Laporan Hasil observasi Alfamart Tugas pengantar manajemen

LAPORAN HASIL OBSERVASI ALFAMART
Jl. Tuparev No.40, Kedungjaya, Kedawung, Kabupaten Cirebon

Laporan ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Manajmen Dosen Pembimbing : Nurhana Dhea Parlina, SE, MM.

Disusun Oleh:
- Yasmin Agsan Pertiwi (123020378)
- Deia Widya Sari (123020379) 

- Ega Fionna Hardiani(123020385)

Kelas 1 K Manajmen
UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI MANAJMEN 2024

BAB I PENDAHULUAN

I.I LATAR BELAKANG

Seiring dengan pertumbuhan ekonomi indonesia yang maju dan berkembang pesat khususnya di kota-kota besar, telah terjadi perubahan di beberapa sektor, termasuk di bidang industri retail dan produksi serta pada kegiatan eceran di Indonesia. Perkembangan bisnis eceran ini tidak lepas dari faktor meningkatnya jumlah penduduk Indonesia. Perkembangan masyarakat inilah yang membentuk banyaknya jaringan minimarket sebagai sektor perdagangan eceran dinamis di berbagai plosok tanah air seperti merek dagang Alfamart yang saat ini di pegang oleh PT. Sumber Alfaria Trijaya. Alfamart merupakan salah satu perusahaan retail di Indonesia. Alfamart merupakan jaringan minimarket yang menyediakan kebutuhan pokok dan kebutuhan sehari--hari dengan luas ruang penjualan 200 m2 . Alfamart dikelola oleh PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. Toko pertamanya dibuka dijalan Beringin Raya, Karawaci -- Tangerang, pada tahun 1999. Gerai Alfamart tersebar di kota--kota besar seperti Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Yogyakarta, Bali, Palembang, Makassar, dankota--kota lainnya. Alfamart ini berasal dari PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. PT Sumber Alfaria Trijaya, Tbk merupakan salah satu perusahaan retail minimarket terkemuka di Indonesia.

Alfamart akan terus berkembang untuk meningkatkan penjualan apabila aktivitas penjualan dikelola dengan baik salah satunya adalah dengan pencatatan penjualan yang cepat dan tepat dalam upaya laporan penjualan. Sistem penjualan yang di gunakan pada perusahaan pengecer yaitu penjualan tunai yang diasumsikan bahwa pembeli akan mengambil bararang setelah harga barang dibayar di kasir. Hal tersebut menjadi alasan bahwa Perusahaan Retail memerlukan Sistem Informasi yang saling terintegrasi untuk menunjang pertumbuhan lini bisnis perdangangannya. Perusahaan retail memerlukan Sistem Informasi terintegrasi agar dapat melayani ratusan transaksi dalam sehari.

Sistem merupakan suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dan susunan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegiatan utama organisasi/institusi. Informasi yaitu data yang telah di proses/diolah sehingga memiliki arti atau manfaat yang berguna. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung suatu proses bisnis. Menurut Erwan Arbie (2000:35) Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan.

Sistem Informasi sangat penting bagi perusahaan dalam mendukung proses bisnis berjalan lebih efektif dan efisien. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Keberhasilan implementasi Sistem Informasi di pengaruhi oleh beberapa faktor mulai dari implementasi data, informasi dan knowledge yang harus saling terintegrasi satu sama lain.

PT Sumber Alfaria Trijaya atau Alfamart merupakan salah satu mini market atau swalayan yang memilik banyak cabang diseluruh Indonesia hingga pelosok nusantara. Swalayan ini berdiri pada tahun 1989. Alfamart fokus mengembangkan lini bisnis di bidang penjualan retail, dimana lebih dari 200 produk makanan, minuman dan barang lainnya di pasarkan oleh swalayan ini. Dalam memudahkan pengelolaan bisnis retail nya Alfamart tentu menggunakan Sistem Informasi. Fungsi pengimplementasian sistem ini karena Alfamart memiliki banyak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Pertumbuhan bisnis Alfamart didukung oleh sistem SIS (Strategic Information System) yang merupakan pusat kendali sistem operasional binis Alfamart mencakup sistem Point of sales (POS), Customer Relation Management (CRM), Stock of Name (untuk pendataan Barang).

1.2 RUMUSAN MASALAH

1) Apakah kinerja keuangan berpengaruh dalam sistem dan Software untuk meningkatkan nilai perusahaan?
2) Ada berapa sistem waktu pembagian kerja?
3) Skill apa saja yang dibutuhkan oleh karyawan?
4) Bagaimana gaji karyawan?
5) Bagaimana pengiriman barang untuk stok gudang?

6) Apakah ada layanan costumer untuk pembeli?

1.3  TUJUAN

1) Mengetahui berpengaruh atau tidak kinerja keuangan dalam sistem dan Software untuk meningkatkan nilai perusahaan

2) Mengetahui sistem pembagian waktu kerja
3) Mengetahui skill yang di butuhkan oleh karyawan
4) Mengetahui gaji karyawan
5) Mengetahui pengiriman barang untuk stok gudang 
6) Mengetahui layanan custumer untuk pembeli

1.4  MANFAAT

Manfaat yang diharapkan dari observasi ini adalah sebagai berikut :

1) Observasi memungkinkan penulis mendapatkan pengalaman langsung dan memberikan pemahaman lebih lanjut tentang bagaimana sistem informasi Alfamart bekerja.
2)Penulisdapatmenggunakandatayangmerekaperolehsecaralangsung selama observasi untuk memvalidasi hasil analisis mereka, meningkatkan akurasi dan akurasi makalah mereka.
3) Pengamatan ini memungkinkan pembaca memahami dan menghubungkannya dengan situasi yang berbeda. Pemilik perusahaan dapat langsung menemukan bagian informasi sistem yang perlu diperbaiki.

BAB II PEMBAHASAAN

2.1 TEORI

2.1.1 PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal dalam bisnis yang meliputi dokumen, manusia, teknologi, dan prosedur dalam akuntansi manajemen.

1. Menurut Davis, management information system merupakan sebuah sistem terintegrasi yang digunakan dalam penyajian informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan di sebuah organisasi.
2. Menurut L. James Havery, pengertian management information system adalah adalah prosedur logis dan rasional untuk melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.

2.1.2 PENTINGNYA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pentingnya sistem informasi manajemen dalam perusahaan tidak terlepas dari hal hal yang bisa mempengaruhi kinerja perusahaan itu sendiri. Segala jenis keputusan manajemen. Dan juga aktivitas manajemen. Selalu berdasarkan pada data data. Berdasarkan informasi yang ada. Yang tersedia. Yang dimiliki oleh manajemen. Data dan informasi menjadi penting. Manajemen selalu mengandalkan itu. Beberapa manfaat di antaranya :

a) Akses data yang cepat dan juga akurat.
b) Membantu dalam proses perencanaan.
c)  Membantu mengidentifikasikan: apa yang dibutuhkan perusahaan.
d)  Membantu dalam pengambilan keputusan investasi
e)Mengantisipasi dampak kondisi ekonomi.
f) Membantu melakukan penyesuaian terhadap teknologi baru
g) Meningkatkan produktifitas operasi.
h) Memberitahu biaya biaya yang tidak perlu dikeluarkan. Efisiensi
i) Menangkap peluang baru yang tidak terpikirkan sebelumnya
j) Membantu ini: menjaga jumlah persediaan yang minimal. Agar efisien.
k) Memonitor kegiatan operasional.

2.1.3 KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI

Secara umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Menurut Sutabri (2012), karakteristik sebuah sistem dapat dijelaskan sebagai berikut.
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkup luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
c. Lingkup Luar Sistem (Environtment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem.

d. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface.
e. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
g. Pengolahan Sistem (Procces)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh, sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.1.4 KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi. Sedangkan sistem fisik diartikan sebagai sistem yang nampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya, misalnya sistem komputer.

b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia 
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya, sistem galaksi, sistem reproduksi dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain.

c. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem probabilistik merupakan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem manusia.

d. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan beriteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar- benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

2.2 METODE OBSERVASI
1) LokasiDanWaktuObservasi:
a.  Tempat : Alfamart yang ada di Jalan Tuparev No.40, Kedungjaya, Kec. Kedawung, Kabupaten Cirebon, Jawa Barat 45153.
b. Waktu : Rabu, 10 Januari 2024

2) MetodePengumpulanData
Dalam observasi lapangan ke Alfamart yang ada di Jalan Tuparev No.40, Kedungjaya, Kec. Kedawung, Kabupaten Cirebon, Jawa Barat, peneliti menggunakan metode wawancara langsung kepada narasumber pegawai Alfamart langsung di tempat untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan. Peneliti mengajukan beberapa pertanyaan kepada pegawai Alfamart guna mendapatkan jawaban terkait rumusan masalah yang telah diajukan.

2.3 TINJAUAN UMUM DAN TEMPAT OBSERVASI 

1. Identitas Perusahaan
PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk (berbisnis dengan nama Alfamart) adalah sebuah perusahaan perdagangan ritel yang berkantor pusat di Tangerang. Untuk mendukung kegiatan bisnisnya, hingga akhir tahun 2020, perusahaan ini memiliki 32 pusat distribusi dan 15.400 minimarket yang tersebar di seluruh Indonesia.

* VISI Alfamart
"Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas, berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global."
* MISI Alfamart
"Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku/etika bisnis yang tinggi."

2.4 HASIL OBSERVASI

2.4.1 PENGARUH KINERJA KEUANGAN TERHADAP SISTEM DAN SOFTWARE ALFAMART

Kinerja keuangan dalam sistem dan Software berpengaruh untuk berjalan nya transaksi lancar atau tidak nya laporan keuangan di Alfamart. Laporan keuangan merupakan catatan keuangan suatu perusahaan pada kurun waktu tertentu atau pada periode tertentu. Tujuan dari diadakannya laporan keuangan adalah untuk menyediakan informasi seputar keuangan suatu perusahaan bagi investor saat ini dan investor potensial, pemberi pinjaman dan kreditur guna untuk mengambil keputusan atas penyediaan sumber daya kepada entitas (Sari & Arif,2020). Laporan keuangan adalah dua daftar yang disusun oleh akuntan pada akhir periode untuk suatu perusahaan. Kedua daftar tersebut adalah Neraca atau daftar posisi keuangan dan daftar pendapatan atau daftar laba rugi (Munawir,2016) Dengan memanfaatkan informasi yang terdapat pada laporan keuangan dapat menentukan apakah kinerja keuangan suatu perusahan berlangsung baik atau apakah kondisi suatu perusahaan sedang dalam kesulitan keuangan (financial distress).

2.4.2  SISTEM PEMBAGIAN KERJA

Dalam sistem pembagian waktu kerja di Alfamart ada 2 shift atau 3 shift, yaitu :
A.Shift1dimulaipadapagiharidarijam07:00sampaijam 15:00 sore.
B. Shift 2 dimulai pada jam 15:00 sampai jam 23:00 malam.
C. Shift 3 dimulai jam 23:00 sampai jam 07:00 pagi. Namun tidak
semua toko mendapatkan 3 shift, banyak beberapa toko saja yang memiliki daya jual tinggi yang memperolehnya.

2.4.3 SKILL YANG DIPERLUKAN OLEH KARYAWAN

Skill kemampuan seseorang dalam melakukan sesuatu. Skill mencakup pengetahuan, kompetensi serta kemampuan saat menjalankan tugas operasional. Skill bisa didapatkan secara manual melalui pelatihan, pengalaman atau kebiasaan.
Skill yang dibutuhkan karyawan alfamart adalah : 

1). Keterampilan komunikasi:
Karyawan alfamart harus memiliki keteampilan komunikasi
yang baik untuk beriteraksi dengan pelanggan dan rekan kerja.

2). Pelayanan pelanggan.
Karyawan alfamart harus memberikan pelayanan yang
baik,ramah,sabar,dan siap membantu kepada pelanggan. 

3). Pengetahuan produk.
Mengetahui berbagai produk tentang fitur, manfaat, dan harga tentang produk yang dijual.

4). Keterampilan penjualan.
Karyawan alfamart harus memiliki keterampilan yang baik untuk mendorong penjualan ditoko.
5). Keterampilan kasir.
Penting untuk memiliki keterampilan dikasir yang baik untuk meliputi menghitung uang,
mengoperasikan perangkat lunak kasir, dan menjga keamanan uang tunai.
6). Keterampilan organisasi.
Karyawan alfamart harus memiliki keterampilan organisasi yang baik guna untuk mengatur stok barang, merapikan rak, dan menjaga kebersihan toko.
7). Kerja tim.
Harus memiliki keterampilan kerja tim yang sangat baik dengan rekan kerja, berbagi tugas,dll.

8). Keterampilan teknologi.
Harus memiliki keterampilan teknologi dan memahami dasar tentang komputer toko, mesin kasir, dan pemindai barcode
9). Keterampilan penyelesaian masalah.
Harus memiliki keterampilan masalah untuk memecah apabila ada masalah dan dilakukan secara cepat.
10). Etika kerja
Harus memiliki etika yang baik, seperti disiplin, tanggung jawab, dan integritas.

2.4.4 GAJI KARYAWAN
Gaji pegawai Alfamart terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
1. Gaji pokok
Gaji pokok adalah komponen gaji yang paling besar. Gaji pokok ditentukan berdasarkan posisi, jabatan, dan pengalaman kerja.
2. Tunjangan
Tunjangan adalah komponen gaji yang diberikan kepada karyawan untuk membantu memenuhi kebutuhan mereka. Tunjangan yang diberikan oleh Alfamart meliputi tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan kesehatan, dan tunjangan lain-lain.
3. Bonus
Bonus adalah komponen gaji yang diberikan kepada karyawan berdasarkan kinerjanya. Bonus yang diberikan oleh Alfamart biasanya diberikan setiap bulan atau setiap tahun.

Gaji pokok seorang kasir di Alfamart berkisar antara Rp1.500.000 hingga Rp2.000,00 per bulan. Gaji pokok untuk manajer di Alfamart, untuk selanjutnya, berkisar antara Rp 2.500.000 hingga Rp3.000.000 per bulan. Dan besaran UMK di Kota Cirebon pada 2024 yaitu Rp 2.533.038.

Gaji tersebut belum termasuk tunjangan-tunjangan yang diberikan oleh Alfamart, seperti tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan kesehatan, dan tunjangan lain-lain, Seperti :
1. Tunjangan transportasi: Rp. 200.000 -- Rp. 300.000 per bulan 2. Tunjangan makan: Rp. 200.000 -- Rp. 300.000 per bulan
3. Tunjangan kesehatan: Rp. 100.000 -- Rp. 200.000 per bulan 4. Tunjangan keluarga: Rp. 100.000 -- Rp. 200.000 per bulan

Bonus yang diterima oleh karyawan Alfamart meliputi:
1. Bonus bulanan: Rp. 500.000 -- Rp. 1.000.000 per bulan
2. Bonus tahunan: Rp. 5.000.000 -- Rp. 10.000.000 per tahun.

2.4.5 SISTEM PENGIRIMAN BARANG UNTUK STOK GUDANG
Untuk pengiriman stok barang ke gudang di Alfamart, ada beberapa langkah berikut ini ditempuh:
1) Pemesanan: Gudang Alfamart biasanya berkomunikasi dengan pemasok atau distributor untuk memesan stok barang yang diperlukan. Proses pemesanan ini dapat dilakukan melalui sistem komputerisasi atau melalui kontak langsung antara Alfamart dan
pemasok.
2) Pengemasan: Setelah menerima pesanan, pemasok akan melakukan pengemasan barang sesuai dengan jumlah dan spesifikasi yang diminta oleh Alfamart. Pengemasan ini dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan barang tiba dalam kondisi baik.
3) Pengiriman: Setelah barang dikemas, pemasok akan mengatur pengiriman ke gudang Alfamart.

2.4.6 LAYANAN CUSTOMER
Alfamart menyediakan layanan pelanggan untuk pembeli.
Ada beberapa cara untuk menghubungi layanan pelanggan Alfamart:
1. Kontak langsung: Anda dapat menghubungi nomor layanan pelanggan Alfamart yang tersedia di situs web
resmi mereka atau di toko-toko Alfamart terdekat. Tim layanan pelanggan akan siap membantu Anda dengan pertanyaan atau
masalah yang Anda hadapi.

2. Media sosial : Alfamart biasanya memiliki akun media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram. Anda
dapat menghubungi mereka melalui pesan pribadi atau komentar di postingan mereka. Tim layanan pelanggan akan memantau platform media sosial ini dan merespons pertanyaan atau masalah Anda.

3. Email: Anda juga dapat mengirim email ke alamat yang tersedia di situs web Alfamart. Jangan lupa untuk menyertakan informasi yang relevan, seperti nomor transaksi atau rincian masalah yang Anda hadapi, agar tim layanan pelanggan dapat membantu dengan cepat.
4. Layanan Online: Alfamart juga menyediakan layanan online, seperti aplikasi seluler atau situs web, di mana
Anda dapat melakukan pembelian, melacak pesanan, atau mengajukan pertanyaan melalui fitur obrolan langsung.

BAB III PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa Alfamart adalah perusahaan perdagangan Retail yang sudah tersebar hampir di seluruh Indonesia, dan sistem merupakan peranan penting untuk mencapai tujuan tertentu salah satunya Alfamart Tuparev yang keberadaanya sangat strategis dan mampu bersaing dengan minimarket lainya. Berdasarkan analisis terhadap hasil penelitian maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi sangat diperlukan di Alfamart. Hal tersebut dapat dilihat dari bagian sistem-sistem yang menunjang sumber daya manusia agar lebih efektif dan efisien. Sistem informasi di alfamart dikatakan efektif karena mampu mengatur pergerakan yang ada di perusahaan tersebut, dimana perusahaan retail Alfamart ini mempunyai produk eceran yang berjumlah lebih dari 1000 produk.