Bosan dengan Miskom? Yuk, Bikin Komunikasi di Organisasi Makin Asik!
Indira Lathifah Maratus Sholihah
24010014177@mhs.unesa.ac.id
Siapa sih yang enggak pernah ngalamin miskomunikasi di organisasi? Salah paham, informasi yang enggak nyampe, atau bahkan gosip yang bertebaran bisa bikin suasana kerja jadi enggak nyaman dan produktivitas kerja menurun. Nah, untuk menghindari hal-hal seperti itu, kita perlu banget membangun budaya komunikasi yang terbuka di organisasi.
Setiap organisasi bergantung pada interaksi dan kolaborasi anggota tim. Program kerja yang bagus dalam organisasi adalah hasil kerja banyak orang. Dengan kata lain, setiap orang bergantung pada orang lain. Karena alasan ini, mustahil untuk memberikan kualitas yang baik tanpa adanya komunikasi.
Namun, meskipun komunikasi merupakan proses alami dalam organisasi, bukan berarti komunikasi benar-benar memberikan nilai. Bila tidak ada rasa percaya, bila orang tidak memberikan umpan balik dan ide yang jujur, komunikasi hanyalah formalitas belaka.
Jadi mengapa sebenarnya komunikasi terbuka itu penting?
Kesalahan lebih sedikit
Kegagalan berkomunikasi secara terbuka menyebabkan konsekuensi negatif yang cukup spesifik, seperti kesalahan teknis yang serius.
Dalam bukunya “The Fearless Organization,” Amy Edmondson menyebutkan banyak contoh komunikasi yang buruk yang disebabkan oleh rasa takut terlihat tidak kompeten atau membuat marah pihak berwenang.
Misalnya, pada tahun 1977, terjadi kecelakaan pesawat yang mengerikan, yang sebenarnya dapat dihindari. Pilot menyadari adanya masalah pada pesawat, tetapi kapten menolak untuk menghentikan lepas landas. Sayangnya, pilot tidak siap untuk memaksa. Akibatnya, sekitar 600 orang tewas.
Keputusan yang lebih baik
Berbagai perspektif sering kali membantu menemukan solusi terbaik. Sering kali, anggota tim memiliki pengetahuan dan pengalaman yang berharga. Selain itu, ketika setiap orang diberi hak untuk bersuara, kolaborasi akan jauh lebih efektif – orang cenderung menyetujui keputusan yang mereka sarankan sendiri.
Tingkat kepercayaan yang lebih tinggi
Komunikasi yang efektif di tempat kerja membantu menciptakan lingkungan yang bersahabat, tempat rekan kerja memperlakukan satu sama lain dengan rasa hormat. Hal ini memotivasi orang untuk bekerja lebih keras dan menghasilkan hasil yang hebat.(Natalia Rossingol, 2023)
https://www.runn.io/blog/open-communication
Pentingnya komunikasi dalam kehidupan manusia sebagaimana yang dikemukakan pada bagian terdahulu tidaklah dapat dipungkiri demikian pula halnya dalam suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik akan membantu kelancaran organisasi, demikian pula sebaliknya Komunikasi yang efektif adalah merupakan bagian yang penting bagi semua organisasi.
Dalam kenyataan yang ada komunikasi akan muncul dalam setiap proses organisasi. Bahkan dapat diilustrasikan bahwa organisasi yang tanpa komunikasi diibaratkan manusia yang kekurangan aliran darahnya, apabila kurang darahnya manusia yang menjadi lemah, demikian pula sebaliknya. Maka untuk itu komunikasi yang baik harus selalu dijaga agar tetap stabil sehingga tidak menimbulkan apa yang disebut miss comunication.(Panuju,2021:2)
“Dalam organisasi perlu ditumbuhkan komunikasi yang didasarkan pada sikap saling percaya, menerima, empati, dan kejujuran” (Rakhmat, 1996:131). “Menerima adalah kemampuan berhubungan dengan orang lain tanpa menilai dan tanpa berusaha mengendalikan. Menerima adalah sikap yang melihat orang lain sebagai manusia, sebagai individu yang patut dihargai” (Taylor, 1977: 193). Menurut Freud dalam Rakhmat (1996:131), “Empati dianggap sebagai memahami orang lain yang tidak mempunyai arti emosional bagi kita” dan “Kejujuran adalah faktor ketiga yang menumbuhkan sikap percaya”.
Bagaimana Membina Komunikasi Terbuka di Organisasi?
Setelah memahami peran penting komunikasi terbuka dalam keberhasilan di Organisasi, langkah selanjutnya adalah mengubah pengetahuan itu menjadi tindakan. Membangun budaya transparansi tidak dapat dilakukan dalam semalam — ini tentang upaya yang konsisten, alat yang tepat, dan memimpin dengan memberi contoh.
Berikut cara memulainya:
1. Pimpin dengan memberi contoh.
Komunikasi terbuka dimulai dari atas. Para pemimpin menentukan arah dengan memodelkan perilaku yang ingin mereka lihat. Bayangkan seorang pemimpin yang mempraktikkan mendengarkan secara aktif selama rapat tim, menerima umpan balik yang jujur dengan lapang dada, dan bersikap mudah didekati. Hal ini membangun kepercayaan dan mengirimkan pesan yang jelas: komunikasi itu aman, bernilai, dan penting.
2. Kebijakan Pintu Terbuka.
Kebijakan pintu terbuka bukan hanya tentang pintu sungguhan — tetapi tentang aksesibilitas . Bayangkan seorang anggota organisasi yang memiliki masalah merasa bebas untuk mendekati manajernya tanpa ragu-ragu. Ketika para pemimpin memupuk inklusivitas ini, mereka menciptakan tempat kerja di mana masalah ditangani, ide mengalir bebas, dan umpan balik menjadi alat yang ampuh untuk pertumbuhan.
3. Ciptakan Peluang untuk Komunikasi Terbuka.
Komunikasi terbuka akan berkembang pesat di lingkungan yang tepat. Rapat tim rutin, sesi curah pendapat, atau diskusi meja bundar informal menawarkan platform bagi anggota organiasasi untuk berbagi ide dan menyampaikan masalah. Kesempatan terstruktur ini mendorong partisipasi dan memberi sinyal bahwa setiap suara penting.
4. Menyediakan Berbagai Saluran Komunikasi.
Tidak ada dua anggota yang berkomunikasi dengan cara yang sama. Sebagian lebih suka berdiskusi secara langsung, sementara yang lain merasa lebih nyaman berbagi melalui email atau platform pesan. Dengan menyediakan berbagai saluran komunikasi, organisasi mengakomodasi perbedaan ini dan memastikan setiap orang memiliki cara untuk berkontribusi dalam percakapan. (Cassandra Quintana, 2024)
https://www.linezero.com/blog/how-to-improve-open-communication-in-the-workplace
Bagaimana sih Cara Menciptakan Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi?
1. Lakukan Komunikasi Langsung
Perkembangan teknologi yang begitu pesat memang dapat memudahkan manusia dalam berkomunikasi.
Lantaran sudah ada banyak media online yang bisa dimanfaatkan, untuk menghubungkan antara orang satu dengan orang lainnya tanpa perlu bertemu secara langsung.
Sehingga teknologi seperti itu tentunya sangat memudahkan masyarakat dalam bekerja.
Akan tetapi, untuk menciptakan komunikasi yang efektif Anda tetap perlu melakukan komunikasi langsung atau secara tatap muka.
Jika memang bisa bertemu secara face to face, maka lebih baik komunikasi dilakukan dengan cara tersebut untuk meminimalisir risiko salah paham.
Jika ada yang tidak dimengerti pun akan lebih mudah menanyakannya secara langsung.
2. Siap Menjadi Pendengar
Cara membangun komunikasi yang efektif dalam organisasi yaitu dengan siap menjadi pendengar.
Karena dengan begitu Anda akan lebih mudah memahami perspektif orang lain. Baik Anda berada pada jabatan pemimpin maupun karyawan biasa, fokus mendengarkan dan menjadi pendengar aktif adalah hal yang perlu diadopsi.
3. Berikan Umpan Balik
Setelah menjadi pendengar yang baik, jangan lupa untuk memberikan umpan balik. Khususnya jika Anda adalah pemimpin organisasi atau mendapat tugas untuk memimpin sebuah tim.
Sebab anggota Anda tidak akan mengetahui mengenai kinerja yang telah mereka lakukan tanpa adanya umpan balik. Sehingga mereka pun akan berjalan tanpa arah.
4. Menghargai Pendapat yang Berbeda
Setiap insan manusia adalah pribadi yang unik dengan karakter berbeda beda. Sehingga cara membangun komunikasi yang efektif dalam organisasi adalah dengan menghargai pendapat lawan bicara.
Pasalnya pendapat Anda ada kalanya akan berbeda dengan orang lain, dan ini adalah hal yang lumrah. Yang penting adalah bagaimana agar perbedaan ini tidak sampai menimbulkan konflik atau perselisihan.
5. Bersikap Friendly
Siapa yang tidak suka jika mendapat sikap ramah dan bersahabat dari orang lain? Tentu siapapun menyukainya, sehingga Anda perlu mengadopsi sikap tersebut untuk menciptakan komunikasi yang efektif.
Friendly di sini bukan berarti sok kenal dan sok dekat dengan siapa saja, tapi lebih ke bersikap positif pada siapapun baik itu rekan kerja, atasan, maupun bawahan.
6. Selalu Update untuk Menyesuaikan Diri
Untuk menciptakan komunikasi yang berjalan lancar, jangan lupa untuk selalu update dengan informasi – informasi baru yang muncul di organisasi.
Dengan begitu nantinya Anda pun bisa lebih cepat menyesuaikan diri. Karena jika tidak update, Anda mungkin bisa terlambat merespon dan mempengaruhi kinerja.
7. Komunikasi dengan Jelas
Agar orang yang mendengar Anda tidak mendapat informasi multi tafsir, pastikan Anda menyampaikan pesan dengan sejelas mungkin.
Gunakan kata – kata yang mudah dipahami oleh orang lain. Pakailah kalimat yang ringkas dan tidak bertele – tele sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat ditangkap dengan baik.
8. Buat Komunikasi yang Terbuka / Open Minded
Open minded adalah kunci dari cara membangun komunikasi yang efektif dalam organisasi. Dengan begitu Anda bisa memahami semua feedback yang muncul dan mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Pasalnya tidak semua feedback yang Anda terima dari komunikasi dengan orang lain akan berakhir menyenangkan. Terkadang ada pula yang tidak sesuai harapan.
Hierarki dalam lingkungan organisasi kerap memicu berbagai hambatan komunikasi antara individu, tim, maupun departemen.
Stephen P. Robbins dan Timothy A. Judge dalam bukunya berjudul Perilaku Organisasi Edisi 12 (2008), merangkum setidaknya terdapat enam faktor yang memengaruhi hambatan dalam komunikasi organisasi. Berikut uraiannya:
1. Penyaringan
Hal ini merujuk pada kesengajaan komunikator memanipulasi informasi agar menjadi lebih nyaman didengar oleh komunikan. Dalam konteks organisasi, penyaringan seringkali dilakukan bawahan kepada atasan saat berkomunikasi. Semakin banyak tingkatan vertikal dalam hierarki organisasi, maka semakin banyak pula peluang terjadinya penyaringan.
2. Persepsi Selektif
Faktor persepsi selektif menggambarkan kecenderungan komunikan yang hanya akan melihat atau mendengar informasi dengan memilih berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka lainnya.
3. Kelebihan Informasi
Ketika informasi yang diterima seseorang telah melebihi kapasitas pemrosesan di kepala, maka informasi baru cenderung akan dibuang, diabaikan, dialihkan, atau bahkan dilupakan. Akibatnya, komunikasi yang dijalin tidak efektif.
4. Emosi
Perasaan ketika melakukan komunikasi akan memengaruhi cara seseorang menerjemahkan pesan yang terkandung. Maka penting untuk menghindari emosi negatif karena akan ada kecenderungan mengubah proses berpikir menjadi subjektif.
5. Bahasa
Anggota organisasi biasanya datang dari latar belakang suku bangsa yang berbeda. Kondisi ini bisa saja menimbulkan kesalahpahaman dan menghambat aliran informasi dalam berkomunikasi, jika terdapat perbedaan bahasa yang signifikan.
6. Kesulitan Komunikasi
Dikutip dari laman Universitas Brawijaya, kesulitan komunikasi (communication apprehension) merupakan kondisi yang disebabkan oleh perasaan negatif ketika melakukan komunikasi, seperti perasaan tegang, gugup, atau panik.
Demikian enam faktor penghambat komunikasi organisasi. Mengidentifikasi dan memahami hambatan-hambatan ini bisa jadi langkah awal meningkatkan kualitas komunikasi di dalam organisasi.
https://www.humasindonesia.id/berita/kenali-6-hambatan-komunikasi-organisasi-1939
Kesimpulan
Miskomunikasi yang sering terjadi di lingkungan kerja dapat menghambat produktivitas dan menciptakan suasana yang tidak nyaman. Untuk mengatasi masalah ini, artikel menekankan pentingnya membangun budaya komunikasi yang terbuka dan saling menghormati.
Komunikasi yang efektif tidak hanya mencegah kesalahan, tetapi juga mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik dan meningkatkan kepercayaan di antara anggota tim. Artikel ini juga menyajikan beberapa hambatan umum dalam komunikasi organisasi, seperti penyaringan informasi, persepsi selektif, dan emosi. Selain itu, artikel ini memberikan tips praktis untuk membangun komunikasi yang lebih baik, seperti kepemimpinan yang memberikan contoh, kebijakan pintu terbuka, dan menciptakan peluang untuk berinteraksi.
Intinya, komunikasi yang baik adalah fondasi bagi keberhasilan suatu organisasi. Dengan komunikasi yang terbuka dan efektif, organisasi dapat mencapai tujuannya dengan lebih efisien dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.
Cari lebih banyak informasi lain mengenai bimbingan dan koseling di laman berikut:
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
