Agar Rapat Virtual dan Silaturahmi Daring Semakin Optimal

Teknologi dihadirkan untuk mempermudah urusan manusia. Dan pandemi Covid-19 telah menunjukkan bagaimana teknologi menghadirkan solusi sekaligus mendorong kita agar mengoptimalkan cara bekerja, berkomunikasi, dan bersilaturahmi.

Sudah lebih dari sebulan masyarakat Indonesia bertarung melawan pandemi Covid-19. Sepanjang itu pula mobilitas dan aktivitas sebagian besar masyarakat dibatasi secara ketat. Sebagian bahkan harus berhenti sepenuhnya.

Tempat belajar berpindah dari kelas-kelas di sekolah ke rumah. Ritual ibadah bergeser dari keramaian jamaah menuju ke keheningan rumah. Demikian pula rutinitas pekerjaan yang harus diatur, dikendalikan, dan dikerjakan dari rumah.

Kamar kerja, kubikel, ruang rapat dan presentasi kini melebur dalam bentuk ruang kerja virtual. Interaksi antar sesama kolega, rekan, tim, dan klien berlangsung lewat group chat, video call, hingga telekonferensi.

Teknologi pendukungnya tidak benar-benar baru. Aplikasi pesan instan Whatsapp, Google Hangouts Meeting, Skype, hingga Zoom yang sekarang sangat populer telah ada sebelum pandemi. Sebagian telah rutin kita gunakan. Biasanya untuk komunikasi informal, obrolan ringan, curhat, dan bergosip.

Terkait rutinitas pekerjaan, penggunaannya sedikit lebih serius. Misalnya untuk mengabarkan agenda rapat, mengirim foto untuk keperluan laporan dan evaluasi, serta mengkoordinasikan beberapa hal yang tak sempat tersampaikan secara langsung dalam pertemuan tatap muka.

Sementara video call dan telekonferensi hanya dilakukan sesekali tanpa jadwal rutin yang ketat. Dengan kata lain belum menjadi prioritas utama.

Namun, pandemi Covid-19 mengubah semuanya. Kita didorong untuk memaksimalkan teknologi lebih dari yang biasa kita lakukan sebelumnya.

Pada saat bersamaan kita jadi mengerti bahwa berbagai aplikasi ternyata memiliki kegunaan lebih dari sekadar untuk berbagi link berita dan foto. Kita semakin paham bahwa aplikasi-aplikasi tertentu mampu mendukung pekerjaan serta silaturahmi lebih dari yang kita tahu sebelumnya.

Akan tetapi secanggih apapun teknologinya, group chat, rapat daring atau telekonferensi belum menjadi pengganti yang sempurna bagi "kegiatan nyata" seperti absen ke kantor, presentasi langsung dan rapat tatap muka.

Tidak mudah untuk beralih secara tiba-tiba dari dalam gedung menuju ruang-ruang terpisah yang diciptakan secara virtual oleh teknologi. Butuh pembiasaan untuk melakukan rapat daring, presentasi jarak jauh, dan sebagainya.

Tidak sedikit orang yang harus belajar keras lebih dulu untuk meningkatkan skill menggunakan aplikasi. Proses tersebut harus dijalani karena rutinitas pekerjaan tak sepenuhnya berhenti dan komunikasi harus tetap dijalin. Begitulah work from home (WFH).

Oleh karena itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar penggunaan teknologi untuk mendukung pekerjaan, komunikasi, atau silaturahmi jarak jauh selama pandemi Covid-19 bisa optimal.

Pertama, gunakan lebih dari satu media atau saluran komunikasi. Sepakati terlebih dahulu media apa saja yang akan digunakan selama work from home.

Telekonferensi dengan sambungan video memang solusi yang sangat berguna untuk memfasilitasi rapat virtual yang berkaitan dengan evaluasi, presentasi, atau curah gagasan secara intens.

Namun, untuk hal-hal lainnya telekonferensi atau video call yang dilakukan terlalu sering justru kurang efektif karena akan menghabiskan banyak waktu dan bisa menimbulkan ketidaknyamanan.

Solusinya, jangan hanya mengandalkan video call atau telekonferensi. Optimalkan juga group chat dan email. Kalau perlu siapkan juga telepon untuk keperluan komunikasi tertentu.

Lebih dari itu pertimbangan keamanan tidak boleh dilupakan dalam menentukan media atau aplikasi apa saja yang akan digunakan.

Kedua, setelah menyepakati jenis media dan saluran komunikasinya, selanjutnya tetapkan jadwal pertemuan rutin selama work from home.

Meski dilakukan secara daring, kita bisa mengadopsi jadwal-jadwal rutin yang biasa dilakukan saat kondisi normal. Tentu saja dengan sedikit penyesuaian.

Tentukan kapan melakukan video call atau telekonferensi untuk rapat virtual, kapan menggunakan group chat, dan seterusnya. Misalnya, pagi hari group chat dibuka untuk mengetahui "kehadiran" dan kesiapan setiap anggota sebelum rapat virtual pada siang harinya. Menjelang sore bisa digunakan untuk telekonferensi.

Sedangkan malam hari di sela-sela obrolan ringan dan santai bisa sekalian mengirimkan email berisi bahan atau laporan yang akan didiskusikan hari berikutnya. 

Telekonferensi semakin lazim digunakan untuk berkomunikasi dan bersilaturahmi selama bekerja dari rumah (ilustrasi: shutterstock).

Ketiga, cari tempat yang nyaman, aman, dan tidak ramai. Salah satu tantangan work from home ialah ketersediaan ruangan yang kondusif di rumah. Tidak semua orang memiliki ruangan khusus untuk bekerja di rumahnya. Kamar tidur atau ruang keluarga memang bisa digunakan, tapi tentu perlu sedikit penyesuaian.

Lebih penting lagi untuk mencari tempat yang tidak ramai. Apalagi jika harus melakukan rapat daring melalui telekonferensi atau video call.

Keempat, siapkan jaringan internet yang baik. Memiliki akses terhadap koneksi internet yang kuat dan lancar merupakan keharusan jika ingin silaturahmi terjalin dengan lancar selama work from home.

Akan menyulitkan jika komunikasi dilangsungkan dalam kondisi internet yang buruk. Apa yang disampaikan dalam rapat virtual akan sulit dipahami secara jelas. Komunikasi akan terganggu jika video dan suara diterima "putus-putus".

Akses terhadap koneksi internet juga terkait dengan kuota internet. Rapat dengan video call dan telekonferensi mengonsumsi kuota internet yang sangat besar.

Oleh karena itu, pastikan kuota internet kita cukup. Di sini juga terlihat perlunya mengoptimalkan lebih dari satu saluran komunikasi (poin pertama) sehingga kita punya pilihan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan konsumsi internet.

Kelima, tetap profesional. Banyak aspek terkait hal ini. Salah satu yang sederhana ialah tetap berpakaian yang pantas saat mengikuti rapat  dengan video call. Meski bekerja dari rumah dengan suasana lebih santai, tapi tidak pada tempat dan waktunya kita menggunakan baju tidur atau apron dapur saat mengikuti rapat daring.

Aspek profesionalitas lainnya yang penting ialah batasi durasi telekonferensi dan rapat daring. Tujuannya selain menghindari kehabisan kuota internet, juga untuk mengkondisikan para peserta rapat agar "hadir" tepat waktu dan fokus sejak awal pada materi yang dibahas. 

Penting untuk tetap menerapkan kedisiplinan yang sama seperti halnya melakukan pertemuan tatap muka dan rapat biasa. Telekonferensi secara virtual tidak berarti kita bisa mengulur-ngulur waktu sesuka hati.

Jika setelah rapat kita ingin melanjutkan obrolan lain yang lebih santai dengan beberapa orang, lakukan panggilan grup yang baru. Misalnya, cukup dengan video call lewat whatsapp. Pastikan juga kita sudah log out dari saluran sebelumnya.

Bekerja dari rumah lebih dari sekadar cara bekerja di masa darurat. Pandemi mendorong kita mengoptimalkan teknologi untuk berkomunikasi dan bersilaturahmi. Penting pula kita memaknainya sebagai ikhtiar bersama untuk memutus mata rantai penyebaran Covid-19.

Selain itu, ruang-ruang virtual yang diciptakan oleh teknologi membawa kita lebih dekat kepada cara kerja modern. Dengan kata lain bekerja dari rumah, rapat virtual jarak jauh, dan silaturahmi daring justru mendatangkan hikmah serta manfaat yang perlu kita syukuri.