Inventory Control: Tips dan Keunggulannya

Sumber: Smartcorp.com

Melakukan kontrol dan kerja mengelola inventaris adalah suatu hal yang penting dilakukan bagi sebuah bisnis. Suatu bisnis tentu menginginkan kestabilan untuk terus bertahan dan terhindar dari situasi kekurangan stok.

Dari situlah pengendalian persedian atau lebih umum dikenal inventory control dapat bekerja untuk menjaga kestabilan stok bisnis Anda. 

Artikel ini akan membahas tentang pentingnya inventory control dilakukan oleh suatu bisnis mulai dari pemahaman pengertian dasarnya dan lebih lanjut membahas bagaimana sistem pengendalian persediaan modern akan lebih bermanfaat untuk digunakan sebuah perusahaan.

Apa itu Inventory Control?

Inventory control merupakan suatu proses mengelola tingkat persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Tingkat persediaan di sini mengacu pada seluruh persediaan yang dimiliki baik yang disimpan di gudang perusahaan maupun lokasi lain.

Mengelola tingkat persediaan dalam hal ini adalah melakukan pengelolaan barang secara efektif dari saat suatu perusahaan memilikinya hingga sampai pada tujuan akhir barang tersebut baik untuk pelanggan atau menuju pembuangan.

Mengelola tingkat persediaan perlu dilakukan untuk memastikan jumlah optimal setiap produk perusahaan Anda. Dengan terkontrolnya persediaan perusahaan Anda dapat menjaga rantai pasokan fungsional.

Inventory control cukup penting dilakukan agar tetap bisa membuat suatu perusahaan bersaing secara kompetitif. 

Dengan inventory control yang baik, suatu perusahaan dapat mempertahankan tingkat inventaris bahkan pada tingkat minimum, menekan biaya operasional, sampai memaksimalkan keuntungan yang bisa diperoleh suatu perusahaan.  

Sistem inventory control yang baik juga dapat meringankan situasi likuiditas perusahaan dan bisa membuat pelanggan puas karena mereka bisa mendapatkan barang ketika mereka memang sedang memiliki permintaan terhadap barang tersebut.

Secara umum tujuan perusahaan mengelola tingkat persediaan barang adalah untuk memaksimalkan keuntungan perusahaan dengan kondisi membuat sesedikit mungkin barang tersedia di gudang perusahaan.

Ada dua cara untuk melakukan kontrol persediaan yang biasa dilakukan oleh suatu perusahaan, yang pertama adalah melakukannya secara manual dan yang kedua secara otomatis dengan memanfaatkan teknologi untuk meminimalisir human error. 

Inventory control yang dilakukan manual mungkin bisa membantu namun tidak dapat mengerjakan hal-hal yang lebih mikro dan butuh detail. Untuk itulah Anda memerlukan pengendalian persediaan otomatis jika akan membuka skala perusahaan Anda menjadi lebih besar.

Tips Inventory Control untuk Mengoptimalkan Tingkat Stok

1. Pahami permintaan Anda

Tips mengoptimalkan tingkat stok barang menggunakan inventory control yang pertama adalah tentang perkiraan permintaan pasar. Kunci pada poin ini adalah mengetahui produk apa yang mesti dibawa untuk memenuhi permintaan pasar.

Investasikan waktu Anda dan juga uang bila memang diperlukan untuk mematangkan persiapan model perkiraan persediaan lanjutan yang akan menghasilkan prediksi atau perkiraan permintaan pasar yang akurat.

Untuk merumuskan keakuratan perkiraan melihat angka penjualan tahun lalu saja tidak cukup, sebab setiap tahun tren permintaan tidak akan selalu sama. Untuk itu ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan:

1. Prakiraan Permintaan Berdasarkan Grafik Siklus Hidup Produk

Indikator ini didasarkan pada pertimbangan bahwa setiap barang di gudang Anda memiliki siklus hidup tertentu (masa kedaluwarsa). Setiap siklus hidup produk akan mempengaruhi pola permintaan barang.

Pola permintaan barang itulah yang perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan saat menentukan atau menghitung permintaan pasar.

1. Tren Musiman

Dalam menghitung perkiraan permintaan pasar penting untuk diperimbangkan indikator produk yang memiliki variasi permintaan musiman. Karena itu identifikasi terhadap produk Anda penting untuk dilakukan.

Membuat identifikasi produk adalah cara terbaik untuk menjaga faktor permintaan musiman terpisah dari hitungan permintaan yang umum. Dengan begitu data yang dimiliki perusahaan Anda akan tetap rapi dan lebih mudah dikerjakan. 

Penting juga untuk memperhatikan permintaan produk yang dipengaruhi oleh faktor sosial, ekonomi, mode atau teknologi. Perhatikan tren-tren itu dalam data permintaan produk Anda dan hitunglah perkiraan permintaannya.  

Agar penghitungan perkiraan permintaan semakin akurat tambahkan indikator perkiraan kualitatif yang akan melibatkan strategi marketing seperti promosi, penjualan bahkan aktivitas kompetitor Anda.

2. Ketahui Produk Unggulan Anda

Untuk mengelompokan stok berdasarkan nilai produk bisa digunakan analisis ABC sebagai teknik pengendalian persediaan yang baik. Setiap item di gudang Anda tentu memiliki nilai yang berbeda dalam beberapa hal dan mengelompokkannya akan membuat sistem lebih terstruktur.

Dalam menentukan suatu nilai produk terdapat beberapa cara yang bisa dilakukan, misalnya dengan melakukan segmentasi dari segi pendapatan yang dihasilkan, volume penjualan atau bisa juga dari nilai konsumsi tahunan.

Pilihlah kategori mana yang memang benar bekerja untuk bisnis Anda kemudian pisahkan stok yang Anda miliki ke dalam kelompok A, B, dan C. Biasanya kategori A menempatkan barang yang penting untuk kesuksesan bisnis Anda dan C untuk barang yang tidak terlalu penting.

Pengelompokan barang dengan analisis ABC adalah cara paling sederhana untuk mengidentifikasi produk unggulan Anda sehingga langkah selanjutnya untuk melakukan pengendalian stok bisa dilakukan lebih fokus. 

Cara lain yang lebih kompleks adalah dengan menggunakan perangkat lunak pengoptimalan persediaan. Klasifikasi yang lebih kompleks seperti melakukan segmentasi item multidimensi bisa dilakukan dengan bantuan teknologi.

Anda bisa mendapat laporan yang lebih jelas dan detail tentang pengendalian tingkat stok yang dimiliki oleh perusahaan Anda dengan melakukan pengoptimalan persediaan menggunakan sistem inventory control modern.

3. Tetapkan Kebijakan Kontrol Tingkat Stok

Mengelola persediaan dengan melakukan kebijakan kontrol pada tingkat stok akan memastikan Anda menyimpan barang yang tepat dalam jumlah yang tepat juga. Ini adalah langkah yang harus dikerjakan untuk pengendalian persediaan yang baik di gudang.

Pastikan bahwa Anda telah memiliki seperangkat aturan untuk setiap item yang Anda bawa. Kebijakan yang dibuat untuk mengontrol tingkat stok bisa meliputi: 

Seseorang yang dapat mendemonstrasikan prosedur pengendalian persediaan yang baik misalnya menggunakan analisis ABC, hal itu akan membantu dalam menentukan aturan. Anda juga harus menimbang untuk menetapkan tingkat layanan yang berbeda, tingkat persediaan pengaman, serta parameter pemesanan ulang pada setiap kategori.

Memiliki kebijakan untuk mengurangi kelebihan stok dan mengeluarkan barang yang sudah usang juga perlu untuk diperhatikan. Kelebihan stok akan berdampak negatif pada perputaran stok dan modal kerja. 

Selain itu, jika barang menjadi usang atau tidak bisa lagi terjual makan tentu keuntungan perusahaan Anda akan terdampak juga.

4. Membuat Tingkat Layanan Target

Tingkat layanan target dibuat untuk tujuan mengukur kemungkinan memiliki jumlah barang yang tepat dalam stok saat akan dilakukan atau diminta mengirim. Kemungkinan jumlah barang ini akan mengarah pada pesanan yang terpenuhi dengan baik.

Dua hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan tingkat layanan target ialah ketersediaan dan waktu pengiriman yang diharapkan oleh pelanggan Anda. 

Dengan mempertimbangkan harapan pelanggan Anda dapat melakukan pesanan sesuai permintaan dengan pemasok jika pelanggan Anda memiliki waktu yang cukup singkat. Penting untuk menemukan keseimbangan antara keduanya.

Perlu untuk dicatat bahwa menetapkan target layanan lebih tinggi dari yang dibutuhkan hanya akan membakar uang perusahaan Anda. Demikian juga bila gagal memenuhi harapan pelanggan dapat menyebabkan rusaknya reputasi perusahaan dan hilangnya pelanggan.

Menetapkan tingkat layanan target juga akan berdampak pada siklus perputaran stok Anda. Dengan membuatnya bekerja lebih baik Anda dapat menjaga tingkat perputaran stok Anda pada tingkat yang tinggi serta menghindari pengeluaran yang tidak perlu.

5. Menyempurnakan Strategi Pengisian Stok

Hal yang sering dilakukan oleh pekerja gudang dalam mengontrol tingkat stok adalah dengan hanya mengandalkan pengoptimalan stok setelah praktik pembeliaan persediaan terkonfirmasi. Namun agar tingkat stok Anda lebih optimal perlu dipikirkan strategi untuk itu.

Hampir semua bisnis akan melakukan pesanan ulang hanya ketika mereka telah mencapai tanggal rutin atau saat kondisi stok turun pada titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan.

Saat suatu perusahaan melakukan pemesanan ulang, biasanya jumlah yang akan mereka pesan sama dengan sebelumnya atau didasarkan pada pemenuhan stok dengan kapasitas minimum atau maksimum.

Namun ada kalanya suatu perusahaan berada pada kondisi kehabisan stok atau malah stok yang ada berlebih, untuk itulah Anda perlu mencari jalan keluar untuk menyiasati stok yang Anda miliki.

Agar strategi pengisian stok Anda akurat Anda dapat melakukan pendekatan dengan mempertimbangkan hal-hal yang lebih informatif seperti perkiraan permintaan, waktu tunggu pemasok serta jumlah pesanan yang akan menghemat biaya.

Menambahkan variabel lain seperti permintaan dan penawaran dalam langkah mengisi stok Anda juga akan membantu keakuratan pemesanan sehingga tidak ada penumpukan stok.

6. Membawa Stok Pengaman (Safety Stock)

Cara paling umum dan masuk akal untuk terhindar dari situasi kehabisan stok adalah membawa stok pengaman atau bisa juga disebut stok penyangga. 

Stok pengaman perlu dibawa untuk mencegah perusahaan terhindar dari situasi kehabisan stok akibat jadwal pesanan dimundurkan atau bahkan ada masalah pengerjaan sehingga pasokan tertentu tertunda. 

Tersedianya stok pengaman akan meminimalkan segala masalah yang disebabkan oleh gangguan permintaan, rantai pasokan, atau bahkan pemenuhan pesanan.

Hal yang perlu difokuskan di sini adalah bagaimana suatu perusahaan dapat mengeluarkan modal paling minim untuk mengoptimalkan persediaan stok pengaman.

Banyak perusahaan melakukan pendekatan menggunakan stok hari dasar untuk menghitung stok pengaman. Mereka akan menghitung jumlah hari atau minggu permintaan kemudian menambahkan stok pengaman yang cukup untuk siklus itu.

Namun pendekatan demikian hanya mengasumsikan bahwa setiap barang di gudang memiliki pola permintaan dan siklus hidup yang sama. Karenanya seperti telah jelas dibahas sebelum ini, memperkirakan atau menghitung stok dengan akurat akan membantu.

Semakin akurat penghitungan yang Anda buat maka situasi kehabisan stok akan memiliki kemungkinan kecil untuk terjadi. Maka dari itu dalam menghitung stok pengaman ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan yakni tingkat layanan yang diinginkan, akurasi perkiraan, serta variasi permintaan. 

Keuntungan Sistem Inventory Control Modern

Untuk mengetahui apakah sistem inventory control yang modern memang sepadan dengan uang yang Anda keluarkan untuk mengelola stok barang perusahaan Anda, berikut adalah beberapa manfaat yang bisa sistem modern tawarkan:

1. Visibilitas untuk pemilik dan operator

Setiap aspek operasi pemenuhan stok perlu dikontrol dengan baik, supaya perusahaan Anda mengetahui sejauh mana perusahaan itu telah berkembang dan langkah mana yang mesti dioptimalkan.

Dengan menggunakan inventory control modern setiap aspek operasi akan bisa ditinjau baik oleh Anda sebagai pemilik maupun orang yang mengoperasikannya. Indikator ini penting karena laporan itulah yang bisa dilihat untuk membuat langkah optimal.

2. Membantu mengembangkan bisnis Anda

Manfaat utama dari penggunaan teknologi tentu sebagai alat yang dapat membantu dan mempermudah kerja manusia. Sistem inventory control modern selain dapat mempermudah kinerja juga dapat membantu mengembangkan bisnis Anda.

Bisnis Anda akan ditingkatkan lewat modernisasi proses mengelola persediaan dengan langkah yang efisien dan tidak memakan waktu terlalu lama dibandingkan jika memakai cara manual.

Dengan terhematnya waktu yang digunakan untuk proses inventory control, Anda bisa memanfaatkan waktu yang dihemat untuk fokus pada indikator lain yang memiliki kontribusi untuk meningkatkan bisnis Anda. 

Selain waktu yang dihemat, data yang diotomatiskan dan diterima oleh perusahaan akan membuat Anda bisa memberi keputusan paling tepat untuk perusahaan Anda.

3. Terintegrasi dengan Alat Pembayaran Elektronik dan Operator Pengiriman

Agar dapat bisa bersaing dan tentu saja berhasil dalam pemasaran multi channel, bisnis Anda harus bisa mengintegrasikan inventory control dengan saluran penjualan, manajemen gudang dan operator pengiriman.

Mengintegrasikan segala tugas operasional seperti kontrol persediaan dan operator pengiriman akan menentukan keberhasilan bisnis Anda dalam pemasaran multi channel dan itu akan didapatkan lewat inventory control yang modern.

4. Mengurangi overselling dan overstocking

Keuntungan besar memiliki kontrol penuh terhadap persediaan dan memiliki visibilitas pada tingkat stok barang perusahaan adalah Anda bisa memastikan bahwa stok barang perusahaan Anda tersedia dan jumlahnya cukup.

Dengan terkendalinya stok perusahaan Anda akan bisa menghindari penjualan berlebih (overselling) dan kelebihan persediaan (overstocking). Di samping itu Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi produk mana yang tidak dijual cukup cepat sehingga terlalu banyak menghabiskan ruang.

Hal ini juga bisa bermanfaat agar harga penawaran Anda di pasar dagang tetap stabil.  

Ini adalah keuntungan besar untuk memiliki kontrol penuh dan visibilitas atas tingkat stok Anda. Di satu sisi, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki stok yang cukup untuk menghindari overselling. Sementara di sisi lain Anda akan dapat dengan mudah mengidentifikasi produk yang menghabiskan terlalu banyak ruang rak dan tidak dijual dengan cukup cepat.

5. Mengurangi Retur Barang

Dengan terintegrasinya sistem ketersediaan stok dengan sistem lain yang terotomatisasi akan meminimalisir pengembalian barang dari konsumen karena alasan salah pilih. Layanan ini berkaitan dengan sistem barcode dalam inventory control modern.

Layanan  scan barcode dalam sistem inventory control modern akan membuat pengiriman menjadi lebih terukur dan tepat sehingga keluhan bahwa barang yang dikirim adalah produk yang berbeda akan minim terjadi.

Tentunya ini akan sangat bermanfaat dalam aspek pelayanan pelanggan bisnis Anda. Dengan memastikannya memiliki pengalaman yang baik dan puas serta mengurangi ruang untuk keluhan.

Kesimpulan

Pengoptimalan stok adalah langkah kerja yang amat penting untuk sebuah perusahaan agar banyak masalah persediaan seperti situasi kekurangan atau kelebihan stok di dalam gudang dapat dihindari.

Di situlah Inventory control atau kontrol persediaan dapat bekerja mengoptimalkan stok barang perusahaan sehingga tingkat stok yang tersedia berada pada tahap yang tertinggi. 

Dengan inventory control yang baik, suatu perusahaan dapat mempertahankan tingkat stok bahkan pada tingkat minimum, menekan biaya operasional, sampai memaksimalkan keuntungan yang bisa diperoleh suatu perusahaan.