Semakin spesifik memahami khalayak, semakin sukses Anda dalam berkomunikasi. Hindari menyamaratakan khalayak Anda, yang biasanya diberi istilah "mitra internal dan eksternal" atau "siapa pun yang tertarik".Â
Mencoba berkomunikasi dalam satu presentasi untuk beragam khalayak dengan kebutuhan yang berbeda, Anda tidak bisa efektif berkomunikasi seperti dalam khalayak yang lebih spesifik. Boleh dikata, beda gaya penyampaian untuk khalayak yang berbeda.
Menemukan siapa pengambil keputusan adalah salah satu cara untuk mempersempit khalayak Anda. Semakin mengetahui khalayak, Anda akan mengerti bagaimana menjalin hubungan positif dan merentang komunikasi yang mempertemukan kebutuhan Anda dan mereka.
SIAPA: Anda
Selain itu, penting untuk mengetahui hubungan Anda dengan khalayak dan harapan Anda atas penerimaan mereka. Apakah ini adalah pertemuan pertama atau kelanjutan hubungan dengan mereka?Â
Apakah mereka telah mempercayai Anda sebagai seorang ahli atau sedang membangun kepercayaan? Hal ini merupakan pertimbangan penting ketika menentukan struktur komunikasi Anda dan kapan Anda menggunakan data. Ini juga berdampak akan susunan dan alur cerita yang Anda sampaikan.
APA: Aksi
Apa yang Anda inginkan dari khalayak? Untuk sekadar mengetahui atau bertindak?
Pertanyaan ini membuat Anda berpikir bagaimana membuat presentasi yang akrab dengan khalayak dan membentuk pemahaman yang jernih, mengapa mereka perlu peduli atas apa yang Anda sampaikan. Seharusnya Anda selalu ingin khalayak tahu atau melakukan sesuatu. Jika tidak yakin, Anda harus mempertanyakan kembali apakah perlu hal ini disampaikan.
Hal ini mungkin tidak nyaman bagi sebagian orang. Biasanya ketidaknyamanan ini berdasarkan praduga khalayak lebih memahami materi presentasi dibanding penyaji dan oleh karena itu khalayak lah yang seharudnya yang memilih apa dan bagaimana untuk bertindak atas informasi yang disajikan.
Praduga itu salah. Jika Anda satu-satunya yang menganalisis dan memaparkan data, Anda lah yang paling paham; Anda lah ahli dalam bahasan Anda. Hal ini membawa Anda kepada situasi yang unik dalam menafsirkan data dan mengarahkan orang lain untuk paham dan bertindak. Secara umum, berkomunikasi dengan data membutuhkan kepercayaan diri ketika membuat pengamatan yang spesifik dan rekomendasi berdasarkan analisis data.
Hal tersebut mungkin di luar zona nyaman jika Anda tidak telaten melakukan. Mulai lakukan sedari sekarang, sehingga mengerjakan hal itu lebih mudah seiring berjalannya waktu. Apabila Anda salah merekomendasi maka percakapan akan fokus pada aksi.
Apabila merekomendasikan tindakan secara lugas adalah perilaku yang tidak sopan dalam satu presentasi, Anda dapat menganjurkan diskusi kepada salah satu khalayak. Menyarankan langkah selanjutnya menjadi cara yang baik untuk berjalannya diskusi.
