Suatu organisasi tidak efektif jika tidak ada komunikasi antar anggota organisasi. Komunikasi sangat penting karena merupakan kegiatan dimana seorang pemimpin menghabiskan waktunya untuk mengkomunikasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada seseorang atau sekelompok orang. Dengan bantuan komunikasi seseorang dapat mencapai fungsi manajemen yang dimulai dengan fungsi perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan. Komunikasi bergantung pada persepsi dan sebaliknya persepsi juga bergantung pada komunikasi. Persepsi mencakup semua proses yang dilakukan seseorang untuk memahami informasi tentang lingkungannya. Baik atau buruknya proses komunikasi tergantung pada persepsi masing-masing orang yang terlibat. Pemahaman yang tidak seimbang antara penerima dan pengirim informasi menyebabkan kegagalan komunikasi.
Teknologi komunikasi yang sangat cepat, tidak mengurangi pentingnya komunikasi antar anggota organisasi. Komunikasi antar manusia tidak selalu bergantung pada teknologi, tetapi pada kekuatan manusia dan lingkungannya. Komunikasi adalah interaksi antara orang-orang itu sendiri. Proses medium mentransmisikan pesan (message) melalui jalur tertentu (media), setelah itu ditangkap oleh penerima (receiver) dan jika memungkinkan menjadi umpan balik (feedback) kepada medium.
Bagaimana Cara Membangun Komunikasi Efektif?
Sebagai kegiatan transfer informasi, komunikasi dapat dilakukan secara lisan maupun tulisan, dan tidak semua orang mampu berkomunikasi. Terkadang ada orang yang bisa menyampaikan semua informasi secara lisan, tetapi tidak secara tertulis atau sebaliknya. Di sini perlu dianalisis permasalahannya: "Bagaimana kita dapat mewujudkan komunikasi yang baik, komunikasi dua arah, komunikasi yang efektif, sehingga sasaran informasi yang harus disampaikan atau diterima sesuai dengan yang diharapkan?" Jawaban atas masalah ini adalah untuk mencapai keterampilan komunikasi yang baik dan efektif diperlukan pembelajaran atau pelatihan terus menerus untuk memperoleh keterampilan komunikasi.
Keterampilan komunikasi yang efektif dapat dipelajari dan dikuasai dari waktu ke waktu dengan latihan yang teratur dan berkesinambungan. Keterampilan komunikasi yang efektif adalah kemampuan untuk mendengarkan dan mengajukan pertanyaan. Dalam proses komunikasi Anda harus bisa mendengarkan dan memahami dengan baik. Kemudian ajukan pertanyaan yang saling terkait dan mengarah pada resolusi atau perdamaian bagi masing-masing pihak. Jadi tujuan utama dari komunikasi yang efektif adalah win-win solution. Anda tidak ingin menyalahkan siapa pun, itu adalah konsep dasar komunikasi yang efektif.
Bidang komunikasi organisasi juga mencakup komunikasi antar manusia. Efektivitas komunikasi interpersonal sangat tergantung pada individu penerima dan pengirim pesan, seperti yang dijelaskan di bawah ini:
- Keterbukaan mencakup aspek ingin terbuka kepada siapa pun yang berinteraksi dengan orang lain dan menanggapi dengan jujur setiap rangsangan yang diberikan kepada mereka.
- Empati, yaitu merasakan apa yang orang lain rasakan atau mencoba merasakan hal yang sama dengan orang lain.
- Dukungan, kadang perlu dikatakan, tapi juga tidak bisa dikatakan.
- Kepositifan, meliputi perawatan diri yang positif, menyampaikan perasaan positif dan membuat kerja sama menjadi lebih efektif.
- Kesamaan, termasuk suasana dan status antara orang yang berkomunikasi.
Aspek-Aspek Dalam Membangun Komunikasi Efektif
Komunikasi yang efektif berarti komunikator dan komunikan memahami pesan secara setara. Itulah sebabnya dalam bahasa asing disebut "the communication is in tune", yaitu kedua pelaku komunikasi saling memahami pesan apa yang sedang disampaikan.
Menurut Stephen Covey, komunikasi adalah keterampilan terpenting dalam hidup kita. Sebagian besar dari kita menghabiskan waktunya untuk berkomunikasi. Sama halnya dengan bernafas, kita mengalami komunikasi sebagai sesuatu yang terjadi secara otomatis, sehingga kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif. Kita tidak pernah secara khusus belajar menulis dengan efektif, membaca dengan cepat dan efisien, berbicara dengan efektif, apalagi menjadi pendengar yang baik. Bahkan dalam kasus terakhir, keterampilan menyimak tidak pernah diajarkan atau diajarkan dalam pembelajaran yang kita lakukan baik di sekolah formal maupun di lingkungan pendidikan non formal lainnya.
Persyaratan terpenting untuk komunikasi yang efektif adalah kredibilitas. Keterampilan komunikasi interpersonal adalah kemampuan untuk secara konsisten membangun kredibilitas dan kepercayaan dalam segala hal yang kita komunikasikan. Untuk membangun kredibilitas, isi pesan, suara/intonasi yang digunakan dalam penyampaian pesan, dan media yang digunakan seseorang untuk menyampaikan pesan harus jelas. Jadi semakin plin-plan seseorang dengan ketiga hal ini, semakin "dapat dipercaya" mereka jadinya.
Setidaknya menurut Endang Lestari G: Pada tahun 2003 ada lima aspek pemahaman dalam membangun komunikasi yang efektif, yaitu:
