Lantas, apa sajakah tahapan tersebut?
1. Tahap pencatatan wajib secara tertulis surat keluar-masuk pada buku ekspedisi surat dan buku agenda surat.
Tentunya setiap kantor haruslah memiliki sarana buku ekspedisi surat dan buku agenda surat, baik itu surat masuk dan surat keluar.
Nah, ditahap inilah yang seringkali malah yang disepelekan, kadang alasannya lupa lah, biar cepat lah, ribet lah, dan berbagai alasan pembenaran lainnya.
Padahal ditahap inilah yang paling penting terkait siapa-siapa yang bertanggung jawab soal surat keluar masuk milik kantor dan surat milik rekanan kantor.
Oleh karenanya, pada tahap pertama ini sifatnya wajib, tidak bisa ditawar-tawar lagi dengan berbagai alasan, sehingga harus dilaksanakan.
Pada tahap ini juga harus jelas siapa yang menerima dan mengirim, dan wajib tertulis, nomor dan tanggal surat, perihal surat, alamat yang dituju dan alamat tujuan, serta nama terang dan tanda tangan terkait siapa yang menerima dan mengirim, termasuk klasifikasi surat apakah surat biasa atau surat rahasia.
Dalam hal ini, pihak yang membidangi kesekretariatan ataupun humas wajib memberikan pedoman ini kepada pihak terkait yang pertama kali berhubungan dengan surat keluar masuk dan diberikan penekanan bahwa tahap ini adalah sifatnya wajib.
Hal ini bertujuan mencegah oknum yang ingin coba-coba lewat jalan belakang, ataupun dapat melacak terkait siapa yang bertanggung jawab bila kedepan terjadi kehilangan arsip surat.
Sehingga dapat dirunut secara kronologis sampai dimana dan kemana perjalanan surat keluar masuk tersebut, kalaupun hilang maka nama terakhirlah yang harus mempertanggung jawabkan sesuai catatan yang tertera pada buku agenda dan buku ekspedisi.
