Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Proyek Konstruksi

                                                     PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI

Manajemen proyek dimulai dari kegiatan perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input-input seperti tujuan dan sasaran proyek, informasi dan data yang digunakan, serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Seorang manajer proyek dapat mempunyai tanggung jawab untuk menangani lebih dari satu proyek yang berjalan dalam waktu yang bersamaan. Untuk melakukan tugasnya, seorang manajer proyek harus memantau pelaksanaan kegiatan proyek-proyek secara bergantian. Hal tersebut dapat menimbulkan masalah, yaitu ketika manajer proyek tidak bisa datang ke lapangan untuk memonitor pelaksanaan kegiatan proyek, sehingga kegiatan pemantauan pelaksanaan proyek dan koordinasi dalam proyek di lapangan tidak berjalan maksimal. Selain itu kesulitan lain juga dialami estimator proyek untuk mengetahui anggaran biaya yang tersimpan dalam arsip. Berdasarkan dengan pe masalah yang sudah dijelaskan, maka penulis bermaksud mengembangkan sistem informasi manajemen proyek konstruksi yang mampu membantu dan mempermudah perusahaan khususnya bagi manajer proyek dalam memonitor progress proyek dan estimator proyek dalam meyusun rencana anggaran biaya. Dari hasil pengujian yang telah dilakukan oleh peneliti, maka dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen proyek dapat membantu site manager, manajer proyek, direktur dan konsultan pengawas dalam memonitor progresss proyek dan estimator proyek dalam mengelola penyusunan rencana anggaran biaya, sehingga sistem yang dibuat dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan tersebut.

PENDAHULUAN 

Manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan kerja. Dimulai dari kegiatan perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input-input seperti tujuan dan sasaran proyek, informasi dan data yang digunakan, serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. (Priyo, 2012). Untuk menjalankan aktifitas pembangunan agar berjalan dengan lancar perusahaan menerapkan manajemen proyek. Manajemen proyek sangat penting diterapkan di perusahaan, karena proyek yang sedang dikerjakan dapat berjalan sesuai rencana (Husen, 2009). Pada manajemen proyek, ada seorang manajer proyek yang bertugas mengelola atau mengatur kegiatan proyek. Seorang manajer proyek dapat mempunyai tanggung jawab untuk menangani lebih dari satu proyek yang berjalan dalam waktu yang bersamaan. Untuk melakukan tugasnya, seorang manajer proyek harus memantau pelaksanaan kegiatan proyek-proyek secara bergantian. Hal tersebut dapat menimbulkan masalah, yaitu ketika manajer proyek tidak bisa datang ke lapangan untuk memonitor pelaksanaan kegiatan proyek, sehingga kegiatan pemantauan pelaksanaan proyek dan koordinasi dalam proyek di lapangan tidak berjalan maksimal. Selain itu kesulitan lain juga dialami estimator proyek untuk mengetahui anggaran biaya yang tersimpan dalam arsip. Oleh karena itu melalui sistem informasi manajemen proyek yang dikembangkan, permasalahan yang dihadapi selama ini dapat diatasi dengan mempermudah manajer proyek dalam memonitor progress proyek dan estimator proyek dalam meyusun rencana anggaran biaya.

TINJAUAN PUSTAKA 

Pada penelitian sebelumnya, (Azief, 2008) dikembangkan sebuah sistem informasi manajemen pembangunan perumahan di PT.Tunas Visi Pratama. Dalam penelitian tersebut dihasilkan sebuah sistem yang menyajikan informasi pendukung pengambilan keputusan manajemen dalam proses pengolahan proyek. Disamping itu, aplikasi yang dikembangkan dapat melakukan pemantauan dan pengawasan perkembangan proyek di lapangan.Selain itu, penelitian lainnya terkait manajemen proyek telah banyak dilakukan. Salah satunya dilakukan oleh (Reza, 2008), dalam penelitiannya tentang sistem informasi manajemen proyek pada PT.Anugrah Pertiwi Kontrindo Palembang. Pada penelitian tersebut, dikembangkan sebuah sistem yang dapat melakukan pengawasan terhadap bahan baku yang dipakai dalam pengerjaan proyek. Disamping itu, sistem yang dikembangkan dapat digunakan untuk melakukan pengawasan terhadap perkembangan proyek dilapangan. Berdasarkan dari penelitian yang telah dibuat sebelumnya selain adanya monitoring progress proyek oleh manajer proyek, terdapat perbedaan yang terlihat dengan adanya sebuah fitur yang digunakan oleh estimator dalam penyusunan rencana anggaran biaya.

METODOLOGI 

Tahap pengembangan sistem dalam pembangunan sistem manajemen proyek konstruksi ini, penulis mengacu pada motode Waterfall model. Waterfall model dipilih karena pengembangan jumlah perangkat lunak yang terbatas. Disamping itu, tahapan pada Waterfall model mengambil kegiatan dasar yang digunakan dalam hampir semua pengembangan perangkat lunak, sehingga lebih mudah dipahami terlebih bila hanya digunakan dalam mengembangkan perangkat lunak yang kapasitasnya tidak terlalu besar dan kompleks (Ladjamudin, 2006). Tahapan - tahapan yang dilakukan dalam proses pengembangan sistem manajmen proyek dengan menggunakan Waterfall model :

Analisis 

Pada proses ini penulis melakukan analisis dengan mengumpulkan informasi atau data dan menentukan kebutuhan sistem atau perangkat lunak, dengan cara sebagai berikut: a) Studi pustaka. Studi ini dilakukan dengan cara mengamati, meneliti dan mempelajari dari berbagai literatur-literatur penelitian terdahulu, situs-situs di Internet, buku-buku, jurnal, dan artikel yang berkaitan dengan penelitian. b) Studi lapangan. Studi ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung dan tidak langsung baik wawancara maupun diskusi terhadap kegiatan manajemen proyek konstruksi di Kantor UPT Pengelolaan Irigasi Nias.

Perancangan 

Proses perancangan sistem membagi kebutuhan-kebutuhan menjadi sistem perangkat lunak atau perangkat keras. Proses tersebut menghasilkan sebuah arsitektur sistem keseluruhan. Desain perangkat lunak termasuk menghasilkan fungsi sistem perangkat lunak dalam bentuk yang mungkin ditranformasi ke dalam satu atau lebih program yang dapat dijalankan.

Implementasi 

Pada tahap implementasi, penulis mengimplementasikan hasil rancangan pada tahap perancangan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Hasil rancangan berupa ERD dan struktur tabel diimplementasikan ke dalam sebuah basis data. Basis data yang digunakan sebagai DBMS berupa MySQL.

Pengujian 

Dalam tahap pengujian, dilakukan serangkaian pengujian pada sistem untuk memastikan bahwa persyaratan sistem telah terpenuhi. Untuk pengujian sistem manajemen proyek konstruksi penulis menggunakan pengujian black-box. Pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program.

Pemeliharaan 

Normalnya, ini adalah phase yang terpanjang. Sistem dipasang dan digunakan. Pemeliharaan termasuk pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya. Perbaikan implementasi unit system dan peningkatan jasa sistem sebagai kebutuhan baru ditemukan.

HASIL DAN PEMBAHASAN 

Pada tahap perancangan sistem manajemen proyek konstruksi, penulis membuat diagram alur sistem yang akan dikembangkan menggunakan flowchart. Pada penyusunan RAB estimator proyek melakukan peyusunan Rencana Biaya Operasional (RBO) dan disimpan dalam sebuah database sehingga nantinya dapat ditampilkan dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB). Dari RAB yang telah dibuat sebelumnya oleh seorang estimator, Direktur dapat melakukan pengecekan dan memberikan persetujuan terhadap RAB yang telah dibuat. Flowchart Sistem Penyeleksian RAB Setelah dilakukan penyeleksian RAB oleh, Direktur memulai untuk pembentukan tim proyek yang nantinya mengerjakan proyek yang akan berjalan. Kemudian manajer proyek menyusun jadwal pelaksanaan proyek dan nantinya seorang manajer lapangan memasukkan progress proyek yang berjalan.

Berdasarkan pada pihak-pihak yang terlibat dalam penggunaan sistem, maka dapat dibagi menjadi beberapa fungsi utama sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna, yaitu :

a.   Admin, dapat memasukkan data proyek.

b.  Direktur, dapat memasukkan data tim proyek dan melihat progress proyek.

c.   Manajer Proyek, dapat memasukkan jadwal proyek.

d.  Site manajer, dapat memasukkan progress proyek.

e.  Estimator Proyek, dapat memasukkan data RBO (analisis biaya, pekerja, material, alat, dan biaya pekerjaan) dan RAB serta dapat menampilkan data RAB yang telah dibuat.

f.   Konsultan Pengawas, dapat melihat progress proyek yang telah dimasukkan oleh site manajer.

Gambaran fungsionalitas sistem dapat digambarkan dengan use case diagram. Use case diagram mendeskripsikan interaksi antar aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak mengakses fungsi-fungsi tersebut.

Dari fungsionalitas sistem yang digambarkan pada use case diagram kemudian dituangkan dalam rancangan basis data dalam bentuk ERD (Entity Relationship Diagram). Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan relasi antar tabel dengan tujuan untuk memperjelas hubungan antar tabel penyimpanan. ERD terdiri atas sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas-entitas yang saling berhubungan (Utami, 2005).

ERD mnajemen proyek konstruksi mempunyai beberapa entitas yang saling berhubungan diantaranya yaitu owner, owner proyek, proyek, jadwal, pegawai, tim proyek, jabatan proyek, analisis biaya, analisis biaya pekerjaan, pekerjaan, jenis pekerjaan, analisis alat, analisis material, analisis pekerja, alat, material dan pekerja. Adapun penjelasan tentang hubungan atau kardinalitas antar entitas adalah sebagai berikut :

• Entitas owner memiliki hubungan many-to-many dengan entitas proyek. Dimana owner bisa memiliki satu atau banyak proyek dan jenis proyek bisa dimiliki satu atau banyak owner. Dari relasi many-to-many dihasilkan entitas assosiatif yaitu owner_proyek.
• Entitas proyek memiliki hubungan one-to-one dengan entitas jadwal. Dimana satu proyek memiliki satu jadwal dan satu jadwal dimiliki satu proyek.
• Entitas pegawai memiliki hubungan many-to-many dengan entitas proyek. Dimana pegawai bisa menagani satu atau banyak proyek dan satu atau banyak proyek bisa ditangani satu atau banyak pegawai. Dari relasi many to-many dihasilkan entitas assosiatif yaitu tim_proyek, dalam dalam tim proyek setiap anggota tim memiliki jabatan proyek, sehingga entitas tim_proyek berelasi dengan entitas jabatan_proyek, sehingga membentuk hubungan tertiary.
• Entitas proyek memiliki hubungan one-to-many dengan entitas analisis_biaya. Dimana satu proyek bisa memiliki satu atau banyak analisis biaya dan satu atau banyak analisis biaya dimiliki satu proyek. Pada entitas proyek terdapat atribut bernilai banyak yaitu atribut progress proyek.
• Entitas analisis_biaya memiliki hubungan many-to-many dengan entitas pekerjaan. Dimana satu atau banyak analisis biaya menganilisis biaya yang di butuhkan untuk satu atau banyak pekerjaan, dan satu atau banyak pekerjaan akan dibuat analisis biaya. Dari relasi many-to-many dihasilkan entitas assosiatif yaitu analisis_biaya_pekerjaan.
• Entitas jenis pekerjaan memiliki hubungan one-to-many dengan entitas pekerjaan. Dimana satu jenis pekerjaan terdiri dari satu atau banyak pekerjaan.
• Entitas analisis_biaya_pekerjaan memiliki hubungan many-to-many dengan entitas pekerja. Dimana satu atau banyak analisis biaya pekerjaan terdiri dari satu atau banyak pekerja, dan satu atau banyak pekerja dimiliki satu atau banyak analisis biaya pekerjaan. Dari relasi many-to-many dihasilkan entitas assosiatif yaitu analisis_pekerja.
• Entitas analisis_biaya_pekerjaan memiliki hubungan many-to-many dengan entitas alat. Dimana satu atau banyak analisis biaya pekerjaan terdiri dari nol atau banyak alat, dan nol atau banyak alat dimiliki satu atau banyak analisis biaya pekerjaan. Dari relasi many-to-many dihasilkan entitas assosiatif yaitu analisis_alat.
• Entitas analisis_biaya_pekerjaan memiliki hubungan many-to-many dengan entitas material. Dimana satu atau banyak analisis biaya pekerjaan terdiri dari nol atau banyak material dan nol atau banyak material dimiliki satu atau banyak analisis biaya pekerjaan. Dari relasi many-to-many dihasilkan entitas assosiatif yaitu analisis_material.

Hasil penelitian berupa sistem manajemen proyek konstruksi. Sistem dikembangkan untuk membantu estimator proyek dalam penyusunan rencana anggaran biaya dan membantu manajer proyek dalam memonitor pengerjaan proyek.

 Pada pengujian pertama ditemukan 2 bug kegagalan. Kegagalan-kegagalan yang ditemui pada pengujian pertama kemudian dilakukan perbaikan dengan menganalisis perancangan sistem. Pengujian kedua dilakukan untuk mengetahui proses yang terjadi pada fungsi-fungsi yang mengalami kegagalan pada pengujian sebelumnya. Pada pengujian tersebut, sejumlah kegagalan yang ditemui pada pengujian pertama sudah tidak ditemukan kembali.

PENUTUP 

Berdasarkan data data hasil pengujian maka site manajer, manajer proyek, direktur dan konsultan pengawas dapat memonitor progress proyek. Selain itu, estimator proyek juga dapat melakukan penyusunan rencana anggaran dengan menggunakan sistem tersebut. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen proyek konstruksi dapat mempermudah estimator proyek dalam penyususunan rencana anggaran biaya serta dapat membantu site manajer, manajer proyek, direktur dan konsultan pengawas dalam memonitor progress proyek.

DAFTAR PUSTAKA 

Al-Bahri bin Ladjamudin. 2005.

Analisis dan Desain Sistem Informasi Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Al-Bahri bin Ladjamudin. 2006.

Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Fachreza, Muhammad Azief, dkk. 2008.

Sistem Informasi Manajemen Pembangunan Perumahan Pada PT.Tunas Visi Pratama. Jurnal. Palembang: STMIK MDP PALEMBANG.

Husen, Abra. 2009.

Manajemen Proyek; Perencanaan Penjadwalan dan Pengendalian Proyek. Yogyakarta: Andi.

Nugroho, Yuliandri Priyo. 2012.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Website. Tesis. Semarang: Universitas Diponegoro.

Penulis,

Midianto Sihombing, SE

Mahasiswa Prodi Magister Manajemen Universitas Pembangunan Panca Budi Medan