Tidak mudah untuk beralih secara tiba-tiba dari dalam gedung menuju ruang-ruang terpisah yang diciptakan secara virtual oleh teknologi. Butuh pembiasaan untuk melakukan rapat daring, presentasi jarak jauh, dan sebagainya.
Tidak sedikit orang yang harus belajar keras lebih dulu untuk meningkatkan skill menggunakan aplikasi. Proses tersebut harus dijalani karena rutinitas pekerjaan tak sepenuhnya berhenti dan komunikasi harus tetap dijalin. Begitulah work from home (WFH).
Oleh karena itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar penggunaan teknologi untuk mendukung pekerjaan, komunikasi, atau silaturahmi jarak jauh selama pandemi Covid-19 bisa optimal.
Pertama, gunakan lebih dari satu media atau saluran komunikasi. Sepakati terlebih dahulu media apa saja yang akan digunakan selama work from home.
Telekonferensi dengan sambungan video memang solusi yang sangat berguna untuk memfasilitasi rapat virtual yang berkaitan dengan evaluasi, presentasi, atau curah gagasan secara intens.
Namun, untuk hal-hal lainnya telekonferensi atau video call yang dilakukan terlalu sering justru kurang efektif karena akan menghabiskan banyak waktu dan bisa menimbulkan ketidaknyamanan.
Solusinya, jangan hanya mengandalkan video call atau telekonferensi. Optimalkan juga group chat dan email. Kalau perlu siapkan juga telepon untuk keperluan komunikasi tertentu.
Lebih dari itu pertimbangan keamanan tidak boleh dilupakan dalam menentukan media atau aplikasi apa saja yang akan digunakan.
Kedua, setelah menyepakati jenis media dan saluran komunikasinya, selanjutnya tetapkan jadwal pertemuan rutin selama work from home.
Meski dilakukan secara daring, kita bisa mengadopsi jadwal-jadwal rutin yang biasa dilakukan saat kondisi normal. Tentu saja dengan sedikit penyesuaian.
Tentukan kapan melakukan video call atau telekonferensi untuk rapat virtual, kapan menggunakan group chat, dan seterusnya. Misalnya, pagi hari group chat dibuka untuk mengetahui "kehadiran" dan kesiapan setiap anggota sebelum rapat virtual pada siang harinya. Menjelang sore bisa digunakan untuk telekonferensi.
