Kriteria Penulisan Surat yang Baik

Korespondensi Dalam Dunia Bisnis :

Pengertian, Fungsi, dan Syarat Surat Yang Baik

Korespondensi berhubungan erat dengan komunikasi antar individu maupun perusahaan melalui media surat. Korespondensi dalam bisnis mengacu pada cara penyampaian informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan dari satu pihak kepada pihak lain. "Surat-surat" berperan penting dalam upaya membangun dan mempromosikan hubungan bisnis selain penggunaan media lain seperti telepon, faks, dan internet.

Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi yang berupa selembar kertas berisi tentang informasi atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan (komunikator) kepada penerima pesan (komunikan). Informasi dalam surat bisa berupa pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan, dan putusan. Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau korespondensi.

Fungsi Surat

1. Surat Sebagai Alat Komunikasi

Surat pada dasarnya adalah komunikasi, sehingga tujuan utama penulis surat yaitu tercapainya maksud yang ingin penulis sampaikan dan mendapat respons dari penerima surat sesuai dengan informasi yang dikirimkan oleh penulis surat.

2. Surat Sebagai Dokumen

Surat adalah dokumen tertulis yang digunakan sesuai dengan apa yang dikandungnya. Oleh karena itu, surat-surat harus disimpan sebaik mungkin karena dapat digunakan sebagai alat bukti kegiatan dan informasi. Surat juga merupakan pedoman kerja untuk melaksanakan tugas-tugas seperti instruksi dan hukum. 

3. Surat Sebagai Duta atau Wakil Dari Penulis

Surat sebagai duta atau wakil berarti dengan adanya surat tersebut seolah-olah penulis berada di depan penerima (pembaca) surat itu.

4. Surat Sebagai Bukti Historis Dan Kronologis

Surat dapat menjadi sumber informasi untuk mengetahui kronologi suatu kejadian. 

5. Surat Sebagai Pengingat

Surat sebagai sarana pengingat untuk penerima surat baik itu perorangan, lembaga, maupun organisasi. Karena itulah surat perlu di dokumentasikan agar dapat dipakai sebagai data di lain hari.

6. Surat Sebagai Bukti Tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis di masa depan apabila terjadi perselisihan yang tidak diinginkan karena isinya yang dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.

7. Surat Sebagai Pedoman Dalam Mengambil Keputusan

Surat sebagai panduan kerja dan pengambilan keputusan dalam melakukan suatu aktivitas atau kegiatan dimana surat ini berisi mengenai langkah-langkah kerja untuk suatu pekerjaan tertentu.

Syarat Surat Yang Baik

A. Bahasa

Dalam menulis surat harus menggunakan Bahasa Indonesia yang baku, jelas, lugas, dan sopan. Hindari kata atau istilah yang tidak lazim atau sulit dipahami.

B. Isi

Isi surat harus ringkas, jelas, dan eksplisit. Hindari bertele-tele.

C. Bentuk Surat

Surat harus mengikuti format atau bentuk tertentu. Bentuk surat resmi yang digunakan di Indonesia yaitu: Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style), Bentuk Lurus (Block Stye), Bentuk Semi Lurus (Semi Block Style), Bentuk Lekuk (Indented Style), Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style), dan Bentuk Resmi (Official Style).

D. Pemilihan Kata yang Tepat

Gunakan istilah yang umum dalam korespondensi, jangan menggunakan singkatan yang tidak umum, dan gunakan kata-kata yang sopan dan penuh hormat.

E. Menarik

Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dari segi wujud dan fisik, misalnya dengan memperhatikan mutu kertas, bentuk surat, ketikan, dan sebagainya.

Hal yang harus diindahkan penulis dalam menyusun surat yang baik :

1. Menetapkan maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Apakah itu berupa pemeritahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, atau lainnya.

2. Menetapkan urutan masalah yang akan ditulis.

3. Merumuskan pokok pembicaraan secara runtut, logis, dan teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, sopan, dan mudah dipahami.

4. Menghindari penggunaan singkatan kata atau akronim.

5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagian.

6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sesuai kaidah Bahasa Indonesia.

Syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik yaitu:

1. Memahami kedudukan masalah yang di kemukakan.

2. Memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu.

3. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.