Memberikan Umpan Balik Positif Apa, Mengapa, dan Bagaimana? - Skill Pemimpin #6

Memberikan Umpan Balik Positif – Skill Pemimpin #6

Tak tahan saya harus bilang begini ,”wah keren pak Har, konsistensinya membuat safari subuh kita sudah mencapai 22 masjid dan musholla, Pengurus sebelumnya hanya sampai 3 atau 4. Luar biasa!.

“Hasbi, tanpa kamu menemukan orang yang mencuri setiap Jumat, kencleng masjid kita akan selalu di bawah 1,5 juta …. Sekarang, alhamdulillah sudah sampai 2,5 jutaan, hebat kamu … betah ya kerja di sini ,” kata saya ke Marbot masjid di kompleks.

“Donny, kerja keras kamu sampai malam minggu ini membuat kita mampu menyelesaikan tugas-tugas dari 3 klien sekaligus. Rangkuman setiap hasil kerja konsultan yang kamu buat secara maraton membantu perusahaan menyusun laporan yang lengkap dan in time. Pertahanken terus prestasi kamu….”

Di atas adalah 3 contoh pemberian Umpan balik positif kepada yang telah berbuat baik atau istimewa. Ini skill pemimpin nomor 6 setelah kita bahas Mendengar Aktif yang tidak mudah dilakukan karena kita biasanya asal mendengar saja; Mengelola Konflik yang memerlukan daya tahan, kesabaran dan kesabaran; Skill komunikasi antar personal yang memerlukan cara-cara praktis; Mendisiplinkan yang terkait dengan mengkoreksi perilaku negatif dan Mendelegasikan wewenang agar para pemimpin punya cukup waktu untuk melakukan kegiatan yang lebih strategis.

Apakah Umpan Balik Positif itu? 

Jika kita lihat definisi kata awalnya yaitu umpan balik (feedback) menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah 1. Hasil atau akibat yang berbalik mengenai (berguna bagi) kita sebagai rangsangan (dorongan dan sebagainya) untuk bertindak lebih lanjut. 2. Bahan yang diperoleh kembali dari penerapan sesuatu untuk unsur perbaikan dalam tindak lanjut. Artinya adalah sesuatu yang memantul dan menjadi reaksi dari suatu aksi. Lalu apakah yang dimaksud dengan Umpan Balik Positif?

Mengacu kepada definisi umpan balik dan dengan memberinya atribut positif, maka Umpan Balik Positif (Positive Feedback) adalah pengakuan terhadap capaian, kekuatan atau kinerja positif dari seseorang. Umpan balik jenisnya bisa informal maupun formal dikaitkan dengan proses penilaian kinerja karyawan. Umpan Balik Positif artinya fokus pada hal-hal positif yang dicapai seseorang.

Sesungguhnya ini adalah hal yang baik dan lumrah. Ketika kita melihat atau mengamati seseorang melakukan hal baik yang berdampak pada kita atau siapapun, maka kita akan mengapresiasinya damn menyatakannya langsung kesan atau ungkapan baik kita terhadap apa yang sudah dilakukan.

Namun, ada juga peribahasa yang menyatakan lebih mudah menemukan kesalahan atau keburukan orang lain, sementara kebaikan jauh lebih sulit menemukannya. Penulis percaya ketika mengetahui betapa dahsyatnya dampak dari pengakuan akan prestasi atau capaian atau kebaikan seseorang, maka kita mungkin malah akan terlalu mudah mengungkapkan umpan balik positif tersebut.

Apakah mudah melakukan Umpan Balik Positif?

Mengucapkan selamat atas keberhasilan seseorang atau menyampaikan penghargaan kepada staf yang menunjukkan kinerja yang baik sekali, mungkin tidak sulit melakukannya. Umpan Balik Positif adalah salah alat untuk memotivasi yang bagus, namun implementasinya harus dilakukan dengan sungguh-sungguh, tanpa rekayasa.

Umpan balik positif juga dapat mendorong semangat kita, tapi jika dilakukan tidak dengan benar maka kita sulit membedakan antara capaian dan bukan capaian. Karyawan akan merasa apresiasi yang mestinya istimewa menjadi basa basi saja. Jadi bagaimana caranya kita memberikan umpan balik positif tentang kinerja karyawan berprestasi, tanpa mengorbankan pertumbuhan prestasi mereka?.

Cara Memberikan Umpan Balik Positif

Pemberian Umpan Balik Positif adalah bagian tak terpisahkan dari kemajuan dari suatu organisasi karena tindakan itu memberi dampak positif terhadap sumber daya manusia yang berprestasi dan berkontribusi secara nyata. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika kita akan memberikan umpan balik positif tersebut, yaitu:

1.   Waktu Yang Tepat

Aspek yang paling penting dari Umpan Balik Positif adalah waktu yang tepat, tidak lama setelah tindakan yang perlu diapresiasi itu dilakukan. Jika ditunda lama, maka baik karyawan atau Anda akan kehilangan waktu berharga untuk merefleksikan apa yang baik dilakukan. Meskipun misalnya apresiasi akan dilakukan secara formal, apresiasi secara informal dapat diberikan sehari atau dua hari sejak capaian itu terjadi, secara lisan ataupun tulisan ringkas.

2.  Jujur atau apa adanya

Memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi penting untuk mendukung suasana positif dari tim kerja di dalam organisasi. Jika kita memberikan apresiasi yang tidak tepat atau berlebihan kepada seorang akan mengarahkan kepada anggapan ketidakadilan kita terhadap karyawan yang lainnya. Jadi pastikan benar bahwa penghargaan layak diberikan kepada karyawan dan relatif sepadan dengan capaiannya.

3.  Buat bermakna

Tentukan standar yang cukup agar seseorang mampu mencapai prestasi tertentu dengan upaya yang keras dan tidak mudah, sehingga penghargaan yang diberikan  benar-benar bermakna.

Suatu penghargaan yang tulus untuk capaian sebagai hasil dari keras, menunjukkan betapa kita menghargai upaya dan kemampuan ekstra dari karyawan dalam mencapainya. Juga semacam ungkapan apresiasi tertulis yang disusun dengan bahasa yang baik dan menyentuh akan menjadi semacam hadiah kecil yang penuh makna.

4.  Spesifik

Penghargaan yang diberikan harus spesifik atau cukup detail sehingga terlihat nyata apa yang diapresiasi dan menjadi semacam motivasi bagi yang lain untuk mencapai tingkatan yang sama. Detail seperti itu juga akan menjadi catatan dan takaran untuk bisa dicapai di masa yang akan datang.

4.  Bentuk Perhatian

Identifikasi suatu capaian yang diraih oleh seseorang yang tidak akan ditentukan oleh popularitas seseorang dalam timnya. Apresiasi inip merupakan perhatian organisasi kepada yang biasanya tidak banyak bersuara atau yang biasanya kurang ‘terlihat’ dan prestasi adalah ukuran yang menjadi patokan.

Mengaitkan Umpan Balik Positif dalam Siklus Penilaian Kinerja

Jika kita hubungkan dengan penilaian kinerja, sebagai seorang pimpinan bisa menentukan jenis pertanyaan yang atau catatan tentang capaian apa saja yang perlu diberikan perhatian dan diberikan apresiasi. Beberapa topik yang sejalan dengan penilaian kinerja adalah sbb:

• Kapan karyawan berkinerja terbaik dalam satu masa penilaian?
• Apa saja faktor-faktor pembeda atau faktor unggulan yang ditunjukkan oleh karyawan?
• Momen pertumbuhan atau kemajuan apa yang ditunjukkan oleh karyawan?
• Bagaimana karyawan berkontribusi terhadap tim dan perusahaan/lembaga?
• Apakah hal yang paling mengesankan dari karyawan pada masa penilaian?
• Tantangan apa yang bisa dipenuhi karyawan?
• Apakah yang secara nyata kinerja yang melampaui standar atau harapan?

Daftar indikator ini bisa lebih banyak dari ini. Yang penting yang ditulis di atas bisa menjadi semacam ide untuk mengaitkan umpan balik positif ke dalam model penilaian kinerja.

Umpan balik positif bisa juga sifatnya datang dari karyawan dengan model diarahkan oleh diri sendiri (self-directed), dan bisa berupa ungkapan penilaian sendiri, misalnya:

• Yang terbaik dari saya adalah ketika ……
• Suatu tugas yang membuat saya sangat bangga adalah ….
• Saya menunjukkan kemajuan yang kuat ketika saya …
• Kontribusi saya yang terbaik adalah ….

Manfaat dari Umpan Balik Positif

Memberikan Umpan Balik Positif sangat kuat dampaknya bagi karyawan secara psikologis, yang akan membuat karyawan merasa jadi bagian kesuksesan lembaga atau perusahaan. Ada beberapa manfaat spesifik dari Umpan Balik Positif ini, yaitu:

1.  Meningkatkan Moral Karyawan

Karyawan merasa apa yang dikerjakan mendapatkan pengakuan dan penghargaan. Moral dan semangat karyawan akan meningkat dengan perhatian dari lembaga/perusahaan.

2.  Menguatkan Keterlibatan (rasa memiliki terhadap lembaga/perusahaan)

Harvard Business Review menyatakan bahwa umpan balik positif secara umum meningkatkan keterlibatan karyawan terhadap apa yang dilakukan oleh lembaga/perusahaan. Beberapa penelitian menyatakan aspek keterlibatan dengan umpan balik positif. Salah satu studi menyatakan bahwa ketika manajer memfokuskan pada kekuatan keryawan, maka 67% dari mereka merasa lebih terlibat dengan apa yang berjalan di lembaga/perusahaan. Juga karyawan yang mendapatkan pengakuan atas prestasinya merasa 3x lebih dalam dalam rasa memiliki terhadap lembaga/perusahaan ketimbang yang tidak mendapatkan umpan balik positif.

3.  Menguatkan Kinerja yang baik

Bagaimana kita bisa mengetahui bahwa karyawan kita bekerja baik atau belum? Dengan pengamatan dan umpan balik positif, maka karyawan yang sudah bekerja baik akan menjadi lebih baik. Sementara yang belum mendapatkan, akan berupaya bekerja baik sesuai dengan standar kerja yang ada.

4.  Mengurangi Karyawan yang keluar

Dengan rasa memiliki yang lebih kuat melalui umpan balik positif, maka otomatis jumlah karyawan yang keluar atau mundur dari lembaga atau perusahaan akan semakin sedikit. Artinya karyawan yang tetap berada di dalam merupakan aset yang bagus karena merekrut kembali karywan baru ongkosnya juga semakin mahal.

Kesimpulan

Credit to Arab News

Dari uraian di atas, Umpan Balik Positif adalah bentuk pengakuan dan penghargaan atas capaian atau prestasi staf atau karyawan. Dampaknya sangat positif terhadap karyawan yang mendapatkan penghargaan tersebut, asalkan dilakukan tidak lama setelah capaiannya diraih, dilakukan dengan tulus dan apa adanya, jelas capaiannya apa (spesifik dan detail) dan disampaikan baik secara tertulis ataupun lisan yang bisa dilakukan di depan orang lain atau secara personal.

Secara umum, Umpan Balik Positif pelaksanaannya seperti pujian atas apa yang sudah dilakukan. Ketika kita menggunakan diksi ‘pujian’ kesannya seperti akan membuat seseorang melayang. Hal itu karena adanya penyempitan arti dari kata ‘pujian’. Kata apresiasi, pengakuan dan penghargaan sebagai wujud dari Umpan Balik Positif dipakai di dalam tulisan ini untuk membuat frasa Umpan Balik Positif lebih punya mudah dipahami.

Perlu juga diperhatikan agar Umpan Balik Positif dilakukan dengan segala ketulusan. Jika tidak tulus atau pengakuannya tidak sesungguhnya, maka akan ada kebingungan dalam memaknai prestasi atau capaian.

Sementara jika suatu organisasi terlalu mengandalkan pada Umpan Balik Positif,dan tidak ada Umpan Balik Negatif yang ditujukan kepada karyawan yang benar- benar layak mendapatkan teguran, maka yang lain akan melihat bahwa Anda menjadi pilih kasih dan bahkan tetap memberikan umpan balik positif kepada karyawan yang kurang baik dalam menjalankan tugasnya. 

Silahkan menentukan kriteria atau standar penilaian untuk prestasi yang layak mendapatkan pengakuan atau apreasi dari Pimpinan. Lihatlah capaian staf atau karyawan Anda dan akui serta berikan ungkapan atas capaian tersebut. Anda sebagai pimpinan akan merasa senang bersama mereka, karena itu sampaikan penghargaan untuk yang berprestasi atau melampaui yang standar dan harapan. Selamat memberikan Umpan Balik Positif, Salam.