Cerita di Balik 100 Lembar Undangan Makan Siang untuk Kompasianer

[caption caption="Undangan ke Istana di atas tumpukan Kaos Kru Kompasianival 2015 (iskandarjet)"][/caption]

Seminggu terakhir merupakan puncak kesibukan Kompasiana. Semakin mendekati hari H Kompasianival 12-13 Desember 2015, kantor jadi semakin gaduh dan berantakan. Barang-barang yang akan dibawa ke lokasi kopdar-akbar memenuhi beberapa sudut ruang kerja di lantai 6. Seakan belum cukup dengan bertumpuk pekerjaan, dua hari menjelang hari H, sebuah perubahan rencana terjadi begitu saja.

Hari itu, Kamis 10 Desember 2015, Menteri Sekretaris Negara Pratikno memenuhi permohonan audiensi Kompasiana di kantornya. Kami perlu bertemu langsung dengan Mensesneg untuk memastikan kehadiran Presiden Jokowi di Kompasianival 2015 yang tahun ini bertempat di Gandaria City Jakarta.

Waktu itu kebetulan Kang Pepih tidak bisa bergabung, sehingga saya terpaksa memimpin rombongan Admin (Nurulloh, Nurhasanah, Raja). Meskipun kedatangan tim telat setengah jam, alhamdulillah Pak Pratikno masih menunggu sampai kami tiba di kantor Mensesneg.

Inti dari pertemuan tersebut adalah, Presiden Jokowi kemungkinan besar tidak bisa hadir di Kompasianival karena lokasi acara dinilai kurang steril untuk didatangi presiden. Sejurus kemudian, Mensesneg menawarkan agar pertemuan antara Presiden dan Kompasianer diadakan di Istana Negara.

“Kami menawarkan bagaimana kalau Kompasianer kami undang datang ke Istana,” kata Pratikno dengan nada bertanya. Kalau setuju, lanjut Pak Menteri, Istana bisa menyediakan ruangan untuk 250 Kompasianer.

Mendengar tawaran tersebut, saya terdiam beberapa detik. Dalam hati, misi saya ke sini adalah memastikan Jokowi datang ke Kompasianival, tapi kenapa malah gak jadi datang? Dan bersamaan dengan itu, Pak Menteri langsung memberikan tawaran sebagai ganti dari ketidakhadiran Presiden Jokowi.

Saya masih terdiam selama beberapa detik berikutnya.

“Kalau boleh tahu, Pak. Kemungkinan Presiden bisa datang masih ada berapa persen lagi?”

“Kemungkinannya kecil sekali, Mas Is,” tandas Pratikno sambil melihat-lihat lagi lembar denah dan rincian acara Kompasianival yang di awal pertemuan saya jelaskan panjang lebar.

Setelah itu, saya memaparkan ke Pak Menteri kondisi tim Kompasiana yang sedang mempersiapkan acara kopdar akbar tahunan. Semua sumberdaya yang ada sudah tersedot untuk Kompasianival, sehingga sulit bagi kami mengurus kedatangan Kompasianer ke Istana. Selain itu, waktu yang tersedia untuk memenuhi undangan juga sangat terbatas. Tapi karena Istana mengundang, kami akan memenuhi undangan tersebut, maksimal untuk 100 Kompasianer.

Setelah itu, giliran Pratikno menjelaskan seputar kemungkinan waktu pertemuan antara Presiden dengan Kompasianer. Kalau pagi sekitar jam 10, berarti pertemuan biasa saja, sehingga jumlah pesertanya bisa 100 sampai 250 orang. Tapi kalau Pak Jokowi bisanya pas makan siang, yang diterima paling maksimal 20 orang.

Mendengar penjelasan tersebut, saya pun menyampaikan permintaan, kalau bisa, undangannya jam 10 pagi saja, karena semakin pagi semakin baik, agar setelah itu teman-teman Kompasianer bisa segera kopdaran dengan Kompasianer lain di arena Kompasianival 2015. Saya juga kembali memastikan siap memenuhi undangan untuk 100 Kompasianer—meskipun kalau mau realistis, undangan ini tidak bisa ditangani karena semua sumber daya sudah habis untuk Kompasianival.

Di akhir pertemuan, kami diminta menunggu konfirmasi dari pihak Protokoler yang akan mengatur undangannya. Setelah pamitan, saya melihat Pak Menteri tetap memegang denah Kompasianival 2015, tidak menyerahkannya ke para staf yang sedari awal mengikuti pertemuan tersebut. Begitu melihat Mensesneg menggenggam denah, Raja yang secara teknis mengurusi Kompasianival merasa masih ada harapan Jokowi bisa hadir: Mensesneg setelah ini akan lapor ke Presiden sambil memperlihatkan persiapan terakhir Kompasianival, lalu Jokowi memaksakan diri untuk hadir ke sana. Yes! Begitu sih mimpinya….

Sebelum pulang, staf Mensesneg bilang ke saya dan teman-teman bahwa tawaran Pak Menteri itu langka sekali. Jarang-jarang ada orang yang acaranya tidak jadi dihadiri presiden lalu ditawari datang ke istana. Saya bersyukur menerima tawaran itu di kesempatan pertama, meski dalam hati kecil masih berharap betul Jokowi bisa datang memberikan sambutan pembuka di Kompasianival 2015.

Sore harinya, kami menerima kepastian Jokowi tidak bisa memenuhi undangan ke Kompasianival. Setelah itu, Editor Nurulloh mulai menjalin komunikasi intensif dengan Protokoler Istana terkait undangan Istana untuk Kompasianer.

Yang pertama kali dipastikan oleh Protokoler adalah kesediaan waktu Presiden bertemu Kompasianer. Protokoler menginformasikan bahwa waktu pertemuan adalah Sabtu jam 12 siang. Sehingga otomatis acara pertemuannya akan diawali dengan makan siang bersama Presiden di Istana. Karena pas jam makan siang, maka jumlah Kompasianer yang diundang hanya bisa untuk 20 orang.

Duh, begitu mendengar info terkini dari Nurulloh, saya serta-merta galau. Di satu sisi, saya lega karena jumlah Kompasianer yang harus didatangkan ke Istana berkurang, yang otomatis mengurangi sumber daya yang dikerahkan. Tapi di sisi lain, jumlah Kompasianer yang bisa bertemu Jokowi di Istana semakin berkurang.

“Gak jadi 100 orang, Rul?”

“Cuma 20 orang, Mas. Tapi ini masih kontak-kontakan sih. Mereka bilang sedang mengusahakan bisa 100,” jawab Nurulloh.

Lalu Nurulloh berkomunikasi lagi dengan Protokoler dengan patokan 100 orang seperti dibicarakan bersama Mensesneg. Kamis malam, alokasi kursi masih bertahan di angka dua puluh. Saya pun lapor ke bagian keuangan untuk merevisi kebutuhan transportasi dari Gandaria City ke Istana, dari dua bis menjadi hanya satu mobil kecil karena yang diangkut hanya 20 orang. Dalam kunjungan ini, tentunya tidak ada dana yang dikeluarkan oleh panitia Kompasianival kecuali penyediaan bis. Juga tidak ada dana yang dikeluarkan oleh pihak Istana kecuali untuk jamuan makan siang di tempat.

Lalu pada Jumat pagi, Protokoler menyampaikan informasi baru. Istana memastikan mengundang 100 Kompasianer makan siang di Istana bersama Presiden Jokowi. Acaranya: Jamuan Santap Siang dengan Para Peserta Kompasianival 2015 di Istana Negara (seperti tercantum di lembar undangan yang baru didapat Kompasiana pada Jumat malam).

Awalnya, saya meminta teman-teman Admin untuk mengumpulkan 100 Kompasianer dengan asumsi yang akan ditunjuk hanya 20 orang. Mengumpulkan 100 nama itu pun tidak bisa sekali jadi. Waktunya sangat mepet (biasanya untuk satu event, Kompasiana membutuhkan waktu 1-2 minggu). Kepastian jadi tidaknya undangan untuk Kompasiana pun belum ada. Belum lagi jumlah undangan yang mungkin berubah. Di luar itu, setiap orang di kantor Kompasiana sudah mendapatkan serentetan tugas mulai dari mengkonfirmasi ulang nara sumber, menyusun daftar nama orang-orang yang terlibat,  mempersiapkan ‘talking point’, dan masih banyak printilan lainnya yang semakin mendekati hari H semakin menjadi pekerjaan yang wajib dituntaskan saat itu juga.

Untuk mempercepat proses, saya meminta dikumpulkan nama-nama Kompasianer yang sering datang ke acara yang diadakan beberapa bulan terakhir. Karena, isu utama dari mendatangkan orang ke Istana adalah isu keamanan. Orang-orang yang diundang harus benar-benar steril dalam arti terbebas dari potensi gangguan apapun terhadap Istana dan Presiden. Maka, cara paling efektif dan singkat adalah dengan memilih Kompasianer yang sudah sering ditemui di dunia nyata.

Karena kurang banyak, saya minta ditambahkan datanya dengan memasukkan nama-nama yang aktif nulis. Sebelumnya saya juga meminta rincian pendaftar online Kompasianival, tapi prosesnya tidak bisa cepat, dan kemudian data yang terkumpul mencapai seribu lebih, sulit menyortir nama-nama dari data sebanyak itu dalam waktu sesingkat ini.

Namun demikian, teman-teman Admin punya jangkauan informasi yang cukup luas untuk menjaring nama-nama Kompasianer dari daerah yang mendaftar atau menyatakan diri akan datang ke Jakarta untuk ikut Kompasianival. Nama-nama ini pun dimasukkan ke data.

Malam harinya, Admin yang bertugas menambah 30 nama yang dianggap bagus. Targetnya adalah: Jumat pagi, sudah tersedia 130 nama Kompasianer, lengkap dengan email dan nomor teleponnya.

Dalam menghimpun nama-nama tersebut, saya mewanti-wanti agar tidak ada pertimbangan Pro atau Kontra Jokowi. Pertimbangan hanya satu: Kompasianer. Pasalnya, saya pribadi memahami bahwa kata kunci Jokowi sudah lama menjadi pusat-bahasan Kompasianer dengan beragam latar belakang dan pola pandang. Dan sebagai media warga, Kompasiana berkepentingan mempertahankan posisinya sebagai tempat berkumpulnya semua warga Indonesia dalam menyampaikan aspirasi, opini dan informasi.

Itulah sebabnya Kompasiana tidak pernah memiliki tendensi untuk mempertemukan Presiden dan Kompasianer di Istana, karena begitu inisiatif tersebut dilempar ke publik, Kompasiana dengan mudah dicap sebagai media yang memiliki keberpihakan kepada pemerintah—padahal media ini bukan punya penguasa.

Keputusan mengundang Presiden Jokowi ke Kompasianival juga semata-mata terkait tema besar yang diusung, yaitu “Indonesia Juara”. Dengan niat menyebarkan semangat juara, Kompasiana menganggap kehadiran Jokowi dapat menjadi salah satu inspirasi buat para peserta Kompasianival. Dan alokasi waktunya pun cukup singkat, hanya 15 menit (11.10-11.25), dalam rangkaian seremoni pembukaan Kompasianival.

H-1

Pasti ada yang bertanya, mengapa Admin tidak membuat pengumuman dan membuka registrasi online ‘makan siang di Istana’ seperti acara-acara lainnya?

Jawabannya ada di ketidakpastian informasi dan mepetnya waktu persiapan. Kompasiana punya SOP dalam setiap penyelenggaraan acara, yaitu adanya kepastian informasi dan waktu yang cukup untuk persiapan. Kepastian informasi maksudnya adalah, begitu undangan ditayangan secara online, maka rincian acara terkait hari, jam dan tempat harus sudah pasti dan tidak berubah-ubah. Saat ada perubahan informasi di tengah jalan, itu artinya akan menambah beban pekerjaan dua kali lipat, sehingga pada akhirnya mengganggu persiapan kegiatan lainnya. Kegiatan yang dirancang bersama klien ataupun komunitas juga harus sudah diumumkan jauh hari sebelum hari H. Agar Kompasianer punya waktu cukup untuk mendaftar. Dan Admin punya cukup waktu untuk memverifikasi peserta dan menyampaikan informasi teknis acara.

Karena undangan ke Istana ini serba tidak pasti dan serba mendadak, maka ini dikategorikan sebagai kegiatan yang tidak normal, sehingga SOP di atas tidak bisa digunakan. Ditambah kesibukan yang sudah menumpuk terkait persiapan Kompasianival yang sangat teknis, maka cara paling praktis adalah menelepon langsung Kompasianer, membacakan aturan dan tata tertibnya, lalu memastikan kesediaannya.

Tidak dibukanya undangan secara online juga untuk memastikan Kompasianer yang ikut sudah teridentifikasi dengan baik. Karena pihak Istana mempercayakan sepenuhnya orang yang diundang kepada Kompasiana. Sehingga, apapun yang terjadi sepanjang pertemuan berlangsung, akan menjadi beban dan tanggungjawab Kompasiana.

Jumat pagi, saya langsung mengarahkan dan memantau teman-teman menghubungi satu per satu Kompasianer yang namanya tercantum. Tentunya itu bukan sebuah daftar yang representatif, apapun kriteria yang dijadikan patokan, karena dikerjakan dalam tempo yang sesingkat-singkatnya. Tapi 100 nama harus segera dikonfirmasi. Saya mencoba mencairkan suasana hati teman-teman yang sedang bekerja multi-tasking dengan mengatakan, tambahan pekerjaan ini adalah misi membangun candi dalam semalam yang harus benar-benar jadi dalam semalam.

Dari sekian nama yang ditelepon, beberapa nomor HP tidak bisa dihubungi, ada yang tidak aktif, ada juga yang tidak diangkat, ada juga yang menolak hadir atau tidak bisa hadir. Walhasil, sampai sebelum Jumatan, baru 49 peserta yang berhasil dihubungi terkonfirmasi hadir.

Setelah Shalat Jumat, acara telepon-teleponan dilanjutkan hingga malam. Tapi dengan waktu tersisa kurang dari 24 jam jelang makan siang di Istana, saya berinisiatif memburu nama-nama Kompasianer lain yang dikenal. Admin lain pun melakukan hal yang sama. Walhasil, orang-orang yang dihubungi benar-benar acak. Ada yang ditelepon, ada juga yang dikirimi pesan lewat Facebook, WhatsApp ataupun Twitter.

Sehingga, setelah 100 nama terkumpul, hasilnya tidak bisa mendefinisikan kriteria pemilihan Kompasianer. Ada yang sering datang ke event, ada yang tulisannya bagus-bagus, ada yang aktif menulis, ada yang sudah mendaftar Kompasianival ada juga yang belum. Pertimbangan utamanya ada di kenyamanan Admin terkait faktor keamanan. Ketika ditanya oleh banyak orang termasuk oleh wartawan KOMPAScom pun, saya tidak bisa menjelaskannya dengan yakin. Tapi yang pasti, semua yang diundang adalah Kompasianer yang sudah dikenal baik, sehingga Protokoler Kepresidenan tidak khawatir menerima mereka masuk ke Istana Negara.

Mereka yang diundang bukan berarti paling bagus ataupun paling istimewa, karena toh banyak Kompasianer berkualitas yang luput dihubungi. Mereka yang tidak diundang pun bukan berarti tidak dianggap atau diremehkan. Sama sekali bukan. Kenapa si A diundang si B tidak semata-mata karena waktu itu semua keputusan harus diambil dalam tempo sesingkat-singkatnya.

Saat membuka acara, saya menyampaikan soal proses undangan itu dengan bahasa santai. “Pak Presiden, gara-gara acara ini saya dimusuhi banyak Kompasianer. Kenapa saya tidak diundang? Kenapa Haters yang diundang?” Jokowi dan hadirin tertawa mendengar guyonan saya.

Undangan Lanjutan

Terus-terang, sepanjang acara santap siang di Istana, saya jadi parno karena kekhawatiran akan terjadi sesuatu di luar dugaan akan terjadi. Tapi alhamdulillah, semua berjalan lancar tanpa gangguan apapun.

Kompasianer disambut dengan hangat dan cair. Saya bahkan berani bilang, Jokowi sangat terkesan dengan 100 tamunya yang siang itu mengenakan pakai batik lengan panjang. Sebagai ketua rombongan, saya pun merasa mudah melempar guyon-guyon segar untuk semakin mengakrabkan suasana.

Di akhir wejangannya, Presiden mengabulkan usulan Kompasianer Thamrin Dahlan agar presiden mengajak satu orang blogger Kompasiana di setiap kunjungannya ke daerah-daerah. Tidak hanya satu, tapi dua orang Kompasianer diajak ikut. “Pak Teten, tolong catat ya, Pak. Dua orang,” kata Jokowi sambil menatap Kepala Staf Kepresidenan Teten Masduki yang bergegas membuat catatan di buku kecilnya.

Selain itu, Jokowi juga menghendaki agar pertemuan seperti ini (temu blogger Kompasiana di Istana) bisa dilakukan lagi selang tiga bulan ke depan. Jadi, undangan 100 Kompasianer kemarin adalah yang pertama, bukan satu-satunya. Dengan persiapan waktu yang banyak, Kompasiana tentu bisa mempersiapkan nama-nama Kompasianer secara lebih representatif sesuai dengan standar kualitas tertentu.

Senin pagi kemarin, saya sudah dikontak pihak Istana terkait rencana kunjungan ke daerah. Banyak arahan teknis yang disampaikan yang lagi-lagi mengkondisikan proses pemilihan Kompasianer yang ikut dalam rombongan presiden dilakukan secara tertutup. sampai akhirnya kunjungan ke daerah itu benar-benar terealisasi. Kata kuncinya sama: ketidakpastian dan mendadak.

Akhir kata, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua Kompasianer yang sudah turut memeriahkan Kompasianival 2015. Saya bersyukur, di usianya yang ke-7, kehadiran Kompasiana sudah diperhitungkan oleh pusat kekuasaan. Tapi meskipun begitu, Kompasiana akan tetap menjadi medianya orang Indonesia, yang punya kebebasan menyampaikan apapun yang ingin disampaikan, bukan media dengan keberpihakan tertentu.

Catatan: Cerita ini sebenarnya mau saya tulis kapan-kapan saja. Dari Jumat sampai Ahad lalu, praktis semua waktu dan tenaga tercurahkan buat Kompasianival, termasuk memberangkatkan 100 Kompasianer ke Istana. Hari Senin kemarin, idealnya saya istirahat ganti libur, tapi terpaksa masuk kerja karena ada acara penganugerahan lomba Inovasi Kompas Gramedia (alhamdulillah Kompasiana raih juara pertama kategori produk >300 juta lewat inovasi Kompasiana Remote Control Traveller ke Brasil bersama Pertamina). Selasa ini rencananya mau libur total, paling cepat Rabu baru mulai nulis. Lalu tiba-tiba Kompasiana diramaikan dengan kata kunci makan siang di Istana, dan beberapa Kompasianer sedari kemarin menyemangati saya untuk cepat-cepat menayangkan cerita ini.