Pengalaman Jadi Event Organizer Online Nyatanya Tak Mudah!

Ternyata banyak sekali pekerjaan kami, mulai dari mengurus zoom dengan kapasitas peserta 300 orang, bagaimana menyewanya, sedangkan kami tak punya modal sama sekali.  

Alhasil, kami dapat peminjaman dari seorang owner untuk zoom. Itu pun kami harus mengatur waktu pengoperan dari pemilik kepada kami sebagai co host. 

Mengurus acara yang disusun dengan rapi , mulai dari musik dengan tema komunitas kami, perkenalan pendiri komunitas, testimoni penulis, pembacaan puisi oleh salah seorang penulis, narasumber kedua, sesi tanya jawab, pembacaan penulis hingga penutupan.

Dari satu acara ke acara harus dipersiapkan dengan matang, juga fasilitas yang digunakan misalnya dari pembaca puisi yang harus direkam dulu dalam bentuk video, persiapan dan pengumpulan video musik, power point dari narasumber.

Kegiatan mencari narasumber, menghubungi dan memberikan konfirmasi dengan surat sampai honor yang harus dicari karena modal kami nol.

Kegiatan mencari sponsor yang sangat sulit dan penuh dengan perbagai dinamika. Begitu juga dengan meeting yang selalu diadakan dengan dinamika setuju dan tidak setuju dari usul yang diberikan.  

Saya sendiri yang dulunya anggap pekerjaan event organizer itu mudah, ternyata menjadi event organizer acara online adalah tugas yang berat.  

Rundown acara itu harus dilakukan dengan saksama, jangan sampai ada jeda waktu. Jadi rundown acara harus dihitung menit per menit, pergantian dari satu sesi ke sesi berikut harus lancar.

Saya pun harus mengirimkan surat kepada narasumber, kepada sponsor untuk permintaan sponsor. Belum lagi follow up dengan narasumber oleh beberapa rekan pengurus.

Juga saya mendapatkan kesempatan untuk membuat e-flyer. Inilah kesempatan emas bagi saya untuk menuangkan kreativitas poster e-flyer dan zoom background.

Teman yang jadi master ceremony, harus mencari nara sumber dan mendapatkan profil dan memberikan kata pengantar yang baik. Juga teman yang jadi moderator, harus mempersiapkan diri untuk berinteraksi dengan nara sumber dan mendapatkan profil dan mempelajari secara pribadi tentang nara sumber.