Untuk memastikan keamanan dan kenyamanan para peziarah dalam rangka mengikuti Misa Agung yang akan dipimpin oleh Paus Fransiskus di Tasi Tolu, Negara Timor Leste, Uskup Atambua sebagai penginisiator melakukan berbagai koordinasi dengan berbagai pihak dan kepentingan.
Untuk itu, Uskup berkoordinasi dengan pihak Kantor Imigrasi Atambua untuk memastikan proses pembuatan dokumen penting untuk perjalanan antarnegara yaitu Passpor.Â
3.  Rapat koordinasi bersama pihak Pemerintah dalam koordinasi dengan Gubernur Nusa Tenggara Timur dan Direktorat Jenderal Bimas Katolik Kementerian Agama RI dan Kementerian Koordinator  Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan RI.
Rapat koordinasi bersama itu dilaksanakan pada 19 Agustus 2024 di Kantor Gubernur Nusa Tenggara Timur di Kupang. Dalam rakor tersebut, pihak Keuskupan Agung Kupang dan Keuskupan Atambua diminta untuk memastikan jumlah peziarah yang akan menyeberang ke Timor Leste dan pihak-pihak yang terkait untuk urusan keberangkatan rombongan para peziarah memastikan kesiapannya.
4. Â Â Koordinasi Akhir Hal-hal Teknis untuk Keberangkatan.
Pihak PIC Keuskupan Atambua telah melakukan 3 (tiga) kali koordinasi ke Keuskupan Agung Dili untuk memastikan Venue Misa Agung bagi peziarah dari Keuskupan Atambua dan penginapan selama berada di Timor Leste. Termasuk di dalamnya adalah kebutuhan logistik bagi para peziarah. Â Pihak panitia nasional Timor Leste telah menginformasikan bahwa seluruh peziarah dari Indonesia akan menempati Rumah Singgah Sementara Ex. Covid-19 Tasi Tolu.
5. Â Saran-Saran Akhir Menjelang Keberangkatan
Saat ini kepada para peziarah diminta untuk melakukan skrining kesehatan mengurus mobil, makanan dan kelengkapan lainnya. Kepada para peziarah dimohon untuk memperhatikan saran-saran yang disampaikan oleh Panitia Nasional Kunjungan Paus Fransiskus di Timor Leste, khusus kepada para peziarah dari Indonesia. Disarankan kepada ibu dan bapak membawa/menyiapkan beberapa kebutuhan selama kunjungan, sebagai berikut:
1. Â Alas tidur (tikar/kasur kecil)
2. Â Makanan secukupnya yang tidak mudah basi, dan botol air minum agar bisa isi ulang
3. Â Topi dan payung
4. Â Kursi lipat kecil untuk Misa Agung karena akan menunggu lama dari jam 13.00-17.00 WTL. Jam 14.00 WTL umat sudah harus standby di Venue Misa Agung. Misa Agung akan dimulai jam 17.00 WTL.
5. Â Obat-obatan yang diperlukan.
6. Â Uang cash pecahan USD 10,20, 50 untuk keperluan lainnya. Belum ada fasilitas penukaran uang. BRI dan Mandiri di TL tidak tersambung dengan bank di Indonesia.
