Pengalaman Jadi Event Organizer Online Nyatanya Tak Mudah!

Saat hadir sebagai peserta dalam pelbagai acara webinar secara online, saya tak pernah memikirkan bagaimana sebuah acara dapat berlangsung dengan baik.

Sebagai peserta, saya hanya duduk manis, kemudian masuk akses ke zoom, lalu mendengarkan dari satu sesi ke sesi yang lain. 

Kelancaran acara tak menjadi perhatian saya, sebab saya hanya merasa nyaman ketika topik dari narasumber sesuai dengan harapan yang diinginkan. Begitu selesai, kesan yang ditinggalkan sekadar, "wah acaranya menarik dan sebagainya".

Menjadi Event organizer yang tak pernah direncanakan

Sungguh suatu hadiah yang menggembirakan di awal bulan April 2022, hasil jernih payah kami, 33 penulis yang tergabung dalam Komunitas 50plus dapat menerbitkan sebuah buku antologi berjudul "Puspa Ragam Kisah Inspiratif  Warga 50+".

Perjuangan dimulai dari bulan September 2021, ketika kami ikut webinar tentang penulisan. Kami dibekali tentang cara menulis yang baik, mulai dari pengembangan dari suatu tulisan sampai ke teknik penulisan yang baik.

Lalu tantangan pun datang, apakah kami ingin melanjutkan apa yang telah kami pelajari menjadi suatu buku. Tantangan pun disambut hangat. 

Meskipun dari 33 penulis hanya 10 yang pernah menulis, baik itu sebagai penulis tetap maupun penulis non tetap, tapi sebagian besar belum pernah menulis sama sekali.

Kami diminta menulis 3 topik yang dikategorikan sebagai nilai-nilai kehidupan yaitu, kemurahan hati, integritas, dan rahmat sebagai senior.

Jatuh bangun para penulis harus menuliskan pengalaman pribadinya dengan tema di atas. Tulisan kami diedit beberapa kali oleh dua mentor.  

Para mentor tidak dapat menyama-ratakan kualitas tulisan karena background penulis yang berbeda. Mereka hanya menilai konten tulisan tidak menyimpang dari tema.

Terbitlah satu buku dengan cover yang sangat cantik membuat kami para penulis ingin merayakan kegembiraan kami dengan bikin webinar.

Webinar Peluncuran Buku Puspa Ragam Kisah Inspiratif Warga 50p+ jadi rencana kami sejak Maret 2022 ketika buku dalam proses penerbitan.

Acara Webinar Peluncuran dan Bedah Buku (Dokumentasi pribadi)

Siapa yang ditunjuk untuk menjadi panitia?  

Dari segelintir 33 orang itu, saya yang terpilih . Awalnya saya hanya ingin membantu dalam suatu acara peluncuran buku secara internal yaitu di antara anggota penulis saja. Namun, gagasan ini ternyata dianggap kurang bagus oleh sebagian teman.  

Mereka menganggap bahwa publikasi penerbitan buku ini bukan sekedar untuk internal penulis saja, tapi juga untuk seluruh kalangan yang berminat mengikuti. Apalagi tujuan dari buku ini adalah mewariskan legacy dan nilai-nilai kehidupan kepada generasi muda dan generasi penerus.

Setelah proses panjang, maka terbentuk ketua panitia sebutlah Bapak HBS.   Bapak HBS membentuk anggota-anggotanya sekitar 8 orang, salah satunya saya.   

Ketika saya diminta untuk terlibat dalam kepanitiaan, saya menolak karena merasa tidak punya kompetensi apa-apa sebagai event organizer webinar online. 

Ternyata, dibujuklah saya oleh ketua bahwa yang penting ikut dulu dalam kepanitiaan. Yang tergabung dalam kepanitiaan ini bukan anak muda tetapi orangtua yang mana usianya telah melewati 50 tahun ke atas. Jadi bayangan teknologi yang tidak kuasai itu mengerikan bagi kami.

Tekad dan semangat saja kami pupuk bersama. Ketua yang ex pensiunan suatu humas dari perusahaan minyak asing itu ternyata orang yang sangat konsisten dan sangat detail dalam suatu pekerjaan.

Dalam setiap meeting mingguan, sudah ada agenda apa yang dibicarakan. Agenda itu membahas mengenai pemilihan person in charge, status kerjanya sudah sampai mana, hingga kapan target dilaksanakan. 

Ternyata banyak sekali pekerjaan kami, mulai dari mengurus zoom dengan kapasitas peserta 300 orang, bagaimana menyewanya, sedangkan kami tak punya modal sama sekali.  

Alhasil, kami dapat peminjaman dari seorang owner untuk zoom. Itu pun kami harus mengatur waktu pengoperan dari pemilik kepada kami sebagai co host. 

Mengurus acara yang disusun dengan rapi , mulai dari musik dengan tema komunitas kami, perkenalan pendiri komunitas, testimoni penulis, pembacaan puisi oleh salah seorang penulis, narasumber kedua, sesi tanya jawab, pembacaan penulis hingga penutupan.

Dari satu acara ke acara harus dipersiapkan dengan matang, juga fasilitas yang digunakan misalnya dari pembaca puisi yang harus direkam dulu dalam bentuk video, persiapan dan pengumpulan video musik, power point dari narasumber.

Kegiatan mencari narasumber, menghubungi dan memberikan konfirmasi dengan surat sampai honor yang harus dicari karena modal kami nol.

Kegiatan mencari sponsor yang sangat sulit dan penuh dengan perbagai dinamika. Begitu juga dengan meeting yang selalu diadakan dengan dinamika setuju dan tidak setuju dari usul yang diberikan.  

Saya sendiri yang dulunya anggap pekerjaan event organizer itu mudah, ternyata menjadi event organizer acara online adalah tugas yang berat.  

Rundown acara itu harus dilakukan dengan saksama, jangan sampai ada jeda waktu. Jadi rundown acara harus dihitung menit per menit, pergantian dari satu sesi ke sesi berikut harus lancar.

Saya pun harus mengirimkan surat kepada narasumber, kepada sponsor untuk permintaan sponsor. Belum lagi follow up dengan narasumber oleh beberapa rekan pengurus.

Juga saya mendapatkan kesempatan untuk membuat e-flyer. Inilah kesempatan emas bagi saya untuk menuangkan kreativitas poster e-flyer dan zoom background.

Teman yang jadi master ceremony, harus mencari nara sumber dan mendapatkan profil dan memberikan kata pengantar yang baik. Juga teman yang jadi moderator, harus mempersiapkan diri untuk berinteraksi dengan nara sumber dan mendapatkan profil dan mempelajari secara pribadi tentang nara sumber.  

Setiap persiapan harus dimatangkan sedetailnya, seperti narasumber yang memberikan materinya kepada kami untuk dioperasikan. 

Pengoperasian materi itu tidak boleh hanya satu orang, namun harus ada back up. Ternyata saat acara berjalan, teman saya yang mengoperasikan materi mengalami kendala macet di komputer, terpaksa saya sebagai back up harus mengoperasikan.

Namun, secara keseluruhan ada seorang teman yang ahli dalam bidang zoom yang menjadi motor untuk pelaksanaan dan teknis dalam pengoperasian zoom.

Kami panitia selama acara berlangsung menggunakan laptop, tetapi terus memonitor kegiatan untuk berkomunikasi terus  melalui WhatsApp.

"Wah yang tanya tidak ada?" 

"Siapa yang jadi pemenangnya, kok ngga ada yang bertanya tentang topik buku, tapi justru kegiatan menulis?"

Selesai webinar masih ada tugas untuk urusan hadiah pemenang dan memenuhi persyaratan bagi sponsor.  Wah banyak urusan administrasi yang dipenuhi.

Ketika webinar berakhir,  Inilah momen kebahagiaan yang tak bisa diceritakan, hati dan perasaan kami serasa "plong" puas dengan kerja keras selama hampir dua bulan karena kami mengurus seluruh kegiatan pendistribusian buku dan acara ini merupakan acara puncak sekaligus kemenangan kami sebagai penulis.