Para Fresh Graduate, Perhatikan Hal Ini agar Sukses di Tempat Kerja

Laman BBC.com pada 25 April 2019 mengangkat sebuah artikel yang berjudul "Why don't we help graduates navigate office life?" Mengenai perlunya suatu perusahaan melakukan semacam bimbingan agar para karyawan fresh graduate dapat bekerja dengan baik. Maksudnya, tidak saja baik dalam pekerjaan sesuai kapabilitasnya tetapi juga menaati peraturan di kantor serta memahami etiket yang tidak tertulis.

Bekerja sama dengan staf yang baru lulus sekolah atau kuliah memang gampang-gampang susah. Lebih tepatnya susah-susah gampang. Hehe.. Maklum mereka umumnya belum memiliki pengalaman kerja. Organisasi tempat mereka bekerja pada umumnya ingin mereka dapat perform atau bekerja dengan baik sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Tetapi di sisi lain, organisasi juga berharap mereka memahami etika dalam bekerja.

Tak jarang seorang superior (atasan) atau staf senior mengontrol para staf barunya beberapa minggu atau bulan lamanya hingga akhirnya bisa "dilepas". 

Makna "dilepas" tersebut artinya seorang staf baru dapat bekerja sesuai deskripsi kerjanya, sudah paham alur kerja sebagainya. Satu hal yang tak kalah penting adalah, staf baru tersebut sudah memahami etika bekerja yang umumnya tidak tertulis.  

Sebagai seorang yang dulu pernah menjadi seorang pegawai fresh graduate dan pernah bekerja sama dengan sejumlah staf fresh graduate, saya hendak berbagi sedikit pengalaman yang mungkin akan bermanfaat bagi para "lulusan segar" yang baru memulai karir profesionalnya. Tulisan ini merupakan rangkuman dari pengalaman saya, pengalaman beberapa rekan saya yang pernah saya dengar dan beberapa sumber sekunder yang relevan.

Sebelumnya, saya ucapkan selamat buat Anda para fresh graduate yang baru bekerja dimanapun Anda berada. Setelah melalui proses seleksi selama beberapa waktu lamanya, kini saatnya Anda mengerahkan kemampuan di bidang Anda secara profesional baik sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) di lembaga pemerintahan, pegawai di perusahaan pelat merah atau swasta ataupun perusahaan start-up. Tetapi bagi Anda yang memilih berwirausaha, saya kira tulisan ini juga relevan dan penting untuk diketahui.

Setiap karyawan baru biasanya menjalani masa percobaan atau probation. Biasanya berlangsung selama tiga bulan atau lebih tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Tujuan dari probation itu antara lain supaya mengenali staf baru apakah memenuhi kriteria talenta yang diharapkan atau tidak. Selama masa percobaan itu, talenta seorang staf fresh graduate akan nampak, baik kemampuan teknis maupun non teknis.

Kemampuan teknis berkaitan dengan posisi atau bidang pekerjaan yang ia tangani. Sedangkan kemampuan non teknis sama dengan soft skill yang mencakup kemampuan komunikasi, adaptasi, penampilan, etika, sikap dan lain-lain.

Nah, sebagai pegawai entry level atau junior, ada beberapa hal yang harus Anda pelajari dan cermati ketika masuk ke dunia kerja. Apa yang  akan saya uraikan di bawah mungkin sudah lengkap, mungkin saja kurang lengkap. Itu semua berdasarkan pengetahuan yang saya serap selama ini, yang kebetulan saya ingat ketika membuat tulisan ini.

Tetapi Anda dapat memperkaya wawasan Anda dengan cara sharing dengan teman atau tetangga Anda yang sudah bekerja, atau dengan senior Anda di kampus atau sekolah yang sudah bekerja pula. Tetapi sharing di sini maksudnya adalah sebatas tentang hal-hal teknis serta non teknis yang berkaitan dengan pekerjaan. Semakin banyak wawasan dari orang lain yang Anda serap, maka Anda akan semakin paham dengan berbagai hal di tempat kerja.

Memahami Standar Operasional Prosedur (SOP) penting agar pekerjaan benar dan terarah 
Sebagai seorang staf fresh graduate baru, Standar Operasional Prosedur (SOP) penting untuk diketahui oleh setiap pegawai. Mengapa SOP penting? Karena merupakan alat untuk mencapai visi dan misi suatu organisasi, apalagi bila organisasi tersebut menerapkan standar ISO (International Organization for Standardization).

Bila organisasi tempat Anda bekerja memiliki SOP, luangkan di hari atau minggu pertama untuk membaca baik-baik semua prosedur dan dokumen-dokumen pendukung yang terkait dengan operasional perusahaan dan pekerjaan yang akan Anda lakukan.

Kadang atasan akan mengalokasikan waktu khusus di hari atau minggu pertama bagi staf baru untuk mendalami prosedur teknis, serta memahami alur kerja (workflow) dan formulir-formulir standar terkait dengan pekerjaan yang akan ditangani oleh seorang staf baru.

Hal ini penting karena sepintar apapun seorang staf fresh graduate, bila ia mengabaikan membaca dan mempelajari SOP, maka komitmen dan profesionalitasnya bekerja akan diragukan. 

Bila seorang staf mengabaikan SOP, hal itu berpotensi mengganggu proses kerja. Biasanya ia akan lebih sering bertanya kepada rekannya. Kadang tugas-tugas yang ia kerjakan sering keliru.

Contoh, bila unit di mana ia bekerja menjadi bagian dari sebuah proses kerja global sebuah perusahaan, maka kekeliruan tersebut berdampak pada proses kerja di tahapan berikutnya. Misalnya seorang staf keuangan yang bertugas sebagai staf utang usaha (account payable). Kekeliruannya dalam memproses tagihan dari pemasok akibat tidak mempelajari SOP, akan membuat proses pembayaran kepada pemasok memerlukan waktu lebih lama lagi.

Contoh lain bila seorang staf expediting melewatkan prosedur pengecekan barang bahan baku, ia tidak menyadari bahwa ada salah satu item barang yang kuantitasnya kurang dari yang tercantum dalam dokumen surat jalan (delivery order) dan order pembelian (purchase order). Kuantitas barang yang kurang membuat unit pengadaan (procurement) harus mengajukan proses klaim yang merepotkan.

Dampak lebih jauh, proses produksi menjadi terhambat oleh karena ada salah satu bahan baku yang tidak lengkap. Bila staf itu melakukan pekerjaannya sesuai prosedur, maka jika ada perbedaan kuantitas barang, proses klaim dapat dilakukan sesegera mungkin. Proses produksi juga dapat diantisipasi.

Bila organisasi tempat Anda bekerja belum memiliki SOP, biasanya atasan atau rekan kerja Anda akan memberikan pelatihan singkat hingga Anda mampu melakukan pekerjaan Anda. Tidak memandang apakah organisasi tempat Anda bekerja sudah atau belum memiliki SOP, yang penting adalah jangan sungkan untuk menanyakan hal yang kurang atau tidak dipahami.

Selalu menjaga integritas dan menaati etika dan kepatuhan 
Sebagian organisasi ada yang telah memiliki panduan tentang etika dan kepatuhan (ethics and compliance), sebagian lainnya belum memilikinya. 

Menurut informasi dari Law.com, kepatuhan adalah mengikuti hukum, sementara etika bermakna melakukan apa yang benar terlepas dari apa yang dinyatakan dalam hukum.

Apa saja yang termasuk dalam ranah ini? Sebenarnya luas. Tetapi ada beberapa hal yang secara umum kita kenali dan wajib kita hindari, yaitu praktik suap dan KKN (termasuk di sini adalah korupsi, kolusi dan nepotisme).

Banyak kasus-kasus semacam ini yang menjadi lesson learned bagi para staf entry level. Anda bisa mencarinya sendiri di internet. Bila pekerjaan Anda memiliki resiko menabrak etika dan kepatuhan, buka kembali panduan etika dan kepatuhan perusahaan, jika ada. Atau Anda bisa berkonsultasi dengan atasan Anda, tim Legal atau pun HRD/SDM.

Tetapi sekarang ini saya kira tindakan suap ataupun korupsi sangat beresiko, apalagi untuk proyek-proyek pemerintah. Kita semua paham bahwa perilaku koruptif berdampak pada karir di masa depan. 

Bagi organisasi, perilaku koruptif akan mencoreng citra organisasi apalagi jika itu melanda perusahaan terbuka. Bahkan resiko hukum yang ditanggung juga tidak ringan.

Bila suatu perusahaan melakukan tindakan melawan etika dan kepatuhan, nama baik perusahaan akan terdegradasi. Bila sebuah perusahaan terbuka terlibat dalam praktik tidak terpuji itu, maka nilai saham perusahaan dapat terpengaruh. Bisa saja nilainya malah anjlok.

Kini semakin banyak perusahaan menerapkan etika dan kepatuhan karena selain menjaga nama baik dan reputasi perusahaan, secara tidak langsung menumbuhkan awareness atau kesadaran para staf mengenali perilaku yang tidak beretika (unethical) dan tidak patuh (noncompliant), misalnya perilaku koruptif.

Tentang penyebutan ethics and compliance ini, penyebutannya tidak selalu sama. Ada yang menyebutnya sebagai kode etik dan tata perilaku, ada yang menyebutnya dengan pedoman etika bisnis dan etika kerja, ada yang menyebutnya dengan kebijakan etika perusahaan saja.

Tetapi tidak memandang apakah suatu organisasi sudah atau belum memiliki panduan mengenai etika dan kepatuhan, menjaga integritas adalah pedoman yang harus ditanam di dalam hati dan urat nadi. Bila Anda memiliki integritas, maka godaan apapun yang sifatnya tidak beretika dan tidak patuh bisa Anda hindari.

Saya kerap mendengarkan atau membaca wejangan dari rohaniwan bahwa bekerja adalah salah satu ibadah. Saya yakin Anda juga kerap mendengarkan atau membaca wejangan yang sama. Kalau bekerja adalah ibadah maka perilaku tidak beretika dan tidak patuh artinya sama dengan dosa. Oleh karena itu seharusnya perilaku tersebut kita hindari.

Komunikasi yang baik membuat citra diri pun baik
Para staf entry level perlu membangun kemampuan berkomunikasi yang baik. Terlepas dari karakter Anda introvert atau ekstrovert, kemampuan berkomunikasi yang baik dan efisien penting bagi setiap karyawan termasuk staf entry level.

Harap diperhatikan, semasa di kampus Anda selalu berhubungan dengan teman-teman kuliah yang hampir seusia dengan Anda. Tetapi bila Anda bekerja, rekan kerja Anda mungkin saja berusia setara dengan Anda, mungkin ada yang lebih tua beberapa tahun dari Anda, mungkin juga ada yang jauh lebih tua daripada Anda.

Nah, kemampuan berkomunikasi lintas usia itu penting untuk dikuasai. Anda tidak bisa melontarkan candaan receh dengan staf yang usianya misalnya belasan tahun lebih tua daripada Anda. Atau mungkin kepada atasan Anda meski usia Anda dengan atasan Anda terpaut tiga atau lima tahun saja.

Anda sudah tidak memasuki masa sekolah atau kuliah yang mungkin komunikasi Anda dulu penuh dengan haha hihi. Bila sudah masuk di dunia kerja, maka gaya komunikasi Anda harus berubah. Tetapi tidak lantas Anda beubah menjadi pribadi yang jaim (jaga image) juga.

Menjaga hubungan yang baik dengan orang lain di tempat kerja sangat penting. Mulai dari staf pendukung (supportive staff), staf yang levelnya setara dengan Anda (peer staff), atasan (superior), staf senior hingga petinggi perusahaan. Bila Anda memiliki bawahan (subordinate), menjaga komunikasi yang baik dengan mereka juga sama-sama penting.

Berkaitan dengan hal ini, saya hendak membagikan pengalaman saya. Biasanya di masa-masa awal bekerja di setiap tempat kerja baru, di sela melakukan rutinitas bekerja, saya mengamati karakter setiap staf. Beruntung pekerjaan saya di sejumlah organisasi membuat saya kerap berhubungan dengan staf lain sehingga secara berangsur saya bisa mengenali mereka.

Komunikasi di organisasi tempat Anda bekerja janganlah sebatas dengan atasan atau pun staf kantor saja. Usahakan menjalin komunikasi yang baik dengan penyelia, para manajer, hingga tim manajemen atau direksi. Selain itu, tidak ada salahnya menjalin komunikasi dengan tim pendukung misalnya office boys/office girls, juga dengan tim maintenance, atau pun tim security, juga tim cleaning service hingga tim driver.

Bila pekerjaan Anda berhubungan dengan pihak eksternal, misalnya staf pemerintah, klien ataupun pemasok (supplier), Anda juga harus menjaga hubungan yang baik dengan mereka. Komunikasi yang baik adalah kuncinya.

Bersikap terbuka, kooperatif, suportif dan menghargai orang lain adalah kunci membangun komunikasi yang baik. Tetapi di sisi lain, menjaga profesionalisme bekerja yang didasarkan pada integritas berada di atas segalanya. Rekan kerja Anda juga manusia, mereka memiliki karakter yang beragam. Kemampuan berkomunikasi ini akan membuat kita mengenali mereka dengan baik.

Perlu dicatat bahwa Anda tidak akan bekerja sendiri. Suatu saat pasti kita akan membutuhkan bantuan mereka. Oleh karena itu menjaga komunikasi yang baik dengan orang-orang yang berhubungan dengan pekerjaan Anda sangat penting.

Oh ya, jangan bersikap sombong terhadap orang lain atau merasa lebih pintar atau lebih terampil dari pada rekan kerja lain, terlebih kepada atasan. Perlu Anda ingat bahwa bila Anda menjaga sikap yang positif pada setiap orang mulai dari level terbawah hingga level teratas, maka Anda sedang membangun citra diri yang positif. Hal ini sangat baik buat karir Anda di masa mendatang. 

Memahami etiket dalam bekerja artinya Anda 100% profesional di bidang Anda 
Para staf entry level sangat perlu untuk memahami etiket di tempat kerja. Salah satu soft skills ini penting untuk dikuasai agar karir di tempat kerja Anda makin moncer. Kadang ada anggapan bahwa etiket di tempat kerja adalah hal yang remeh temeh, nomor kesekian dari kemampuan hard skills. Anggapan itu sebenarnya keliru.

Seseorang yang memiliki kapabilitas dalam pekerjaannya namun rendah dalam etiket, jangan harap karir Anda akan langgeng. Kepintaran saja tidak cukup bila etiket nol.

Kompasianer Mira Marsellia pernah menulis sebuah artikel berjudul "Etiket Tempat Kerja, Jangan Diabaikan!" yang isinya cukup lengkap dengan do & don'ts yang praktis dari sisi atasan dan bawahan.

Ada beberapa hal yang perlu saya tambahkan dari artikel tersebut, salah satunya tentang izin mengundurkan diri sejenak dari pekerjaan. Misalnya cuti, ijin tidak masuk kerja, ijin datang terlambat atau ijin pulang cepat.

Sebagian staf memiliki sikap, komitmen dan dedikasi dalam bekerja sehingga membentuk loyalitas yang tinggi di tempat kerja. Bila sudah pada tingkatan seperti ini, staf tersebut akan merasa berat hati meninggalkan pekerjaannya kecuali bila ada urusan mendadak, misalnya anak sakit, istri melahirkan atau orangtua/mertua sakit atau meninggal dunia.

Tetapi bila seorang staf tidak memiliki nilai-nilai tersebut, ada banyak alasan ia menghindari pekerjaan. Staf seperti ini bisa saja mendadak sakit dan tidak masuk kerja di hari ketika ada meeting proyek penting misalnya. Atau mungkin istirahat makan siang lebih awal dan terlambat kembali ke kantor padahal tim lain sedang menunggu hasil kerjanya.

Staf semacam ini tak merasa sungkan bila mendadak absen, misalnya di hari terjepit nasional atau hari menjelang akhir pekan. Ada saja alasan yang ia buat. Misalnya mendadak pusing atau demam. Padahal sebenarnya ia ingin pelesir bersama teman-temannya.

Hal lainnya mengenai etiket tentang penggunaan telepon kantor. Meskipun tidak ada panduan secara tertulis yang spesifik, penting untuk mengetahuinya. Ini agar kita bisa mengetahui batasan tentang penggunaan salah satu fasilitas komunikasi tersebut.

Kadang di meja kita disediakan fasilitas telepon apakah itu pesawat telepon PSTN, telepon seluler ataupun telepon VoIP (Voice over Internet Protocol, misalnya menggunakan Skype, Slack atau Jabber) yang terpasang pada fasilitas komputer dari kantor. Hindari penggunaan telepon kantor untuk keperluan pribadi yang tidak berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari.

Salah satu perusahaan tempat saya bekerja ada yang memberikan fasilitas smartphone bagi stafnya. Selain itu tersedia fasilitas komputer tablet khusus untuk level senior tertentu. Perangkat komunikasi itu dipinjamkan untuk mendukung pekerjaan sehari-hari. Bila organisasi Anda juga memberikan fasilitas tersebut, jaga baik-baik kepercayaan yang diberikan kepada Anda dengan tidak menggunakannya untuk keperluan pribadi.

Anda bisa membagikan nomor ponsel dari kantor hanya kepada kolega atau rekan kerja, klien atau pemasok yang berhubungan langsung dengan pekerjaan Anda. Memberikan nomor telepon tersebut kepada saudara, sahabat, teman hang-out, atau teman kelab hobi yang tidak ada sangkut pautnya dengan pekerjaan adalah tindakan yang tidak bijaksana. Perusahaan memberikan fasilitas tersebut untuk mendukung pekerjaan Anda, bukan kegiatan pribadi Anda.

Mengenai etiket berbicara lewat telepon, perhatikan volume suara Anda agar tidak mengganggu staf lainnya yang sedang bekerja, Bila organisasi tempat Anda bekerja menerapkan konsep ruang kantor terbuka atau open office, maka Anda perlu sejenak menjauh dari sana ke ruang lain agar tidak mengganggu staf lainnya.

Mengenai etiket penampilan di tempat kerja, yang paling utama adalah menjaga kerapian dan kesopanan dalam berpakaian. Tidak selalu outfit yang bermerek yang penting bersih dan nyaman dipakai. Terlebih bila penampilan kita harum mewangi sepanjang hari. Bila perusahaan menyediakan seragam perusahaan, jaga baik-baik seragam tersebut agar senantiasa bersih dan wangi.

Kompasianer Giri Lumakto pernah mengungkap sebuah pepatah Jawa dalam sebuah tulisannya yang berjudul "Filosofi Jawa Ini, Ada Pada Pakaian Rapih dan Wangi". Pepatah Jawa yang ia cantumkan ke dalam tulisannya adalah "ajining diri soko lathi, ajining sariro soko busono". Terlepas dari artikelnya memuat nama salah satu produk pelicin pakaian anti kuman, kontennya positif.

Pepatah tersebut terdiri dari dua kalimat yaitu "ajining diri soko lathi" yang artinya dengan menjaga lidah atau dalam arti lain ucapan kita, kita sudah menjaga jiwa kita. Menjaga ucapan akan menjaga martabat jiwa kita dalam pergaulan sehari-hari.

Oh ya, saya ingin menambahkan hal yang berkaitan dengan "lathi" alias mulut. Aroma mulut yang harum akan membuat kita nyaman dan percaya diri ketika berbicara dengan rekan di tempat kerja. Kini banyak beredar produk-produk penyegar mulut baik dalam bentuk, mouth spray atau permen. Anda bisa memilih salah satu produk tersebut dan selalu dibawa ketika ngantor.

Pengalaman pribadi, walaupun nafas saya tidak bau (menurut saya), saya selalu membawa salah satu produk penyegar mulut cair di dalam tas kerja saya. Tetapi saya tidak menggunakannya setiap waktu. Saya pakai bila perlu saja, misalnya setelah makan makanan yang mengandung banyak bawang putih atau bawang bombay.

Sementara itu kalimat kedua "ajining sariro soko busono" bermakna orang dengan busana atau pakaian rapi dapat meningkatkan martabatnya. Dengan kata lain, busana atau pakaian secara fisik mencerminkan diri seseorang.

Kerap penilaian etiket seorang pegawai di tempat kerja melampaui penilaian kapabilitasnya. Bisa jadi seorang pegawai yang pandai namun beretiket rendah, jalan karirnya tidak secemerlang pegawai yang tidak pintar-pintar amat tetapi pembelajar dan memiliki etiket yang lebih baik.

Dalam bekerja sama dengan orang lain, faktor kenyamanan dalam bekerja adalah salah satu aspek penting. Perilaku seorang pegawai yang tidak beretiket akan membuat pegawai lainnya merasa tidak nyaman.

Satu hal, jangan pernah terlibat dalam pergunjingan atau gosip dengan rekan kerja. Percayalah hal itu tidak baik bagi diri kita karena pergunjingan mengandung aura negatif. Misalnya, bila kita termakan gosip yang tidak benar tentang atasan atau salah satu rekan kerja, lambat laun kepercayaan kita kepada atasan atau rekan kerja terdegradasi hingga menyisakan rasa tidak percaya. Hal ini akan mempengaruhi kolaborasi di tempat kerja.

***

Sebenarnya ulasan tentang topik ini sangat luas. Ada hal lain yang mungkin terlewat untuk saya sampaikan dalam tulisan ini. Tetapi Anda bisa membaca informasi lainnya pada daftar bacaan di bawah ini atau mencarinya di sumber-sumber lainnya.

Atau bila Anda ingin membagikan cerita positif Anda mengenai topik tulisan ini, Anda bisa membagikannya lewat komentar di bawah. Apapun masukan Anda pasti akan sangat bermanfaat bagi banyak orang terutama para fresh graduate yang hendak atau baru meniti karir.  

Bacaan:
- 6 Etiket Kerja Profesional Yang Sering Dilupakan Generasi Milenial - Qerja.com 
- Etika di Kantor yang Sering Dilupakan, Apa Saja? - Kompas.com 
- 10 Perilaku Anda yang Dinilai Atasan - Kompas.com 
- Cara Membangun Etika yang Baik di Tempat Kerja - Wolipop
- Etiket Pergaulan di Kantor - Kompas.com