Sistem ERP memiliki modul standar yang terhubung satu sama lain melalui database umum. Hal ini memungkinkan perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian proses bisnis yang efisien. Sistem ini mencakup fungsi inti produksi, penjualan, logistik, keuangan, dan sumber daya manusia. Dengan upaya yang tepat, perangkat lunak dapat disesuaikan dan digunakan untuk aplikasi bisnis apa pun.
Setiap teknologi tentu saja memiliki keunggulan yang ditawarkan dan membuat kebanyakan perusahaan tertarik menggunakan ERP, namun dibalik semua itu tidak terlepas dari memiliki kelemahan yang harus diwaspadai oleh perusahaan agar dapat melakukan antisipasi dalam menggunakan ERP ini. Keunggulannya ERP menurut sterling-team :
- Penghematan (Direct Saving Cost)
- Peningkatan Kualitas Informasi (Information Quality)
- Produktifitas Team (Team Productivity)
- Management Performance
- Sinkronisasi antara IT sistem dengan Strategi Perusahaan (IT and Business Strategic Alignment)
Kelebihan-kelebihan yang dimiliki ERP tidak dapat dengan serta merta diterapkan dalam perusahaan tanpa menghadapi sedikitpun kendala, bahkan banyak  perusahaan yang berakhir dengan kegagalan dalam penerapan ERP. Kendala yang dihadapi dapat ditimbulkan dari pihak perusahaan ataupun juga dari pihak penyedia aplikasi ERP itu sendiri. Kendala yang ditimbulkan secara umum seperti dikatakan ari kurniawan dalam artikelnya bahwa terdapat enam hal yang menyebabkan kegagalan ERP yaitu;
- Meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan,dan pelatihan
- Tidak melibatkan para karyawan yg terkena dampak perencanaan
- Melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang cepat pada proses konversi
- Pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas baru yg dibutuhkan oleh sistem ERP 5. Kegagalan melakukan konversi data
- Terlalu mempercayai berbagai pernyataan yang diberikan para penjual software ERP
Selain itu kegagalan ERP yang paling besar sebenarnya adalah resiko yang akan ditanggung perusahaan jika saja aplikasi ERP yang digunakan tidaklah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan karena hal ini akan mengakibatkan kegagalan bisnis secara menyeluruh sehingga akan menghancurkan perusahaan itu sendiri.Â
Hal ini pun dijelaskan James A. O'Brien dalam bukunya Introduction to Information System menyatakan bahwa banyaknya kegagalan dari hampir semua kasus, para manajer bisnis dan ahli TI Â dari perusahaan-perusahaan ini meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan untuk persiapan menghadapi sistem ERP baru yang akan secara radikal mengubah proses bisnis dan sistem informasi mereka.Â
Kegagalan untuk melibatkan para karyawan yang terkena dampak dalam tahap perencanaan dan pengembangan serta program manajemen perubahan, atau mencoba untuk melakukan terlalu banyak hal dengan cara yang terlalu cepat pada proses konversi, merupakan penyebab umum dari kegagalam proyek ERP.Â
Kegagalan lainnya adalah pelatihan yang tidak memadai dalam berbagai tugas pekerjaan baru yang dibutuhkan sesuai dengan sistem ERP serta gagalnya melakukan konversi data dan pengujian yang cukup atas data. Selain itu pemilihan atas ERP merupakan penentu keberhasilannya dimana kesalahan dalam memilih vendor atau memilih konsultan pengembang sistem juga merupakan kegagalan lainnya. Â
Pada dasarnya perusahaan yang menggunakan ERP memiliki tujuan menjadikan perusahaannya untuk masuk dalam tahapan competitive advantage sehingga rata-rata yang perusahaan besarlah yang  siap menggunakan aplikasi ERP ini. Namun aplikasi di lapangan menyatakan bahwa tidak semua perusaahaan yang siap untuk menerapkan ERP ini, karena tidak mempertimbangkan resiko yang harus diterima dan perubahan yang dilakukan pada perusahaan.
Sejarah asal usul sistem ERP kembali beberapa dekade. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) berakar pada program untuk perencanaan dan pengendalian produksi. Program-program ini mendukung perencanaan kebutuhan material dan dikembangkan sejak tahun 1960-an. Dalam dua dekade berikutnya, program diperluas sehingga area lain dari perusahaan dan aktivitas bisnis dapat diproses dengan perangkat lunak tersebut. Perubahan dari perencanaan material murni menjadi perencanaan sumber daya yang komprehensif ini menandai lahirnya sistem ERP. Sejak tahun 1990, istilah Enterprise Resource Planning, atau singkatnya perangkat lunak ERP, didirikan untuk jenis perangkat lunak bisnis ini. Ada banyak alasan untuk memperkenalkan dan menggunakan sistem ERP. Perusahaan dapat menggunakan sistem ERP, antara lain
- Untuk menstandarkan proses bisnis,
- Mengganti sistem lama,
- Mendukung inisiatif internasionalisasi,
- Menghasilkan keunggulan kompetitif, atau
- Mengatur ti dengan cara yang lebih bernilai tambah.
Wawasan singkat tentang sejarah asal usul sistem ERP menunjukkan perangkat lunak jenis ini bukanlah tren jangka pendek, tetapi merupakan komponen penting yang dapat ditemukan di hampir setiap perusahaan. Hal ini menimbulkan pertanyaan mengapa perusahaan secara teratur dihadapkan dengan pengenalan atau perubahan sistem ERP. Selain banyak faktor lainnya, ada tiga alasan utama untuk memperkenalkan sistem ERP baru.
