Negosiasi, Kiat Mencapai Kesepakatan

*Negosiasi, Kiat Mencapai Kesepakatan*

Oleh: *Andre Vincent Wenas*

Mengapa dan kapan kita mesti bernegosiasi? Untuk itu ada baiknya kita pahami apa itu negosiasi, dan bagaimana cara bernegosiasi.

Dunia bisnis, politik, sosial kemasyarakatan bahkan sampai urusan keluarga pun tak lepas dari negosiasi.

Bahasa pasarnya, tawar-menawar, dan untuk urusan ini setengah dari penduduk negeri boleh dibilang sudah fasih dalam prakteknya.

Istilah lain dari kegiatan negosiasi ini misalnya, perundingan dagang, political-deal (kesepakatan politik), dan dalam negosiasi kelompok disebut musyawarah untuk mencapai mufakat.

Jadi negosiasi ini bukanlah barang baru. Semua sudah tahu dan pernah melakukannya, apakah disadari atau tidak bahwa yang dilakukan itu sebetulnya adalah kegiatan bernegosiasi.

Jadi apa itu negosiasi?

Negosiasi adalah proses mencari titik temu kesepakatan bagi masing-masing pihak. Kesepakatan dalam berbagai bidang.

Kesepakatan untuk memutuskan bersama, bertindak bersama atau untuk tidak melakukan apa pun. Termasuk kesepakatan untuk tidak sepakat (paling tidak untuk sementara waktu). Artinya sepakat untuk menunda kesepakatan.

Itu semua hasil dari proses negosiasi.

Oleh karena itu, dalam memasuki proses negosiasi, syarat pertama adalah masing-masing pihak paham dan sepakat dulu tentang tujuan negosisasi, batasan masalah yang akan dinegosiasikan.

Ini penting, soal tujuan dan batasan masalah, karena tanpa itu proses negosiasi bakal gampang terjerumus ke dalam debat kusir atau malah cuma jadi obrolan di warung kopi.

Jadi dalam bernegosiasi, mesti jelas dari sejak awal tentang apa tujuan negosiasinya? Masalah apa mau dibicarakan, mesti jelas definisi atau batasannya. Kalau perlu suatu masalah besar dipilah jadi bagian-bagian kecil yang bisa dinegosisasikan secara bertahap.

Lalu pastikan dengan siapa kita mesti bernegosisasi? Apakah mesti langsung atau mesti juga dengan pihak-pihak tertentu yang bisa mempengaruhi konstelasi negosiasi? Ini bagian dari strategi negosiasi.

Tetapkan batasan waktunya. Kapan proses negosiasi ini mau dilakukan. Kapan batasan waktu keputusan mesti diambil, dan kapan keputusan mesti dilaksanakan. Ini masuk dalam rencana kerja negosiasi.

Susunlah agenda apa yang mesti dilakukan dalam suatu kalender kerja. Jadwal-jadwalnya mesti terancang dengan jelas dan mencakup semuanya. Sumber daya dan orang-orang yang mesti dilibatkan atau dihubungi.

Secara tertulis agar mudah untuk ditinjau kembali setiap saat. Lalu dilengkapi lagi jika ada hal-hal yang terlewati dalam review awal. Jika semuanya tertulis akan sangat membantu proses kerja negosiasi.

Petakan masalah yang mesti dinegosiasikan beserta usulan solusi atau program kerjanya.

Setiap negosiasi mestilah berbasis suatu masalah. Oleh karena itu identifikasi masalahnya dengan jernih. Sebelum maju ke meja perundingan, petakan masalah bersama tim kerja.

Penting untuk mengidentifikasi sampai ke akar masalah. Karena itu lakukan penelaahan akar masalah (root-cause analysis) terlebih dahulu. Caranya dengan mengajukan pertanyaan 'mengapa' sampai lima kali (5 why).

Terhadap suatu masalah, misalnya masalah banjir. Tanya 'mengapa' sampai lima kali. Mengapa bisa banjir? ...oh itu karena disebabkan oleh A, B, C, D.

Lalu tanyakan 'mengapa' lagi untuk kedua kalinya. Mengapa A, B, C, D itu bisa sampai terjadi? Maka akan digeledah masing-masing sub-masalahnya.

Kemudian tanyakan lagi 'mengapa' untuk yang ketiga kalinya, seterusnya -- kalau bisa -- sampai kelima kalinya.

Biasanya, dalam pertanyaan 'mengapa' yang ketiga atau keempat kita sudah bisa mengidentifikasi beberapa akar masalahnya.

Pilihlah beberapa akar masalah yang memang diduga atau bahkan diyakini bakal memiliki dampak terbesar terhadap solusi atau tujuan awal yang ingin kita capai. Ini prinsip prioritas.

Dan dalam praktek atau kenyataan lapangan selama ini, jika kita bisa menelaah akar masalah sampai pertanyaan 'mengapa' di tingkat ketiga atau keempat, akan sangat jelas solusi operasionalnya.

Dari situ jadi lebih mudah disusun usulan rencana (program) kerja. Lengkapi dengan jadwal kerja dan sumberdaya serta anggaran yang dibutuhkan. Itu bekal negosiasi yang sudah jauh lebih matang.

Dari beberapa prioritas tadi, cari dan usulkan beberapa alternatif jalan keluar yang mungkin ditempuh.

Alternatif jalan keluar tentu mempertimbangkan beberapa hal, diantaranya: waktu, sumberdaya manusia (kompetensi), kemampuan finansial, ketersediaan alat-alat (machines), dan lain-lain.

Karena pada dasarnya, proses pengambilan keputusan (decision making process) adalah proses memilih dari beberapa alternatif jalan keluar yang terbaik. Terbaik artinya yang paling bisa memberi dampak positif bagi semua pihak, dan bisa diterima dan dilaksanakan oleh semua pihak.

Persiapkan diri dengan keterampilan komunikasi yang baik.

Bernegosiasi adalah berkomunikasi. Bicara, berdialog, tahu persis posisi diri sendiri, mau mendengar, menyimak dengan baik, berupaya sungguh-sungguh untuk memahami posisi lawan bicara.

Ingat-ingat bahwa semangat dalam bernegosiasi bukanlah untuk mengalah pada pihak seberang. Dan bukan juga  untuk mengalahkan pihak sana. Tapi untuk berdialog dan mencari titik temu kesepakatan.

Kesepakatan yang menang-menang. Bukan menang-kalah, atau kalah-menang, atau kalah-kalah. Kalau perlu bisa saja sepakat untuk tidak sepakat untuk sementara waktu. Menunda sejenak, untuk melihat perubahan konstelasinya dalam perjalanan waktu.

Kalau pun keputusan yang mesti diambil adalah sangat mendesak, maka semua pihak mesti dengan jujur meletakkan segala sesuatunya di atas meja (terus terang). Lalu dari situ mungkin untuk sementara waktu mesti ada pihak yang mengalah.

Namun ia mengalah dengan pemahaman lengkap bahwa pihak lawannya memahami itu. Dan relasi bisnis atau sosial tidak terdestruksi. Bakal ada proses lanjutan dimana timbal balik jasa akan terjadi di kemudian hari. Terjadi kesepakatan yang bijaksana (gentlemen agreement) yang menjaga martabat kedua belah pihak.

Kalau pun tidak bisa, ya sepakati saja untuk tidak sepakat. Dan relasi tetap berjalan seperti biasanya.

Teknik komunikasi sederhana dalam bernegosiasi misalnya dengan teknik SPIN. Ini teknik yang pernah dikenalkan oleh Neil Rackham.

Caranya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan tentang S (situation questions), P (problem questions), I (implication questions), dan N (needs pay-off questions).

Karena menurut penelitian dan obsevasi Neil Rackham, setiap orang sebetulnya sudah tahu masalah dan solusi dari masalahnya. Ia hanya perlu 'dibantu' untuk mengartikulasikannya dan dengan demikian bisa diajak untuk berkomitmen.

Manakala solusi datang dari dirinya sendiri, maka ia akan lebih terikat secara emosional untuk mengerjakannya.

Bagaimana bisnis bapak akhir-akhir ini? Apakah pasokan bahan baku lancar? Bagaimana kondisi pasar? Apakah harga-harga naik atau turun? Ini contoh pertanyaan untuk situasi. Membuka dan memancing pembicaraan ke arah yang lebih spesifik.

Oh ya, bagaimana penjualan bisa naik pesat? Atau kenapa penjualan turun? Apa kira-kira penyebabnya? Kenapa kualitas produksi banyak cacatnya? Apa kira-kira yang menyebabkan banyaknya karyawan mangkir? Dan seterusnya. Ini contoh pertanyaan tentang problem.

Dari situ, kejar terus ke implikasinya. Kalau kualitas produksi turun, apa akibatnya ya pak? Kalau banyak karyawan mangkir atau keluar bagaimana dampaknya terhadap kinerja produksi? Kalau ongkos produksi naik gara-gara harga bahan baku tinggi bagaimana reaksi pelanggan? Dan pertanyaan sejenisnya yang berupaya menyadarkan tentang akibat dari persoalan yang sedang dihadapi.

Lalu apa solusinya (needs pay-off)? Ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang menjurus atau mengarahkan pada solusi menurut lawan bicara sendiri. Kalau begitu implikasinya, bagaimana cara terbaik menurut bapak untuk mengatasinya dari segi produksi? Bagaimana dari segi penjualan? Bagaimana dari segi penghematan biaya? Dan seterusnya.

Teknik negosiasi atau komunikasi penjualan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan ditengarai jauh lebih efektif. Karena dianggap lebih mengikat secara emosional.

Teknik ini butuh latihan dan praktek saja. Terus menerus sampai menjadi otomatis di dalam alam bawah sadar kita. Sehingga setiap kali berkomunikasi kita akan bertanya dengan skema SPIN itu.

Jadi secara ringkas bisa disimpulkan, bahwa negosiasi adalah sebuah proses. Proses untuk mencapai suatu kesepakatan.

Karena negosiasi adalah sebuah proses untuk mencapai kesepakatan, maka pahami lebih dahulu kesepakatan seperti apa yang ingin dicapai (tujuannya).

Lalu sadari kemungkinan hasilnya (resolusinya). Bisa berhasil mencapai kesepakatan menang-menang, ini tentu bagus sekali. Atau mesti menunda kesepakatan untuk sementara waktu. Atau mesti sepakat untuk tidak sepakat.

Apa pun itu, majulah dalam proses negosiasi. Jangan takut atau gentar (artinya proses negosiasi juga butuh keberanian).

Majulah bernegosiasi dengan percaya diri dan niat yang baik. Hormati lawan bicara, sopan santun adalah cerminan karakter kita sendiri. Landasi komunikasi dengan kejujuran, dan semangat untuk maju bersama. Bukan mau menang sendiri.

Selamat bernegosiasi.

04/05/2020

*Andre Vincent Wenas*, Sekjen 'Kawal Indonesia' -- Komunitas Anak Bangsa

dokpri