Kiat Menjadi Sukses di Manajemen Proyek Jarak Jauh

Manajemen proyek jarak jauh melibatkan dan memastikan proyek berjalan dengan lancar sesuai dengan waktu dan anggaran dana, Tentunya ini bukan hal yang mudah, komunikasi dan motivasi adalah perhatian utama bagi perusahaan jarak jauh, kedua hal tersebut sangat penting untuk menjamin manajemen proyek yang baik.

Dalam sebuah laporan manajemen proyek jarak jauh, ditemukan 39% perusahaan menggunakan campuran pendekatan manajemen proyek yang unik untuk menyelesaikan pekerjaan. Bekerja melintasi zona waktu yang berbeda dan kurangnya visibilitas menjadi tantangan yang paling umum.

Apa yang membuat manajemen proyek jarak jauh berbeda? Mengelola proyek dari jarak jauh memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut beberapa manfaat dari manajemen proyek jarak jauh:

1.Peningkatan Produktivitas -- 77% anggota tim menyatakan, mereka lebih produktif saat bekerja dari rumah. Selain itu, 86% pekerja jarak jauh menggambarkan produktivitas mereka baik atau sangat baik.

2.Mengurangi Pergantian -- Studi menunjukkan, anggota tim jarak jauh 13% lebih mungkin untuk bertahan di perusahaan saat ini. Alasan utamanya adalah mereka umumnya lebih bahagia daripada anggota tim kantor.

3.Biaya Lebih Rendah -- Tim jarak jauh biasanya lebih terjangkau daripada tim di tempat. Faktanya, perusahaan dapat menghemat biaya per karyawan saat beralih ke operasi jarak jauh.

4.Akses ke Talenta Terbaik -- Mengelola tim jarak jauh berarti Anda dapat merekrut orang-orang dari seluruh dunia. Ini memastikan Anda tidak akan dibatasi untuk merekrut bakat yang tersedia secara lokal. Sebagai gantinya, Anda dapat menyewa yang paling cocok untuk posisi tersebut terlepas dari lokasinya.

Selain itu, tim jarak jauh juga perlu menangani hal-hal berikut:

1.Komunikasi Tim Lebih Sulit

Sulit bagi tim jarak jauh untuk berkomunikasi secara efektif karena memiliki lebih sedikit kesempatan untuk berbicara dan perlu mengandalkan teknologi untuk melakukannya. Jika sebuah tim menggunakan banyak alat yang berbeda untuk tetap berhubungan, informasi dapat hilang dan kesalahpahaman dapat terjadi.

2.Penjadwalan Bisa Menjadi Mimpi Buruk

Tim jarak jauh seringkali memiliki anggota tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda. Ini dapat membuat penjadwalan pertemuan menjadi sangat sulit. Terutama, jika perusahaan Anda menawarkan jam kerja yang fleksibel, karena bahkan orang-orang di zona waktu yang sama dapat memulai dan mengakhiri shift pada waktu yang berbeda.

3.Lebih Sulit untuk Membangun Budaya Perusahaan

Mungkin sulit untuk menciptakan rasa kebersamaan saat bekerja dari jarak jauh. Salah satu alasan terbesarnya adalah kurangnya interaksi tatap muka.

4.Mengelola Beban Kerja bisa Menjadi Tantangan

Bekerja dari jarak jauh membuat lebih sulit untuk memahami beban kerja anggota tim. Ini dapat mengakibatkan anggota tim kurang dimanfaatkan, lebih buruknya mengerjakannya sampai mereka kehabisan tenaga.

Tips Manajemen Proyek Jarak Jauh yang Efektif

1.Pilih Metodologi Manajemen Proyek yang Tepat

Beberapa metodologi manajemen proyek lebih cocok untuk pekerjaan jarak jauh. Jika Anda ingin lebih mudah mengelola tim jarak jauh, pilihlah metodologi seperti metodologi tangkas fleksibel. Tim yang gesit sangat mudah beradaptasi dengan terus-menerus mengubah proses terhadap perubahan kondisi. Saat menggunakan metodologi Agile untuk mengelola proyek, Anda dapat merespons keadaan dan informasi baru dengan cepat. Serta, mereka melakukan semua pekerjaan dalam siklus pengembangan yang berlangsung 2-4 minggu. Terdapat 4 perencanaan utama di Agile, diantaranya

a.Perencanaan Sprint

Rapat harian singkat untuk anggota tim mendiskusikan tugas yang telah mereka selesaikan. Mereka juga berbicara tentang rencana tugas untuk selanjutnya. Ini adalah waktu ketika anggota tim dapat menyebutkan hambatan yang ditemui.

b.Rapat Tinjauan Sprint

Tim menyelenggarakan tinjauan di akhir setiap sprint. Ini adalah saat mereka mendapatkan kesempatan untuk mempresentasikan karya dan mendapatkan umpan balik.

c.Retrospektif

Dalam pertemuan retrospektif, tim Agile melihat kembali sprint dan mencoba menemukan cara untuk meningkatkan.

d.Scrum

Scrum adalah kerangka kerja Agile untuk mengelola proyek. Sementara itu, Agile dan Scrum menekankan pentingnya menghasilkan kiriman sesering mungkin, Scrum lebih fleksibel, juga tidak terlalu bergantung pada kepemimpinan dan malah memupuk tim yang mengatur diri sendiri.

Hal ini memungkinkan tim untuk merespons perubahan dengan cepat dan efisien. Tim scrum terorganisir sendiri, karena mereka belajar melalui pengalaman dan berusaha untuk perbaikan terus-menerus. Terdapat 3 peran utama dalam tim Scrum, yakni

-Scrum Master: Mengawasi proses Scrum. Tugasnya membuat dan mendistribusikan tugas ke Tim Scrum

-Product Backlog: Berupa daftar yang mencakup semua tugas yang harus diselesaikan tim untuk menyelesaikan proyek

-Sprint Backlog: Daftar tugas yang harus diselesaikan tim dalam sprint.

-Peningkatan Produk: Peningkatan produk mewakili produk akhir yang dapat diberikan oleh tim setelah sprint

2.Tulis Dokumen Spesifikasi Proyek Secara Rinci

Dokumen spesifikasi proyek adalah bagian penting dari manajemen proyek jarak jauh. Ini menggambarkan ruang lingkup proyek, kiriman atau hasil akhir, dan tenggat waktu. Cara-cara membuat dokumen spesifikasi proyek yang efektif, yakni menyiapkan persyaratan dari pendaftar yang kemudian dianalisis untuk konsistensi dan kelengkapan. 

Kedua, melibatkan tim sebagai manajer proyek yang bertanggung jawab untuk menulis dokumen spesifikasi proyek. Ketiga, bersikaplah realistis akan persyaratan dan target proyek dengan mempertimbangkan target waktu dan proyek lain yang harus diselesaikan tim. S

elanjutnya adalah membagikan dokumen spesifikasi proyek menjadi beberapa bagian untuk menyertakan daftar isi agar dokumen lebih mudah dinavigasi. Terakhir, membuat dokumen spesifikasi proyek sebagai laporan, tidak perlu panjang, singkat, dan instruksi yang jelas tentang cara menyelesaikan proyek.

Memang tidak mudah untuk memanajemen proyek jarak jauh, tetapi juga tidak mungkin untuk tidak dilakukan. Cara-cara sukses dalam manajemen proyek jarak jauh sebenarnya masih banyak. Maka dari itu, kita lanjutkan di artikel selanjutnya, ya!!