Bila organisasi tempat Anda bekerja memiliki SOP, luangkan di hari atau minggu pertama untuk membaca baik-baik semua prosedur dan dokumen-dokumen pendukung yang terkait dengan operasional perusahaan dan pekerjaan yang akan Anda lakukan.
Kadang atasan akan mengalokasikan waktu khusus di hari atau minggu pertama bagi staf baru untuk mendalami prosedur teknis, serta memahami alur kerja (workflow) dan formulir-formulir standar terkait dengan pekerjaan yang akan ditangani oleh seorang staf baru.
Hal ini penting karena sepintar apapun seorang staf fresh graduate, bila ia mengabaikan membaca dan mempelajari SOP, maka komitmen dan profesionalitasnya bekerja akan diragukan.Â
Bila seorang staf mengabaikan SOP, hal itu berpotensi mengganggu proses kerja. Biasanya ia akan lebih sering bertanya kepada rekannya. Kadang tugas-tugas yang ia kerjakan sering keliru.
Contoh, bila unit di mana ia bekerja menjadi bagian dari sebuah proses kerja global sebuah perusahaan, maka kekeliruan tersebut berdampak pada proses kerja di tahapan berikutnya. Misalnya seorang staf keuangan yang bertugas sebagai staf utang usaha (account payable). Kekeliruannya dalam memproses tagihan dari pemasok akibat tidak mempelajari SOP, akan membuat proses pembayaran kepada pemasok memerlukan waktu lebih lama lagi.
Contoh lain bila seorang staf expediting melewatkan prosedur pengecekan barang bahan baku, ia tidak menyadari bahwa ada salah satu item barang yang kuantitasnya kurang dari yang tercantum dalam dokumen surat jalan (delivery order) dan order pembelian (purchase order). Kuantitas barang yang kurang membuat unit pengadaan (procurement) harus mengajukan proses klaim yang merepotkan.
Dampak lebih jauh, proses produksi menjadi terhambat oleh karena ada salah satu bahan baku yang tidak lengkap. Bila staf itu melakukan pekerjaannya sesuai prosedur, maka jika ada perbedaan kuantitas barang, proses klaim dapat dilakukan sesegera mungkin. Proses produksi juga dapat diantisipasi.
Bila organisasi tempat Anda bekerja belum memiliki SOP, biasanya atasan atau rekan kerja Anda akan memberikan pelatihan singkat hingga Anda mampu melakukan pekerjaan Anda. Tidak memandang apakah organisasi tempat Anda bekerja sudah atau belum memiliki SOP, yang penting adalah jangan sungkan untuk menanyakan hal yang kurang atau tidak dipahami.
Selalu menjaga integritas dan menaati etika dan kepatuhanÂ
Sebagian organisasi ada yang telah memiliki panduan tentang etika dan kepatuhan (ethics and compliance), sebagian lainnya belum memilikinya.Â
Menurut informasi dari Law.com, kepatuhan adalah mengikuti hukum, sementara etika bermakna melakukan apa yang benar terlepas dari apa yang dinyatakan dalam hukum.
Apa saja yang termasuk dalam ranah ini? Sebenarnya luas. Tetapi ada beberapa hal yang secara umum kita kenali dan wajib kita hindari, yaitu praktik suap dan KKN (termasuk di sini adalah korupsi, kolusi dan nepotisme).
