Mohon tunggu...
Sigit Eka Pribadi
Sigit Eka Pribadi Mohon Tunggu... Administrasi - #Juara Best In Specific Interest Kompasiana Award 2023#Nominee Best In Specific Interest Kompasiana Award 2022#Kompasianer Terpopuler 2020#

#Juara Best In Specific Interest Kompasiana Award 2023#Nominee Best In Specific Interest Kompasiana Award 2022#Kompasianer Terpopuler 2020#Menulis sesuai suara hati#Kebebasan berpendapat dijamin Konstitusi#

Selanjutnya

Tutup

Worklife Artikel Utama

Jangan Sepelekan Pengelolaan Arsip! Kenapa?

28 Juni 2022   14:51 Diperbarui: 28 Juni 2022   19:24 1128
+
Laporkan Konten
Laporkan Akun
Kompasiana adalah platform blog. Konten ini menjadi tanggung jawab bloger dan tidak mewakili pandangan redaksi Kompas.
Lihat foto
Ilustrasi gambar pengelolaan arsip | Dokumen gambar Thinkstock/jdwfoto via CNN.com

Penulis, dkk saat studi banding soal pengelolaan di Badan Kearsipan Angkatan Darat./Dokumentasi Pribadi
Penulis, dkk saat studi banding soal pengelolaan di Badan Kearsipan Angkatan Darat./Dokumentasi Pribadi

Lantas, apa sajakah tahapan tersebut?

1. Tahap pencatatan wajib secara tertulis surat keluar-masuk pada buku ekspedisi surat dan buku agenda surat.

Tentunya setiap kantor haruslah memiliki sarana buku ekspedisi surat dan buku agenda surat, baik itu surat masuk dan surat keluar.

Nah, ditahap inilah yang seringkali malah yang disepelekan, kadang alasannya lupa lah, biar cepat lah, ribet lah, dan berbagai alasan pembenaran lainnya.

Padahal ditahap inilah yang paling penting terkait siapa-siapa yang bertanggung jawab soal surat keluar masuk milik kantor dan surat milik rekanan kantor.

Oleh karenanya, pada tahap pertama ini sifatnya wajib, tidak bisa ditawar-tawar lagi dengan berbagai alasan, sehingga harus dilaksanakan.

Pada tahap ini juga harus jelas siapa yang menerima dan mengirim, dan wajib tertulis, nomor dan tanggal surat, perihal surat, alamat yang dituju dan alamat tujuan, serta nama terang dan tanda tangan terkait siapa yang menerima dan mengirim, termasuk klasifikasi surat apakah surat biasa atau surat rahasia.

Dalam hal ini, pihak yang membidangi kesekretariatan ataupun humas wajib memberikan pedoman ini kepada pihak terkait yang pertama kali berhubungan dengan surat keluar masuk dan diberikan penekanan bahwa tahap ini adalah sifatnya wajib.

Hal ini bertujuan mencegah oknum yang ingin coba-coba lewat jalan belakang, ataupun dapat melacak terkait siapa yang bertanggung jawab bila kedepan terjadi kehilangan arsip surat.

Sehingga dapat dirunut secara kronologis sampai dimana dan kemana perjalanan surat keluar masuk tersebut, kalaupun hilang maka nama terakhirlah yang harus mempertanggung jawabkan sesuai catatan yang tertera pada buku agenda dan buku ekspedisi.

HALAMAN :
  1. 1
  2. 2
  3. 3
  4. 4
  5. 5
  6. 6
Mohon tunggu...

Lihat Konten Worklife Selengkapnya
Lihat Worklife Selengkapnya
Beri Komentar
Berkomentarlah secara bijaksana dan bertanggung jawab. Komentar sepenuhnya menjadi tanggung jawab komentator seperti diatur dalam UU ITE

Belum ada komentar. Jadilah yang pertama untuk memberikan komentar!
LAPORKAN KONTEN
Alasan
Laporkan Konten
Laporkan Akun