Berkisah dengan Data: Memaparkan Vs Menjelaskan

Kita mungkin menyingkap seratus kerang (menguji seratus hipotesis berbeda atau melihat data menggunakan seratus cara yang berbeda) untuk menemukan dua butir mutiara. Ketika  hendak menyampaikan analisis kepada khalayak, kita ingin berada di ranah eksplanatoris (menjelaskan), artinya Anda memiliki hal spesifik yang ingin Anda jelaskan, cerita spesifik yang Anda ingin ceritakan - katakanlah kedua mutiara.

Pada umumnya orang berpikir tidak masalah menampilkan analisis eksploratoris (memaparkan hanya menampilkan data, seluruh kerang) padahal mereka semestinya menjelaskan (eksplanatoris--menghabiskan waktu untuk mengolah data menjadi informasi yang dapat dipahami oleh khalayak: dua kerang). 

Hal ini merupakan kesalahan lumrah. Setelah serangkaian analisis, kita tergoda untuk memamerkan semua data kepada khalayak, sebagai bukti kerja dan kehebatan analisis Anda.

Kekang nafsu ini. Anda membuat khalayak membuka kembali semua kerang!

Berkonsentrasilah pada mutiara, informasi yang dibutuhkan oleh khalayak Anda.

Kita akan fokus pada analisis eksplanatoris dan komunikasi.

Siapa, Apa dan Bagaimana

Ketika menggunakan analisis eksplanatoris, terdapat beberapa hal yang harus jelas sebelum memvisualisasikan data atau membuat materi.

Pertama, untuk siapa Anda berkomunikasi? Ini penting untuk akrab dengan khalayak Anda dan bagaimana mereka menerima presentasi Anda. Ini membantu Anda dalam memetakan kesamaan yang akan membantu untuk memastikan mereka mendengarkan pesan Anda.

Kedua, apa yang Anda inginkan dari khalayak; mereka sekadar tahu atau sampai bertindak? Penting bagi Anda mengetahui dengan jelas tujuan Anda terhadap khalayak. Hal ini berpengaruh dalam bagaimana Anda menyampaikan pesan kepada mereka dengan gaya bicara yang sesuai.

Setelah dapat menjawab dua pertanyaan tersebut dengan tegas, Anda siap untuk menjawab pertanyaan selanjutnya: bagaimana menggunakan data untuk membantu menyampaikan maksud Anda?

Mari kita lihat konteks dari siapa, apa, dan bagaimana lebih rinci.

SIAPA: Khalayak Anda

Semakin spesifik memahami khalayak, semakin sukses Anda dalam berkomunikasi. Hindari menyamaratakan khalayak Anda, yang biasanya diberi istilah "mitra internal dan eksternal" atau "siapa pun yang tertarik". 

Mencoba berkomunikasi dalam satu presentasi untuk beragam khalayak dengan kebutuhan yang berbeda, Anda tidak bisa efektif berkomunikasi seperti dalam khalayak yang lebih spesifik. Boleh dikata, beda gaya penyampaian untuk khalayak yang berbeda.

Menemukan siapa pengambil keputusan adalah salah satu cara untuk mempersempit khalayak Anda. Semakin mengetahui khalayak, Anda akan mengerti bagaimana menjalin hubungan positif dan merentang komunikasi yang mempertemukan kebutuhan Anda dan mereka.

SIAPA: Anda

Selain itu, penting untuk mengetahui hubungan Anda dengan khalayak dan harapan Anda atas penerimaan mereka. Apakah ini adalah pertemuan pertama atau kelanjutan hubungan dengan mereka? 

Apakah mereka telah mempercayai Anda sebagai seorang ahli atau sedang membangun kepercayaan? Hal ini merupakan pertimbangan penting ketika menentukan struktur komunikasi Anda dan kapan Anda menggunakan data. Ini juga berdampak akan susunan dan alur cerita yang Anda sampaikan.

APA: Aksi

Apa yang Anda inginkan dari khalayak? Untuk sekadar mengetahui atau bertindak?

Pertanyaan ini membuat Anda berpikir bagaimana membuat presentasi yang akrab dengan khalayak dan membentuk pemahaman yang jernih, mengapa mereka perlu peduli atas apa yang Anda sampaikan. Seharusnya Anda selalu ingin khalayak tahu atau melakukan sesuatu. Jika tidak yakin, Anda harus mempertanyakan kembali apakah perlu hal ini disampaikan.

Hal ini mungkin tidak nyaman bagi sebagian orang. Biasanya ketidaknyamanan ini berdasarkan praduga khalayak lebih memahami materi presentasi dibanding penyaji dan oleh karena itu khalayak lah yang seharudnya yang memilih apa dan bagaimana untuk bertindak atas informasi yang disajikan.

Praduga itu salah. Jika Anda satu-satunya yang menganalisis dan memaparkan data, Anda lah yang paling paham; Anda lah ahli dalam bahasan Anda. Hal ini membawa Anda kepada situasi yang unik dalam menafsirkan data dan mengarahkan orang lain untuk paham dan bertindak. Secara umum, berkomunikasi dengan data membutuhkan kepercayaan diri ketika membuat pengamatan yang spesifik dan rekomendasi berdasarkan analisis data.

Hal tersebut mungkin di luar zona nyaman jika Anda tidak telaten melakukan. Mulai lakukan sedari sekarang, sehingga mengerjakan hal itu lebih mudah seiring berjalannya waktu. Apabila Anda salah merekomendasi maka percakapan akan fokus pada aksi.

Apabila merekomendasikan tindakan secara lugas adalah perilaku yang tidak sopan dalam satu presentasi, Anda dapat menganjurkan diskusi kepada salah satu khalayak. Menyarankan langkah selanjutnya menjadi cara yang baik untuk berjalannya diskusi.

Langkah tersebut memberikan pancingan kepada khalayak untuk bereaksi lebih baik dibandingkan pembahasan ngalor-ngidul. Jika Anda hanya memaparkan data, khalayak dapat berkata dengan mudah "Oh, ini menarik," dan bergerak ke langkah selanjutnya.

Namun, ketika melontarkan ide tindakan, khalayak Anda harus membuat keputusan apakah mengikuti anjuran data atau tidak. Reaksi produktif yang akan mengarahkan pada diskusi produktif tidak akan terjadi jika Anda tidak menawarkan tindakan.

Menyulut tindakan

Di bawah ini terdapat beberapa kata yang membantu Anda sebagai pemula untuk menentukan apa yang ingin Anda tanyakan kepada khalayak:

menerima | setuju | memulai | percaya | mengubah | kolaborasi | memulai | membuat | mempertahankan | berhasrat | membedakan | melakukan | berempati | berdaya | mendukung | terlibat | mendirikan | mempelajari | memfasilitasi | familiar | membentuk | mengimplementasi | menjalin | memengaruhi | menanam | memperkuat | mengetahui | belajar | menyukai | mengajak| berencana | mempromosikan | mengejar | merekomendasi | menerima | mengingat | melapor | menanggapi | mengamankan | mendukung | menyederhanakan | memulai | mencoba | memahami | validasi

Mekanisme

Bagaimana Anda berkomunikasi dengan khalayak? Metode komunikasi yang Anda gunakan dapat berdampak pada beberapa faktor, termasuk memegang kendali bagaimana khalayak menerima informasi Anda dan tingkat detail pada hal-hal yang perlu diperjelas. 

Kita dapat berpikir mengenai mekanisme komunikasi bersamaan dengan continuum (kesinambungan); presentasi langsung di sisi kiri dan sehelai dokumen tertulis atau surel (email) di sisi kanan, seperti pada gambar di bawah ini.

Pertimbangkan tingkat kendali yang Anda genggam melebihi bagaimana khalayak menerima informasi, selayaknya detail yang dibutuhkan di akhir spektrum.

Di bagian kiri, dalam presentasi langsung, Anda (penyaji) memegang kendali penuh. Anda yang menentukan apa dan kapan khalayak melihat data. Anda dapat menggunakan tanda visual untuk mempercepat dan memperlambat tempo presentasi, serta menunjukkan detail yang lebih banyak atau lebih sedikit.

Tidak semua detail harus disampaikan (baik ketika secara langsung, maupun tertulis dalam slide), karena Anda--subjek yang paling mengerti materi presentasi, hadir di sana untuk menjawab semua pertanyaan yang berasal dari materi presentasi, serta Anda harus dapat dan siap melakukannya terlepas detail tersebut ada atau tidak di dalam presentasi.

Untuk presentasi langsung, berlatih menyempurnakan hasil. Jangan gunakan slide Anda sebagai teleprompter! Bila Anda masih membacakan setiap slide, itu gelagat presentasi Anda terperosok dalam golongan telepromter. Cara ini memberikan pengalaman buruk bagi khalayak.

Anda harus mengetahui materi untuk memberi presentasi yang baik dan ini artinya: berlatih, berlatih, dan terus berlatih! Buat slide yang sedikit, tapi tetap bisa menonjolkan apa yang ingin Anda sampaikan. Slide dapat mengingatkan pada topik selanjutnya, tapi bukan catatan presentasi Anda.

Di bawah ini adalah beberapa kiat agar Anda percaya diri dengan materi, selayaknya Anda menyiapkan presentasi:

• Tulis pokok gagasan yang ingin Anda sampaikan tiap slide
• Berlatih lah menyampaikan apa yang ingin Anda katakan dengan lantang: cara ini memantik sisi lain otak Anda untuk membantu mengingat pokok penting presentasi dan membantu Anda memperfasih setiap peralihan slide yang terkadang membuat penyaji grogi.
• Beri purwarupa presentasi kepada teman atau kolega Di sisi kanan, menyampaikan dengan dokumen tertulis atau surel, Anda (kreator dokumen atau surel) memiliki kontrol yang lebih sedikit. Khalayak memiliki kontrol bagaimana mereka mencerna informasi. Anda membutuhkan lebih banyak detail karena tidak dapat melihat tanggapan khalayak. Sebaliknya, dokumen tertulis harus dapat menjawab pertanyaan yang mungkin muncul.

Secara ideal, dokumen kedua continuum akan sangat berbeda--slide yang lebih sedikit digunakan untuk presentasi langsung (sebab kehadiran Anda dibutuhkan untuk menjelaskan banyak detail), sedangkan dokumen dengan lebih banyak detail digunakan ketika khalayak membaca sendiri tanpa bantuan Anda. 

Namun, dalam praktik, akibat keterbatasan waktu dan lainnya, sering kali dokumen yang sama dibuat untuk menjawab kedua kebutuhan yang berbeda, atau disebut slideument. Ini menimbulkan beberapa tantangan karena beragam kebutuhan yang ingin dipuaskan. Kita akan membahas strategi untuk mengatasi tantangan ini di bab-bab selanjutnya.

Pada awal proses komunikasi, penting bagi Anda untuk menemukan bentuk komunikasi utama yang akan digunakan: presentasi langsung, dokumen tertulis, atau lainnya. Pertimbangan atas berapa banyak kendali yang Anda punya dan bagaimana khalayak menerima informasi, serta tingkat detail yang dibutuhkan, menjadi penting ketika Anda membuat konten.

Gaya bicara

Gaya bicara apa yang ingin Anda gunakan dalam komunikasi? Pertimbangan penting lain adalah gaya bicara kepada khalayak. Apakah Anda merayakan sukses? Mencoba untuk memantik semangat untuk bertindak? Apakah topik yang Anda bawa ringan atau berat?

Gaya bicara yang Anda gunakan memiliki dampak pada pilihan desain yang kita akan bahas di bab-bab selanjutnya. Pada bagian ini, pikirkan dan tentukan gaya bicara yang Anda inginkan ketika membuat visualisasi data.

Bagaimana

Akhirnya, setelah dapat memetakan secara jernih khalayak dan apa diharapkan mereka ketahui atau lakukan, kita dapat kembali ke data dan bertanya: Bagaimana data terpapar untuk membantu mereka menangkap ide saya? Data menjadi materi pendukung narasi yang akan Anda bangun dan sampaikan. Kita akan bahas bagaimana memaparkan visualisasi data ini di bab-bab selanjutnya.

Menyingkirkan data yang tidak mendukung?

Anda mungkin menduga bahwa menunjukkan data yang mendukung dan menyingkirkan yang bertentangan mengukuhkan narasi. Saya tidak menyarankan tindakan ini. Selain menyesatkan, hal ini juga berisiko. Khalayak yang jeli akan menemukan kelemahan narasi Anda atau data yang hanya menunjukkan satu sisi. Menata konteks dan data yang mendukung dan bertentangan tergantung pada tingkat kepercayaan Anda kepada khalayak dan faktor lainnya.

SIAPA, APA DAN BAGAIMANA: SEBUAH CONTOH KASUS

Mari kita angkat contoh kasus untuk memahami konsep.

Bayangkan Anda seorang guru IPA kelas 4. Anda telah menuntaskan program uji coba selama liburan panjang, yang bertujuan untuk memaparkan topik pelajaran IPA yang rumit. Anda mengambil data respon murid sebelum dan sesudah program untuk memahami bagaimana perubahan persepsi mereka tentang topik itu. Anda percaya bahwa data itu menawarkan narasi  yang menarik dan ingin mengajukan program ini dilanjutkan pada tahun-tahun ajaran berikutnya.

Mari kita mulai menentukan siapa dengan memetakan pemirsa Anda. Ada beberapa kalangan potensial yang mungkin tertarik dengan data: wali murid yang mengikuti program ini, wali murid yang akan mengikuti program ini selanjutnya, siswa yang akan mengikuti program ini selanjutnya, guru lain yang diharapkan tertarik untuk melakukan program serupa, atau komite yang memiliki kendali atas anggaran untuk melanjutkan program.

Anda dapat membayangkan bagaimana membedakan penyampaian cerita kepada tiap khalayak. Penekanannya mungkin berubah. Data yang Anda sampaikan (atau keputusan untuk menunjukkan semua data) dapat berbeda untuk tiap kalangan. 

Anda dapat membayangkan jika kita membuat  presentasi untuk menjangkau semua keinginan kalangan, presentasi kita malah tidak dapat secara pasti menjangkau semua kebutuhan kalangan. Masalah memperlihatkan betapa penting memetakan kalangan secara jernih dan merancang cara komunikasi yang pas untuk kalangan yang berbeda.

Untuk kasus ini, mari asumsikan kalangan yang kita hadapi adalah komite anggaran yang akan mengatur dana yang kita butuhkan untuk melanjutkan program.

Setelah kita menjawab pertanyaan siapa, kita lebih mudah untuk mengidentifikasi dan menyampaikan topik. Jika kita menyampaikan presentasi kepada komite anggaran, Anda dapat memusatkan upaya pada parade kesuksesan program dan bertanya tentang jumlah dana untuk melanjutkan program berikutnya. 

Setelah kita memetakan kalangan dan apa yang kita butuhkan dari mereka, kita mengupayakan bagaimana menyediakan data untuk meyakinkan narasi yang akan kita bangun. Kita dapat menyodorkan data survei sebelum dan sesudah program uji coba untuk menampilkan peningkatan persepsi positif terhadap pelajaran IPA.

Ini bukan kali terakhir kita akan memikirkan contoh ini. Mari kita ringkus siapa khalayak kita, apa yang kita butuh mereka untuk tahu dan bertindak, dan data yang membantu kita bercerita:

• Siapa: Komite anggaran yang akan menyetujui dana untuk kelanjutan program uji coba.
• Apa: Program uji coba pelajaran IPA di musim panas telah berjalan sukses, mohon setujui anggaran sebanyak RpX untuk melanjutkan program.
• Bagaimana: Gambarkan kesuksesan dengan data-data survei sebelum dan setelah program uji coba.

Artikel ini adalah nukilan buku Bercerita dengan Data, karangan Cole Nussbaumer Knaflic, yang terbit pada Mei 2019.

sumber: gramedia.com