"Simple Problem Solving", Penerapannya dari Tempat Kerja ke Rumah

Sejak musim hujan ini, mulai timbul masalah di rumah keluarga Budi. Problem klasik rumah bocor dan bocornya cukup parah, dibeberapa titik terjadi kebocoran. 

Setelah diselidiki ternyata ada genteng yang pecah ada pula yang bergeser dan setelah ditelusuri pada titik-titik tersebut awal mula terjadinya kebocoran. Jadi tindakan perbaikan yang dilakukan adalah memperbaiki genteng yang rusak, yang pecah diganti. Selesai.

Benarkah masalahnya sudah selesai? atau benarkah genteng yang rusak itu akar masalahnya?

Demikianlah yang banyak terjadi dalam kehidupan sehari-hari, teknik menyelesaikan masalah di rumah terkadang terlalu sederhana. Sebenarnya bukan masalah sederhana atau kompleks, namun bagaimana menemukan akar masalah yang sebenarnya.

Teknik menyelesaikan masalah di tempat kerja biasanya lebih sitematis dan "panjang". Untuk menyelesaikan masalah yang terjadi di rumah tidak perlu panjang-panjang, yang penting akar masalah yang sebenarnya bisa ditemukan dan diatasi. Inilah yang disebut dengan Simple Problem Solving.

Kembali pada masalah rumah keluarga Budi yang bocor, genteng yang rusak entah itu pecah atau bergeser bukan merupakan akar masalah yang sebenarnya. 

Dengan menggunakan salah satu tools Simple Problem Solving yaitu Why-Why Analysis, ternyata akar masalahnya adalah keluarga Budi tidak mencuci piring setelah makan malam.

Loh.. apa hubungannya kebocoran atap rumah dengan kebiasaan keluarga Budi yang enggan langsung mencuci piring setelah makan malam?

Ternyata begini ceritanya, rupanya kebiasaan tidak mencuci piring setelah makan malam mengundang binatang seperti tikus datang, kedatangan tikus ini membuat kucing peliharaan keluarga Budi mengejar tikus-tikus ini, mereka berlarian di atap dan diantara genteng sehingga menyebabkan genteng bergeser dan ada yang pecah.

Sebelum musim hujan hal ini tidak terlalu masalah, namun begitu hujan sering turun dengan deras maka kebocoran tidak terelakkan lagi. Sederhananya seperti itu.

Jadi apa yang dimaksud dengan Simple Problem Solving? Dan apa bedanya dengan teknik Problem Solving yang biasanya dilakukan di tempat kerja atau di Industri manufaktur?

Gambar ilustrasi "Problem Solving", Sumber: akademitrainer.com

Simple Problem Solving terdiri dari empat langkah sebagai berikut:

1. Mendefinisikan masalah.
2. Menganalisa dan menemukan akar masalah
3. Mengeksplorasi dan memilih alternatif.
4. Melakukan tindakan perbaikan.

Langkah pertama adalah mendefinisikan masalah yang sedang terjadi atau yang kita hadapi. Pada kasus keluarga Budi, masalah yang terjadi adalah rumah yang bocor saat hujan. 

Masalah yang terjadi di rumah biasanya mudah untuk dikenali dan didefinisikan, berbeda dengan masalah di tempat kerja yang mempunyai definisi lebih sistematis.

Secara umum masalah adalah perbedaan atau gap antara kondisi yang berlangsung saat ini dibanding dengan kondisi standar atau kondisi ideal atau normal. Dengan kata lain masalah adalah hal-hal yang tidak normal, tidak ideal atau tidak memenuhi suatu standar tertentu.

Dengan definisi yang lebih umum ini kita bisa mengenali masalah yang sering terjadi di rumah, contohnya anak yang berprestasi di bawah standar atau dibawah rata-rata itu adalah sebuah masalah.

Namun perlu diingat bahwa standar atau ukuran yang kita jadikan acuan bisa jadi berbeda-beda bagi tiap-tiap orang tergantung dari nilai-nilai yang dianutnya. 

Dengan demikian anak yang prestasi akademiknya dibawah rata-rata mungkin menjadi masalah bagi satu keluarga namun tidak menjadi masalah bagi keluarga yang lain.

Dalam dunia industri, definisi dari masalah lebih jelas dan pasti karena standar yang dipakai oleh industri merupakan sebuah standar yang universal.

Langkah kedua adalah menganalisa dan menemukan akar penyebab masalah. Langkah kedua ini merupakan langkah yang penting karena akan menentukan apakah tindakan perbaikan selanjutnya efektif atau tidak.

Untuk menemukan akar penyebab masalah yang sebenarnya biasanya digunakan teknik Why-Why Analysis atau metode 5-Why. 

Pada dasarnya metode ini mempertanyakan mengapa sebuah masalah terjadi dan jawaban yang didapatkan dipertanyakan lagi mengapa demikan dan seterusnya sampai tidak ada lagi yang bisa dipertanyakan. Jawaban terakhir inilah yang dimaksud dengan akar penyebab masalah.

Contohnya ada sebuah pompa yang tidak bisa digunakan, ini adalah masalah yang sedang terjadi. Kenapa tidak bisa dipergunakan karena rusak. 

Kenapa rusak karena korosi, kenapa korosi karena kena air hujan bisa juga karena tidak dirawat dan dibersihkan secara berkala atau bisa juga karena material pompa tidak tahan korosi.

Jadi akar penyebab masalah tidak selalu tunggal, kadang ada banyak akar penyebab masalah yang saling berkaitan dan berkontribusi terhadap timbulnya masalah.

Untuk menemukan akar penyebab masalah dengan metode Why-Why Analysis ini diperlukan wawasan yang luas, pengetahuan tentang suatu proses, ketelitian dan pengalaman.

Langkah ketiga adalah mengeksplorasi dan memilih alternatif. Tujuan utama pada langkah ini adalah menemukan ide yang terbaik untuk mengatasi masalah yang terjadi. Ide perbaikan ini minimal harus bisa menjawab setiap akar penyebab masalah yang telah ditemukan.

Jadi untuk setiap akar penyebab masalah paling sedikit harus ada satu tindakan perbaikan, lebih dari satu lebih baik. Untuk mengeksplorasi ide-ide perbaikan pada setiap akar masalah dapat dilakukan dengan cara brain stroming , forum diskusi atau yang sejenisnya.

Setelah ide-ide terkumpul kemudian dipilah-pilah, mana yang paling masuk akal, rasional dan dapat direalisasikan dengan cepat. Ide-ide yang telah terpilih ini disusun sebagai sebuah rencana penanggulangan dari masalah yang sedang dihadapi.

Langkah keempat yang merupakan langkah terakhir dari metode Simple Problem Solving ini adalah eksekusi dari ide-ide yang ada di dalam rencana penanggulangan.

Untuk mengeksekusi ide-ide perbaikan atau melakukan tindakan perbaikan kita dapat berpedoman pada 5W2H, yaitu 

• Apa langkah perbaikannya (What), 
• Siapa yang melakukannya (Who), 
• Kapan perbaikan akan dilakukan (When), 
• Di mana tindakan perbaikan dilakukan (Where), 
• Mengapa tindakan ini dilakukan dan bukan tindakan yang lain (Why), serta 
• Bagaimana cara melakukan tindakan perbaikan (How) dan 
• Berapa biaya yang dibutuhkan (How Much).

Secara sederhana pelaksanaan tindakan perbaikan ini juga bisa mengacu pada jadwal perbaikan yang telah disusun yang berisi jenis tindakan, siapa yang melakukannya dan kapan tenggat waktunya.

Demikian Penjelasan singkat mengenai Simple Problem Solving dalam kehidupan sehari-hari. Untuk penerapan pada tempat kerja pada prinsipnya mengacu pada langkah-langkah Kaizen atau Continuous Improvement yang mungkin implementasinya sedikit berbeda antara satu perusahaan dengan lainnya.