor

Komunikasi organisasi merupakan proses pertukaran informasi, ide, dan pesan di dalam sebuah organisasi. Bagaimana bentuk dari ketiga model komunikasi organisasi dalam manajemen kantor itu?, Mari kita lihat selengkapnya pada artikel di bawah ini.

Apa Itu Model Komunikasi Organisasi?

Model komunikasi organisasi adalah kerangka kerja yang menggambarkan bagaimana komunikasi terjadi dalam sebuah organisasi. Model ini membantu kita memahami bagaimana informasi mengalir, peran berbagai pihak dalam proses komunikasi, dan faktor-faktor yang dapat memengaruhi efektivitas komunikasi. Nah, dalam manajemen kantor, terdapat beberapa model komunikasi yang sering diterapkan untuk mencapai tujuan organisasi. Berikut tiga model komunikasi, yakni:

 

1. Model Komunikasi Vertikal

Model komunikasi vertikal merupakan model komunikasi yang mengalir secara hierarkis, dari tingkat atas ke tingkat bawah (downward communication) dan dari tingkat bawah ke tingkat atas (upward communication).  

- Downward Communication: Informasi mengalir dari atasan ke bawahan, seperti instruksi kerja, pengumuman kebijakan, atau evaluasi kinerja. Contohnya, manajer memberikan instruksi kepada timnya tentang proyek baru, atau direktur mengumumkan kebijakan baru kepada seluruh karyawan.

- Upward Communication: Informasi mengalir dari bawahan ke atasan, seperti laporan kemajuan pekerjaan, saran, atau keluhan. Contohnya, karyawan memberikan laporan kepada manajer tentang progres pekerjaannya, atau staf memberikan saran kepada pimpinan terkait peningkatan efisiensi kerja.

Kelebihan:

- Struktur komunikasi yang jelas dan terdefinisi.

- Memudahkan kontrol dan pengawasan dari atasan.

Kekurangan:

- Aliran informasi bisa lambat dan terhambat.

- Risiko distorsi informasi semakin tinggi jika melewati banyak level.

 

2. Model Komunikasi Horizontal

Model komunikasi horizontal merupakan model komunikasi yang terjadi antar anggota organisasi yang berada di level yang sama dalam hierarki.

- Informasi mengalir antar rekan kerja dalam satu divisi atau antar divisi yang berbeda. Contohnya, tim marketing berkoordinasi dengan tim produksi terkait desain produk baru, atau tim IT memberikan pelatihan kepada tim finance tentang penggunaan software baru.

Kelebihan: 

- Meningkatkan kolaborasi dan kerja sama antar tim.

- Mempercepat pertukaran informasi dan ide.

Kekurangan: 

- Risiko munculnya konflik antar tim jika tidak dikelola dengan baik.

- Sulit untuk mengontrol dan mengawasi aliran informasi.

 

3. Model Komunikasi Diagonal

Model komunikasi diagonal merupakan model komunikasi yang mengalir melewati beberapa level dalam hierarki organisasi, tidak hanya vertikal atau horizontal. 

- Informasi mengalir dari satu level ke level yang berbeda, tetapi tidak melalui jalur formal. Contohnya, seorang karyawan tingkat bawah menyampaikan laporan langsung kepada direktur, atau seorang manajer departemen A memberikan instruksi kepada karyawan di departemen B. 

Kelebihan:

- Mempercepat proses pengambilan keputusan.

- Meningkatkan fleksibilitas dan responsivitas organisasi.

Kekurangan:

- Risiko munculnya konflik jika tidak dikelola dengan baik.

- Sulit untuk mengontrol dan mengawasi aliran informasi.

Model komunikasi organisasi yang diterapkan dalam manajemen kantor dapat bervariasi tergantung pada struktur organisasi, budaya organisasi, dan kebutuhan komunikasi. Penting untuk memilih model komunikasi yang tepat dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi dan membangun hubungan kerja yang harmonis. Karena tanpa adanya komunikasi yang baik, pekerjaan yang akan kita lakukan sangatlah hampa, Jadi?, Mari untuk kita terapkan bersama ya!.

Referensi:

https://komunikasipraktis.com/komunikasi-organisasi-vertikal-horizontal-diagonal/?need_sec_link=1&sec_link_scene=im

https://serupa.id/komunikasi-organisasi-pengertian-pola-fungsi-gaya-dsb/?need_sec_link=1&sec_link_scene=im