Memahami Organisasi dan Konteksnya

Memahami konteks organisasi sekarang menjadi persyaratan standar. Ini bukan konsep baru tetapi secara resmi diadopsi oleh standar iso 9001:2015, dan ketika mengembangkan sistem manajemen mutu (QMS), diperlukan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami lingkungan bisnis di mana organisasi menjalankan bisnisnya. Dan merealisasikan produknya.

Setiap organisasi adalah kombinasi dari entitas bisnis yang berbeda (fungsi atau sistem---internal atau eksternal) yang berhubungan dan berinteraksi satu sama lain serta bertukar informasi dan materi. 

Konteks organisasi merupakan garis besar interaksi dan integrasi entitas bisnis tersebut. Ini adalah seperangkat fungsi, faktor, proses, input dan output, serta kondisi dan batasan yang menciptakan lingkungan bisnis organisasi---ini mencakup masalah internal dan eksternal. Isu-isu ini berdampak pada kemampuan organisasi untuk menyediakan produk dan dengan demikian mempengaruhi tujuan dan sasaran organisasi. 

Jadi kesimpulannya: ketika menentukan strategi bisnis kita dan menetapkan tujuan QMS kita, kita harus memahami, mempertimbangkan, dan mengacu pada aspek-aspek ini. Memahami konteks organisasi adalah kunci untuk strategi bisnis yang benar, apalagi strategi kualitas yang benar.

Sebelum kita masuk ke topik ini, mari kita tinjau apa saja persyaratan standar iso 9001:2015:

* organisasi harus menentukan konteks organisasi di mana ia aktif. Konteks organisasi mencakup isu-isu yang

* apakah relevan dengan tujuannya

* relevan dengan ruang lingkup QMS

* apakah relevan dengan strateginya (sasaran dan sasaran)

* mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan dan harapan pelanggan

* informasi dan isu internal dan eksternal yang terkait dengan konteks organisasi harus ditinjau untuk mengevaluasi perubahan yang mungkin mempengaruhi tujuan organisasi.

* catatan 1---tinjauan dapat merujuk pada faktor atau kondisi positif dan negatif yang dapat mempengaruhi QMS dan konteks organisasinya.

* catatan 2---masalah yang timbul dari kondisi lingkungan hukum, teknologi, persaingan, pasar, budaya, sosial, dan ekonomi, baik internasional, nasional, regional, atau lokal, dapat dipertimbangkan untuk definisi konteks organisasi.

* catatan 3---nilai, persepsi, dan lingkungan budaya organisasi dapat membantu memahami dan membentuk konteks organisasi.

Prinsip konteks organisasi

Standar iso 9001 mengakui pentingnya dan peran konteks organisasi dan memerlukan definisinya saat menetapkan QMS. Analisis mengenai konteks organisasi adalah proses alami yang harus diikuti oleh setiap organisasi pada titik tertentu dalam hidupnya. Iso 9001:2015 bercita-cita untuk melembagakan konteks sebagai dasar untuk QMS.

Organisasi biasanya memiliki beberapa strategi atau konsep dalam berbagai bidang dan bidang yang menentukan arah organisasi: strategi keuangan, strategi penjualan dan pemasaran, strategi pembelian, konsep ti, dan sebagainya. 

Salah satu tujuan yang jelas dalam menentukan konteks organisasi adalah untuk menyelaraskan berbagai strategi dan konsep ini. Dengan menentukan konteks organisasi, organisasi mengidentifikasi ruang lingkup dan batasan kegiatannya yang akan tercermin dalam QMS. 

Dari konteks organisasi kami memperoleh tujuan dan sasaran QMS. Setelah memperhatikan poin-poin ini, kita harus memiliki gambaran yang jelas tentang lingkungan bisnis di mana organisasi kita aktif dan kita akan berada dalam posisi yang tepat untuk merencanakan dan menentukan QMS, sasaran, dan tujuannya.

Isu eksternal dan internal yang terkait dengan organisasi.

Tujuan utama memahami konteks organisasi adalah mengidentifikasi isu-isu eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan organisasi. Isu organisasi adalah faktor, kondisi, pengaruh, situasi, atau peristiwa signifikan yang berpengaruh pada QMS dan akan mempengaruhi kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan dan hasil yang diinginkan. 

Isu-isu tersebut dapat dipengaruhi atau diarahkan oleh pihak-pihak terkait yang berdampak pada organisasi, seperti investor, karyawan, pesaing, pemasok, regulator, dan pelanggan.

Setiap bidang keahlian, sektor, pasar, keluarga produk, atau segmentasi bisnis lainnya memiliki masalah relevan yang memengaruhi konteks organisasi. Masalah eksternal atau internal mungkin termasuk

* harapan pihak yang berkepentingan

* produk utama yang memberikan nilai tertinggi bagi pihak yang berkepentingan

* proses dan aktivitas yang diperlukan untuk memenuhi spesifikasi dan harapan pihak yang berkepentingan

* pengaruh lingkungan bisnis tempat organisasi aktif

* ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk realisasi

* kompetensi sumber daya manusia

* persyaratan undang-undang dan peraturan

Dalam praktiknya, standar mengharapkan kesadaran akan isu-isu ini, dan ketika isu-isu diidentifikasi kita harus mengkategorikannya. Saya menyarankan dua metode terintegrasi untuk mengidentifikasi isu-isu eksternal dan internal secara efektif dan pengaruhnya terhadap organisasi.

Memahami dan mendefinisikan konteks organisasi

Seperti disebutkan sebelumnya, konteks organisasi terdiri dari lingkungan di mana ia beroperasi dan mengacu pada isu-isu internal dan eksternal yang relevan dengan aktivitas organisasi. 

Sebagai langkah pertama dalam mendefinisikan konteks organisasi, saya menyarankan mengikuti kursus yang akan menempatkan kita pada posisi untuk lebih mendefinisikan kebijakan mutu kita, untuk mengidentifikasi lingkungan bisnis di mana organisasi aktif, untuk mengidentifikasi masalah internal dan eksternal yang mana. 

Dalam lingkungan ini mempengaruhi organisasi, dan untuk memahami siapa pihak berkepentingan yang relevan. Berikut ini adalah proses yang disarankan untuk definisi konteks organisasi yang efektif.

* pendefinisian konteks organisasi akan dimulai dengan analisis pest (faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi), yang akan memberikan masukan untuk analisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (swot).

* analisis swot akan menentukan masukan untuk penentuan isu internal dan eksternal.

* penentuan masalah internal dan eksternal akan membantu mengidentifikasi pihak-pihak terkait yang berkepentingan.

* mengidentifikasi pihak yang berkepentingan akan membantu dalam mendefinisikan ruang lingkup QMS.

* ruang lingkup QMS akan memberikan dasar QMS.

Daftar pustaka :

Abuhav, I. (2017). Iso 9001: 2015: A Complete Guide to Quality Management Systems. New york: CRC Press.