Rangkap Tugas, Pengalaman Berharga dengan Segala "Warna-warni"nya

Just Sharing....

Dalam pengalaman pekerjaan yang berhubungan dengan para nasabah,layanan pinjaman dan pengelolaan database pelanggan dan keagenan, saya pernah menjalani rangkap tugas selama sekian tahun. 

Yang harus ditangani dua orang namun karena satu dan lain hal,hanya seorang yang merangkap semuanya. 

Mungkin ini sejumlah alasan mengapa seorang pegawai bisa merangkap jabatan dalam sebuah Divisi atau Departemen di perusahaan atau institusi. 

1. Kantor baru dibuka di sebuah daerah (kabupaten). 

Pendirian sebuah kantor cabang atau kantor perwakilan sebagai sebuah ekpansi bisnis demi melayani masyarakat di daerah yang baru, membutuhkan sejumlah pegawai berdasarkan kompetensi dan kebutuhan.

Realitanya kadang kantor sudah dibangun atau sudah di kontrak (disewa) dan mulai jalan operasionalnya, namun karyawan yang menangani divisi tertentu sesuai bidang kerjanya, belum terisi atau sedang proses seleksi kandidat. 

Untuk mengisi kekosongan sembari menunggu, ditunjuklah dengan memo atau kebijakan dari pusat atau regional kepada salah seorang pegawai untuk menangani alias merangkap tugas. 

2. Manajemen menginginkan tidak banyak SDM (Sumber Daya Manusia) namun memberdayakan semaksimal mungkin yang ada. 

Ada pertimbangan khusus membuat kebijakan semacam ini. 

Misalnya untuk sementara, terkait situasi dan kondisi baik di internal maupun eksternal, sehingga penerimaan karyawan dibatasi atau tidak dulu hingga dibuka kembali pada periode mendatang untuk posisi tertentu.

Sudah barang tentu, untuk mengelola program kerja tertentu dengan target yang spesifik, karena belum ada SDM yang diterima, sementara dialihkan pada sejumlah pegawai. 

3. Institusi di pusat membuat program strategis baru yang harus dijalankan di cabang, di luar dari spesifikasi bidang kerja rutin. 

Kantor pusat biasanya sebagai penyalur ide dan penuh orang -orang kreatif dengan wawasan maju dan melihat secara holistik. Kantor cabang di daerah umumnya hanya menjalankan strategi dan  menguji coba terobosan dari atas. 

Demi kepentingan tersebut, biasanya kantor pusat akan menunjukkan (lewat memo) divisi mana di kantor cabang yang akan menjalankan dan bertanggung jawab penuh atas sejumlah penerapan. 

Salah satunya adalah menjual produk asuransi pada nasabah. Ini sebelumnya lebih banyak tugasnya CS (Customer Service). Tak seperti di bank, biasanya sudah ada yang namanya Bancaassurace, namun di finance tak ada dan harus dilakukan oleh divisi yang ditunjuk. 

Karena sifatnya wajib, harus merangkap. 

4. Kedekatan dan relevansi dengan bidang kerja sehari -hari. 

Meski tanpa memo penunjukkan dari pusat, pimpinan kantor  diberi kewenangan memilih salah seorang yang dirasa tepat untuk menjalankan tugas baru, meski sudah punya bidang kerja harian. Hal ini bisa jadi dikarenakan relevansi terkait job description nya. 

5. Punya bakat dan minat yang spesifik, berkaitan tugas tersebut. 

Rangkap tugas model ini, biasanya sifatnya PTTM alias Penting Tapi Tidak Mendesak. Ini istilah saya aja untuk membahasakan rangkap tugas yang diberikan, karena si pegawai tersebut dikenal punya minat di bidang tersebut. 

Hal ini dikarenakan, dinamika perusahaan menghadapi persaingan dan tren yang terus berubah sesuai jaman, biasanya banyak program dan ide terobosan baru. Mulai dari yang sifatnya ke dalam maupun ke luar. 

Salah satunya, yang mungkin kita juga sudah amati, sejak 2013 adalah trend media online (mulai blogger , instagram dan twiter),  yang menggantikan media komunikasi internal perusahaan dalam bentuk sebelumnya, yakni majalah atau tabloid cetak. 

Divisi komunikasi kantor pusat membutuhkan para pegawai di perwakilan kantor cabang atau regional propinsi sebagai kontributor daerah. Saya pernah menjalani sekian tahun di sini, meski dikejar target pada bidang kerja utama. 

Selain itu, contoh lain adalah sejumlah teman kerja, yang kebetulan suka berolahraga atau pernah sebagai  atlet di daerah, mereka juga kadang diminta dan ditugasi mewakili cabang atau regional bertanding hingga kompetisi nasional antar karyawan di Jakarta. 

Itu termasuk rangkap tugas juga atas nama perusahaan, meski kadang meninggalkan kerjaan utama selama sekian hari hingga bisa 2 mingguan. Mungkin ada diantara Bapak dan Ibu sekiranya pernah mengalami juga. 

Meninggalkan tugas utama demi tugas lain, karena bakat, minat dan talenta yang dibutuhkan oleh tempat bekerja sebagai pengadian dan loyalitas. 

Warna -warni enak dan ngga enaknya merangkap pekerjaan

Dari pengalaman pernah menjalani kelima alasan di atas, mungkin ini yang bisa dibagikan. 

Tentu akan berbeda pada masing-masing pegawai yang pernah menjadi pekerja dalam tanda kutip "pegawai serabutan", menyesuaikan dengan bekerja di mana dan sebagai apa.

Mulai dari ngga enaknya dulu : 

1. Beban dan tekanan, punya dua atau lebih atasan secara struktur kerja

Pada bidang kerja utama, sudah ada bapak atau ibu pimpinan. Mereka bos langsung, yang bertanggung jawab juga pada pencapaian kinerjamu dan diharapkan Anda (anak buahnya) akan membantunya merealisasikan program nya. 

Namun di sisi lain, karena rangkap tugas ini berkaitan dengan loyalitas dan kepentingan internal secara luas, mau tak mau Anda juga tak bisa menyampingkan atau mengabaikan. 

Ngga enaknya yang pernah saya alami adalah, instruksi atau arahan soal tata laksana kerja, bisa jadi dari Atasan Utama dan dari Atasan yang dirangkap tugas. 

Volume komunikasi akan meningkat, mesti aktif dan melaporkan secara rutin di 2 grup WA yang berbeda (dulunya grup BB), hingga permasalahan dan kendala di lapangan. 

Itu belum permintaaan data dan report dari kedua divisi yang dirangkap, yang sudah pasti membuat lebih sibuk dan sedikit tertekan. 

2. Mesti bertanggung jawab terhadap dua atau lebih pencapaian kinerja setiap bulan. 

Ini adalah konsekuensi langsung dari rangkap jabatan. Bagus bila dua-duanya baik. Namun bila salah satunya tak sebaik yang satunya, tentu mesti siap dengan alasan mengapa tak terealisasi. 

Nah memikirkan dan mencari pembelaan itu kadang bagian yang paling sulit...hehe. Karena salah-salah bisa di skak alias dibilang ngga kerja dan ngga dilakukan. 

3. Dilema antara mana yang mau didahulukan dan berapa lama akan terus merangkap. 

Ketika waktu baru memulai rangkap tugas, biasanya antusias muncul. Berapi -api dan bersemangat. Tapi tergantung seberapa lama mau bertahan dalam dobel job. 

Tekanan akan terasa manakala sudah sekian lama, namun belum ada orang atau kandidat yang seharusnya menangani pekerjaaan yang dirangkapi itu, karena sedang dalam proses seleksi atau gugur (gagal) dalam tahapan tes. 

Mau tidak mau, pegawai tersebut tetap ngerangkap lagi. 

4. Jangka panjangnya bisa capek dan tertekan. 

Ketahanan melakoni dalam jangka panjang, bisa lelah dan merasa seperti dikejar-kejar karena banyak yang mesti diselesaikan. Saya pun pernah berada di titik lelah setelah hampir 4 tahun merangkap. 

Pekerjaan yang membutuhkan 60 % kerja otak lebih banyak dari kerja fisik, bukan tidak mungkin bisa membuat stres. Harus tau semo peraturan dari divisi utama dan divisi yang dirangkap agar tidak salah implementasi, termasuk eksekusi di tim bawah. 

"Dia harusnya tidak lone ranger (sendiri) megang semua,perlu teman" itu kalimat dari tim manajemen, ketika sudah sekian lama merangkap. 

Entah ini becanda atau beneran dengan menggunakan istilah lone ranger ala film Cowboy yakni seorang jagoan yang bertahan sendiri dan berjuang menghadapi begitu banyak yang harus diselesaikan. 

Realitanya saat kesadaran itu tercetus, saya sudah di posisi dalam tanda petik "megap-megap " dikit lagi kelelep..hehe. 

Akhirnya, di 2015 sudah ada teman seperjuangan yang dipilih manajemen sebagai partner seperjuangan. Mengambil alih beban tugas yang dirangkapi sekian lama.

Nikmatnya rangkap jabatan. 

Dibalik ngga enaknya,ada kenikmatan lain yang tak bisa disangkal. Sejumlah keuntungan merangkap jabatan antara lain : 

1. Gaji lebih banyak. 

Sudah pasti karena mengerjakan dua atau lebih bidang tugas. Dapat dari bidang kerja utama, dapat juga dari yang dirangkapi. Saya juga mengalami, apalagi pada saat itu masih ada sejumlah cicilan yakni kendaraan, di koperasi perusahaan dan pinjaman di bank. 

Tapi bukan karena sejumlah kewajiban piutang ini saya menerima rangkap tugas, tapi karena memang mau tak mau harus melakoni berdasarkan 5 alasan di awal tulisan. 

Setelah jalan, baru nyadar pas masuk bulanannya, eh ternyata besar juga...hehe. Tapi setelah sekian tahun, lebih memilih lebih baik tugas utama aja meski kurang dikit dari ngerangkap. 

Toh cukup nya juga segitu daripada dipaksakan. Berterima kasih juga karena pihak manajemen merasa sudah saatnya saya tak lagi harus merangkap dengan mereka memilih rekan duet dalam kerjaan. 

2. Kenal lebih banyak atasan, bawahan, dan lingkup pekerjaan secara menyeluruh.

Ini untungnya ngerangkap. Tak hanya tau divisi bidang kerjamu, tapi juga tau divisi dan departemen lain, sebagai satu kesatuan di internal tempat bekerja. Taunya bukan sekedar pengetahuan, tapi prakteknya juga karena terlibat dan melakoninya langsung. 

Bisa melihat dan merasakan, gimana sih tetangga divisimu, targetnya apa, operasionalnya gimana, dan bagaimana divisi itu dan divisimu serta divisi lain nya menjadi satu alur yang saling mendukung dan bekerja sama. Ini karena masuk di dalamnya.

Selain itu, kenal sejumlah atasan atau level manajemen, yang mungkin tak akan ditahu lebih dekat kalo cuma ngerjain divisimu aja tanpa merangkap. Aseknya bisa dapat ilmu juga dari beliau-beliau yang berbeda pimpinan dengan bidang kerja utama. 

3. Sebelum corona, bisa training di luar daerah atau di luar negeri pada tugas yang dirangkap 

Selama sekian tahun, ada sejumlah pengalaman berkesan, karena ngerangkap tugas. Bisa belajar hal baru, ketemu rekan-rekan kerja dari daerah lain, hingga mencoba ketrampilan baru. 

Pada masa pandemi sejak tahun lalu, mungkin keluar daerah ngga bisa lagi dialihkan secara virtual. Toh ada enaknya juga bisa pelatihan daring pada bidang yang dirangkap. Gratis pula. 

Bagaimana menangani rangkap tugas ? 

Mungkin dari pengalaman, yang bisa dibagikan adalah : 

A. Manajemen personal terhadap waktu. 

Ini penting karena banyak yang harus dikerjakan akibat ngerangkap.Ini menyesuaikan dengan kerjaan,tentu berbeda pada masing-masing pegawai. Tiap orang beda-beda. 

Saya karena suka lupa kalo sudah di kantor, biasanya malam sebelum tidur, sudah menuliskan apa yang akan dilakukan besok,mulai pagi jam 9 di kantor hingga sore jam 6. 

Tulisnya di secarik kertas yang bisa dimasukkan dalam saku atau kantong celana, hingga baik sedang di dalam kantor atau di luar , bisa dilihat apa yang sudah apa yang belum. 

Kalian yang lebih tau seperti apa dirimu, tentu bisa mengelola agar lebih efektif dan efisien sesuai dirimu. Karena setiap orang beda. 

B. Manajemen delegasi

Bila terlalu banyak menuntut untuk di selesaikan dalam batasan waktu, delegasikan yang bisa didelegasikan dan fokus pada tugas yang paling membutuhkan Anda.  Jangan lupa kalimat sakti : Minta tolong dibantu, terima kasih, kita adalah tim..

C. Manajemen pola hidup dan kesehatan. 

Pekerjaan satu aja bisa bikin stress, apalagi kalo merangkap. Kadang tekanan paling kuat adalah batasan waktu. 

Serasa dikejar-kejar dan tak ada habisnya. Bagi sebagian orang mungkin tak masalah, namun sejumlah karyawan lain bisa merasakan tekanan yang dibawah sampai ke rumah dan dilampiaskan sama pasangan dan anak-anak. 

Penting sekali menemukan pola pemulihan dan pola pengendalian emosi sesuai cara mu sendiri. Karena setiap orang berbeda dalam merespon. Demikian juga, jangan abaikan kesehatan mental dan kesehatan fisik. 

Jangan sampai lupa makan karena mengejar pekerjaan atau mengejar deadline ya, bahaya itu..Ato kebanyakkan ngopi demi menyelesaikan tugas..hehe. 

Kalo kamu  pernah ngerangkap tugas, Bagaimana menurutmu? 

Salam, 

Baca juga : https://www.kompasiana.com/adolfdeda/611412b30101901f106c6df2/usaha-rumahan-produk-makanan-jadi-berhadapan-pelanggan-yang-tak-memakai-masker