Perencanaan dan Penjadwalan Proyek

KELOMPOK 6

Heri                                                 171011250427

Novia Grinsa Amelia Putri    171011250454

Siti Azizah                                    171011250368

Suryana                                         171011250396

Winne Fafillia Agisya              171011250447

Materi

Pertemuan 11 : Perencanaan dan penjadwalan proyek (1)

Pertemuan 12 : Perencanaan dan penjadwalan proyek (2)

Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan. Yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek. 

Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan masing -- masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hinggah tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan -- keterbatasan yang ada. 

Pada umumnya, disusun dengan mempertimbangkan berbagai batasan misal seperti meminimalkan waktu proses, waktu untuk langganan, tingkat pada persediaan serta penggunaan yang efisien dari fasilitas, personel dan peralatan.

Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.

Manajemen proyek ialah salah satu manajemen atau tata cara dalam mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat dipakai pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks.

Ada 3 (tiga) fase dalam manajemen proyek, yaitu: 

1. Perencanaan

Fase ini mencakup penetapan sasaran, mendefinisikan proyek, dan organisasi proyek. 

2. Penjadwalan

Fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahan untuk kegiatan khusus dan menghubungkan masing-masing kegiatan satu dengan yang lainnya. 

3. Pengendalian

Fase untuk mengawasi sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran.

Fase ini juga dapat digunakan untuk merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.

Perencanaan Proyek

Organisasi proyek adalah cara yang efektif untuk menugaskan orang dan sumber daya fisik yang diperlukan.

Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.  

Organisasi proyek akan bekerja baik bila:

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan terget waktu khusus. 

2. Pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada. 

3. Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks yang membutuhkan keterampilan khusus dan saling berhubungan. 

4. Proyek bersifat sementara tetapi pentng bagi organisasi. 

5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi. 

Hal tersebut merupakan tugas dari manajer proyek (pimpinan) untuk memastikan bahwa:

1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.

2. Proyek selesai sesuai dengan anggaran.

3. Proyek memenuhi sasara kualitas.

4. Orang-orang yang ditugaskan pada proyek mendapatkan arahan, dan informasi yang diperlukan. Ini berarti manajer proyek (pimpinan) haruslah mempunyai kemampuan untuk melatih, berkomunikasi dengan baik, dan dapat mengorganisasikan kegiatan.  

Penataan Proyek Dalam manajemen proyek terdapat bebepaa hal terkait dengan penataan proyek, antara lain: 

1. Penataan Proyek Murni

2. Keuntungan dalam proyek ini antara lain: 

Manajer proyek memiliki kewenangan penuh atas proyek tersebut. 

Anggota tim melapor ke satu pimpinan.

  Memperpendek jalur komunikasi. 

Memiliki kebanggaan tim, motivasi, dan komitmen yang tinggi. 

Sedangkan kekurangannya antara lain:

Duplikasi sumber daya. 

Tujuan organisasi dan kebijakan diabaikan. 

Kurangnya transfer teknologi. 

Anggota tim tidak memiliki kawasan fungsional (seperti tempat kerje pribadi). 

2. Penataan Proyek Fungsional

Keuntungan dari penataan proyek ini, antara lain: 

Anggota tim dapat bekerja pada beberapa proyek. 

Keahlian teknis dipertahankan dalam area fungsional  .

Wilayah fungsional adalah "tempat pribadi" setelah proyek selesai. 

Memerlukan pengetahuan khusus. Sedangkan kekurangannya adalah:

Aspek proyek tidak secara langsung terkait dengan area fungsional dan cepat mengalami perubahan. 

Motivasi anggota tim lemah. Kebutuhan klien bersifat sekunder dan di respon secara perlahan.

3. Penataan Proyek Matriks

Keuntungan penataan proyek ini adalah:

Meningkatan komunikasi internal. 

Pembagian tanggung jawab tepat. 

Meminimalkan duplikasi sumber daya. 

Anggota tim memiliki area fungsional "tempat pribadi". 

Kebijakan dari induk organisasi dapat diikuti. 

Sedangkan kekurangannya adalah: 

Terlalu banyak pimpinan. 

Tergantung pada kemampuan negoisasi manajer proyek. 

Berpotensi untuk tidak optimal (sub-optimisasi).  

Teknik Analisa Jaringan

Merupakan teknik analisis yang dapat membantu manajemem proyek (baik yang sedang berjalan, maupun yang sama sekali baru). Kegunaannya antara lain: 

1. Membuat perencanaan 

2. Mengatur jadwal pelaksanaan

3. Melakukan pengawasan

4. Mengambil keputusan 

Suatu proyek pada hakekatnya adalah sejumlah kegiatan yang dirangkaikan satu dengan yang lain maupun terpisah. Dalam hal ini teknik analisa jaringan dapat mengatur rangkaian dari kegiatan tersebut sehingga efisien. 

Ada dua teknik jaringan kerja yang berKembang (yang paling terkenal dan banyak diterapkan), yaitu: 

(1) CPM (Critical Path Method)

(2) PERT (Project Evaluation and Review Technigue). 

Perbedaannya kedua teknik analisis ini terletak pada perkiraan waktu, dimana: 

(1) CPM menaksir waktu dengan pasti (deterministi)

(2) PERT menaksir waktu dengan menggunakan teori kemungkinan (probabilistic).

Tahapan Analisa Jaringan

1.  Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan kejadian-kejadian, menentukan syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interelasi dan interdependensi antara kegiatan-kegiatan. 

2.  Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan, menentukan kapan suatu kegiatan dimulai dan kapan berakhir, menentukan keseluruhan proyek berakhir.

3. Jika dibutuhkan, tetapkan alokasi biaya dan peralatan guna pelaksanaan tiap kegiatan, meskipun pada dasarnya hal ini tidak begitu penting

Diagram Analisa Jaringan

Dalam teknik analisa jaringan dibutuhkan sebuah diagram untuk membagi keseluruhan proyek menjadi kegiatan-kegiatan menurut struktur pecahan kerja. 

Terdapat beberapa lambang khusus dalam diagram analisa jaringan, antara lain: 

1. Anak Panah

Menyatakan kegiatan (panjang panah tidak mempunyai arti khusus. 

Pangkal dan ujung panah menerangkan kegiatan mulai dan berakhir. 

Kegiatan harus berlangsung terus dalam jangka waktu tertentu (duration) dengan pemakaian sejumlah sumber (manusia, alat, bahan, dan dana). 

Pada umumnya kegiatan diberi kode huruf besar A, B, C, dst.

2. Simpul

Menyatakan suatu kejadian atau peristiwa. 

Kejadian diartikan sebagai awal atau akhir dari satu atau beberapa kegiatan. 

Umumnya kejadian diberi kode dengan angka 1, 2, 3, dst, yang disebut nomor kejadian. 

3. Anak panah putus-putus

Menyatakan kegiatan semu (dummy). 

Dummy sebagai pemberitahuan bahwa terjadi perpindahan satu kejadian ke kejadian lain pd saat yg sama. 

Dummy tidak memerlukan waktu dan tidak menghabiskan sumber.

Critical Path Method (CPM)

Critical Path Method (CPM) adalah teknik analisa jaringan (networking) dengan menggunakan jalur (garis edar) kritis. CPM menaksir (memperkirakan) waktu dengan pasti (deterministic). 

CPM Merupakan teknik jaringan yang banyak digunakan (yang paling terkenal) untuk analisis proyek. CPM bertujuan untuk mengidentifikasi garis edar (jalur) kritis sebagai garis edar (jalur) yang berisi kejadian-kejadian yang tidak memiliki kesenjangan, sehingga akan diperoleh: 

1. Waktu mulai dan selesai paling cepat.

2. Waktu mulai dan selesai paling lambat. 

3. Waktu penundaan.

4. Total waktu aktivitas/proyek dapat diselesaikan.

Langkah dasar untuk mengerjakan CPM, yaitu: 

1. Mendefinisikan proyek dan menyiapkan struktur pecahan kerja.

2. Membangun hubungan antar kegiatan. Memutuskan kegiatan mana yang harus lebih dahulu mana yang harus mengikuti yang lain.

3. Menggambarkan jaringan yang menghubungkan keseluruhan kegiatan.

4. Menetapkan perkiraan waktu dan/atau biaya untuk tiap kegiatan.

5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan. Ini yang disebut jalur kritis.

6. Menggunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek. 

Terdapat beberapa ketentuan dalam CPM, antara lain:

1. Jalur kritis juga diperkenankan melalui dummy.

2. Jalur kritis tidak perlu hanya terdiri dari satu jalur, tetapi boleh terdiri dari dua atau lebih jalur. 

3. Waktu penyelesaian satu kegiatan kritis tidak boleh melebihi waktu yg sudah ditentukan, karena keterlambatan kegiatan kritis dapat mengganggu (memperpanjang) waktu penyelesaian seluruh proyek.

Project Evaluation and Review Technique (PERT)

PERT  merupakan  singkatan  dari  Program  Evaluation  and  Review  Technique (teknik menilai dan meninjau kembali program). Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi  adanya  penundaan,  maupun  gangguan  produksi,  serta  mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Teknik  ini  memungkinkan  dihasilkannya  suatu  pekerjaan  yang  terkendali  dan  teratur, karena  jadwal  dan  anggaran  dari  suatu  pekerjaan  telah  ditentukan  terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.

Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek.

 Teknik ini memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur, karena jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan telah ditentukan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.

Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. 

Langkah PERT

Untuk menyelesaikan permasalahan dengan menggunakan teknik PERT, terdapat langkah-langkah berikut :

1. Tentukan perkiraan waktu aktivitas (t) dan varian (v) untuk masing-masingkejadian.

2. Tentukan waktu tercepat dan terlama pada setiap kejadian dengan cara CPM.

3. Identifikasi garis edar (jalur) kritis (critical path) dan tentukan waktu penyelesaian proyek atau aktivitas yang merupakan waktu terlama pada proyek.

4. Tentukan varian untuk lama nya pada waktu proyek dengan cara menjumlahkan varian dari kejadian-kejadian yang berada pada garis edar (jalur) kritis (critical path).

5. dengan asumsi distribusi normal, tentukan rata-rata distribusi yang merupakan nilai dari waaktu aktivitas dan varian.

6. Tentukan probabilitas penyelesaian proyek atau aktivitas dengan asumsi distribusi normal,.

 

 

 

Daftar Pustaka

https://farmysetiawan.wordpress.com/2012/04/07/penjadwalan-proyek/

http://www.ccr314.weblog.esaunggul.ac.id/wp-content/uploads/sites/707/2014/10/Riset-Operasional-Pertemuan-9.pdf

http://ema302.weblog.esaunggul.ac.id/wp-content/uploads/sites/172/2013/01/EMA302-9-Manajemen-Proyek-_CPM_.pdf

https://inikel4sku.wordpress.com/manajemen-proyek/organisasi-proyek/

https://ipqi.org/pengertian-cpm-dan-pert/

https://materi-kuliah-13.blogspot.com/2016/01/analisa-jaringan-pert-program.html