Prosedur Penyusunan Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) di PT Perkebunan Nusantara

["Sumber Gambar: keuanganIsm.com"]Untuk menjalankan suatu kegiatan usaha harus adanya hubungan yang sesuai antara pihak internal dan eksternal perusahaan. Pihak eksternal perusahaan akan membantu dalam pengambilan keputusan. Tentunya pihak manajemen mempertimbangan dari berbagai sudut pandang terutama hasil dari kegiatan usahanya. Kegiatan usaha tidak dapat dinilai secara langsung, tetapi manajemen memerlukan Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) sebagai penghubung informasi dari pihak eksternal untuk manajemen perusahaan.

***

Pengertian Kertas Kerja Pemeriksaan

• Kertas kerja pemeriksaan adalah dokumen pemeriksaan yang memuat data tercatat yang dibuat dan dokumen yang dikumpulkan oleh Pemeriksa baik yang diperoleh dari dalam maupun dari luar instansi yang diperiksa selama berlangsungnya pemeriksaan, mulai dari tahapan persiapan pemeriksaan sampai dengan tahap laporan.
• KKP harus mercerminkan pelaksanaan langkah kerja pemeriksaan, termasuk simpulan dan saran dari pemeriksa, disamping memasukan hasil analisis pemeriksa sendiri mengenai prosedur pemeriksaan yang telah dilakukan.

Manfaat Kertas Kerja Pemeriksaan

• Merupakan dasar penyususun laporan hasil pemeriksaan.
• Merupakan alat bagi atasan untuk mereview dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan para pemeriksa. Hasil pekerjaan pemeriksa harus dituangkan dalam KKP agar memudahkan atasan untuk menilai apakah pekerjaan yang sudah dilaksanakan oleh pemeriksa tersebut telah memadai dan benar.
• Merupakan alat pembuktian dari laporan hasil pemeriksaan.
• Menyajikan data untuk keperluan refensi.
• Merupakan salah satu pedoman untuk tugas pemeriksaan berikutnya.

Syarat-syarat kertas kerja pemeriksaan (KKP)

Dalam KKP perlu diperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:

• Lengkap dan Teliti

Kertas kerja pemeriksaan harus dibuat lengkap dan teliti, yaitu bebas dari kesalahan penyajian informasi dan kesalahan hitung, agar dapat mendukung hasil yang diperoleh. Kesimpulan dan saran pemeriksa. Kertas kerja pemeriksaan mempunyai tujuan yang jelas, sifat ruang lingkup dan kesimpulan pemeriksaan.

• Jelas dan Ringkas

Kertas Kerja Pemeriksaan harus dibuat didasarkan pada fakta dan argumentasi yang rasional, informasi yang diungkapkan harus jelas, lengkap, dan ringkas.

Keringkasan adalah penting, namun kejelasan dan kelengkapan tidak boleh dikorbankan untuk menghemat waktu dan kertas. Sedapat mungkin memuat hal-hal yang penting yabg relevan dengan pemeriksaan.

• Mudah Dibaca dan Rapi

KKP harus mudah dibaca dan dibuat dengan sistematis, bersih dan rapi sehingga tidak banyak waktu yang terbuang untuk mempelajari dan untuk menyusun laporan dari padanya. Kertas kerja pemeriksaan yang tidak teratur akan kehilangan kegunaannya sedapat mungkin dihindari pekerjaan menyalin.

 

Prosedur Pengisian Kertas Kerja Pemeriksaan

Prosedur Pengisian KKP dilakukan sebagai berikut:

• Tulis nama obyek pmeriksaan secara lengkap, periode yang diperiksa pada halaman pertama sebelah kiri atas tiap kelompok/item kertas kerja pemeriksaan.
• Pada halaman pertama sebelah kanan atas setiap kelompok KKP supaya ditulis:

Nomor KKP

Referensi prosedur pemeriksaan nomor.

Ditulis judul KKP

• Tuliskan nomor indeks pada tiap kelompok KKP.
• Untuk setiap kelompok KKP, kertas yang terdiri atas beberapa halaman, tuliskan angka romawi yang merupakan penomoran halaman dari kelompok tersebut.
• Tuliskan nomor referensi untuk setiap jenis masalah KKP yang memerlukan referensi.
• Tuliskan indeks silang (cross index) dari atau kemana lembar itu diambil atau dipindahkan.
• Gunakan satu muka saja dari setiap lembar KKP.
• Untuk daftar-daftar yang diterima dari proyek pemeriksaan agar teliti lebih dahulu kebenarannya dan seleksi menurut keperluanya.
• Daftar-daftar penunjang (sub kelompok) dibuat dengan menggunakan lembaran masing-masing yang terpisah.
• Nyatakan teknik pemeriksaan yang digunakan (dan nyatakan pula jumlah populasi, jumlah sampel, cara uji petik) hasil pemeriksaan, kesimpulan dan atau komentar serta pemeriksaan yang dilakukan.
• Gunakan simbol-simbol pemeriksaan (tick marks) yang diperlukan pada KKP
• Berikan penjelasan-penjelasan yang cukup informatif untuk tiap-tiap jurnal koreksi.
• KKP supaya dibuat di atas blanko kertas kerja pemeriksaan dengan kolom yang disesuaikan pada kebutuhan.
• Lampran kertas kerja pemeriksaan yang disiapkan bukan oleh pemeriksa tidak harus menggunakan blanko tersebut.
• Lembaran kertas pemeriksaan yang berasal dari proyek yang diperiksa supaya diberi tanda “salinan untuk pemeriksa” dan diberi catatan tanggal diterima serta sumbernya.
• Penomoran dan Isi Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) adalah sebagai berikut:

Isi dan nomor KKP terdiri dari:

• Kelompok I program pemeriksaan
• Kelompok II persiapan pemeriksaan

Sub Kelompok

• Pembicaraan pendahuluan dengan obyek yang diperiksa
• Informasi umum obyek yang diperiksa
• Ikhtisar hasil persiapan pemeriksaan
• Kelompok III pemeriksaan pemdahuluan

Sub kelompok

• Daftar pertanyaan pengendalian manajemen
• Penelaahan ketentuan-ketentuan yang berlaku
• Pengujian pengendalian manajemen

Ikhtisar temuan hasil pemeriksaan pendahuluan

• Kelompok IV pemeriksaan lanjutan terdiri dari:

Sub Kelompok:

• Pengembangan temuan
• Daftar temuan saran/rekomendasi

Kelompok V tindak lanjut

Teknis pemberian nomor diperinci sebagai berikut:

Angka romawi menunjukkan kelompok KKP, angka romawi pertama dibelakang angka romawi menunjukan nomor sub kelompok. Angka romawi kedua di belakang angka romawi pertama dibatasi dengan garis miring menunjukkan nomor bagian dari sub kelompok. Angka romawi ketiga dibelakang angka romawi kedua didahului tanda penghubung menunjukkan nomor halaman.

Jika bagian dari sub kelompok KKP lebih dari satu halaman, maka untuk membedakan supaya ditulis nomor halaman bagian sub kelompok KKP.

Contoh:

II-2/3-1 berarti:

Angka II = kelompok II persiapa permeriksaan.

Angka 2 = sub kelompok 2 informasi umum obyek yang diperiksa

Angka 3 = bagian dari sub kelompok

Angka 1 = nomor halaman setiap bagian sub kelompok

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan jawaban konfirmasi dan pendukung lainnya tidak diberi nomor tersendiri, melainkan digabung dengan KKP yang bersangkutan.

Pada formulir daftar pertanyaan pengendalian manajemen (DPPM) dicantumkan nomor langkah-langkah kerjanya.

Penomoran referensi langkah pemeriksaan untuk setiap KKP yang memuat hasil pelaksanaan langkah kerja pemeriksaan yang bersangkutan.

Contoh:

III-1-4-Y2         : berarti langkah kerja nomor 2 pada jawaban DPPM “Ya” untuk DPPM nomor 4 pada program.

 

Pemeriksaan pendahuluan (III-1)

III-1-10-T4        : berarti langkah kerja nomor 4 pada jawaban DPPM “Tidak” untuk daftra pertanyaan PM nomor 10 pada program pemeriksaan pendahuluan (III-1).

***

Format-format Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP) sepanjang masih dapat dipakai, dapat dijadikan penyusunan format-format Kertas Kerja Pemeriksaan operasional perusahaan dengan penyesuain seperlunya. Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP ) harus dibuat dengan teliti, lengkap, jelas, dan mudah dibaca supaya memudahkan para pengguna untuk mengambil keputusan sesuai dengan tujuannya. Selain digunakan untuk mengambil keputusan KKP juga akan digunakan sebagai dasar penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan.

(Sumber semua data berasal dari buku Satuan Pengawasan Intern PT Perkebunan Nusantara)

 

Judul TA: “Perancangan Aplikasi Sistem Penyimpanan Kertas Kerja Pemeriksaan dan Laporan Hasil Pemeriksaan di PT Perkebunan Nusantara VIII”