Menelisik Data, Informasi dan Prosedur Audit dalam Memberikan Rekomendasi

DISCLAIMER

Tulisan dalam artikel ini tidak dimaksudkan untuk menyudutkan pihak manapun namun untuk memberikan contoh edukasi mengenai pentingnya sebuah prosedur dalam kegiatan Audit Internal.

PEMBUKAAN

Beberapa hari belakangan ini, ada 2 hal yang menarik perhatian penulis. Apa saja itu?

1. Kejadian seorang public figure yang memviralkan sebuah video pemukulan anjing penjaga di salah satu pusat perbelanjaan besar di daerah Jakarta Pusat. Buntut dari viralnya video tersebut, pihak manajemen pusat perbelanjaan tersebut menghentikan kontrak dengan anggota security tersebut. 

Namun di kemudian waktu, ada video CCTV yang memperlihatkan bahwa sebenarnya security tersebut melakukan pemukulan pada anjing, yang juga merupakan anjing peliharaannya sendiri, demi menyelamatkan seekor kucing yang digigit oleh si anjing tersebut. Nasi sudah menjadi bubur. Keputusan telah diambil;

2. Seorang headhunter pada platform media sosial profesional melemparkan berita bahwa ia dikirimkan pesan oleh salah satu pelamar dimana ia tahu pelamar tersebut diberhentikan karena ketahuan melakukan tindakan korupsi. Informasi tersebut diperoleh dari pemilik perusahaan dimana headhunter baru memperoleh informasi tersebut dari lingkaran pertemanan sang pasangan hidup. Dari info tersebut, beliau melemparkan pertanyaan kepada pembacanya tentang pendapat pembaca. 

Ada yang menjawab berikan kesempatan kepada pelamar karena setiap orang memiliki kesempatan juga, lalu ada yang merespon bahwa seharusnya diberikan kesempatan berwawancara dengan harapan ada informasi dari si pelamar atas hal yang diperoleh headhunter namun ada juga yang merespon bahwa Integritas sebuah harga mati dan tidak bisa ditawar lagi. 

Atas hal tersebut, sang penulis memiliki pendapat bahwa pelamar dengan informasi yang ia peroleh tidak berhak mendapatkan kesempatan karena sudah punya nilai minus atau cacat secara kelakuan. Dijelaskan pula bahwa dalam Daftar Riwayat Hidup pelamar tidak mencantumkan "cacat" yang dianggap oleh professional headhunter tersebut dan memang secara prestasi, pelamar tersebut sangat baik pencapaiannya.

Apa yang menjadi kesamaan dari kedua cerita nyata diatas? Menurut hemat penulis, kedua cerita tersebut membawa kita pada sebuah kondisi dimana sebuah kejadian bisa berakhir baik namun bisa berakhir tidak baik karena kurangnya sebuah data dan fakta yang mendukung. 

Lalu dimana letak perbedaannya? Baik, untuk kejadian yang pertama, dampak dari tindakannya yang kurang tepat berujung pada pemecatan seorang security dan sanksi sosial dari masyarakat atas salah persepsi public figure  tersebut melalui video yang ia viralkan. Sementara pada kejadian kedua, masih dalam berbentuk permintaan opini dan belum ada dampak apa-apa terhadap keputusan yang akan diambil.

Lantas pertanyaan berikutnya, dari kedua kejadian diatas, apakah yang hendak disajikan kepada pembaca? Jadi, pada kesempatan kali ini akan kita bahas seberapa pentingnya sebuah data dan informasi serta prosedur kerja bagi seorang Auditor Internal berkaca pada 2 kejadian diatas.

PENGERTIAN

Sebelum membahas mengenai materi tersebut diatas, ada baiknya kita membahas mengenai pengertian Data, Informasi, dan Prosedur Audit dibawah ini.

A. Data

Ada beberapa pengertian mengenai data menuru para sarjana, sebagai berikut :

1. Menurut Connolly dan Begg (2015:68) Data merupakan komponen terpenting sebagai penghubung antara mesin (hardware) dan manusia;

2. Menurut Carlos Coronel dan Steven Morris (2016:40) data berisikan fakta mentah;

3. Menurut Bernard (2012 : 130), data adalah fakta kasar mengenai orang, tempat, kejadian dan sesuatu yang penting diorganisasikan;

4. Menurut Williams dan Sawyer (2007 : p25), data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang diolah menjadi informasi. 

Dari beberapa pengertian para sarjana diatas, maka dapat penulis simpulkan bahwa data merupakan fakta mentah mengenai orang, tempat, dan kejadian dan sesuatu yang penting yang harus diolah sehingga menjadi informasi yang bermanfaat.

B. Informasi

Sementara itu, ada beberapa pengertian Informasi menurut para ahli sebagaimana dijabarkan dalam poin-poin dibawah ini :

1. Menurut Ruthven dan Kelly (dalam Sugiyanto et al. 2022: 1), informasi didefinisikan sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang;

2. Menurut Carlos Coronel and Steven Morris (2016:4), informasi adalah hasil dari data mentah yang telah diproses untuk memberikan hasil di dalamnya;

3.  Menurut Prehanto (2020: 12), informasi merupakan hasil pengolahan data dengan cara tertentu sehingga lebih berarti dan berguna bagi penerimanya;

4. Menurut Hutahean (dalam Harianto et al., 2019: 5), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan nyata. 

Dari keempat pengertian diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa informasi adalah data mentah yang telah diolah dan diproses  menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya dalam pengambilan keputusan saat ini dan di masa yang akan datang.

Jika kita buatkan flowchartnya akan menjadi seperti ini :

DATA ---> PROSES PENGOLAHAN ---> INFORMASI

Dari alur diatas, maka diperlukan sebuah proses pengolahan atas data yang ada. Dalam proses tersebut termaktub sub-bagian proses pengolahan data berupa Bukti Audit melalui sebuah prosedur, dalam hal ini kita asumsikan sebuah Prosedur Audit. Lalu apakah yang dimaksud dengan Prosedur Audit? Berikut penjelasannya.

C. Bukti Audit

Menurut Arens et al (2017), bukti audit adalah setiap informasi yang digunakan oleh auditor untuk menentukan apakah informasi tersebut yang sedang diaudit dinyatakan sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Sementara itu, Johnstone et al. (2019) membagi bukti audit menjadi dua sifat sebagai berikut :

1. Bukti langsung (direct evidence) 

Bukti langsung dapat diartikan bahwa bukti audit dapat secara langsung relevan dengan suatu asersi yang ingin diuji. Sebagai contoh, Auditor Internal sedang melakukan pemeriksaan fisik atas kas yang dikelola oleh bagian finance. Bukti audit berupa Berita Acara Pemeriksaan Kas akan memberikan bukti langsung tentang eksistensi dari saldo kas yang dikelola. 

2) Bukti tidak langsung (indirect evidence) 

Bukti tidak langsung bisa dikatakan sebagai bukti yang bisa relevan dengan suatu asersi, tetapi secara tidak langsung. Terkait dengan contoh pada nomor 1, Auditor Internal menanyakan apakah atasan langsung pengelola kas melakukan prosedur pemeriksaan kas secara rutin, misalnya dalam SOP disebutkan setiap akhir hari. Prosedur yang dilakukan tadi dapat disejajarkan dengan bukti tidak langsung.

D. Prosedur Audit

Dikutip dari berbagai sarjana, berikut adalah pengertian tentang Prosedur Audit :

1. Menurut Arens et al (2015:221) prosedur audit adalah langkah – langkah yang terinci yang biasanya ditulis dalam bentuk instruksi, untuk mengumpulkan delapan jenis bukti audit, prosedur audit ini harus cukup jelas agar semua anggota tim audit dapat memahami apa yang akan dilakukan;

2. Menurut Haryanto Jusup (2010:136). prosedur audit adalah tindakan-tindakan yang dilakukan atau metoda dan teknik yang digunakan oleh auditor untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti audit;

3. Menurut Mulyadi (2010), prosedur audit adalah instruksi rinci untuk mengumpulkan tipe bukti audit tertentu yang harus diperoleh pada saat tertentu dalam audit;

4. Menurut Agoes (2012) mendefinisikan prosedur audit sebagai langkah-langkah yang harus dijalankan auditor dalam melaksanakan pemeriksaannya dan sangat diperlukan oleh asisten agar tidak melakukan penyimpangan dan dapat bekerja secara efisien dan efektif 

Dari beberapa pengertian prosedur audit menurut para sarjana, dapat dirangkumkan oleh penulis bahwa prosedur audit adalah serangkaian instruksi secata terperinci yang diwujudkan dalam penggunaan metoda dan teknik untuk mendapatkan, mengumpulkan, serta mengevaluasi bukti audit.

Semakin memahami poin-poin diatas, akan semakin timbul pertanyaan. Salah satu diantaranya adalah, mengapa begitu pentingnya suatu Prosedur Audit. Menurut Halim (2015), Prosedur Audit memiliki manfaat , diantaranya sebagai berikut :

1. Mendapatkan pemahaman entitas dan lingkungannya termasuk pengendalian internal untuk menilai risiko salah saji material pada level laporan keuangan dan asersi (prosedur penilaian risiko);

2. Menguji keefektifan operasi dari pengendalian dalam mencegah dan mendeteksi salah saji material pada level asersi (tes pengendalian); 

3. Mendukung asersi atau mendeteksi salah saji yang material pada level asersi (tes substansial). 

Lalu bagaimana dan apa saja sub-bagian atau tools yang melekat pada Prosedur Audit? Menurut Arens, et all (2015), ada beberapa teknik yang dapat dipergunakan berkaitan dengan Prosedur Audit. 

1. Inspeksi

Inspeksi ini merupakan kegiatan yang terperinci atas catatan, dokumen dan pemeriksaan fisik untuk menentukan fakta – fakta serta keaslian dokumen tersebut.

2. Scanning

Prosedur ini untuk me-review yang kegiatannya tidak terlalu terinci guna mendeteksi dokumen, apakah dokumen tersebut terdapat hal – hal yang tidak biasa dan memerlukan penyelidikan lebih lanjut.

3. Mengamati (Observing)

Suatu proses pengamatan yang dilakukan auditor untuk melihat sejumlah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan serta mengaitkan tindakan tersebut dengan jenis bukti audit yang didefinisikan sebagai observasi.

4. Mengkonfirmasi (Confirming) 

Tindakan yang dilakukan auditor untuk mendapatkan konfirmasi langsung dari pihak ketiga. 

5. Mengajukan Pertanyaan (Inquiring) 

Dalam prosedur ini auditor melakukan tanya jawab kepada sumber intern yang berada didalam perusahaan dengan secara lisan dan tertulis. 

6. Menghitung (Counting) 

Prosedur yang dilakukan atas penghitungan fisik terhadap sumber barang yang berwujud dan formulir yang bernomor urut cetak. \

7. Menelusur (Tracing) 

Prosedur ini dilakukan untuk menelusuri ulang suatu dokumentasi sejak pertama kali data direkam pada dokumen serta melacak pengolahan data tersebut dalam proses akuntansi. Auditor juga harus menyatakan dari mana dan ke mana penelusuran itu dilakukan.

8. Mencocokan ke Dokumen (Vouching) 

Dalam prosedur ini auditor akan melihat catatan akuntansi lalu menyelidiki dokumen yang mendasari catatan tersebut untuk memeriksa kebenaran pada suatu bukti yang mendukung transaksi yang dicatat. 

9. Melaksanakan Ulang (Reperforming) 

Prosedur ini merupakan pelaksanaan ulang yang dilakukan auditor untuk menghitung kembali serta membuat rekonsiliasi yang sudah dilakukan oleh klien untuk menentukan apakah perhitungan tersebut sudah benar. 

10. Teknik Audit Berbantuan Komputer (Computer Assisted Audit Techniques) 

Auditor akan menggunakan suatu bantuan audit software, jika perusahaan menggunakan catatan akuntansinya dalam media elektronik. 

Dengan beberapa hal yang telah diuraikan diatas, berharap dapat lebih mempermudah kita dalam memahami bahasan atas kedua kejadian yang disebutkan pada awal artikel ini.

PEMBAHASAN

1. Kasus Video Viral dari seorang public figure

Kondisi : Seorang public figure mengambil video seorang security sebuah pusat perbelanjaan yang tengah memukul seekor anjing penjaga. Dalam video tersebut terlihat seorang rekan sesama security. Selain itu juga ada rekaman CCTV yang memperlihatkan bahwa pelaku pemukulan anjing dikarenakan anjing tersebut menggigit kucing liar.

Permasalahan yang terjadi : Menanggapi video yang viral tersebut, pihak manajemen pusat perbelanjaan tersebut langsung mengeluarkan surat yang berisi permohonan maaf serta menindak kejadian tersebut dengan memecat security tersebut.

Menurut Penulis :

Berdasarkan penjabaran yang telah dibahas diatas, maka ada beberapa hal yang menjadi perhatian, sebagai berikut :

Data 

Video viral tentang pemukulan anjing, security pusat perbelanjaan, public figure, rekan sesama security, pintu masuk kendaraan pusat perbelanjaan, Hari Minggu tanggal 9 Juni 2024, rekaman CCTV

Prosedur Audit

a. Penelusuran (tracing)

Prosedur ini mencakup kegiatan penelusuran dari mana video ini bermula. Berkaca pada kejadian diatas, maka ini bermula post sang public figure saat hendak melewati pos penjagaan pintu masuk sebuah pusat perbelanjaan pada Tanggal 9 Juni 2024

b. Mengamati (observing)

Prosedur ini juga mencakup kegiatan mengamati video CCTV  serta membandingkannya dengan video yang viral dan sudah beredar. Dari perbandingan yang dilakukan pada nomor 1 dan 2, apabila ada perbedaan atau fakta baru dicatat dan ditanyakan kepada pihak terkait.

c. Mengkonfirmasi (Confirming) 

Melanjutkan prosedur pada poin 1 dan 2, maka dilakukan permintaan keterangan kepada pihak security dimaksud, lalu kepada public figure.

d. Mengajukan Pertanyaan (Inquiring) 

Lebih lanjut juga dimintakan keterangan kepada rekan sesama security  yang berada di lokasi tersebut.

Hasil yang didapatkan dari poin 3 dan 4 ini dituangkan dalam Berita Acara Permintaan Keterangan (BAPK) dan untuk lebih khusus kepada ihak security dimaksud dibuatkan Surat Pernyataan bahwa bersedia menerima sanksi apabila ternyata tidak sesuai dengan BAPK serta kepada pihak public figure apabila ternyata video yang telah ia sebarkan mengandung kesalahan agar meminta maaf kepada khalayak ramai demi memulihkan nama baik security dimaksud serta pusat perbelanjaan tersebut.

Informasi (berdasarkan fakta yang telah terjadi) 

a. Bahwa security melakukan pemukulan karena ia ingin menyelamatkan seekor anak kucing dari gigitan anjingnya;

b. Bahwa public 

2. Pertimbangan Proses Perekrutan Pelamar, diinfokan pelaku korupsi, oleh professional recruiter

Kondisi : Seorang professional headhunter menuliskan sebuah posting pada media sosial profesional bahwa ia menerima pesan dari pelamar suatu pekerjaan. Diperoleh informasi juga dari lingkup pertemanan pasangan hidup bahwa pelamar tersebut tersebut diberhentikan karena ketahuan melakukan tindakan korupsi. Informasi tersebut diperoleh dari pemilik perusahaan. Professional headhunter meminta pendapat atas kejadian yang ia alami. 

Menurut Penulis :

Berdasarkan penjabaran yang telah dibahas diatas, maka ada beberapa hal yang menjadi perhatian sebagai berikut :

Data

Pesan eletronik pelamar, informasi dari pemilik perusahaan. Jika melihat data yang tersaji masih minim, maka diperlukan prosedur audit agar diperoleh informasi yang tepat

Prosedur Audit

1. Penelusuran (tracing)

Prosedur ini mencakup kegiatan penelusuran dari mana informasi ini bermula. Berkaca pada kejadian tersebut, maka informasi yang diperoleh secara lisan yakni lingkup pertemanan pasangan hidup professional headhunter tersebut. Informasi tersebut menjadi sebuah data yang perlu diolah kembali melalui prosedur audit berikutnya. Dalam kejadian tersebut, juga dijelaskan bahwa pelamar tidak menuliskan "cacat" yang dimaksud headhunter tersebut serta data berupa prestasi pelamar yang terulis tersebut.

2. Mengkonfirmasi (Confirming) 

Melihat data yang ada pada poin 1 diatas, maka perlu dilakukan konfirmasi. Konfirmasi dilakukan kepada pihak terkait, dalam hal ini perusahaan dimana pelamar tersebut pernah bekerja. Dalam konfirmasi tersebut, dapat ditanyakan mengenai kinerja pelamar serta bagaimana perilakunya dalam bekerja dan bersosialisasi dalam perusahaan. Permintaan konfirmasi dapat dilakukan dengan cara mengambil sample semisal 1 tempat kerja dengan waktu atau periode bekerja terlama dan 1 tempat bekerja dengan waktu kerja tersingkat. Dari hasil konfirmasi tersebut, dicatatkan apa yang menjadi temuannya. Semua informasi yang diperoleh dituangkan dalam BAPK.

3. Mengajukan Pertanyaan (Inquiring) 

Selain poin 2 diatas, juga dimintakan keterangan berupa pengajuan pertanyaan ke bagian Human Resources tempat dimana pelamar bekerja terakhir. Pastikan bahwa memang yang dimintakan keterangan adalah pihak yang berkompeten menjawab. Pertanyaan dapat dimulai dari pertanyaan umum tentang jobdesc pelamar sampai dengan hal khusus yaitu memastikan apakah pelamar benar diberhentikan karena terlibat kasus korupsi. Semua informasi yang diperoleh dituangkan dalam BAPK.

Selain itu, diperlukan juga pengajuan pertanyaan kepada pelamar atas informasi yang beredar untuk memastikan informasi yang diperoleh sahih atau tidak mengandung kesalahan sehingga tepat dalam pengambilan keputusan. 

Informasi (karena belum terjadi, maka dalam artikel ini menggunakan asumsi)

1. Jika ternyata dalam informasi yang benar tidak ada ditemukan kesalahan sebagaimana informasi awal yang beredar, maka pelamar tersebut berhak untuk diajukan kepada perusahaan yang menjadi klien headhunter tersebut dengan didukung dokumen tertulis yaitu BAPK;

2. Namun apabila memang secara sah dan meyakinkan pelamar memang melakukan dan terlibat dalam perbuatan korupsi, maka proses pengajuan pelamar tidak perlu dilanjutkan.

KESIMPULAN

1. Pemahaman yang baik atas kejadian yang ada kemudian juga prosedur audit akan memberikan nilai lebih dalam hal pemberian rekomendasi sehingga akan membantu penggunanya dalam mengambil keputusan;

2. Prosedur Audit yang digunakan tidak harus semuanya diterapkan dan tergantung pada kondisi yang ada serta secara tepat dalam pemanfaatan prosedurnya;

3. Pastikan juga bahwa semua prosedur yang digunakan mendukung secara jelas informasi yang ingin disampaikan sehingga tidak ada perdebatan atas hal tersebut.

REFERENSI BACAAN

Connoly, T. M., & Begg, C. E. (2015). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (4th ed.). Pearson Education Limtied.

Coronel, C., & Morris, S. (2015). Database Systems: Design, Implementation, & Management (Vol. 11th). Cengage Learning.

Kusno Harianto et al., 2019, Sistem Monitoring Lulusan Perguruan Tinggi Dalam Memasuki Dunia Kerja Menggunakan Tracer Study, Surabaya : Media Sahabat Cendekia. 

https://eprints.pknstan.ac.id/891/5/06.%20Bab%20II_Dwi%20Syahrurrahman_1302190477.pdf, diunduh pada tanggal 11 Juni 2024.

http://eprints.polsri.ac.id/12452/3/FILE%203%20BAB%202%20M.%20Aldri%20Effendi.pdf, diunduh pada tanggal 11 Juni 2024.

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2012-2-02000-SI%20Bab2001.pdf, diunduh pada tanggal 11 Juni 2024.

http://repository.stei.ac.id/5454/3/BAB%20II.pdf, diunduh pada tanggal 11 Juni 2024.

https://repository.uir.ac.id/3050/5/bab2.pdf, diunduh pada tanggal 11 Juni 2024.