Oleh karena itu, dalam memasuki proses negosiasi, syarat pertama adalah masing-masing pihak paham dan sepakat dulu tentang tujuan negosisasi, batasan masalah yang akan dinegosiasikan.
Ini penting, soal tujuan dan batasan masalah, karena tanpa itu proses negosiasi bakal gampang terjerumus ke dalam debat kusir atau malah cuma jadi obrolan di warung kopi.
Jadi dalam bernegosiasi, mesti jelas dari sejak awal tentang apa tujuan negosiasinya? Masalah apa mau dibicarakan, mesti jelas definisi atau batasannya. Kalau perlu suatu masalah besar dipilah jadi bagian-bagian kecil yang bisa dinegosisasikan secara bertahap.
Lalu pastikan dengan siapa kita mesti bernegosisasi? Apakah mesti langsung atau mesti juga dengan pihak-pihak tertentu yang bisa mempengaruhi konstelasi negosiasi? Ini bagian dari strategi negosiasi.
Tetapkan batasan waktunya. Kapan proses negosiasi ini mau dilakukan. Kapan batasan waktu keputusan mesti diambil, dan kapan keputusan mesti dilaksanakan. Ini masuk dalam rencana kerja negosiasi.
Susunlah agenda apa yang mesti dilakukan dalam suatu kalender kerja. Jadwal-jadwalnya mesti terancang dengan jelas dan mencakup semuanya. Sumber daya dan orang-orang yang mesti dilibatkan atau dihubungi.
Secara tertulis agar mudah untuk ditinjau kembali setiap saat. Lalu dilengkapi lagi jika ada hal-hal yang terlewati dalam review awal. Jika semuanya tertulis akan sangat membantu proses kerja negosiasi.
Petakan masalah yang mesti dinegosiasikan beserta usulan solusi atau program kerjanya.
Setiap negosiasi mestilah berbasis suatu masalah. Oleh karena itu identifikasi masalahnya dengan jernih. Sebelum maju ke meja perundingan, petakan masalah bersama tim kerja.
Penting untuk mengidentifikasi sampai ke akar masalah. Karena itu lakukan penelaahan akar masalah (root-cause analysis) terlebih dahulu. Caranya dengan mengajukan pertanyaan 'mengapa' sampai lima kali (5 why).
Terhadap suatu masalah, misalnya masalah banjir. Tanya 'mengapa' sampai lima kali. Mengapa bisa banjir? ...oh itu karena disebabkan oleh A, B, C, D.
