A-301_TB 1 : Menjelaskan Konsep Sistem Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning), Sekilas SAP

Dosen Pengampu : Apollo, Prof.Dr, M.Si.Ak

NIM : 43221010118

Nama : Dilah Anggraini

Kampus : Universitas Mercu Buana

Dokumen Pribadi

Sistem Perencanaan Sumberdaya Perusahaan atau ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai aspek operasi bisnis, seperti keuangan, manajemen persediaan, produksi, logistik, dan lain-lain. 

ERP dirancang untuk memungkinkan organisasi memiliki visibilitas penuh atas proses bisnis mereka, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Singkatan ERP berasal dari kata Enterprise Resource Planning dan berarti perencanaan sumber daya perusahaan. 

Namun, istilah-istilah ini, termasuk terjemahannya, tidak cukup menggambarkan ruang lingkup dan pentingnya sistem ERP. Selain perencanaan sumber daya, sistem ERP memungkinkan manajemen dan kontrol mereka. Kata bahasa Inggris asli ERP berasal dari kata Enterprise Resource Planning. 

Istilah ini dapat diterjemahkan sebagai Enterprise Resource Planning. Namun, untuk pertimbangan komprehensif tentang istilah ERP, perlu dijelaskan esensi dan aspeknya secara lebih rinci. Untuk memahami istilah ERP sepenuhnya, maka akan dijelaskan definisi istilah di bawah ini. 

ERP/Perencanaan Sumber Daya Perusahaan bukan hanya perangkat lunak, tetapi konsep organisasi yang didasarkan pada proses bisnis dan memprosesnya.

Menurut definisi kerja, perangkat lunak ERP merupakan proyek yang kompleks yang dapat digolongkan kompleks karena sistem ERP menghubungkan area bisnis yang berbeda dengan karakteristik dan kebutuhan yang berbeda. Selain itu, ada sejumlah besar ketergantungan di berbagai area bisnis yang dilayani oleh sistem ERP. 

Tantangan teknis dari proyek ini adalah menggabungkannya menjadi perangkat lunak bisnis komprehensif yang dapat digunakan dan didukung oleh semua karyawan untuk melakukan tugas mereka.

Terdapat pula pengertian sistem ERP menurut Jacob dan Kilian. Menurut mereka, sistem ERP umumnya sebagai solusi perangkat lunak bisnis yang mendukung sejumlah besar operatif dan dispositif, kemungkinan proses bisnis standar perusahaan. 

Sistem ERP diintegrasikan oleh database pusat di mana berbagai data yang diperlukan untuk operasi perusahaan seperti pelanggan, pemasok, bahan, kondisi, dll. Yang simpan dan jika diatur dapat diakses oleh semua proses bisnis. Data ini dapat dievaluasi dan kemudian digunakan untuk perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian proses perusahaan. 

Definisi tersebut menunjukkan sistem ERP digunakan untuk tugas-tugas bisnis sistem tersebut terintegrasi dengan sangat kuat ke dalam perusahaan sehingga dapat digunakan di semua proses bisnis dan tidak hanya merekam data internal seperti aliran material, tetapi juga data pemasok dan pelanggan.

Penulis Finger menggambarkan lingkungan operasi untuk sistem ERP dan menjelaskan apakah sistem ERP harus diterapkan ke masing-masing departemen atau seluruh perusahaan. Menurut Finger, pengenalan sistem ERP selalu memengaruhi seluruh perusahaan. Semua area perusahaan harus terlibat dalam apa yang sedang terjadi.

Definisi lain dapat ditemukan dalam Wirtschaftslexikon Gabler, yang menjelaskan bahwa sistem ERP berguna untuk mendukung lintas fungsi dari semua proses bisnis yang berjalan di sebuah perusahaan. 

Dengan demikian, ini mencakup modul untuk bidang pengadaan/manajemen material, produksi, penjualan, penelitian dan pengembangan, manajemen pabrik, sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi, pengendalian, dll., yang terhubung satu sama lain melalui database umum (diimplementasikan dalam bentuk database relasional). 

Selain karakter perangkat lunak dari solusi ERP, uraian ini menunjukkan bahwa sistem disesuaikan dengan area bisnis individu. Masing-masing departemen melakukan pekerjaan mereka dalam apa yang disebut modul yang mengakses database umum.

Sistem ERP menurut Hesseler dan Gortz yaitu karakteristik standardisasi solusi perangkat lunak. Di sini dijelaskan produk adalah perangkat lunak terintegrasi yang berdasarkan modul standar dapat mendukung semua atau bagian penting dari proses bisnis suatu perusahaan dari sudut pandang bisnis dengan teknologi informasi. Fungsionalitas sistem yang tersedia memberikan informasi terkini berdasarkan data yang direkam dan diproses dan dengan demikian memungkinkan perencanaan, manajemen, dan kontrol di seluruh perusahaan.

Uraian istilah ERP yang menjadi dasar untuk diproses lebih lanjut, memberikan gambaran menyeluruh tentang berbagai uraian dan perspektif. Sistem ERP adalah solusi perangkat lunak bisnis yang mendukung penggunaan proses bisnis di dalam dan di luar perusahaan. 

Sistem ERP memiliki modul standar yang terhubung satu sama lain melalui database umum. Hal ini memungkinkan perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian proses bisnis yang efisien. Sistem ini mencakup fungsi inti produksi, penjualan, logistik, keuangan, dan sumber daya manusia. Dengan upaya yang tepat, perangkat lunak dapat disesuaikan dan digunakan untuk aplikasi bisnis apa pun.

Setiap teknologi tentu saja memiliki keunggulan yang ditawarkan dan membuat kebanyakan perusahaan tertarik menggunakan ERP, namun dibalik semua itu tidak terlepas dari memiliki kelemahan yang harus diwaspadai oleh perusahaan agar dapat melakukan antisipasi dalam menggunakan ERP ini. Keunggulannya ERP menurut sterling-team :

• Penghematan (Direct Saving Cost)
• Peningkatan Kualitas Informasi (Information Quality)
• Produktifitas Team (Team Productivity)
• Management Performance
• Sinkronisasi antara IT sistem dengan Strategi Perusahaan (IT and Business Strategic Alignment)

Kelebihan-kelebihan yang dimiliki ERP tidak dapat dengan serta merta diterapkan dalam perusahaan tanpa menghadapi sedikitpun kendala, bahkan banyak  perusahaan yang berakhir dengan kegagalan dalam penerapan ERP. Kendala yang dihadapi dapat ditimbulkan dari pihak perusahaan ataupun juga dari pihak penyedia aplikasi ERP itu sendiri. Kendala yang ditimbulkan secara umum seperti dikatakan ari kurniawan dalam artikelnya bahwa terdapat enam hal yang menyebabkan kegagalan ERP yaitu;

• Meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan,dan pelatihan
• Tidak melibatkan para karyawan yg terkena dampak perencanaan
• Melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang cepat pada proses konversi
• Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas baru yg dibutuhkan oleh sistem ERP 5. Kegagalan melakukan konversi data
• Terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan para penjual software ERP

Selain itu kegagalan ERP yang paling besar sebenarnya adalah resiko yang akan ditanggung perusahaan jika saja aplikasi ERP yang digunakan tidaklah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan karena hal ini akan mengakibatkan kegagalan bisnis secara menyeluruh sehingga akan menghancurkan perusahaan itu sendiri. 

Hal ini pun dijelaskan James A. O'Brien dalam bukunya Introduction to Information System menyatakan bahwa banyaknya kegagalan dari hampir semua kasus, para manajer bisnis dan ahli TI  dari perusahaan-perusahaan ini meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan untuk persiapan menghadapi sistem ERP baru yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan sistem informasi mereka. 

Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan dan pengembangan serta program manajemen perubahan, atau mencoba untuk melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada proses konversi, merupakan penyebab umum dari kegagalam proyek ERP. 

Kegagalan lainnya adalah pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas pekerjaan baru yang dibutuhkan sesuai dengan sistem ERP serta gagalnya melakukan konversi data dan pengujian yang cukup atas data. Selain itu pemilihan atas ERP merupakan penentu keberhasilannya dimana kesalahan dalam memilih vendor atau memilih konsultan pengembang sistem juga merupakan kegagalan lainnya.  

Pada dasarnya perusahaan yang menggunakan ERP memiliki tujuan menjadikan perusahaannya untuk masuk dalam tahapan competitive advantage sehingga rata-rata yang perusahaan besarlah yang  siap menggunakan aplikasi ERP ini. Namun aplikasi di lapangan menyatakan bahwa tidak semua perusaahaan yang siap untuk menerapkan ERP ini, karena tidak mempertimbangkan resiko yang harus diterima dan perubahan yang dilakukan pada perusahaan.

Sejarah asal usul sistem ERP kembali beberapa dekade. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) berakar pada program untuk perencanaan dan pengendalian produksi. Program-program ini mendukung perencanaan kebutuhan material dan dikembangkan sejak tahun 1960-an. Dalam dua dekade berikutnya, program diperluas sehingga area lain dari perusahaan dan aktivitas bisnis dapat diproses dengan perangkat lunak tersebut. Perubahan dari perencanaan material murni menjadi perencanaan sumber daya yang komprehensif ini menandai lahirnya sistem ERP. Sejak tahun 1990, istilah Enterprise Resource Planning, atau singkatnya perangkat lunak ERP, didirikan untuk jenis perangkat lunak bisnis ini. Ada banyak alasan untuk memperkenalkan dan menggunakan sistem ERP. Perusahaan dapat menggunakan sistem ERP, antara lain

• Untuk menstandarkan proses bisnis,
• Mengganti sistem lama,
• Mendukung inisiatif internasionalisasi,
• Menghasilkan keunggulan kompetitif, atau
• Mengatur ti dengan cara yang lebih bernilai tambah.

Wawasan singkat tentang sejarah asal usul sistem ERP menunjukkan perangkat lunak jenis ini bukanlah tren jangka pendek, tetapi merupakan komponen penting yang dapat ditemukan di hampir setiap perusahaan. Hal ini menimbulkan pertanyaan mengapa perusahaan secara teratur dihadapkan dengan pengenalan atau perubahan sistem ERP. Selain banyak faktor lainnya, ada tiga alasan utama untuk memperkenalkan sistem ERP baru.

1-6439ca1108a8b52dbe140e92.jpg

Dokumen Pribadi

Penyedia sistem ERP merilis versi baru dari solusi perangkat lunak mereka secara berkala. Ini biasanya dikaitkan dengan berakhirnya pemeliharaan untuk versi sebelumnya. Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak ERP versi sebelumnya harus beralih ke perangkat lunak ERP baru dari pabrikan atau memperkenalkan sistem ERP yang berbeda. Contoh yang cocok adalah perusahaan perangkat lunak Jerman SAP. 

SAP telah mengembangkan dan menjual sistem ERP selama hampir 50 tahun. Setelah perusahaan memperkenalkan sistem ERP baru pada tahun 2015, diumumkan versi sebelumnya hanya akan menerima pemeliharaan rutin hingga tahun 2027. Pelanggan SAP masih dapat mengakses pembaruan berbayar hingga tahun 2030, setelah itu pemeliharaan dan pembaruan lainnya akan dihentikan.

SAP (System Application and Product in data processing) adalah perusahaan perangkat lunak bisnis multinasional yang berkantor pusat di Walldorf, Jerman. SAP didirikan pada tahun 1972 dan mulai mengembangkan produk ERP pada tahun 1979. Sejak itu, SAP telah menjadi salah satu pemain utama di pasar ERP dan menawarkan berbagai produk perangkat lunak ERP seperti SAP S/4HANA, SAP ERP Central Component (ECC), dan SAP Business One. 

SAP juga menawarkan berbagai produk perangkat lunak lainnya seperti perangkat lunak untuk manajemen data dan analisis bisnis (business intelligence), manajemen relasi pelanggan (customer relationship management), dan manajemen rantai pasokan (supply chain management). 

SAP juga menawarkan solusi cloud computing yang memungkinkan pelanggan untuk mengakses perangkat lunak SAP dari jarak jauh melalui internet. SAP adalah perusahaan teknologi multinasional yang berkantor pusat di Jerman. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1972 dan menjadi salah satu penyedia terkemuka dalam pengembangan perangkat lunak bisnis untuk manajemen perusahaan dan organisasi di seluruh dunia. SAP memiliki berbagai produk perangkat lunak bisnis, termasuk SAP ERP (Enterprise Resource Planning), SAP S/4HANA (ERP generasi berikutnya yang berbasis cloud), SAP CRM (Customer Relationship Management), SAP SCM (Supply Chain Management), dan banyak lagi. Perangkat lunak SAP memungkinkan organisasi untuk mengelola operasi bisnis mereka secara lebih efisien dan efektif, memungkinkan mereka untuk mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis, termasuk manajemen keuangan, sumber daya manusia, produksi, logistik, penjualan, dan pemasaran. SAP juga menawarkan layanan konsultasi, pelatihan, dan dukungan teknis untuk pelanggan mereka, serta platform dan aplikasi yang dirancang untuk memperkuat kolaborasi dan produktivitas dalam lingkungan bisnis. Saat ini, SAP adalah salah satu perusahaan perangkat lunak bisnis terbesar di dunia, dengan pelanggan dari berbagai sektor industri di seluruh dunia.

Sekitar 35.000 pelanggan SAP yang masih menggunakan sistem ERP versi lama terkena dampak pergantian sistem ini. Alasan lain untuk mengubah sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah perubahan kebutuhan bisnis. Seiring waktu, perusahaan menawarkan produk dan layanan baru kepada pelanggan mereka. 

Demikian pula, persyaratan konsumen dapat berubah. Selain itu, undang-undang baru, seperti Undang-Undang GDPR, membawa perubahan dalam suatu perusahaan. Dalam banyak kasus, hal ini memerlukan penyesuaian pada sistem ERP. Sebagai aturan, sistem ERP baru sudah berisi sejumlah besar solusi standar yang masih harus diimplementasikan dengan biaya besar dalam sistem ERP yang dikembangkan sendiri.

Masalah yang disajikan di atas menunjukkan bahwa perusahaan harus memperkenalkan sistem ERP atau mengganti solusi ERP yang ada dengan perangkat lunak baru karena berbagai alasan sepanjang sejarah perusahaan mereka. Karena sistem ERP adalah jantung digital perusahaan, memperkenalkan atau mengubah sistem ERP adalah tugas yang sangat sensitif yang dapat memengaruhi hampir semua proses dan fungsi bisnis perusahaan. 

Sistem ERP yang baru dapat bertindak sebagai pendorong digitalisasi dan proses bisnis. Namun, penerapan sistem ERP yang baru sangatlah kompleks dan terkadang membutuhkan biaya yang sangat besar. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memperkenalkan sistem ERP baru dengan sengaja dan semulus mungkin. Disertasi mendekati topik tersebut dengan menjawab pertanyaan bagaimana digitalisasi telah mengubah perekonomian. 

Selain itu, menjelaskan pentingnya dan dampak sistem ERP pada perusahaan dan organisasi. Dengan peluncuran sistem ERP baru, perusahaan berharap dapat membuka perspektif digitalisasi layanannya sendiri. Selain itu, berbagai layanan yang ditawarkan oleh SAP S/4HANA dan lingkungan Internet of Things merupakan alasan penting untuk konversi perangkat lunak sistem.

Penggunaan sistem ERP adalah cara yang terbukti dan tersebar luas untuk meningkatkan efisiensi di seluruh rantai nilai. Kriteria penting pengenalan sistem ERP adalah alasan bisnis dan fokus pada pencapaian tujuan perusahaan. Pengenalan dan penggunaan sistem ERP bukan hanya tujuan TI itu sendiri, tetapi juga mendukung tujuan perusahaan. Pemasaran, inovasi dan produktivitas dapat diidentifikasi sebagai tujuan penting perusahaan. Pengenalan sistem ERP harus memiliki dampak positif pada ketiga tujuan bisnis.

Pemasaran; memiliki tugas untuk menentukan persyaratan, harapan, dan keinginan pelanggan sehingga produk dan layanan dapat disesuaikan secara individual dengan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, sistem ERP harus membantu mengidentifikasi harapan pelanggan untuk merencanakan orientasi pelanggan yang ditargetkan. Untuk itu, data pelanggan yang konsisten harus tersedia, yang memberikan informasi tentang aktivitas pelanggan di masa lalu. Ini berarti bahwa data harus bebas dari kesalahan dan redudansi.

Elemen krusial yang harus didukung oleh sistem ERP adalah interaksi antara pelanggan dan perusahaan. Komunikasi dengan perusahaan harus cepat dan mudah bagi pelanggan. Ini dapat didukung secara sistematis oleh perangkat lunak. Informasi yang dikumpulkan dari interaksi harus digunakan untuk menangkap harapan pelanggan. Harapan juga dapat dipetakan melalui entri pesanan dan keluhan. Kombinasi dari elemen-elemen ini memberi perusahaan gambaran umum tentang preferensi pelanggan, niat membeli, dan harapan. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemasaran yang terarah. Sistem ERP juga harus mendukung karyawan dalam berkomunikasi dengan pelanggan. Karyawan tidak hanya harus dapat menyimpan data, tetapi juga memiliki akses kumulatif ke sana. Dunia sistem juga harus mendukung saluran penjualan baru. Misalnya, koneksi perangkat terminal baru seperti smartphone dan PDA. Elemen-elemen yang dijelaskan di atas dipetakan dalam sistem ERP di bawah modul CRM. CRM adalah singkatan dari Customer Relationship Management dan berarti proses pemrosesan pesanan yang terintegrasi.

Inovasi; berkaitan dengan peningkatan produk dan layanan, mengembangkannya lebih jauh dan menjadikannya lebih ekonomis. Ini berarti inovasi terkait aplikasi pertama kali terjadi untuk memecahkan masalah. Ini terjadi pada interval yang semakin pendek, karena siklus hidup produk menjadi lebih pendek dan diperlukan tingkat individualisasi produk yang lebih tinggi. Inovasi disertai dengan prosedur dan proses yang disesuaikan di perusahaan. 

Agar sistem ERP tidak memperlambat inovasi, sistem harus sefleksibel mungkin, dapat dimodifikasi, dan terbuka untuk antarmuka baru. Ini memiliki dampak yang kuat pada database dan bahasa pemrograman sistem ERP. Elemen-elemen ini harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan secara independen dari pabrikan. 

Sistem ERP mendukung tujuan kewirausahaan inovasi dengan menghubungkan pengembangan lebih lanjut atau peluncuran produk dan layanan baru ke perangkat lunak perusahaan dengan upaya sesedikit mungkin dan dengan memetakan proses yang baru dirancang. Dengan mengintegrasikan proses, perusahaan dapat melakukan perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian yang ditargetkan.

Pada awal 2011, dua pertiga dari semua responden penelitian di perusahaan Jerman dengan lebih dari 500 karyawan menyatakan proses pengembangan produk ditangani melalui sistem ERP. Integrasi proses tidak harus terbatas pada perusahaan sendiri, tetapi dapat melampaui batas perusahaan saat bekerja dengan pelanggan dan pemasok. Produktivitas dapat digambarkan sebagai penggunaan sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien. 

Di bawah tujuan perusahaan ini, perusahaan berusaha untuk waktu proses yang lebih singkat dan pemrosesan pesanan yang lebih efisien. Hal ini didukung oleh sistem ERP dengan membuat jaringan antar area yang berbeda dalam suatu perusahaan atau bahkan memungkinkan jaringan dengan perusahaan lain. Dengan menciptakan rangkaian proses yang komprehensif, data dapat dipertukarkan dengan cepat dan tanpa kehilangan. Aplikasi yang mungkin dari fungsi-fungsi ini adalah kopling sistemik dengan pemasok. Dimasukkannya pemasok dalam rantai proses memungkinkan pengiriman just-in-time dan pengurangan terkait ruang penyimpanan.

Keterkaitan informasi juga menciptakan kemungkinan pelaporan terperinci, yang dapat mengungkap proses yang dapat dioptimalkan dan sumber daya yang tidak terpakai. 

Ini memungkinkan pengoptimalan lebih lanjut di area ini. Kesimpulannya, dapat dinyatakan penggunaan sistem ERP dapat mendukung tiga tujuan utama perusahaan yaitu pemasaran, inovasi dan produksi serta berkontribusi terhadap kesuksesan. Saat memperkenalkan sistem ERP, perhatian harus diberikan untuk memastikan hal itu terutama memenuhi tujuan bisnis dan nantinya hanya berfungsi sebagai inovasi teknis.

3-6439c98da7e0fa356f73be84.jpg

Dokumen Pribadi

Dokumen Pribadi

Fungsionalitas sistem ERP dapat sangat bervariasi tergantung pada penyedia dan industri tempat perangkat lunak bisnis digunakan. Ada banyak penyedia sistem ERP yang berbeda di pasar yang menawarkan solusi khusus industri atau independen. Ada empat modul dasar yang dapat ditemukan di hampir semua sistem dan digunakan di hampir setiap perusahaan. Empat modul dasar adalah manajemen barang dagangan dan logistik, produksi, keuangan dan sumber daya manusia. Modul ini menargetkan sektor yang paling sering menggunakan sistem ERP. Ini termasuk perusahaan dari sektor manufaktur, perdagangan, jasa, pemrosesan logam, kelistrikan dan rekayasa pabrik. Untuk mendapatkan wawasan mendetail tentang fungsi sistem ERP, bagian berikut membahas berbagai fungsi sistem ERP S/4HANA Cloud dari penyedia perangkat lunak Jerman SAP. Fungsi perangkat lunak bisnis dapat dibagi menjadi delapan bidang studi. Bidang studi tersebut yaitu manajemen aset, keuangan, manufaktur, penelitian dan pengembangan termasuk teknik, penjualan, layanan, pembelian dan pengadaan dan rantai pasokan. Modul ini memungkinkan pengguna untuk mendukung manajemen sistem secara optimal. Fokusnya adalah pada tugas pemeliharaan, pengoperasian dan perencanaan sistem. Modul ini juga menawarkan opsi penjadwalan pekerjaan pemeliharaan, dengan mempertimbangkan perlindungan lingkungan, kesehatan, dan pekerjaan. Kisaran fungsi dimaksudkan untuk memastikan sumber daya digunakan secara optimal dan insiden dalam sistem dapat dikurangi. Berikut adalah fungsi dari sistem ERP :

• Keuangan. Selain persyaratan keuangan klasik, seperti  akuntansi pendapatan, pembukuan dan laporan keuangan, manajemen biaya dan profitabilitas, modul ini menawarkan fungsionalitas di bidang penagihan langganan, manajemen perbendaharaan dan manajemen risiko dan kepatuhan. Modul ini juga menawarkan opsi untuk membuat dan mengelola kontrak.
• Produksi. Untuk area produksi, sistem ERP mencakup proses perencanaan produksi, proses perakitan, operasi produksi, teknologi produksi, manajemen mutu dan produksi proyek. Modul ini memungkinkan semua mesin terhubung ke sistem ERP dan fasilitas produksi dikendalikan secara terpusat. Dalam konteks ini, modul ini menawarkan kecerdasan buatan di bidang pembelajaran mesin, yang memungkinkan kontrol produksi yang optimal.
• Distribusi. Sistem ERP memiliki modul manajemen hubungan pelanggan yang kuat untuk penjualan. Ini mendukung karyawan dalam berkomunikasi dengan pelanggan dan memungkinkan peluang penjualan dicatat dan dibuat terukur. Fungsinya juga mencakup pembuatan penawaran termasuk perhitungan harga. Sistem pelaporan yang ekstensif juga memungkinkan untuk mengontrol aktivitas penjualan secara optimal dan mengidentifikasi potensi.
• Melayani. Di area layanan, manajemen layanan teknis dan komersial tersedia. Manajemen layanan teknis dapat dilengkapi dengan perencanaan layanan. Ada juga manajemen suku cadang dan perencanaan suku cadang. Modul ini dilengkapi dengan alat analisis ekstensif. Pembelian dan Pengadaan.Modul pembelian dan pengadaan mendukung karyawan dalam tugas operasional untuk menentukan permintaan dan membeli barang dan jasa yang sesuai. Dengan menggunakan modul, pengadaan bahan baku secara terpusat juga dimungkinkan. Rentang fungsi juga mencakup alat untuk mengurangi risiko dalam rantai pasokan. Ini berhasil menggunakan beberapa pemasok.
• Rantai pasokan. Manajemen rantai logistik memungkinkan pengguna untuk melakukan manajemen transportasi dan mengelola gudang. Modul ini menawarkan pemrosesan tanda terima barang otomatis dan pemrosesan masalah barang, membuka jalan untuk pengoptimalan inventaris. Rentang fungsi juga mencakup manajemen inventaris dan perencanaan komitmen janji temu.

Selain fungsi yang disebutkan, semua modul memiliki kemungkinan untuk menggunakan teknologi cerdas, termasuk kecerdasan buatan, pembelajaran mesin, dan analisis lanjutan. Ini seharusnya tidak hanya mendukung pengguna, tetapi juga berdampak positif pada efektivitas, efisiensi, dan potensi inovasi perusahaan.

4-6439c9aa4addee32cf557122.jpg

Dokumen Pribadi

Dokumen Pribadi

Pengenalan sistem ERP baru adalah sebuah proyek. Perencanaan proyek yang konkrit diperlukan untuk pelaksanaan proyek, yang membagi tugas individu dan paket pekerjaan ke dalam fase-fase dan memberikan rencana waktu dan anggaran yang konkrit. Perencanaan proyek tidak mewakili implementasi sebenarnya dari proyek yang diperiksa, tetapi dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang jalannya proyek yang khas. Perlu juga disebutkan selain metode waterfall yang ditampilkan, masih banyak model lain seperti manajemen proyek tangkas, Kanban, Scrum, manajemen proyek ramping atau Six Sigma. Model ini membagi proyek menjadi empat fase dengan fokus yang berbeda. Penyelesaian setiap fase merupakan tonggak proyek. Tugas-tugas berikut harus diselesaikan dalam fase.

Fase 1  proyek awal / mulai; Proyek dimulai dan fase pertama adalah identifikasi masalah. Masalahnya adalah perusahaan yang dimaksud ingin mengubah sistem ERP menjadi SAP S/4HANA agar dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi lingkungan dan tetap kompetitif. Selain itu, area bermasalah dapat diidentifikasi. Setelah kebutuhan proyek diselesaikan, sistem ERP yang digunakan sebelumnya tidak lagi dipertahankan oleh penyedia di masa mendatang atau tidak lagi memenuhi persyaratan industri, tujuan proyek ditentukan. Prosedur dasar juga ditentukan. Persyaratan khusus dicatat oleh klien dalam spesifikasi. Langkah penting berikutnya dalam fase pertama adalah dimulainya proyek. 

Awal mencakup definisi tanggung jawab internal serta anggaran kasar dan rencana waktu. Jika dukungan eksternal diperlukan untuk mengimplementasikan proyek, perusahaan konsultan juga harus dicari dan dipilih. Pemilihan harus didasarkan pada kriteria kualitatif yang ditetapkan seperti pengalaman, ketersediaan dan penyediaan sumber daya implementasi.

Fase 2  perencanaan; Pada tahap kedua, perencanaan proyek rinci dilakukan. Jika proyek tersebut didukung oleh perusahaan konsultan, tawaran tersebut berfungsi sebagai template untuk rencana proyek. Perencanaan proyek berlangsung dalam kerja sama yang erat dengan klien. Tugas lain dalam fase ini adalah mengumpulkan informasi. Ini biasanya terjadi di beberapa bengkel. Fase diakhiri dengan pengembangan konsep, yang menjelaskan solusi terperinci untuk masalah tersebut. Langkah-langkah khusus, termasuk persyaratan terkait, didokumentasikan dalam spesifikasi.

Fase 3 Realisasi; Untuk implementasi, persyaratan dibagi menjadi sprint atau rilis individual. Persyaratan yang disetujui sebelumnya diimplementasikan dalam rilis individu. Dengan membagi persyaratan, ada kontrol yang lebih baik atas hasil transisi ke sistem ERP yang baru. Selain itu, klien dapat melakukan penyesuaian jika implementasinya tidak sesuai dengan harapan. Fungsi akan diuji pada akhir rilis. Setelah semua rilis selesai dan diuji, sistem ERP dapat digunakan dalam organisasi. Fase ketiga memakan waktu paling lama dan menggunakan sumber daya paling banyak.

Fase 4 Penyelesaian; Pada fase terakhir proyek, perbandingan akhir dibuat antara implementasi yang telah selesai dan persyaratan. Selama fase implementasi, konsultan dapat mendukung pengenalan dan pengenalan sistem ERP yang baru melalui pertemuan rutin. Proyek diakhiri dengan laporan akhir.

Angka ini menunjukkan proyek berisi tiga tonggak selain awal dan penyelesaian proyek. Selama fase implementasi, ada juga tiga janji temu untuk memantau implementasi. Selain pengenalan murni platform, klien harus menetapkan tonggak lebih lanjut dengan tujuan memastikan sistem ERP digunakan oleh semua karyawan dengan cara yang ditargetkan. Pelatihan berulang harus digunakan untuk ini. Juga harus didokumentasikan apakah ada persyaratan yang belum diterapkan. Ini dapat diimplementasikan dalam proyek tindak lanjut. Tujuan moneter tidak boleh diabaikan.

ERP (Enterprise Resource Planning) sering kali melibatkan perubahan besar dalam operasi bisnis sebuah organisasi. Implementasi ERP membutuhkan koordinasi dan manajemen perubahan yang baik untuk memastikan kesuksesannya. Manajemen perubahan adalah proses merancang, menerapkan, dan memantau perubahan di dalam organisasi untuk memastikan keberhasilan dan penerimaan yang baik dari pihak-pihak yang terlibat. Tujuan dari manajemen perubahan adalah untuk membawa perubahan yang sukses dalam organisasi. Tiga faktor keberhasilan mendapat perhatian khusus dalam manajemen perubahan adalah individu yang terkena dampak, struktur perusahaan, dan budaya perusahaan. Manajemen perubahan itu penting dalam implementasi ERP untuk memastikan kesuksesannya. Perusahaan/organisasi harus mempertimbangkan tantangan yang mungkin terjadi dan menerapkan praktik terbaik untuk mengelola perubahan yang terkait dengan implementasi ERP.

Citasi :

Apollo. (2023, Maret 30). Enterprise Resource Planning.

Handriani, I. (2012). Konsep Manajemen Penggunaan ERP (Enterprise Resource Planning). Jakarta: Konferensi Nasional Sistem Informasi .

Yona, O., & Marlini. (2016). Penggunaan System Application And Product In Data Processing (Sap) Dalam Pengelolaan Data Arsip Pada Bagian Keuangan PT Telkom Witel Sumbar. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, 65-66.