Titel Manajer tetapi Perilaku Klerikal

"Banyak orang mau menjadi seorang manajer tetapi perilaku maupun kelakuannya lebih cocok sebagai seorang klerikal."

Manajer versus Klerikal

Apakah Anda pernah berjumpa dengan orang yang "mengaku sebagai seorang manajer tetapi yang diurus dan dikerjakan adalah pekerjaan seorang klerikal". Apakah ada salah dengan si manajer ini ?

Dalam posisi sebagai seorang manajer pasti memiliki banyak kemewahan seperti gaji yang besar, fasilitas yang lengkap, kendaraan yang bagus, beragam tunjangan yang wah, memiliki sekretaris pribadi, bahkan berada dalam ruang kantor yang mewah.

Kurang lebih seperti itulah kemewahan dan kemudahan bila menjadi seorang manajer. Dan tentu saja setiap orang menginginkannya dan kalau perlu segala cara dan upaya akan berjuang menjadi seorang manajer sebagai sebuah jalur karir dalam sebuah perusahaan maupun dalam organisasi yang dipilih untuk berkarir.

Mengejar dan mendapatkan posisi sebagai seorang Manajer merupakan sesuatu yang lumrah dan biasa dalam jenjang karir. Tetapi akan menjadi tidak lazim dan tentu tidak bisa dibenarkan ketika seseorang mencapai posisi manajer, tetapi perilakunya tidak mencerminkan sebagai orang Manajer, dan yang diperlihatkan olehnya adalah perilaku atau kelakuan sebagai seorang karyawan klerk saja.

Tentu saja keadaan ini akan menjadi problem penting dalam perusahaan yang tidak boleh dibiarkan begitu saja. Akan menjadi penghambat  dan pembuat masalah yang berdampak ke semua operasi perusahaan yang bisa saja memiliki daya rusak yang luar biasa.

Beda Manajer dan Klerikal

Antara jabatan manajer dengan pekerjaan klerikal mempunyai perbedaan yang sangat besar, clear dan jelas, ibarat beda langit dan bumi. Dan kalau seorang manajer tidak memahami perbedaan itu, itulah yang menjadi sumber persoalannya mengapa seorang manajer tetapi berkelakuan klerk saja.

Seorang yang menduduki posisi manajer, jabatan Manajer, karena memiliki fungsi dan tugas pokok yang berkaitan dengan manajemen. Seseorang disebut Manajer karena dia menjalankan fungsi-fungsi manajemen, atau fungsi manajemen yang secara umum dan klasik di kenal dengan istilah POAC fungsi Planning, Organizing, Actuating dan Control, seperti yang pertama kali dikemukakan oleh ahli Manajemen George Terry. Walaupun keempat fungsi manajemen yang utama ini, telah berkembang dengan sangat luas dalam praktek-praktek manajemen, Tetapi, substansi dan jiwa serta rohnya tetap hanya ada dalam POC oleh Terry ini.

Secara sederhana dimengerti bahwa manajer itu tidak berhubungan langsung dengan operasional secara fisik terhadap pekerjaan, tetapi melakukan pekerjaan yang membuat orang lain, yaitu karyawan, melakukan pekerjaan yang diperintahkan oleh si manajer. Jadi, manajer itu tugasnya membuat keputusan dan memerintahkan karyawan untuk melalukan pekerjaan.

Jadi, clerical job, pekerjaan klerikal itu bukan tugas manajerial tetapi pekerjaan langsung oleh karyawannya. Dan seorang manajer tidak melakukan clecical job.

Pekerjaan Clerical dimengerti sebagai pekerjaan yang melibatkan untuk memastikan kantor berjalan dengan lancar, dengan tugas setiap hari kantor perusahaan, seperti menjawab telepon, menjadwalkan janji temu, membuat dan mengirimkan email, dan dokumen pengarsipan dan sebagainya.

Dipastikan bahwa sesungguhnya, keterampilan Clerical sangat berguna bagi hampir semua orang yang bekerja di kantor sebuah organisasi karena tanpa dia maka bisa lumpuh operasi kantor. Kebanyakan karyawan perlu melakukan setidaknya beberapa pekerjaan klerikal, jadi keterampilan ini bisa sangat berguna bagi hampir semua orang. Tetapi paling tidak, karyawan yang termasuk pegawai kantor dan sekretaris perusahaan diwajibkan menguasai keterampilan yang kuat pada klerikal ini.

Ada 6 Fungsi Mendasar Seorang Manajer

Keterampilan manajemen diterapkan pada beragam fungsi di berbagai bidang seperti produksi, keuangan, akuntansi, pemasaran, dan sumber daya manusia. Komponen umum manajemen di berbagai arena meliputi: pemilihan, pengawasan, motivasi dan evaluasi staf, penjadualan dan perencanaan alur kerja, pengembangan kebijakan dan prosedur, pengukuran dan dokumentasi hasil untuk suatu kelompok atau departemen, pemecahan masalah, pengembangan dan pemantauan anggaran dan pengeluaran, tetap mengikuti tren di lapangan, kolaborasi dengan staf dan departemen lain, dan memimpin dan memotivasi karyawan.

Sebagian besar keterampilan manajemen terkait dengan enam fungsi mendasar yang dijabarkan dari POAC sebagai fungsi utamanya: perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengarahan, kepemimpinan, dan pengawasan.

1. Planning - Perencanaan

Manajer individu mungkin atau mungkin tidak secara pribadi terlibat dalam penyusunan kebijakan dan strategi perusahaan, tetapi bahkan mereka yang masih belum dapat merencanakan. Anda mungkin diberikan tujuan tertentu dan kemudian bertanggung jawab untuk mengembangkan cara untuk memenuhi tujuan tersebut. Anda mungkin perlu menyesuaikan atau menyesuaikan rencana orang lain dengan keadaan baru. Dalam kedua kasus tersebut, Anda harus memahami apa sumber daya Anda, mengembangkan tabel waktu dan anggaran, dan menetapkan tugas dan bidang tanggung jawab.

Program perencanaan untuk masyarakat profesional adalah cara lain untuk mengembangkan dan mendokumentasikan kemampuan perencanaan. Menguasai beragam perangkat lunak perencanaan, dapat membuktikan bahwa Anda dapat memanfaatkan teknologi yang berperan penting dalam perencanaan yang baik.

Berikut adalah sejumlah keterampilan yang terkait dengan fungsi perencanaan seorang manajer, antara lain :

• Menganalisis Masalah Bisnis
• Menganalisis Pengeluaran
• Berpikir kritis
• Membuat Rencana Bisnis Baru
• Pengembangan dan Wirausaha
• Identifikasi Minat dan Preferensi Pemangku Kepentingan
• Mengusulkan Solusi untuk Masalah Bisnis
• Penyelesaian masalah
• Penelitian, Keterampilan Kualitatif
• Perencanaan strategis
• Pemikiran strategis
• Memanfaatkan Teknologi Informasi untuk Memfasilitasi Pengambilan Keputusan
• Menulis Proposal untuk Inisiatif atau Proyek Bisnis, Visi
• Manajemen proyek
• Memanfaatkan Perangkat Lunak Perencanaan

2. Oraganizing - Pengorganisasian

Pengorganisasian umumnya berarti menciptakan struktur untuk mendukung atau menyelesaikan rencana atau tujuan yang sudah ditetapkan oleh organisasai. Ini mungkin melibatkan pembuatan sistem baru tentang siapa yang melapor kepada siapa, merancang tata letak baru untuk kantor, merencanakan konferensi atau acara, membangun strategi dan merencanakan cara untuk bergerak melalui suatu proyek, atau menentukan cara bergerak menuju tenggat waktu atau cara mengukur tonggak sejarah.

Aspek organisasi juga bisa berarti membantu para pemimpin di bawah bimbingan Anda untuk mengelola bawahan mereka dengan baik. Organisasi adalah tentang perencanaan dan tinjauan ke masa depan, dan itu membutuhkan kemampuan untuk memahami gambaran besar.

Identifikasi proses, prosedur, atau peristiwa yang terkait dengan departemen Anda yang dapat ditingkatkan, dan tunjukkan bahwa Anda dapat merancang ulang proses untuk menciptakan efisiensi yang lebih besar atau meningkatkan kualitas. Prosedur dokumen dalam manual atau spreadsheet untuk digunakan di masa depan.

Sebagai seorang manajer yang menjalankan fungsi manajemen, pahami dan kuasailah sejumlah tugas-tugas dalam bidang organizing ini, antara lain :

• Ketepatan
• Kemampuan analitis
• Menilai Faktor-Faktor yang Memengaruhi Produktivitas
• Membingkai Komunikasi Menuju Audiens Tertentu
• Inovasi
• Berpikir logis
• Logistik
• Bernegosiasi
• Jaringan
• Presentasi
• Berbicara di depan umum
• Menyarankan Cara untuk Meningkatkan Produktivitas
• Pengetahuan Teknis
• Teknologi
• Manajemen waktu

3. Leadersihip - Kepemimpinan

Manajer terbaik biasanya adalah pemimpin yang inspiratif dan efektif. Mereka mengatur nada untuk wilayah mereka dengan menunjukkan --- melalui tindakan mereka - norma-norma untuk perilaku staf atau karyawan yang dipimpin..

Pemimpin yang efektif sering memimpin dengan memberi contoh sebanyak melalui arahan. Memotivasi orang lain untuk bertindak dan produktivitas adalah elemen penting dari kepemimpinan yang efektif.

Mengkomunikasikan tujuan dan harapan organisasi yang jelas juga penting. Pemimpin yang baik mencari masukan dari semua pemangku kepentingan dan mengakui kontribusi anggota tim lain. Para pemimpin yang baik menarik konsensus tentang rencana kelompok kapan pun memungkinkan, dan mereka mendelegasikan secara strategis kepada staf yang memiliki kualifikasi terbaik.

Kembangkan keterampilan kepemimpinan dengan mengajukan diri untuk menjalankan proyek.  Dengan memahami kepemimpinan, maka seharusnya seorang Manajer mengerti sejumlah keterampilan yang harus dikuasai, antara lain :

• Delegasi
• Presentasi
• Kerendahan hati
• Jaringan
• Kepercayaan
• Energi tinggi
• Komunikasi yang jelas
• Penulisan
• Penganggaran
• Memotivasi Orang Lain
• Penyelesaian masalah
• Bujukan
• Mengevaluasi Bakat
• Pengawasan
• Karisma
• Integritas
• Gairah untuk Bekerja
• Jaringan

4. Coordination - Koordinasi

Manajer harus tahu apa yang terjadi, apa yang perlu terjadi, dan siapa dan apa yang tersedia untuk menyelesaikan tugas yang ditugaskan.

Jika seseorang salah berkomunikasi, jika seseorang membutuhkan bantuan, atau jika suatu masalah diabaikan atau sumber daya yang kurang dimanfaatkan, seorang manajer perlu memperhatikan dan memperbaiki masalah tersebut.

Koordinasi adalah keterampilan yang memungkinkan organisasi bertindak sebagai satu kesatuan yang utuh. Koordinasi lintas departemen dan fungsi juga penting untuk organisasi yang dikelola dengan baik yang menghadirkan wajah yang seragam bagi anak buah. Kembangkan orientasi tim yang solid dengan komunikasi yang erat dan kerja sama dengan rekan kerja. Mencari peluang untuk kolaborasi dengan staf dan departemen lain.

Bila Anda berada pada jabatan manajer, harus menyadari adanya sejumlah keterampilan yang mesti dipahami dan dikuasai, antara lain :

• Kemampuan beradaptasi
• Beradaptasi dengan Mengubah Kondisi Bisnis
• Membangun Hubungan Produktif
• Kolaborasi
• Komunikasi
• Menggambar Konsensus
• Diplomasi
• Kecerdasan emosional
• Empati
• Memfasilitasi Diskusi Kelompok
• Fleksibilitas
• Kejujuran
• Mempengaruhi
• Mendengarkan
• Komunikasi nonverbal
• Kesabaran
• Ketepatan waktu
• Membangun Hubungan
• Penjadwalan
• Pelamar Penapisan untuk Pekerjaan, Penetapan Staf
• Tactfulness
• Pengajaran
• Membangun Tim
• Manajer Tim
• Pemain tim
• Kerja tim
• Manajemen waktu

5. Directing - Mengarahkan dan 6. Oversight - Mengawasi

Mengarahkan adalah bagian di mana Anda sebagai manajer bertanggung jawab dan mendelegasikan memberi tahu orang apa yang harus dilakukan, memberikan perintah, dan membuat keputusan, bagaimana seseorang harus melakukannya, dan seseorang itu bisa jadi Anda sendiri.

Organisasi adalah tentang perencanaan dan tinjauan ke masa depan, dan itu membutuhkan kemampuan untuk memahami gambaran besar. Ini mungkin termasuk apa pun dari meninjau model bisnis dan memeriksa ketidakefisienan hingga memeriksa untuk memastikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Pengawasan adalah fase pemeliharaan manajemen yang sangat vital dan menentukan apakah goal setting yang sudah ada dicapai atau menyimpang.

Berikut ini adalah sejumlah keterampilan yang harus dikuasai oleh seorang manajer, antara lain :

• Mencapai tujuan,
• Menilai Kemajuan Menuju Tujuan Departemen
• Manajemen konflik
• Membuat Anggaran untuk Unit Bisnis
• Membuat Laporan Keuangan
• Resolusi konflik
• Pengambilan Keputusan
• Delegasi
• Menyampaikan Presentasi
• Divisi kerja
• Pemberdayaan
• Keterlibatan
• Mengevaluasi Calon Pekerjaan
• Mengevaluasi Kinerja Karyawan
• Eksekusi
• Fokus, Orientasi Sasaran
• Penetapan tujuan
• Mempekerjakan
• Berinteraksi dengan Individu dari Berbagai Latar Belakang
• Interpersonal
• Menafsirkan Data Keuangan
• Mewawancarai Kandidat untuk Pekerjaan
• Kepemimpinan
• Motivasi
• Mengatasi Hambatan
• Produktifitas
• Penyelesaian masalah
• Profesionalisme
• Memberikan Kritik Konstruktif
• Merekomendasikan Tindakan Pemotongan Biaya
• Merekomendasikan Perbaikan Proses
• Menanggapi Kritik dengan Baik
• Tanggung jawab
• Melatih Karyawan
• Komunikasi lisan

Jenis-jenis Manajer

Biasanya, manajer diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan, yaitu Top Manajer, Middle Manajer, dan Supervisors.

1. Top Manager atau Manajer Tingkat Atas: Pada tingkat ini, manajer bertanggung jawab untuk menentukan arah dan jalur perjalanan perusahaan di masa depan. Mereka menjelaskan kepada semua karyawan dalam perusahaan "seperti apa jalan dana rah yang akan dituju organisasi. Bagi para manajer senior, kemampuan untuk menginspirasi karyawan menjadi sangat penting, seperti halnya keharusan memiliki pengethuan dan pemahaman strategis tentang perusahaan dan industri.

2. Midle Manager atau Manajemen Menengah: Manajer tingkat menengah ini membutuhkan keterampilan memecahkan masalah yang kuat, karena mereka bekerja untuk mengimplementasikan strategi yang digariskan oleh manajemen senior atau top manajer. Orang-orang di manajemen menengah mungkin mengawasi seluruh departemen atau tim besar dalam suatu departemen.

3. Lower Manager atau Supervisors atau Pengawas: Level paling bawah ini bertugas sebagai pengawas langsung mengelola karyawan. Supervisors bertanggung jawab untuk memastikan pekerjaan dilakukan tepat waktu dan dengan benar. Pengaawas juga memberi tahu manajemen menengah tentang segala masalah dan memberikan contoh bagi karyawan. Jenjang pengawas ini merupakan orang-orang yang bertugas berhadapan langsung dengan operasional perusahaan setiap hari.

Mengapa Manajer kelakuan Klerikal

Dengan memahami perbedaan antara fungsi, tugas dan tanggungjawab dari seorang manajer maka jelas bahwa berbeda dengan seorang yang mengerjakan hal-hal yang sifatnya klerikal. Dan karenanya, seorang manajer harus menyadari itu agar tidak mempermalukan dirinya sendiri, dan menghancurkan masa depan perusahaan.

Pertanyaan mendasar mengapa ada manajer yang melakukan tugas-tugas klerikal menjadi sesuatu yang tidak perlu terjadi. Karena ketika seseorang di tempatkan sebagai Manajer maka otomatis tugasnya menjadi jelas yaitu menjalankan fungsi manajemen.

Walaupun demikian, ada sejumlah kemungkinan bila itu terjadi, antara lain:

1. Karena memang tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk seorang Manajer. Dan mungkin saja juga tidak ada yang memberitahukan dan melatihnya untuk itu.
2. Bisa saja terjadi karena sistem yang ada didalam perusahaan itu sudah sangat baik sedemikian rupa sehingga manajer lebih berfungsi sebagai penonton atau pemantau saja.
3. Manajer itu hanya sebagai boneka saja, karena tugas dan fungsinya dikerjakan oleh orang lain. Sedemikian rupa sehingga, tidak ada hal strategis secara manajerial yang dikerjakan. Jadinya, dia akan sibuk untuk melakukan pekerjaan yang klerikal saja.

Hasil-hasil riset memperlihatkan bahwa kecenderungan orang untuk menjadi manajer semakin meningkat dari waktu ke waktu. Itu artinya kompetisi diantara karyawan dalam perusahaan akan semakin meningkat untuk memperebutkan posisi manajer.

Bila ingin cepat menjadi seorang manajer yang hebat, nasehatnya dalah belajarlah untuk berlatih dengan semua skill yang dibutuhkan untuk menjadi seorang manajer, seperti antara lain :

Berikut ini adalah daftar komprehensif keterampilan manajemen untuk digunakan dalam resume lamaran pekerjaan, surat pengantar, dan selama wawancara kerja.

• Ketepatan
• Mencapai tujuan
• Kemampuan beradaptasi
• Administratif
• Kemampuan analitis
• Ketegasan
• Manajemen Anggaran
• Manajemen bisnis
• Bercerita Bisnis
• Kolaborasi
• Komunikasi
• Manajemen konflik
• Resolusi konflik
• Koordinasi
• Berpikir kritis
• Pengambilan Keputusan
• Delegasi
• Pengembangan
• Diplomasi
• Disiplin
• Divisi kerja
• Dinamis
• Kecerdasan emosional
• Empati
• Pemberdayaan
• Energik
• Pertunangan
• Eksekusi
• Memfasilitasi
• Keuangan
• Manajemen keuangan
• Fleksibilitas
• Fokus
• Asli
• Berorientasi pada tujuan
• Penetapan tujuan
• Mempekerjakan
• Kejujuran
• Mempengaruhi
• Inovasi
• Interpersonal
• Kepemimpinan
• Hukum
• Mendengarkan
• Berpikir logis
• Logistik
• Microsoft Office
• Motivasi
• Bernegosiasi
• Jaringan
• Komunikasi nonverbal
• Penghapusan Rintangan
• Pengorganisasian
• Kesabaran
• Bujukan
• Perencanaan
• Presentasi
• Produktifitas
• Penyelesaian masalah
• Profesionalisme
• Manajemen Produk
• Manajemen proyek
• Manajemen proses
• Berbicara di depan umum
• Ketepatan waktu
• Penelitian
• Tanggung jawab
• Keahlian Kualitatif
• Penjualan
• Penjadwalan
• Kepegawaian
• Perencanaan strategis
• Pemikiran strategis
• Keberhasilan
• Tactfulness
• Pengajaran
• Membangun Tim
• Manajer Tim
• Pemain tim
• Kerja tim
• Pengetahuan Teknis
• Teknologi
• Manajemen waktu
• Latihan
• Penghapusan Ketidakpastian
• Penulisan
• Komunikasi lisan
• Penglihatan

Semoga kesuksesan bersama dengan Anda sepanjang karir yang dijalani.

Yupiter Gulo, 25 Juni 2019