Succession Plan, Job Posting, dan Impian Swasembada

Salah satu faktor utama keberhasilan suatu perusahaan untuk terus mencetak laba dan tumbuh berkembang adalah karyawan. Kegiatan utama perusahan tetap akan dilakukan oleh karyawan, meskipun secara operasional sudah banyak teknologi otomasi, robotic yang telah menggantikan posisi manusia.

Karyawan tetap menjadi tulang punggung seluruh proses bisnis perusahaan, mulai dari perencanaan hingga produk terkirim sampai end user. Karyawan membuat perencanaan, sistem organisasi dan tata kerja, mengeksekusi operasional hingga penjualan. Bahwa ada otomasi, robot atau Artificial Intelligence itu hanya sebagai alat dan metode untuk membantu para karyawan dalam menjalankan perusahaan.

Para karyawanlah yang membuat perusahaan terus tumbuh. Perusahaan menjadi tumbuh dan berkembang karena karyawan selalu punya keinginan dan tanya, dua hal yang membedakannya dengan robot maupun Artificial Intelligence. 

Keinginan untuk lebih baik lagi dari kondisi sekarang selalu ada di benak para karyawan. Oleh karenanya mereka selalu antusias untuk menciptakan terobosan-terobosan guna melebarkan sayap bisnis perusahaan dan membuat operasional lebih efisien. Hal ini juga tak terlepas dari kemampuan bertanya karyawan, terutama pada dirinya sendiri. 

Pertanyaan, "yakin kita akan gini-gini aja?" menjadi penyulut internal seorang karyawan melakukan continues improvement.

Mengingat arti pentingnya karyawan bagi perusahaan, maka proses penerimaan, pembinaan dan pengakhiran karyawan harus menjadi perhatian utama. 

Perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan-karyawan yang tepat telah menduduki posisi-posisi jabatan yang tersedia. Karena sebuah rantai proses bisnis di suatu perusahaan biasanya bersifat sekuensial, jika ada satu posisi yang kosong, atau diisi oleh orang yang kurang tepat, maka akan menghambat atau mengganggu proses kerja yang sudah berjalan.

Dok. pribadi

Orang yang tepat itu sama pengertiannya dengan orang yang pas. Karyawan yang pas ini bukan berarti dia harus pintar, smart atau teliti, namun orang yang pas atau tepat untuk posisi tersebut. 

Misalnya seorang Government Relation, dibutuhkan orang yang luwes, supel dan gampang bergaul, namun juga tahu strategi infiltrasi untuk memasukkan kepentingan perusahaan pada aturan-atauran regulasi. Jelas tidak dibutuhkan yang jago matematika atau ekonomi di posisi tersebut.

Organisasi perusahaan yang ideal semestinya berbentuk piramida, dimana semakin ke atas, posisi yang tersedia semakin terbatas. Top management pasti jumlahnya lebih sedikit daripada middle dan low management. 

Jadi semakin tinggi posisi jabatan, semakin sengit persaingan antar karyawan yang layak memperebutkan, mengingat posisi tersebut jumlahnya tidak sebanyak daripada posisi di bawahnya.

Perusahaan yang modern dan memiliki organisasi yang baik tentu ditandai dengan bagaimana mereka mempersiapkan karyawan-karyawannya untuk menduduki posisi-posisi kunci di perusahaan. 

Pada saat karena suatu hal ada posisi yang kosong, maka perusahaan dapat dengan mudah mengisinya dari sumber-sumber internal, utamanya dari karyawan yang levelnya berada di bawah posisi kosong tersebut.

Untuk itu perencanaan sumber daya manusia yang baik harus bersifat menyeluruh, termasuk memproyeksikan kebutuhan para pemimpin perusahaan di masa mendatang beserta para calon penggantinya. 

Jangan sampai untuk memenuhi kebutuhan suatu posisi kunci di bisnis existing perusahaan yang ditinggal pejabatnya sampai harus impor orang dari luar perusahaan. 

Kalau impor sampai terjadi berarti ada yang bermasalah dengan perencanaan kebutuhan SDM, kecuali memang posisi baru di bisnis baru yang benar-benar membutuhkan expert dari luar organisasi.

Seperti diketahui bersama, pemenuhan kebutuhan karyawan untuk memenuhi posisi-posisi yang kosong bisa melalui dua sumber yaitu internal dan eksternal perusahaan. Untuk sumber internal, perusahaan bisa memakai metode succession plan maupun job posting.

Succession Plan

Secara garis besar, succession plan didefinisikan sebagai perencanaan yang berfokus untuk mengidentifikasi karyawan-karyawan yang berpotensial menjadi pemimpin dan menggantikan peran-peran penting di perusahaan. 

Alat ukur dari kesuksesan succession plan cukup gampang, ketika ada posisi apapun tiba-tiba kosong (entah incumbent naik jabatan, resign atau sebab lainnya) maka dengan mudah bagian personalia menyodorkan minimal seorang pengantinya dengan kualifikasi setara atau lebih baik. Apabila ada lebih dari seorang pengganti maka itu lebih baik. Jumlah minimal kandidat calon pengganti untuk posisi jabatan lebih tinggi antara perusahaan satu dan lainnya berbeda-beda.

Berbicara mengenai succession plan, perusahaan akan mempunyai daftar posisi dan karyawan-karyawan yang siap dan pas untuk menempatinya. 

Pada saat suatu posisi lowong, perusahaan akan mengundang para calon kandidat yang hanya ada dalam daftar tersebut untuk di fit and proper test.

Dalam benak saya seorang atasan harus punya minimal tiga orang calon pengganti yang mempunyai kualifikasi minimal setara dengannya. Apabila si atasan meninggalkan posisi tersebut, bagian personalia bisa mengundang ketiga calon penggantinya untuk dilakukan fit and proper test. Karena para calon memiliki kemampuan yang setara dengan yang digantikannya, maka sambil merem atau dikocok saja nama siapa yang keluar tidak akan menjadi soal bagi perusahaan. Biasanya hal ini diserahkan pada pengguna untuk memilih kandidat yang terbaik menurutnya.

Tujuan utama dari succession plan adalah swasembada talenta-talenta dari sumber internal perusahaan kapanpun dibutuhkan. Perencanaan yang matang, pembinaan yang tepat atas karyawan, pemenuhan kompetensi, mentoring dan coaching karyawan akan sangat menentukan keberhasilan dari succession plan. 

Saya rasa kalau memang niatnya mau swasembada talenta-talenta internal perusahaan, hal tersebut mudah untuk dilakukan, Tapi kalau malas dan lebih mementingkan impor, sebagus apapun succession plan tidak akan berjalan baik dan tepat sasaran. Sama akan halnya saat negara hobi impor beras, maka jangan harap pengelolaan pertanian apalagi swasembada beras akan berhasil.

Job Posting

Job posting merupakan penawaran pengisian suatu posisi jabatan kepada semua karyawan. Dalam Job posting akan ditentukan persyaratan-persyaratan apa saja bagi para karyawan yang berminat. Biasanya ada beberapa serangkaian tes yang harus dijalani oleh para kandidat sebelum pada akhirnya perusahaan menentukan siapa yang terpilih. 

Serangkaian tes ini wajib diikuti oleh semua pelamar job posting. Ada yang memakai sistem gugur, artinya kalau dites sebelumnya gagal, maka si pelamar tidak melanjutkan tes selanjutnya. 

Ada pula yang semua pelamar mengikuti semua rangkaian tes, baru kemudian dinyatakan siapa yang gugur dan lanjut mengikuti wawancara akhir.

Metode job posting dan persyaratannya bisa berbeda-beda pada tiap perusahaan. Namun demikian hampir di semua job posting ada wawancara akhir dengan pengguna. Bisa jadi jumlah pelamar sangat banyak atau bahkan tidak ada yang melamar sama sekali walaupun jarang terjadi. 

Mengapa job posting jarang terjadi tidak ada pelamar? Karena job posting bisa menjadi jalan karyawan yang tidak masuk dalam daftar suksesor untuk menduduki posisi yang lebih tinggi jika lolos.

Kemudian apakah job posting lebih baik daripada succession plan? Jawabannya tidak, keduanya saling melengkapi. Bagi saya succession plan yang baik adalah hal minimum yang harus dimiliki sebuah perusahaan.

Pun demikian meskipun succession plan sudah berjalan baik, bukan berarti ada jaminan talenta-talenta terbaik di internal perusahaan telah masuk ke dalam daftar suksesor untuk posisi-posisi di atasnya. 

Bisa jadi bakat-bakat dan passion dari seseorang tidak sesuai dengan posisi jabatan atau bidang kerjanya saat itu. Sudah pasti dia akan kalah bersaing dengan teman kerjanya di departemen yang sama. 

Job posting menambal succession plan dari sisi ini, memunculkan karyawan-karyawan dengan bakat dan passion terpendam yang cocok untuk posisi yang ditawarkan.

Swasembada

Apapun metodenya apakah succession plan ataupun job posting, selama tujuan akhirnya menghadirkan talenta terbaik dari internal perusahaan untuk suatu posisi, maka tak menjadi soal bagi saya. Karena segala sesuatu tergantung niatnya kok. Kalau niatnya mau swasembada talenta maka pasti ada jalan untuk membuat sistem karir dan kepegawaian yang tepat dan berkeadilan.

Selama sistem pembinaan kompetensi pekerja, pengelolaan karyawan dilakukan dengan baik, insya Allah kebutuhan para pemimpin di perusahaan dari low hingga top management akan tercukupi. 

Mungkin perusahaan hanya akan impor orang melalui perekrutan profesional ketika memasuki bisnis baru yang benar-bernar berbeda dengan bisnis yang sedang berlangsung dan sumber internal benar-benar tidak ada yang mumpuni.

Menjadi tantangan bagi pengelola perusahaan untuk dapat berswasembada karyawan demi kelangsungan dan berkembangnya bisnis perusahaan. BUMN dan perusahaan-perusahaan swasta Indonesia adalah miniatur negara. 

Jikalau kita berhasil berswasembada karyawan, dengan segala cara dan upaya, maka ada asa bagi Indonesia menjadi negara yang berdikari. Menularkan semangat berdikari bisa kita mulai dari sini.

MRR, Jkt- 13/04/2023